Uso de la tecnología en la función del área fiscal

Impuestos y Servicios Legales
Uso de la tecnología en la
función del área fiscal
Autor: L.C.C. Ángel Alfredo Espinosa Rodríguez - Socio
Co-Autores: . Marco Alejandro Marín Michel y C.P. Ricardo Hernández Rojas
Antecedentes
La palabra tecnología se define como la aplicación del conocimiento científico a nuestra vida
cotidiana, ¿el objetivo de esto?, hacerla más sencilla, larga y placentera.
Las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) son las que más han impactado en
el desarrollo humano, ya que acuñan muchas de las técnicas, procesos y dispositivos que el
hombre ha desarrollado a lo largo de su historia: desde la creación de los lenguajes, la
escritura, el papel y la imprenta, hasta las computadoras, software y redes de comunicación
que permiten crear, mejorar, preservar, compartir y distribuir el conocimiento de manera
precisa, acelerada y sin fronteras.
Gracias a las TIC, nuestro mundo cambia cada vez más rápido de la misma manera que sus
paradigmas. Ejemplos de esto son la forma y medios con que hoy nos comunicamos,
entretenemos y trabajamos, ya que ahora lo hacemos con el uso de redes sociales y
dispositivos móviles, video sobre demanda y comercio electrónico.
El mundo de los negocios también se ha vuelto más dinámico y competitivo debido al uso de
las TIC. La era digital ha sido relevante para optimizar procesos y reducir significativamente
el tiempo de obtención y análisis de información que permite a los altos ejecutivos realizar con
mayor oportunidad y precisión la toma de decisiones.
No obstante, la adquisición y aplicación de las TIC en los negocios ha sido enfocada en su
mayor parte a las áreas operativa, contable y financiera, sin visualizar que al descuidar al área
fiscal, se está afectando la salud del negocio, pues intrínsecamente todas las operaciones
tienen un impacto en materia tributaria.
La ausencia de métodos y herramientas tecnológicas para dar seguimiento al cumplimiento
efectivo de las obligaciones fiscales puede generar un impacto significativo en la situación
financiera de las organizaciones. Un ejemplo típico sucede en grupos con organigramas
complejos y múltiples entidades, en donde por falta de mecanismos automatizados, se
dificulta rastrear y dar seguimiento a los procesos fiscales, desde el cálculo de los impuestos
hasta su presentación y salvaguarda, lo que puede generar retrasos en el cumplimiento de las
obligaciones y, en consecuencia, la asignación de recursos para el pago de sanciones o, a largo
plazo, para atender posibles requerimientos por parte de las autoridades.
Contar con una adecuada infraestructura y metodología para salvaguardar la información
fiscal relevante, como los cálculos de impuestos, es indispensable tanto para mejorar la
comunicación entre las áreas relacionadas como para reducir el destino de recursos para
atender requerimientos por parte de las autoridades fiscales. En muchas ocasiones, la
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El contenido de este documento es meramente informativo y de ninguna manera debe
considerarse como una asesoría profesional, ni ser fuente para la toma de decisiones. En
todo caso, deberán consultarse las disposiciones fiscales y a un profesionista calificado.
© 2012 PricewaterhouseCoopers S.C. Todos los derechos reservados. En este documento
“PwC” se refiere a PricewaterhouseCoopers S.C., la cual es una firma miembro de
PricewaterhouseCoopers International Limited, cada firma miembro constituye una
entidad legal independiente.
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información definitiva no se archiva adecuadamente en medios compartidos, protegidos y
organizados, situación que podría generar riesgos al tener que revisar e integrar de nuevo
información, e incluso no entregar a tiempo la misma.
La ausencia de procedimientos y métodos de administración de riesgos también puede afectar
negativamente la situación de la compañía en el caso de posturas fiscales inciertas. Es
necesario conocer sus implicaciones, riesgos y materialidad ya que esto le permitirá a las
organizaciones contabilizar de forma razonable el impacto financiero de la postura de que se
trate.
El problema surge si no se da un adecuado seguimiento y monitoreo a las posibles
modificaciones a las regulaciones o a las posteriores definiciones de criterio por parte las
autoridades. Además de contar con asesores, es recomendable invertir en herramientas
tecnológicas que permitan mantener en el radar y adecuadamente documentadas, las
operaciones de riesgo que las autoridades fiscales podrían revisar.
Analizar, documentar y dar seguimiento adecuado tanto a operaciones sencillas como
faltantes de inventario, cuentas incobrables y devoluciones sobre ventas, complejas como
escisiones, ventas de acciones o reestructuras corporativas e incluso rutinarias como la
emisión de comprobantes fiscales, es vital en toda organización. En este sentido, es
importante reiterar que todas las operaciones tienen una incidencia inherente en materia
tributaria y que, manejados de forma adecuada, definitivamente derivarán en una situación
financiera sana y controlada.
Adicionalmente, las autoridades fiscales usan la tecnología para hacer más expeditos y
efectivos sus objetivos de recaudación y fiscalización. Esto ha generado una brecha
tecnológica importante entre éstas y ciertos contribuyentes, ya que en muchos casos no
pueden mantener el mismo ritmo que llevan las autoridades fiscales en materia de tecnología
para hacer frente a sus obligaciones. Por lo anterior, los contribuyentes deben hacer su tarea y
usar adecuadamente la tecnología para cumplir sus obligaciones fiscales, salvaguardar los
archivos definitivos que soportan sus papeles de trabajo y lograr la máxima automatización en
el cálculo y entero de sus impuestos.
¿Cómo lograr que la tecnología actúe en favor del área fiscal?
Para realizar sus funciones esenciales (planeación fiscal, cumplimiento de obligaciones,
salvaguarda de información y emisión de reportes) el área de impuestos tiene que enfocarse
en buscar soluciones que se alineen a los objetivos y estrategias de la organización y que le
otorguen efectividad en sus funciones.
