procedimiento de correspondencia recibida

Código : PGD.03
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA
Versión : 04
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Revisó: Director de Certificación y Gestión Documental
Clasificador de Correspondencia
Fecha de aprobación: Noviembre 29 de 2007
Resolución Nº 1843
Aprobó: Rector
OBJETIVO
ALCANCE
Dar trámite oportuno a las comunicaciones oficiales y la correspondencia
recibida en la Universidad.
Aplica a todos los documentos que se reciben en la Universidad a través
de la Dirección de Certificación y Gestión Documental.
NORMATIVIDAD

Acuerdo No. 060 (30 de Octubre de 2001). Archivo General de la Nación.
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

Correspondencia: Son todas las comunicaciones que no generan tramite para la Universidad. Se consideran como tal:
- Todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a la Universidad a título personal, citando o no el título del funcionario.
- Aquellas dirigidas a un funcionario de la Universidad, cuando éste no ocupa un cargo administrativo.
- Aquellas dirigidas a un Jefe de una UAA sin especificar el cargo que ocupa en la Universidad.

Correspondencia Recibida: Es la comunicación que se recibe en la Universidad por entidades públicas, entidades privadas y personas naturales; es la
que generan los empleados de la Universidad con destino a alguna UAA.
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PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA
Código : PGD.03
Versión : 04
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DEFINICIONES

Comunicación Oficial: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente mediante un
acto administrativo, independientemente del medio utilizado.

Radicación de Comunicaciones Oficiales: Es el procedimiento por medio del cual la Universidad asigna un número consecutivo, a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir
con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

Recomendado: soporte que garantiza la entrega al destinatario mediante firma.

Registro de Comunicaciones Oficiales: Es el procedimiento por medio del cual la Universidad ingresa en sus sistemas informativos de
correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y/o entidad remitente o
destinataria, nombre o código de la (s) dependencia (s) competente (s), número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos
y tiempo de respuesta ( si lo amerita), entre otros.
CONSIDERACIONES

Todas las Comunicaciones Oficiales que sean dirigidas a Control Interno Disciplinario deben especificar la dirección y teléfono donde se pueda dar
respuesta al remitente.

Los documentos de la Fiscalia, de los Organismos de Control y de ley (como es el caso de las tutelas), que son recibidos por la DCGD, son prioritarios
para la entrega a sus respectivos destinatarios, es decir, tan pronto se reciban y sean radicados son llevados al destinatario correspondiente.

