PGH-04 Reconocimiento de Pensión de Jubilación

Reconocimiento de Pensión de Jubilación
Anticipada y/o Pensión de Vejez
Código
PGH-04 v.02
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1. Objetivo y Alcance
Gestionar e informar de los requisitos establecidos en la ley 100 de 1993 que debe
cumplir un Empleado Público (Administrativo o Docente).
Este procedimiento aplica desde la Recepción de Requisitos para Acceder a la Pensión
de Jubilación Anticipada y/o vejez hasta la Inclusión en Nómina.
2. Responsable
El responsable por garantizar la adecuada aplicación del presente documento es el (la)
Líder del Proceso de Gestión del Talento Humano, Técnico de Liquidaciones y
Novedades de Nómina, Técnico de Nomina, Profesional Universitario, Auxiliar de Archivo
3. Definiciones
3.1 Pensión
La Pensión de Jubilación es el derecho que se causa en cabeza de quién cumpla con los
requisitos establecidos en la Ley, para de esta manera recibir una vez desvinculado de su
actividad laboral, la mesada mensual que le corresponde para cada año.
3.2 Empleado Público
Son aquellos que laboran para empresas del Estado, y se dividen trabajadores oficiales y
servidores públicos.
3.3. Reconocimiento
Acción y efecto de reconocer o reconocerse.
3.4 Emolumentos
Suma determinada de dinero reconocida y pagada por cualquier concepto
3.5 IBL
Ingreso Base de la liquidación del empleado público.
Fecha
Elaboró
Aprobó
Validó
Firma
Karin Johanna Fajardo Martínez
Firma
Karin Johanna Fajardo Martínez
Firma
María Victoria Bautista Bochagá
1 de julio de 2010
Fecha
7 de julio de 2010
Fecha
12 de julio de 2010
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Anticipada y/o Pensión de Vejez
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Las demás definiciones que aplica para el presente instructivo se encuentran
contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2000. Sistema de Gestión de la Calidad.
Fundamentos y Vocabulario.
4.
Contenido
4.1 Recepción de Requisitos para Acceder
Responsable: Profesional
a la Pensión de Jubilación Anticipada
Universitario
Para que un funcionario de la Universidad de Pamplona obtenga la pensión de
jubilación anticipada debe cumplir los requisitos establecidos en el articulo 36 de la Ley
100/93 (régimen de transición) y Acto Legislativo N° 001 de 2005, presentar la siguiente
documentación en la Oficina de Gestión del Talento Humano:
-
Régimen de Transición. La edad para acceder a la pensión de vejez. continuará en
cincuenta y cinco (55) años para las mujeres y sesenta (60) para los hombres, hasta
el año 2014, fecha en la cual la edad se incrementará en 2 años, es decir, será de 57
años para las mujeres y 62 para los hombres.
La edad para acceder a la pensión de vejez, el tiempo de servicio o el número de
semanas cotizadas, y el monto de la pensión de vejez de las personas que al momento
de entrar en vigencia el Sistema tengan 35 o más años de edad si son mujeres o 40 o
más años de edad si son hombres, o 15 o más años de servicios cotizados, será la
establecida en el régimen anterior al cual se encuentren afiliados. Las demás
condiciones y requisitos aplicables a estas personas para acceder a la pensión de vejez,
se regirán por las disposiciones contenidas en la presente Ley.
El ingreso base para liquidar la pensión de vejez de las personas referidas en el inciso
anterior que les faltare menos de diez (10) años para adquirir el derecho, será el
promedio de lo devengado en el tiempo que les hiciere falta para ello, o el cotizado
durante todo el tiempo si éste fuere superior, actualizado anualmente con base en la
variación del índice de precios al consumidor, según certificación que expida el DANE.
Sin embargo, cuando el tiempo que les hiciere falta fuere igual o inferior a dos (2) años a
la entrada en vigencia de la presente Ley. El ingreso base para liquidar la pensión será
el promedio de lo devengado en los dos (2) últimos años, para los trabajadores del
sector privado y de un (1) año para los servidores públicos.
