¿Cómo sistematizar? Una apuesta metodológica
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¿Cómo sistematizar? Una apuesta metodológica para el aprendizaje en las organizaciones Compilación: Giovanna Tipán Barrera NUEVARED.org Octubre 2006 Índice 1. Introducción ........................................................................................................................3 2. Obstáculos para realizar la sistematización...................................................................4 3. Sistematización ­ Evaluación ­ Monitoreo & Evaluación (M&E): ¿Cuál es la diferencia?................................................................................................................................7 4. ¿Qué es la sistematización?...............................................................................................8 5. ¿Para qué sistematizar?....................................................................................................12 6. La sistematización en el marco de la gestión del conocimiento...............................16 7. ¿Quién sistematiza?..........................................................................................................17 8. ¿Cómo sistematizar?.........................................................................................................18 9. La comunicación como estrategia de devolución de resultados..............................32 10. Reflexiones finales.........................................................................................................34 11. Lecciones aprendidas del curso ...................................................................................36 12. Bibliografía......................................................................................................................38 ¿Cómo sistematizar? una apuesta metodológica para el aprendizaje en las organizaciones. 2 1. Introducción La Red Infodesarrollo.ec en su afán de promover el intercambio de experiencias entre sus organizaciones miembros propone el curso virtual de sistematización cuyos objetivos son: • Contribuir al fortalecimiento organizacional de los actores sociales involucrados en los proyectos del PN del IICD a través de la capacitación en una metodología de sistematización que resalte las lecciones aprendidas del proceso de cada proyecto. • Capacitar a 10 encargados/as de los proyectos del PN del IICD en un proceso virtual de sistematización. El presente documento es una compilación de dos experiencias que han desarrollado metodologías de sistematización. La primera “Sistematización de experiencias y procesos” diseñada por el Asesoramiento Metodológico del Servicio Alemán de Cooperación Social­ Técnica, DED; y, la segunda “Acompañando procesos participativos de sistematización: Una metodología para la gestión de conocimientos” diseñada por Fundación AGRECOL Andes. El curso está dividido en 5 módulos cuyo temario es: Módulo 1 • Obstáculos para realizar la sistematización • Sistematización – Evaluación ­ Monitoreo y Evaluación (M&E): ¿Cuál es la diferencia? • ¿Qué es la sistematización? • ¿Para qué sistematizar? • La sistematización en el marco de la gestión del conocimiento • ¿Quién sistematiza? Módulo 2 • ¿Cómo sistematizar? • ¿Cómo seleccionar el tema a sistematizar? Módulo 3 • ¿Cómo concretizar la pregunta clave? • ¿Cómo conseguir y documentar la pregunta clave? Módulo 4 • ¿Cómo interpretar las informaciones y sacar conclusiones? • ¿Qué decisiones tomamos? • Resumen de los pasos Módulo 5 • La comunicación como herramienta para la devolución de los resultados • Reflexiones finales ¿Cómo sistematizar? una apuesta metodológica para el aprendizaje en las organizaciones. 3 2. Obstáculos para realizar la sistematización Obstáculos La necesidad de sistematizar las experiencias de su trabajo es un aspecto frecuentemente mencionado por muchas personas que trabajan en el campo de desarrollo. Todos queremos sistematizar y todos decimos que es importante, ¿Porqué? Existen varias razones….. sin embargo pocos realmente lo hacemos. Bueno, yo utilizo mi libro de apuntes, pero después en las reuniones del equipo se me hace muy difícil encontrar lo que anoté para contribuir en las discusiones. Yo ya tengo mucho trabajo, no tengo tiempo para un compromiso más! Yo quisiera dedicarme a la sistematización, porque es algo importante, pero no sé como. En mi organización no se prioriza la sistematización. Siempre hay muchas cosas más urgentes y en total la sistematización queda pendiente. ¿Cómo sistematizar? una apuesta metodológica para el aprendizaje en las organizaciones. 4 Yo opino que el trabajo en el campo es más importante que el trabajo de escritorio; ya gastamos tanto tiempo con papeles, prefiero trabajar de manera práctica con la gente. Mire, aquí todos tenemos nuestro propio sistema de documentar lo que hicimos en el campo. Lo que pasa es que en las reuniones del equipo raras veces hablamos sobre estas experiencias y no sacamos conclusiones. Lo que yo me pregunto es: ¿Para qué tomar notas si no hay un interés institucional? Bueno, eso es lo que algunas compañeras y com­ pañeros nos dijeron. Vamos sistematizando..... Parece una tarea muy compleja Por lo general, las propuestas difundidas parecen excesivamente complicadas, tanto en su lenguaje como en sus procedimientos. Parecería que se requiere de un esfuerzo adicional, extraordinario y muy especializado. Las reacciones que se generan son: no atreverse ni a empezar, o aventurarse a comenzar y perder el entusiasmo al poco tiempo debido a que el ritmo de otras actividades impide dedicarle tiempo; o, pensar en contratar un especialista o experto externo, que asuma esta tan importante tarea. No se cuenta con definiciones claras Falta una comprensión más precisa en torno a qué significa exactamente hacer una sistematización y quién o quiénes son los indicados para hacerla. ¿Cómo sistematizar? una apuesta metodológica para el aprendizaje en las organizaciones. 5 Por ejemplo, no queda muy clara su diferencia con la evaluación, o se la entiende como un informe de trabajo detallado con un listado ordenado de actividades realizadas. Tampoco está claro si se debe sistematizar toda la experiencia del proyecto o institución o si es posible hacerlo sólo con una experiencia en particular. Tampoco está claro quién debe sistematizar, si todo el equipo o debería haber una persona responsable permanente. No se le da prioridad en la práctica Los proyectos e instituciones no tienen definida como política institucional real y efectiva la dedicación del equipo a sistematizar las experiencias que realizan (aunque en el discurso sí se lo mencione). Normalmente se define un tiempo para planificar, ejecutar, hacer seguimiento y evaluar las actividades y objetivos, pero no se programan momentos para la sistematización. Incluso a veces se piensa que no hay tiempo debido al ritmo de actividades. Esto ha generado una carencia de los proyectos e instituciones en reflexionar críticamente sobre su quehacer. En fin, parecería que la sistematización es un lío y que es mejor no meterse…… Las características de una buena sistematización... Ser fácil de manejar, No consumir/utilizar demasiado tiempo, Tener una idea clara de su utilización, No competir en el trabajo en el campo sino ayudarnos a mejorarlo, Tener herramientas aplicables en el campo en vez de montones de formularios para llenar, Establecerse dentro de un sistema de trabajo común entre las y los técnicos y la organización, y ser apoyado y valorado por la institución. ¿Cómo sistematizar? una apuesta metodológica para el aprendizaje en las organizaciones. 6 3. Sistematización ­ Evaluación ­ Monitoreo & Evaluación (M&E): ¿Cuál es la diferencia? Evaluación Monitoreo y Evaluación (M&E) ¿Quién? Personas externas Equipo del proyecto ¿Cuándo? Antes del comienzo de nuevas fases del proyecto Continuamente • Objetivos • • • ¿Para qué? • • ¿Los métodos usados son adecuados para lograr la meta del proyecto? • ¿Cómo es la relación • entre costos y beneficios del proyecto? • ¿Cuáles son los efectos / impactos sustentables (social, productivo, cultural, ecológico,…) del proyecto? • ¿Qué decisiones en • cuanto a una modificación de la planificación hay que tomar? Para cambiar o • adaptar la planificación. Para medir los logros de un proyecto. ¿Cuáles son las discrepancias entre la planificación y la realización de las actividades? Sistematización de Experiencias Equipo del proyecto o personas individuales Continuamente • Elegir aspectos específicos dentro de un proyecto para ser observados metódicamente. • Conservar las informaciones de manera organizada y coherente para que puedan ser utilizadas para el aprendizaje y análisis. • Facilitar la comprensión de procesos de un proyecto. • Facilitar el entendimiento mutuo entre los participantes del proyecto del personal de la institución que lo apoya. • Para entender los procesos del proyecto y aprender de experiencias seleccionadas. ¿Cuáles son las causas para las discrepancias? ¿Qué consecuencias tienen las discrepancias en cuanto a la planificación? ¿Qué propuestas existen para corregir la ejecución del proyecto? ¿Qué propuestas hay para la modificación de la planificación? Para conseguir sistemáticamente informaciones para el control y la intervención durante la ejecución del proyecto. ¿Cómo sistematizar? una apuesta metodológica para el aprendizaje en las organizaciones. 7 4. ¿Qué es la sistematización? La sistematización1 de experiencias según Jara O. (1994) es la interpretación crítica de una o varias experiencias, la que, a partir de su ordenamiento y reconstrucción, descubre o explicita la lógica del proceso vivido, los factores que han intervenido en dicho proceso, cómo se han relacionado entre sí, y por qué lo han hecho de ese modo. El proceso de ordenamiento de la información difusa y dispersa genera a su vez un aprendizaje compartido (gráfico 2). Gráfico 2: La generación de aprendizaje Experiencia Conocimientos e información dispersa Aprendizaje social y aprendizaje organizacional La sistematización en corto ¿? La sistematización es una metodología que facilita la reflexión continua de procesos y resultados de nuestro trabajo en los proyectos, con el fin de aprender de las experiencias hechas y así modificar y mejorar el trabajo concreto. 1 Tomado de “Acompañando procesos participativos de sistematización: Una metodología para la gestión de conocimientos” diseñada por Fundación AGRECOL Andes, por encargo de Red TIC Bolivia. Págs. ¿Cómo sistematizar? una apuesta metodológica para el aprendizaje en las organizaciones. 8 En otras palabras, la sistematización exige que nos paremos de vez en cuando para ver atrás y chequear si todavía estamos en el camino hacia nuestros objetivos. Sin embargo, la realidad de un/a técnico/a se caracteriza por mucho trabajo, muchos compromisos y falta de tiempo para estos momentos de reflexión. Generalmente, consideramos que un proyecto tiene un camino recto, que consiste en la secuencia de las diferentes actividades y acciones que contribuyen a lograr nuestros objetivos. Inicio del Proyecto Meta Actividad 2 Actividad 1 Actividad 4 Actividad 3 Este modelo se basa en una ilusión común: se logran los objetivos de un proyecto de desarrollo solamente ejecutando actividades planificadas al inicio del proyecto. Este procedimiento es algo bastante mecánico que ignora la realidad que vivimos: • • • • • • • • Hay imprevistos que no se pueden planificar anteriormente (p.e. catástrofes naturales como El Niño o un huracán) La gente que planificó el proyecto muchas veces no es la misma que lo ejecuta trabajamos con gente que tiene sus propios objetivos que no necesariamente son los objetivos del proyecto A veces hay cambios en el ámbito político­social (cambio del gobierno, inflación, etc.) La realidad frecuentemente nos enseña que se nos escaparon factores importantes en la planificación del proyecto Cambio de personal en nuestras organizaciones o con las cuales trabajamos Las estrategias planificadas resultan inadecuadas porque no tomaron en cuenta suficientemente los intereses de los actores y mucho más………. ¿Cómo sistematizar? una apuesta metodológica para el aprendizaje en las organizaciones. 9 Una planificación rígida choca con la realidad compleja. Los actores somos seres humanos y las situaciones cambian continuamente. Como consecuencia, hay que pararse de vez en cuando, ver atrás, chequear, reflexionar sobre lo que hemos hecho hasta ahora, para aprender de las experiencias y adaptar y modificar nuestras planificaciones en el camino. Todo este proceso es la sistematización o el “Espiral de Aprendizaje” El espiral de aprendizaje Acción Ejecución de la planificación Acción Ejecución de la planificación Seleccionar Observar Documentar ¿Qué experiencias queremos sistematizar y por qué? ¿Qué información necesitamos? Tomar decisiones ¿Qué hemos aprendido? ¿Qué queremos cambiar o adaptar? ¿Cómo modificamos? Interpretar y sacar conclusiones Interpretar la información y observaciones en cuanto a la pregunta clave Sacar conclusiones ¿Cómo sistematizar? una apuesta metodológica para el aprendizaje en las organizaciones. 10 La sistematización nos permite analizar nuestras experiencias en proyectos de desarrollo de una manera continua y generar conocimientos para mejorar su ejecución e impacto. De igual manera, la sistematización nos permite compartir las lecciones aprendidas. Lo que veníamos haciendo: Por qué debemos sistematizar: Nos permite: • • • • Perdiendo la experiencia • Conservar la experiencia No analizando las experiencias de manera continua • Analizar y documentar los procesos No retroalimentando las lecciones aprendidas, para mejorar el proyecto • Utilizar las lecciones aprendidas, para Evaluando los proyectos solamente al final • Estructurar nuestros trabajos futuros seleccionados del proyecto continuamente mejorar el proyecto ¿Cómo sistematizar? una apuesta metodológica para el aprendizaje en las organizaciones. 11 Los agricultores cultivando maíz ¿Cómo sistematizar? una apuesta metodológica para el aprendizaje en las organizaciones. 12 5. ¿Para qué sistematizar? A nivel de las/los técnicos la sistematización sirve para: • Dar estructura al propio trabajo. • Aprender de las experiencias. • Documentar lo que se hizo y así tener una base para la elaboración de informes, artículos, documentos y material de capacitación. A nivel de los equipos de trabajo o la organización la sistematización sirve para: • Aprender de los éxitos y fracasos y de los diferentes factores que obstaculizan o facilitan la ejecución de proyectos. • Tener una “memoria institucional” / conservar información. • Entender mejor el proyecto y reflexionar sobre las estrategias institucionales. A nivel interinstitucional la sistematización sirve para: • Compartir conocimientos y experiencias con otras organizaciones para ahorrar tiempo y recursos y evitar que otras organizaciones cometan errores similares. • Iniciar enlaces con otras organizaciones, promoviendo así la cooperación y el trabajo en redes. • Compartir las experiencias con los donantes para que ellos tengan una mejor idea de las necesidades y capacidades de las diversas organizaciones y puedan asignar más eficientemente los recursos. Acción sin reflexión es una pérdida de tiempo.... ¿Cómo sistematizar? una apuesta metodológica para el aprendizaje en las organizaciones. 13 Otras formas para entender la sistematización Cualquier concepto de sistematización2 plantea la necesidad de aclarar el “para qué” se sistematiza, “para quién” y “quién” sistematiza. Si no se logran acuerdos iniciales entre los actores involucrados al inicio del proceso, no se puede llegar a resultados orientadores. El “para qué” se sistematiza será desarrollado más adelante bajo aspectos metodológicos del proceso. Identificamos dos tipos de actores (para quién se sistematiza): actores organizacionales y actores sociales (gráfico 3). Son actores organizacionales aquellos que acompañan experiencias, gestionan y manejan proyectos. Son actores sociales aquellos que son “beneficiarios” de la intervención de las organizaciones. El quien sistematiza depende del grado de involucramiento de los diferentes actores en sus propios procesos de sistematización. Así puede haber diferentes variantes, desde la contratación de sistematizadores externos, el acompañamiento a procesos de sistematización y la ejecución del proceso por los mismos actores. Gráfico 3: Aprendizaje según tipo de actor Aprendizaje social Aprendizaje organizacional 2 Actor social Actor institucional Fortalecimiento organizacional, explicitación y democratización de conocimientos Fortalecimiento de proyectos, generación de conceptos y conocimientos Tomado de “Acompañando procesos participativos de sistematización: Una metodología para la gestión de conocimientos” diseñada por Fundación AGRECOL Andes, por encargo de Red TIC Bolivia. Págs. ¿Cómo sistematizar? una apuesta metodológica para el aprendizaje en las organizaciones. 14 Síntesis de la guía metodológica de FIDAMERICA y PREVAL; Ocampo Ada y Julio Verdague, 2001 La guía metodológica de FIDAMERICA y PREVAL pone énfasis en que la sistematización es: • Un proceso de reflexión crítica • Un proceso de reflexión basado en la organización de la información • Un proceso participativo. Se trata de un proceso de reflexión crítica La sistematización permite que las personas ­ y especialmente los actores directos de las experiencias ­ hagan una especie de "alto en el camino", y se den el tiempo para pensar sobre lo que hicieron, por qué lo hicieron, por qué lo hicieron de una manera y no de otra, cuáles fueron los resultados, y para que y a quien(es) sirvieron los mismos. La sistematización tiene el propósito de provocar procesos de aprendizaje. Estas lecciones pueden estar destinadas a que las mismas personas o grupos que han hecho la sistematización, puedan mejorar su práctica en el futuro, o también pueden estar destinadas a que otras personas y equipos, en otros lugares y momentos, puedan apoyarse en la experiencia vivida para planificar y ejecutar sus propios proyectos. La reflexión se basa en la idea de "organizar" o de "ordenar" La sistematización es un proceso metodológico que se basa en poner en orden o dar organización a un conjunto de elementos (prácticas, conocimientos, ideas, datos...) que hasta ese momento están dispersos y desordenados, como ya se ha señalado anteriormente. Es un proceso participativo, realizado fundamentalmente por los actores directos de la experiencia que está siendo sistematizada (a) Es importante capturar y aprovechar los conocimientos que se generan cuando se lleva a la práctica una experiencia de desarrollo, sea esta exitosa o no. (b) Hacer "desarrollo" es en buena medida "desarrollar o expandir las capacidades de los actores del desarrollo" Por ambos motivos es que pensamos que no es lo mismo una sistematización realizada por un consultor externo, que una a cargo de quienes son los responsables y actores directos de una experiencia de desarrollo. El trabajo del consultor altamente capacitado y experimentado, podría dar como resultado una mejor sistematización desde el punto de vista técnico, metodológico y formal. Pero pensamos que una sistematización hecha por los actores, es más valiosa para el desarrollo, especialmente si la práctica de sistematización se va gradualmente transformando en un procedimiento habitual y regular. Cuando esto se logra, la sistematización puede llegar a ser la base de un verdadero sistema de gestión del conocimiento acumulado por técnicos, campesinos y otros agentes del desarrollo agrícola y rural. ¿Cómo sistematizar? una apuesta metodológica para el aprendizaje en las organizaciones. 15 6. La sistematización en el marco de la gestión del conocimiento El proceso de sistematización3 debe estar entendido bajo la lógica de la gestión de conocimientos. En realidad la sistematización es una herramienta metodológica de gestión de conocimientos. La gestión de conocimientos es un proceso que involucra cuatro aspectos: a) la generación del conocimiento, entendida como un proceso que lleva a la acumulación de conocimiento desde la práctica, b) el replanteamiento de enfoques y conceptos a partir de la reflexión y la transformación de conocimiento tácito en conocimiento explícito, c) el intercambio de conocimiento tanto en el ámbito organizacional como externo, para lograr la identificación de mejores prácticas y lecciones aprendidas y d) el uso del conocimiento como una práctica de individuos y organizaciones para el mejoramiento de prácticas. Desde esa perspectiva, la sistematización tiene diferentes desafíos: • Explicitar conceptos • Generar aprendizajes • Romper el monopolio del conocimiento en beneficio del colectivo, generando procesos que prioricen el talento humano como gestor del conocimiento. La generación de conocimiento es la combinación entre el conocimiento existente (conocimiento que se crea y se conceptualiza) con su puesta en práctica o aplicación; la sistematización cumple la función de generar nuevo conocimiento a partir del cotejo del conocimiento existente con su puesta en práctica logrando la explicitación de conceptos implícitos. En el trabajo de desarrollo, muchas veces se trabaja con conceptos, creyendo que el contexto en el que nos movemos maneja los mismos conceptos que nosotros estamos manejando. Los conceptos entran en duda con su propia aplicación, lo que lleva a la necesidad de redefinirlos a partir de la práctica, este proceso de redefinición tendría que ser un proceso constante. 3 Tomado de “Acompañando procesos participativos de sistematización: Una metodología para la gestión de conocimientos” diseñada por Fundación AGRECOL Andes, por encargo de Red TIC Bolivia. Págs. ¿Cómo sistematizar? una apuesta metodológica para el aprendizaje en las organizaciones. 16 7. ¿Quién sistematiza? Generalmente un equipo de trabajo realiza una sistematización de experiencias. Sin embargo, ésta se puede realizar a nivel individual por parte de las y los técnicos. O, más amplio, en el ámbito institucional. Cabe señalar que un sólo técnico tranquilamente puede empezar sistematizando su trabajo sin que toda la institución lo apoye. Pero en el caso que una institución quiera realizar una sistematización amplia, es indispensable que los equipos técnicos o las y los técnicos individuales hayan empezado con esta labor. La sistematización en los diferentes niveles Nivel interinstitucional Nivel del equipo de proyecto o la organización Nivel de las/los técnicos particulares en sus trabajos ¿Cómo sistematizar? una apuesta metodológica para el aprendizaje en las organizaciones. 17 8. ¿Cómo sistematizar? Ahora viene lo duro, se terminó la teoría, vamos a dedicarnos a la práctica. Lo que ofrecemos en este capítulo son varios pasos con respectivas preguntas o aspectos. Vamos a elaborar paso por paso un formato que nos pueda ayudar en el diseño de una sistematización. Además, proponemos algunas herramientas para cada paso que podrían ser adaptadas a las necesidades de diferentes proyectos. En el siguiente cuadro presentamos el conjunto de los pasos con sus respectivos objetivos y actividades. Después desarrollamos en subcapítulos cada uno de los pasos en detalle. ¿Cómo sistematizar? una apuesta metodológica para el aprendizaje en las organizaciones. 18 Pasos Objetivos Actividades Seleccionar el tema a sistematizar Precisar y delimitar el tema a sistematizar Elaborar una pregunta clave para la sistematización y justificar la misma. Concretar la pregunta clave Determinar las informaciones necesarias para contestar la pregunta clave Elaborar preguntas detalladas Conseguir y documentar información Determinar las fuentes de información y su respectiva documentación Averiguar cuál información ya hay y cuáles todavía hay que conseguir Interpretar y concluir Contestar con la información conseguida la pregunta clave y sacar conclusiones Concluir en cuanto a la pregunta clave Mejorar la planificación y ejecución Tomar decisiones Elaborar formatos para conseguir y documentar informaciones adicionales Contestar cada pregunta que nos hemos planteado en el paso 2 Problematizar y discutir los resultados Tomar decisiones en cuanto a posibles cambios / modificaciones en la planificación o en la estrategia del proyecto Plantearse actividades de seguimiento Estructura de la presentación de los siguientes subcapítulos: Descripción del paso Formulario para este paso Ejemplo concreto Posibles herramientas ¿Cómo sistematizar? una apuesta metodológica para el aprendizaje en las organizaciones. 19 8.1. ¿Cómo seleccionar el tema a sistematizar? Descripción del paso El objetivo de este primer paso es delimitar y precisar un tema específico a sistematizar. No podemos sistematizar un sinnúmero de temas al mismo tiempo. Este paso es muy importante, aquí tenemos que ser muy precisos/as y claros: Primero hay que elegir lo más interesante / importante / urgente: Hay que analizar la importancia que tiene el tema elegido para nuestro proyecto. ¿Por qué justamente este tema y no otro? ¿Qué buscamos o queremos verificar? ¿A qué nivel realizamos la sistematización? Es para la institución, para los donantes, para un equipo técnico o para uno mismo? Y ahora vamos al “punto”: Precisemos nuestro tema a sistematizar con una pregunta clave. Formulario para este paso Tema a sistematizar:_____________________________________ Justificación (Cuál es la importancia de este tema en nuestro proyecto? Por qué hemos elegido este tema? ¿Cuáles hipótesis tenemos? ¿Para qué sirve esta sistematización?)_______________________________________ ¿Quién participa y/o coordina la sistematización?__________________________________________________________________ ¿Para quién sirve la sistematización?__________________________ Pregunta clave (Precisar todavía más lo que buscamos con el tema a sistematizar) ¿Cómo sistematizar? una apuesta metodológica para el aprendizaje en las organizaciones. 20 La pregunta clave Con la pregunta clave precisemos el tema a sistematizar Ejemplo concreto Tema a sistematizar: El componente de capacitación dentro de nuestro proyecto Justificación: La capacitación es uno de los componentes más importantes en nuestro proyecto. Quisiéramos saber más acerca de los impactos para eventualmente adaptar nuestra estrategia. Suponemos que las y los participantes solamente aplican poco de lo tratado en las capacitaciones. ¿Quién participa y/o coordina la sistematización? El equipo técnico que realiza las capacitaciones. ¿Para quién sirve la sistematización? Para el equipo técnico, para nuestra institución y también para las y los participantes de futuras capacitaciones. Pregunta clave: ¿Cuál es el grado de aplicación de los temas de las capacitaciones? Posibles herramientas Lluvia de ideas con priorización Para recolectar y discutir posibles temas a sistematizar es aconsejable trabajar con una lluvia de ideas. Luego priorizamos para llegar a un consenso. FODA Otra posibilidad de elegir un tema a sistematizar sería empezar con un análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA). De este análisis podemos sacar un tema que nos llame la atención y que quisiéramos sistematizar. Árbol de problemas Analizamos las diferentes causas y efectos de un problema específico y elegimos un aspecto que vale sistematizar con más profundidad. OJO Podrían escoger otras herramientas, lo importante es delimitar el tema a sistematizar. ¿Cómo sistematizar? una apuesta metodológica para el aprendizaje en las organizaciones. 21 8.2. ¿Cómo concretizar la pregunta clave? Descripción del paso Una vez elegido el tema de la sistematización y la pregunta clave tenemos que preguntarnos cuáles son las informaciones necesarias, qué tenemos que saber para contestar la pregunta clave. Vamos concretizando nuestro tema con preguntas más precisas y detalladas. Formulario para este paso Tema de la sistematización: Pregunta clave ¿Qué tengo que saber para contestar la pregunta clave? Aquí repetimos la Aquí formulamos las preguntas más concretas, más detalladas formulación de la 1. pregunta clave 2. 3. Ejemplo concreto Tema de la sistematización: “El componente de capacitación dentro de nuestro proyecto” Pregunta clave ¿Cuál es el grado de aplicación de los temas de las capacitaciones? ¿Qué tengo que saber para contestar la pregunta clave? • • • • • ¿Cuáles temas de las capacitaciones se aplican? ¿Por qué lo aplican? ¿Cuáles temas de la capacitación no se aplican? ¿Por qué no se aplican? ¿Qué otras medidas serían necesarias para que los participantes de los cursos apliquen los métodos tratados? ¿Cómo sistematizar? una apuesta metodológica para el aprendizaje en las organizaciones. 22 8.3. ¿Cómo conseguir y documentar las información necesaria? Descripción del paso Las preguntas anteriores nos darán una pista de las informaciones que buscamos. Tendremos que averiguar de dónde las conseguimos. Algunas informaciones posiblemente ya las tenemos, otras quizás tendremos que recolectar. Es recomendable aprovechar lo máximo de las informaciones o datos que ya tenemos. Recolectamos solamente informaciones adicionales si es indispensable, ya que eso es un trabajo extra. Un problema en la práctica es que frecuentemente no hemos hecho registros, informes, notas de campo entre otras para documentar nuestras experiencias. A veces, ni siquiera hemos pensado en los aspectos que ahora queremos sistematizar. Podríamos llegar a dos diferentes conclusiones: Buscar las informaciones faltantes mirando hacia atrás, tratando de recuperar experiencias pasadas. Otra posibilidad es comenzar a recolectar la información necesaria de ahora en adelante para una sistematización futura. La ventaja es que en este caso podríamos hacerlo paralelamente a nuestro trabajo cotidiano y así ahorrar tiempo. En todos los casos tenemos que fijar para cada pregunta la respectiva fuente de información. En cuanto a la documentación de la información a conseguir aconsejamos lo siguiente: ¿Cómo sistematizar? una apuesta metodológica para el aprendizaje en las organizaciones. 23 Puede ser necesario elaborar guías para entrevistas semiestructuradas o cuestionarios. Siempre fijamos los resultados por escrito. Tomar notas en un libro de apuntes o un libro de campo. Frecuentemente pensamos que las informaciones verbales las guardamos en la memoria. Pero no es así. Formulario para este paso Tema de la sistematización: Pregunta clave ¿Qué tengo que saber para Fuentes de información contestar la pregunta clave? 1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. 4. ¿Cómo sistematizar? una apuesta metodológica para el aprendizaje en las organizaciones. 24 Ejemplo concreto Tema de la sistematización: El componente de capacitación dentro de nuestro proyecto Pregunta clave ¿Qué tengo que saber para contestar la pregunta clave? Fuentes de información Cuál es el grado de •¿Cuáles temas de la aplicación de los temas de capacitación se aplican? la capacitación? .1 Listado de los temas tratados en los cursos .2 Cuestionario para ex­ participantes •¿Por qué lo aplican? 1. El mismo cuestionario para ex­ participantes •........................................ • •........................................ 4.1.................................. •........................................ 5.1.................................. ................................. Posibles herramientas y fuentes de información • • Guía de preguntas para aplicar paralelamente al trabajo Casos de estudio corto ¿Cómo sistematizar? una apuesta metodológica para el aprendizaje en las organizaciones. 25 ¿Por qué tenemos que tomar notas? ¿Cómo sistematizar? una apuesta metodológica para el aprendizaje en las organizaciones. 26 8.4. ¿Cómo interpretar las informaciones y sacar conclusiones? Descripción del paso Hasta ahora hemos recolectado una cantidad de informaciones y datos respecto a nuestro tema a sistematizar. Nos toca ahora interpretar lo que estas informaciones nos “dicen”. Aunque parecería que formular conclusiones y comunicar lo aprendido, se hace casi como consecuencia natural de lo realizado, no es así. Es necesario dedicar tiempo y energía a esta tarea, porque de ello dependerá el que realmente puedan cumplirse los objetivos de fondo del ejercicio a sistematizar. Es recomendable ir por pasos, contestando cada pregunta que nos hemos planteado en el punto Las respuestas de estas preguntas nos guían para finalmente contestar nuestra pregunta clave y así sacar conclusiones. Formulario para este paso Tema de la sistematización Pregunta clave ¿Qué tengo que saber para contestar la pregunta clave? Fuentes de información Reflexión / Interpretación 1. 1. Pregunta1: 2. 2. Pregunta 2: 3. 3. Pregunta 3: 4. 4. Pregunta 4: 5. 5. Pregunta 5: Pregunta clave: ¿Cómo sistematizar? una apuesta metodológica para el aprendizaje en las organizaciones. 27 Ejemplo concreto Tema de la sistematización El componente de capacitación dentro de nuestro proyecto Pregunta clave ¿Qué tengo que saber para contestar Fuentes de la pregunta clave? información ¿Cuál es el grado ¿Cuáles temas de la de aplicación de capacitación se los temas de la aplican? capacitación? ¿Por qué lo aplican? ............................. 1.1. Listado de los temas tratados en los cursos 1.2. Cuestionario para ex­ participantes 2.1. El mismo cuestionario para ex­ participantes ............................. ............................. 3.1............................. Reflexión / Interpretación • Solamente se aplican temas que tienen poca complejidad • Estos temas no necesitan tiempo extra en la preparación • ....................... • ...................... • ...................... Pregunta clave 4.1............................. 5................................. Posibles herramientas • Cabe señalar que la reflexión y la interpretación son subjetivas. A veces no vemos o no queremos ver con claridad y objetividad lo que las informaciones nos dicen. Una manera de verificar lo que hemos reflexionado e interpretado sería compartiéndolo con otros, por ejemplo, con los involucrados o el equipo técnico mediante un taller. Si hemos realizado la sistematización por nuestra propia cuenta siempre vale la pena intercambiar las ideas y buscar una retroalimentación con nuestros colegas. • En este paso una buena visualización es sumamente importante, tanto en la estructuración y presentación de las informaciones de nuestras preguntas como durante el proceso de interpretación. ¿Cómo sistematizar? una apuesta metodológica para el aprendizaje en las organizaciones. 28 8.5. ¿Qué decisiones tomamos? Descripción del paso Una vez que hemos sacado las conclusiones en cuanto a la pregunta clave tenemos que decidir si hace falta tomar medidas concretas: • • • • ¿Qué hemos aprendido? ¿Queremos difundir los resultados? ¿Hemos encontrado nuevos temas a sistematizar en el futuro? ¿Tenemos que cambiar nuestras estrategias y planificaciones? En caso que si, tenemos que elaborar propuestas concretas Formulario para este paso Tema de la sistematización El componente de capacitación dentro de nuestro proyecto Pregunta clave ¿Qué tengo que Fuentes de saber para información contestar la pregunta clave? Reflexión / Interpretación 1. 1. 1. 2. 2. 2. 3. 3. 3. 4. 4. 4. 5. 5. 5. Decisiones Pregunta clave: ¿Cómo sistematizar? una apuesta metodológica para el aprendizaje en las organizaciones. 29 Ejemplo concreto Tema de la sistematización El componente de capacitación dentro de nuestro proyecto Pregunta clave ¿Qué tengo que saber para contestar la pregunta clave? Fuentes de información Reflexión / Interpretación ¿Cuál es el grado ¿Cuáles temas de 1.1. Listado de los 1. la temas tratados en de aplicación de capacitación los cursos los temas de la se aplican? capacitación? 1. Cuestionari o para ex­ participante s Decisiones Solamente se aplican temas que tienen poca complejidad Adaptar los temas de capacitación todavía más a la realidad y las necesidades de nuestro grupo meta. 2. Estos temas no necesitan tiempo extra en la preparación 3. ...................... Elaborar un formato para permanente­mente chequear los intereses y las motivaciones de los participantes. 4. ...................... 2.1. El mismo cuestionario para ex­ participantes ¿Por qué lo aplican? ...................... ........................ ........................ 3.1........................ 4.1........................ 5.......................... ...................... