GUIA SOBRE LA LEGALITZACIÓ DELS LLIBRES DE COMPTABILITAT DE L'EXERCICI 2014. Barcelona, 23 febrer 2015 Benvolguts associats/ades Advertir que per a aquesta campanya de legalització dels llibres de comptabilitat, serà obligatori, amb caràcter general, la seva presentació telemàtica. Conforme a la Instrucció de 12 de febrer de 2015 (que adjuntem), respecte d'exercicis iniciats a partir del 29 de setembre de 2013 no serà possible la legalització de llibres en suport paper o en suport electrònic de qualsevol tipus no presentats per via telemàtica. Sense perjudici de l'anterior, i en relació als exercicis iniciats amb posterioritat al 29 de setembre de 2013 i tancats fins al dia 31 de desembre de 2014, quan per justa causa no sigui possible la presentació en format electrònic dels llibres obligatoris o d'algun d'ells, el registrador permetrà la presentació en format paper, en el termini establert legalment, de llibres formats per fulles enquadernades i emplenades en els termes d'article 333 del Reglament del Registre Mercantil. Així mateix quan per problemes tècnics no sigui possible la presentació dels fitxers a legalitzar per via telemàtica, excepcionalment es permetrà la presentació en el Registre mitjançant dispositius d'emmagatzematge de dades complint amb els requisits que estableix la instrucció 23. Les al·legacions per escrit hauran d'acompanyar-se a la instància de presentació dels llibres físics o en suport magnètic. Cal tenir en compte, per tant, que els diversos programes de comptabilitat siguin capaces de generar els arxius amb el format exigit pel Registre Mercantil per a la seva presentació telemàtica. Per tant haurem de tenir en compte de poder convertir aquests fitxers, tant per al programa informàtic que usem en els nostres despatxos, com el que utilitzin els nostres clients. Així mateix, ja no serà possible legalitzar cap llibre oficial en blanc, ni tan sols el llibre d'actes. A més, les actes que s'hagin aprovat durant l'exercici 2014 hauran de ser presentades telemàticament al Registre Mercantil dins dels quatre primers mesos de l'any 2015. ACAT – Associació Catalana d’Assessors Fiscals, Comptables i Laborals Per a la presentació telemàtica dels llibres cal disposar d'un certificat d'usuari, si bé, una vegada donats d'alta en el Registre Mercantil com a nou client, podrem presentar els llibres de comerç de terceres empreses. Els llibres enquadernats en blanc i ja legalitzats només podran ser utilitzats per a comptabilitats, contractes i actes d'exercicis oberts abans de 29 de setembre de 2013. Una vegada finalitzat aquest últim exercici social, es procedirà al tancament dels mateixos mitjançant diligència que s'acreditarà, en el primer enviament telemàtic d'aquests llibres, amb la incorporació d'un arxiu que inclogui la certificació de l'òrgan d'administració que faci constar aquesta circumstància. Per això s'aconsella preparar amb el degut temps el tancament de les comptabilitats, la recopilació de les actes que s'hagin d'enviar en format telemàtic i revisar que els diversos programes de comptabilitat converteixen correctament els arxius que s'han d'enviar al Registre Mercantil. També aconsellem fer alguna prova real al més aviat possible per anar-se familiaritzant amb el nou procediment de legalització de llibres. Per descomptat tenir en compte que el termini finalitza el 30 d'abril i en ser presentació telemàtica no serà possible presentar en termini els llibres fora d'aquesta data (s’ha suprimit la presentació d'instàncies amb assignació posterior de dia i hora per presentar els llibres com venia succeint fins ara). Us adjuntem manual de presentació i model d'al·legacions per impossibilitat de presentar el format telemàtic. Per a qualsevol dubte o aclariment podeu contactar amb [email protected] Josep M Paños Pascual President ACAT ACAT – Associació Catalana d’Assessors Fiscals, Comptables i Laborals GUIA SOBRE LA LEGALIZACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD DEL EJERCICIO 2014. Barcelona, 23 febrero 2015 Apreciados asociados/as Advertir que para esta campaña de legalización de los libros de contabilidad, será obligatorio, con carácter general, su presentación telemática. Conforme a la Instrucción de 12 de febrero de 2015 (que adjuntamos), respecto de ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013 no será posible la legalización de libros en soporte papel o en soporte electrónico de cualquier tipo no presentados por vía telemática. Sin perjuicio de lo anterior, y en relación a los ejercicios iniciados con posterioridad al 29 de septiembre de 2013 y cerrados hasta el día 31 de diciembre de 2014, cuando por justa causa no sea posible la presentación en formato electrónico de los libros de llevanza obligatoria o de alguno de ellos, el registrador permitirá la presentación en formato papel, en el plazo establecido legalmente, de libros formados por hojas encuadernadas y cumplimentadas en los términos de artículo 333 del Reglamento del Registro Mercantil. Asimismo cuando por problemas técnicos no sea posible la presentación de los ficheros a legalizar por vía telemática, excepcionalmente se permitirá la presentación en el Registro mediante dispositivos de almacenamiento de datos cumpliendo con los requisitos que establece la instrucción Vigésimo tercera. Las alegaciones por escrito deberán acompañarse a la instancia de presentación de los libros físicos o en soporte magnético. Hay que tener en cuenta, por tanto, que los diversos programas de contabilidad sean capaces de generar los archivos con el formato exigido por el Registro Mercantil para su presentación telemática. Por lo tanto deberemos tener en cuenta de poder convertir estos ficheros, tanto para el programa informático que usemos en nuestros despachos, como el que utilicen nuestros clientes. Asimismo, ya no será posible legalizar ningún libro oficial en blanco, ni siquiera el libro de actas. Además, las actas que se hayan aprobado durante el ejercicio 2014 deberán ser presentadas telemáticamente al Registro Mercantil dentro de los cuatro primeros meses del año 2015. ACAT – Associació Catalana d’Assessors Fiscals, Comptables i Laborals Para la presentación telemática de los libros es preciso disponer de un certificado de usuario, si bien, una vez dados de alta en el Registro Mercantil como nuevo cliente, podremos presentar los libros de comercio de terceras empresas. Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013. Una vez finalizado este último ejercicio social, se procederá al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditará, en el primer envío telemático de dichos libros, con la incorporación de un archivo que incluya la certificación del órgano de administración que haga constar dicha circunstancia. Por ello se aconseja preparar con el debido tiempo el cierre de las contabilidades, la recopilación de las actas que se deban enviar en formato telemático y revisar que los diversos programas de contabilidad convierten correctamente los archivos que se deben enviar al Registro Mercantil. También aconsejamos hacer alguna prueba real lo antes posible para irse familiarizando con el nuevo procedimiento de legalización de libros. Por supuesto tener en cuenta que el plazo finaliza el 30 de abril y al ser presentación telemática no serà posible presentar en plazo los libros fuera de esta fecha (se suprimí la presentación de instancias con asignación posterior de dia y hora para presentar los libros como venía sucediendo hasta ahora). Os adjuntamos manual de presentación y modelo de alegaciones por imposibilidad de presentar el formato telemático. Para cualquier duda o aclaración contactar con [email protected] Josep M Paños Pascual President ACAT ACAT – Associació Catalana d’Assessors Fiscals, Comptables i Laborals