Lo dispuesto en el presente artículo para las personas que al momento de entrar en
vigencia el régimen tengan treinta y cinco (35) o más años de edad si son mujeres o
cuarenta (40) o más años de edad si son hombres, no será aplicable cuando estas
personas voluntariamente se acojan al régimen de ahorro individual con solidaridad,
caso en el cual se sujetarán a todas las condiciones previstas para dicho régimen.
Tampoco será aplicable para quienes habiendo escogido el régimen de ahorro individual
con solidaridad decidan cambiarse al de prima media con prestación definida.
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Quienes a la fecha de vigencia de la presente Ley hubiesen cumplido los requisitos para
acceder a la pensión de Jubilación o de vejez conforme a normas favorables anteriores,
aun cuando no se hubiese efectuado el reconocimiento, tendrán derecho en desarrollo
de los derechos adquiridos. a que se les reconozca y liquide la pensión en las
condiciones de favorabilidad vigentes al momento en que cumplieron tales requisitos.
PARAGRAFO. Para efectos del reconocimiento de la pensión de vejez de que trata el
inciso primero(1º.) del presente artículo se tendrá en cuenta la suma de las semanas
cotizadas con anterioridad a la vigencia de la presente Ley, al Instituto de Seguros
Sociales, a las cajas, fondos o entidades de seguridad social del sector público o
privado, o el tiempo de servicio como servidores públicos cualquiera sea el número de
semanas cotizadas o tiempo de servicio.
-
Carta de solicitud al ordenador del gasto
El funcionario tiene derecho a fijar una fecha de cuando quiere retirarse como requisito
para incluirlo en la nómina del Seguro Social.
Cuando el funcionario cumpla con los requisitos para acceder a la pensión reconocida
por el Instituto de Seguro Social, y una vez sea notificado de la resolución de
reconocimiento de pensión de vejez debe presentar copia de la misma en la Oficina de
Gestión de Talento Humano con el fin de establecer la compartibilidad con la
Universidad de Pamplona.
4.2 Recepción de Requisitos para Acceder
Responsable: Profesional
a la Pensión de Vejez
Universitario
Para que un funcionario de la Universidad de Pamplona obtenga la pensión de vejez
debe cumplir los requisitos establecidos en la Ley 100/93 y debe presentarlos ante el
Seguro Social:
-
-
Cumplimiento de los requisitos de edad y tiempo de servicios (60 años hombres, 55
mujeres y 20 años de tiempo de servicio o 1000 semanas cotizadas)
Registro civil de nacimiento
Certificación expedida por el Jefe de Talento Humano la cual indica el tiempo de
vinculación con la empresa, los sueldos y el valor aportado al Seguro Social, la cual
será realizada dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la solicitud del
interesado
Fotocopia de la Cédula
Formularios expedidos por el Seguro Social el cual indican donde están cotizando
salud y el de información general
Una vez sea notificado de la resolución de reconocimiento de pensión de vejez por el
Instituto de Seguro Social debe presentar copia de la misma en la Oficina de Gestión de
Talento Humano.
NOTA 1: Para que le pensionado sea incluido en nómina del Seguro Social este debe
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solicitar ante el ordenador del gasto la expedición del acto administrativo en el cual se
retira de la institución, si llegada la fecha en la cual estipula el pensionado su retiro y
este no ha sido incluido en la nómina del Seguro Social la Universidad seguirá
cancelando sus sueldos hasta tanto sean incluidos.
Una vez el Seguro Social consigne las mesadas atrasadas el pensionado debe
reintegrar a la Universidad de Pamplona los pagos realizados por la institución.
Responsable: Técnico de
Liquidaciones y Novedades de
Nómina
Verificados los requisitos exigidos por la Ley 100 para adquirir el status, se procede a
realizar la Liquidación conforme a la Ley 100/93 y Ley 33/85 así:
4.3 Liquidación
-
Se toma el último año de salario más la bonificación (cuando se tiene derecho a
esta bonificación) dividido en 12 y el resultado se multiplica por 75% (que es el valor
de la mesada). Se realiza el aumento año a año según el IPC
Se deja evidencia de esta liquidación en el formato FGH-47 “Liquidación de
Jubilación” que se anexa e incluye en la Resolución de Reconocimiento de Pensión
de Jubilación Anticipada.