Contar con una estructura adecuada que incluya políticas procedimientos formales tanto para
determinar las obligaciones fiscales como para administrar riesgos y que además descanse en
personal capacitado y cuente con el apoyo de asesores en caso de ser necesario, es un paso
fundamental para lograr lo anterior. En este sentido, definitivamente explorar el uso de
herramientas tecnológicas como facilitadores para realizar estas tareas es imperativo.
El destino de recursos para implementar herramientas tecnológicas enfocadas al área fiscal
que de forma congruente se integren a los procesos y herramientas de las áreas contable y
financiera de las organizaciones, o incluso la ampliación del campo de acción de éstas hacia el
área fiscal, sería el primer paso para lograr lo anterior.
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El contenido de este documento es meramente informativo y de ninguna manera debe
considerarse como una asesoría profesional, ni ser fuente para la toma de decisiones. En
todo caso, deberán consultarse las disposiciones fiscales y a un profesionista calificado.
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Consideremos el impacto que tendría en una organización automatizar y centralizar la
obtención de la información de tal manera que la función de los especialistas de impuestos se
reduzca a analizarla y planificar las estrategias de los siguientes ejercicios. Por ende, existirían
sistemas específicos encargados de facilitar los cálculos y contabilización de impuestos de
manera automatizada y documentar y respaldar la información final.
El resultado sería una organización que no malgastará sus recursos en la obtención de datos e
información o en dilucidar cuál de estos es el definitivo.
Para que las TIC representen una ventaja competitiva para la organización y beneficien el
desempeño del área fiscal, las características de los sistemas fiscales que busquen
implementarse deben cubrir al menos los siguientes aspectos:
a) En función de la complejidad del negocio, deben permitir el control y seguimiento de las
obligaciones fiscales, a nivel geográfico, funcional y de entidad.
Un control y monitoreo adecuado respecto del avance en el cumplimiento de las
obligaciones fiscales genera mucho más confianza a los accionistas y alta dirección en
términos de visibilidad, calidad y oportunidad en la toma de decisiones.
Que en la herramienta tecnológica puedan documentarse actividades, procesos y
procedimientos de forma detallada y que además contenga un sistema de notificaciones
es vital para un adecuado control y monitoreo del cumplimiento de las obligaciones
fiscales.
b) Deben permitir monitorear riesgos fiscales a través de su correcta identificación,
clasificación y cuantificación.
Las posturas fiscales inciertas que se originan por la falta de claridad en las disposiciones
fiscales podría generar un impacto fiscal y financiero importante, por lo que su adecuado
y oportuno manejo se vuelve esencial para evitar en la medida de lo posible contingencias
futuras significativas.
Contar con un sistema que nos permita mantener en el radar los riesgos fiscales de la
organización, nos permitirá tomar decisiones sobre cómo mitigarlos, transferirlos o
aceptarlos en atención a su comportamiento, lo que al final nos dará certidumbre y
tranquilidad.
c) Debe servir como archivo electrónico de toda la información y documentación relevante
que permita optimizar el tiempo de respuesta en caso de alguna auditoría interna o por parte
de terceros.
Contar con expedientes de defensa fiscal accesibles y seguros en el caso de alguna revisión
por parte de las autoridades minimiza el tiempo de respuesta para hacerles frente, reduce
la inversión de recursos, tanto de personal como monetarios para la obtención, validación
y revisión de la información que se está requiriendo, y en consecuencia permite a los
especialistas fiscales tener más tiempo para continuar con sus actividades diarias que son
vitales para el negocio.
Adicionalmente, los archivos electrónicos indirectamente mejoran la comunicación entre
diversas áreas, ya que éstas sabrán qué información fiscal es definitiva, y no detendrán
sus procesos individuales: por ejemplo, el cálculo y contabilización de los impuestos
diferidos.
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d) Como toda herramienta tecnológica debe ser de fácil implementación y uso, así como
adaptarse a las necesidades del usuario final.
En algunos casos, y dependiendo de los recursos con los que cuenten las organizaciones,
será necesario acercarse con asesores externos que cuenten con la infraestructura para
gestionar este tipo de sistemas de forma confiable y segura que les permitan alcanzar los
beneficios de la tecnología a un costo razonable y que, además, cuenten con la experiencia
y conocimiento suficiente para implementar procesos especializados del área fiscal en
materia de cumplimiento, cálculo y salvaguarda no sólo con mejores prácticas, sino
también considerando las regulaciones fiscales aplicables.
Para esto el sistema deberá ser lo suficientemente flexible, de manera que sea factible
diseñar y modelar los procesos de acuerdo a las políticas, estructura y recursos de la
compañía, lo que garantizará que su ejecución se lleve a cabo de manera exitosa.
Conclusión
La ausencia de métodos, herramientas y controles para dar seguimiento al cumplimiento
efectivo de las obligaciones fiscales, así como salvaguardar información relevante puede
generar un impacto significativo en la situación financiera de las organizaciones que podrían
generar el pago de accesorios sustanciales o contingencias fiscales que pondrán en riesgo el
objetivo principal de las organizaciones que es sustancialmente generar riqueza.
Por lo anterior, en la medida que el área fiscal cuente con una estructura “a la medida” que
incluya políticas procedimientos formales y que descanse en personal capacitado y además
cuente con el apoyo de asesores en caso de ser necesario, podrá logar sus funciones esenciales
(planeación fiscal, cumplimiento de obligaciones, salvaguarda de información y emisión de
reportes). En este sentido, definitivamente el uso de herramientas tecnológicas ayudará a
llevarlas a cabo, lo que significará efectuar una inversión inteligente acorde con las
características del negocio.
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