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Asunto: No existe impedimento de tipo legal para que el representante legal de una sociedad pueda
actuar como secretario o presidente en una reunión del máximo órgano social o de la junta directiva.
Se recibió su escrito radicado en este Despacho con el Número 385,936-0, por medio del cual eleva la siguiente
consulta:
Teniendo en cuenta lo dispuesto en los Artículos 189 y 431 del Código de Comercio ¿Existe algún impedimento legal
para que el gerente y representante legal de una sociedad anónima actúe como secretario en las reuniones de junta
directiva o asamblea general de accionistas?
Para responder su inquietud basta con hacer un repaso de las normas, entre ellas, artículos 431, 189, 195 del
Código de Comercio, las cuales apenas hacen mención de las dos figuras - presidente y secretario - destacándose
que ninguna de ellas dice nada diferente al simple requisito de su rúbrica en las actas, por lo que mal podrían
establecerse limitaciones que la ley no prevé a quienes se pretenda designar en tales calidades, máxime que,
quienes así actúan, lo hacen atendiendo la voluntad del órgano social.
Lo anterior no obsta para que en los estatutos de la sociedad se puedan señalar algunas limitaciones, o condiciones
para las personas que hayan de presidir y secretariar las reuniones del máximo órgano social (asamblea general de
accionistas o juntas de socios) y de la junta directiva.
Es previsible que las normas legales no contemplan limitaciones al respecto, pues juega un papel muy importante el
respeto de la autonomía de la voluntad, en virtud de la cual los asambleistas son libres de designar a quienes hayan
de presidir o secretariar sus reuniones, motivados seguramente, en la confianza de que éstos, serán garantía de un
manejo armónico de la reunión, y de que el acta que se compulse con posterioridad será fiel reflejo de los hechos
acaecidos en la misma, que es precisamente el campo de acción de estas dos personas.
La presencia del presidente y del secretario son importantes en una reunión del máximo órgano social (llámese
asamblea o junta de socios), lo cual es igualmente predicable respecto de las reuniones de la junta directiva, pues
sin ellos es imposible iniciar y culminar una reunión; sin embargo, su presencia no tiene porqué incidir en la toma
de las decisiones de estos órganos, tampoco hay peligro de que puedan afectar la libertad de expresión y decisión
de los miembros que la conforman como para pensar siquiera que puedan o deban existir (salvo las previstas en los
estatutos) algunas inhabilidades como para limitar su designación, pues estas dos figuras simplemente deben
ceñirse al desarrollo de sus funciones.
El presidente por ejemplo, es una persona que, por prescripción estatutaria, por su rango, antigüedad o por simple
elección de los miembros de una asamblea, es la llamada a moderar la reunión, de tal suerte que pueda ser llevada
dentro de una metodología y organización para que su desarrollo y culminación sea exitosa; el secretario por su
parte, asiste al presidente, verificando las votaciones, hace las anotaciones de lo ocurrido en las reuniones y da fe
del contenido del acta que se compulse con ocasión de la reunión que haya secretariado.
Como puede observarse, el presidente y el secretario más bien son testigos de lo ocurrido en el seno de las
reuniones, y por tanto, al no existir prohibición legal que limite su designación (salvo pacto en contrario en los
estatutos) pueden desempeñarse en tales calidades cualquiera de las personas que libremente determine en cada
reunión el órgano social.
Concretándonos a su pregunta, como se dijo anteriormente no existe impedimento legal para que el gerente y
representante legal de una sociedad anónima actúe a la vez como secretario en las reuniones de asamblea o junta
directiva.
Sin embargo, las labores secretariales (tomar notas, verificar las votaciones etc.) en cabeza del representante legal
pueden verse comprometidas o afectadas cuando le corresponda en la calidad última anotada, rendir algún informe,
absolver dudas o inquietudes de los asambleístas o de la junta directiva, pues no le sería fácil desempeñarse
simultáneamente en las dos calidades. Por lo que es pertinente tener en cuenta que si bien no existe impedimento
legal, sí pueden surgir inconvenientes de tipo práctico, salvo que se adopten mecanismos que le permitan mantener
su atención en lo que a su rango de representante legal le corresponde, y a la vez, en el papel de secretario de la
reunión
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