4.4 Solicitud de Pensión de Empleados que
Responsable: Profesional
han laborado en otras Entidades Oficiales
Universitario
- El funcionario interesado en recibir la pensión de jubilación, hace llegar las
constancias de trabajo a la Oficina Gestión del Talento Humano.
- La Universidad de Pamplona debe solicitar para la expedición de la resolución de
jubilación la cuota parte a la entidad responsable.
- La entidad se encarga de dar respuesta sobre la cuota parte. Independiente de la
respuesta de la entidad, la Jubilación se legaliza según lo descrito en el numeral
4.3
- Si la entidad responsable no da respuesta a la solicitud de la cuota parte o no se
pronuncia sobre la misma, la Universidad de Pamplona inicia los procedimientos
legales para el caso.
4.5 Expedición de Resolución de Pensión
Responsable: Líder del Proceso de
de Jubilación Anticipada
Gestión del Talento Humano
- Verificado el cumplimiento de los requisitos, el (la) líder del proceso de Gestión de
Talento Humano elabora la resolución la cual pasa a firma del ordenador (a) del
gasto, finalmente se lleva a cabo la notificación del pensionado por parte de
Secretaría General.
-
Una vez notificado el jubilado, una Resolución queda en el archivo de la Rectoría, y
la otra pasa la hoja de vida del jubilado.
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4.6 Inclusión en Nómina de la
Responsable: Técnico de Nómina
Pensión de Jubilación Anticipada
Aprobada la resolución la novedad es registrada en el FGH-01 “Novedades de
Nómina”, el cual es reportado al Técnico de Nómina para la inclusión de las mismas en
el sistema.
El Técnico de Liquidaciones y Novedades de Nómina procede a Liquidar las
Prestaciones Sociales adquiridas a la fecha según instructivo IGH-07 “Liquidación de
Prestaciones Sociales”, la liquidación es entregada a la Dirección Administrativa
dejando evidencia en el FGH-09 “Control Salida de Documentos” para el respectivo
trámite.
Copia de esta liquidación se archiva en la Hoja de Vida
4.7 Archivo de la Documentación
Responsable: Auxiliar de Archivo
Los documentos producto del presente procedimiento se archivan de acuerdo a las TRD
de la Universidad.
5. Documentos de Referencia
-
NTC ISO 9000:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y
Vocabulario
NTC ISO 9001:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos
NTC GP 1000:2004 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública
NTC GP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública
MECI Modelo Estándar de Control Interno
Articulo 36 Ley 100 de 1993
Ley 33 de 1985
IGH- 07 “Liquidación de Prestaciones Sociales”
Acto Legislativo N° 001 de 2005
6. Historia de Modificaciones
Versión
00
01
Naturaleza del
Cambio
Actualización del
procedimiento por el
cambio de roles.
Se modifican todas las
actividades del
procedimiento. Acta de
grupo de mejoramiento
N°02 del
Fecha de
Aprobación
Fecha de
Validación
17 de Octubre de
2007
25 de Octubre de
2007
7 de julio de 2010
12 de julio de 2010
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7. Administración de Formatos
Código
Nombre
Responsable
Ubicación
FGH-01
Novedades
de Nómina
Técnico de
Liquidaciones y
Novedades de
Nómina
Archivo Oficina
Gestión del
Talento Humano
FGH-09
Control
Salida
Documentos
Técnico de
Liquidaciones y
Novedades de
Nómina
Archivo Oficina
Gestión del
Talento Humano
FGH-47
Liquidación
de Jubilación
Técnico de
Liquidaciones y
Novedades de
Nómina
Archivo Oficina
Gestión del
Talento Humano
8. Anexos
“No Aplica”
Acceso
Personal
Adscrito a la
Oficina
Gestión del
Talento
Humano
Personal
Adscrito a la
Oficina
Gestión del
Talento
Humano
Personal
Adscrito a la
Oficina
Gestión del
Talento
Humano
Tiempo de
Retención
Disposición
Final
Según las TRD
Archivo Central
de la Universidad
de Pamplona
Según las TRD
Archivo Central
de la Universidad
de Pamplona
Según las TRD
Archivo Central
de la Universidad
de Pamplona