Los documentos entregados en la ventanilla para su radicación por funcionarios y estudiantes de la Universidad que requieren tramite prioritario y que
para su oportunidad no se pueda esperar la distribución del recorrido, podrán ser entregadas directamente por el funcionario o estudiante a su destino,
previo diligenciamiento del formato FGD.035
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Inicio/Fin
Dec isión
Actividad
DIAGRAMA DE FLUJO
Documento
Procesamiento en S.I. o
intranet
Procedimiento predefinido
Conector
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
1. Recibe los documentos de las diferentes empresas de correo
y los que han sido entregados directamente por ventanilla ,
registra fecha y hora de recibido.
Auxiliar de Archivo y
Gestión Documental
(Clasificador,
Correspondencia
Recibida) y Mensajeros
2. Realiza registro de los documentos y devuelve a la empresa
de mensajería.
Auxiliar de Archivo y
Gestión Documental
(Clasificador,
Correspondencia
Recibida) y Mensajeros
3. Separa los documentos En: Correos con guía y Correos
Ordinarios
Auxiliar de Archivo y
Gestión Documental
(Clasificador) y
Mensajeros
4. Si el documento tiene guía se debe planillar en su formato
correspondiente.
Auxiliar de Archivo y
Gestión Documental
(Clasificador) y
Mensajeros
Conector de página
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Inicio
1. Recibe la
Documentación
Si
¿El documento
pertenece a la
Universidad?
No
2. Realiza registro de
devolución
Planilla de devolución
de correspondencia
externa
FGD.04
Fin
3. Separa los documentos
¿El documento posee
guía?
A
Pág.4
Si
4. Planilla los documentos
1
Planilla de control de
correos recibidos
FGD.05
Código : PGD.03
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Versión : 04
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Inicio/Fin
Dec isión
Actividad
Documento
Procesamiento en S.I. o
intranet
Procedimiento predefinido
Conector
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
5. Entrega los documentos al Auxiliar de Archivo y Gestión
Documental (Clasificador)
Mensajeros
6. Si el documento no requiere radicación, coloca el código de
la UAA hacia donde va dirigido y un sello donde solicita que si su
contenido es oficial se devuelva para la radicación.
Auxiliar de Archivo y
Gestión Documental
7. Entrega al Auxiliar de
Archivo y Gestión
Documental
7. Entrega los documentos al Auxiliar de Archivo y Gestión
Documental (Correspondencia Recibida)
Auxiliar de Archivo y
Gestión Documental
(Clasificador)
8. Evalúa el contenido de
los documentos
8. Si el documento requiere radicación, abre el sobre y con base
en su contenido verifica si realmente es una comunicación oficial.
Auxiliar de Archivo y
Gestión Documental
(Correspondencia
Recibida)
9. Si no es una comunicación oficial, cierra el sobre y coloca un
sello que indica que fue abierto
por la Dirección de
Certificación y Gestión Documental (DCGD), la fecha de
recibido y sus anexos respectivos.
Auxiliar de Archivo y
Gestión Documental
(Correspondencia
Recibida)
DIAGRAMA DE FLUJO
1
5. Entrega al Auxiliar de
Archivo y Gestión
Documental (Clasificador)
A
Si
Requiere radicación?
No
6. Coloca código de la UAA
y sello
Si
B
Pág.6
Efectivamente es una
Comunicación Oficial?
No
9. Coloca sello que indica
que fue abierto por DCGD
2
B
Pág.6
Conector de página
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Código : PGD.03
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Versión : 04
PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA
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RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
10. Realiza el proceso de
radicación
10. Si es una comunicación oficial procede a la radicación,
Coloca el sello de radicación que contiene: número consecutivo,
fecha y hora de recibido, código de serie o subserie, oficina
destinataria (código), anexos (si o no), total folios. Si el
documento es prioritario debe informar al clasificador para su
tramite inmediato.
Auxiliar de Archivo y
Gestión Documental
(Correspondencia
Recibida)
Lista Códigos de Serie
y/o Subserie
11. Realiza el registro en el
servidor
11. Ingresa el documento al sistema de la universidad para su
debido almacenamiento (Se llenan los registros de información
requeridos por el software para su almacenamiento en el
servidor de la universidad) y posterior consulta.
Auxiliar de Archivo y
Gestión Documental
(Correspondencia
Recibida)
12. Si el documento original lo retira el usuario por ventanilla,
se diligencia el formato FGD.35.
Auxiliar de Archivo y
Gestión Documental
(Correspondencia
Despachada)
Control de
Correspondencia
radicada, despachada y
recibida no enviada por
GD FGD.35
Auxiliar de Archivo y
Gestión Documental
(Correspondencia
Recibida y Clasificador)
Planilla de Entrega de
Recomendados
FGD.06
DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
2
No
El usuario retira el
documento original?
Sí
12. Diligencia el formato
Guía para el registro de
documentos radicados
GGD.02
Formato Consulta de
Correspondencia
Despachada y Recibida
FGD.24
FIN
No
¿Se debe Recomendar?
Si
13. Completa la Planilla de
entrega de recomendados
3
13. Se registra fecha, número de radicación, número de guía, la
empresa de correo que remite el documento, destinatario,
dirección del remitente y recoger la firma de recibido.
Código : PGD.03
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Versión : 04
PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA
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DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
14. Clasifica los
documentos y ubica en el
casillero
14. Ubica las Comunicaciones Oficiales y la Correspondencia en
el casillero de la respectiva UAA.
Auxiliar de Archivo y
Gestión Documental
(Clasificador)
15. Organiza los
documentos en las bolsas
de correo
15. Traslada los documentos a las bolsas de correo y entrega a
los mensajeros para la distribución.
Auxiliar de Archivo y
Gestión Documental
(Clasificador)
16. Entrega bolsa de
correo a destinatario
16. De acuerdo al recorrido establecido, el mensajero entrega la
bolsa de correo en la respectiva UAA
DIAGRAMA DE FLUJO
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
3
B
No
Listado de Recorridos
Mensajero
El documento
Pertenece a Sede UIS
Guatiguará?
Sí
17. Si el documento va para la sede UIS Guatiguará se diligencia
el respectivo formato
17. Diligencia el formato
18. Da lectura a la
correspondencia
¿La correspondencia
pertenece a la UAA?
Sí
4
18. Da lectura a la correspondencia recibida en la bolsa de
correo.
No
C
Pág.8
Mensajeros
Unidad Académica y
Administrativa UAA
Control de envío de
correspondencia sede
UIS-Guatiguará
«Administración
Guatiguará, Cinbin y
Cintrop» FGD.36
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Versión : 04
PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA
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DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
4
19. La UAA realiza tramitación pertinente.
19. Realiza Tramitación
¿Necesita respuesta?
Unidad Académica y
Administrativa (UAA)
destinataria
Si
No
FIN
Unidad Académica y
20. La Unidad Académica y Administrativa destinataria determina
Administrativa (UAA)
que UAA debe dar respuesta.
destinataria
20. La UAA determina
quien es el responsable de
dar respuesta
No
¿La respuesta debe
darla una UAA
diferente?
Si
21. Devuelve el documento
22. Prepara respuesta
(Antecedente y Respuesta)
5
B
Pág.6
21. En caso que la comunicación deba ser contestada por otra
oficina, la devuelve a la DCGD.
22. Si la comunicación necesita respuesta y debe ser contestada
por la misma oficina, prepara la respuesta y la envía con el
documento antecedente a la Dirección de Certificación y
Gestión Documental para el trámite correspondiente (radicación
y registro de correspondencia despachada).
Unidad Académica y
Administrativa (UAA)
destinataria
Unidad Académica y
Administrativa (UAA)
destinataria
Procedimiento de
correspondencia
despachada
PGD.04
Código : PGD.03
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Versión : 04
PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
23. Actualiza en el sistema el campo de respuesta y la UAA
destinataria.
Auxiliar de Archivo y
Gestión Documental
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
5
23. Actualiza el sistema.
24. Devuelve
correspondencia a la
DCGD
C
B
Pág.6
No
24. Si la correspondencia no pertenece a la UAA, ésta debe ser Unidad Académica y
devuelta a la DCGD.
Administrativa (UAA)
¿La correspondencia
es recomendada?
Si
25. Registra el
redireccionamiento
26. Genera el informe
FIN
25. Se hace el redireccioramiento indicando la UAA a quien va
dirigido realmente.
Auxiliar de Archivo y
Gestión Documental
(Clasificador) y
Mensajeros
26. Una vez terminado el proceso de Correspondencia Recibida
y finalizado el mes los auxiliares de Correspondencia y
Mensajería reportan el informe respectivo.
Auxiliar de Archivo y
Gestión Documental
(Registro)
Planilla de Entrega de
Recomendados
FGD.06
Formato Informe
Mensual de
Correspondencia
Recibida FGD.07
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA
Código : PGD.03
Versión : 04
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
1
Noviembre 29 de 2007
Creación del Documento
2
Octubre 29 de 2008
Modificación al contenido
3
4
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Julio 18 de 2014
Inclusión de la definición de Recomendado y una nueva consideración para documentos que
requieren tramite prioritario. Modificación del Diagrama de Flujo, Descripción y
fortalecimiento de las actividades Responsables y Documentos de Referencia.
Agosto 19 de 2015
Modificación de la actividad 11, Inclusión de las actividades 15 y 26, con el fin de fortalecer el
procedimiento. Modificación del Diagrama de Flujo y descripciones, asimismo se
referenciaron los siguientes documentos: FGD.24, FGD.35, FGD.36 y FGD.07.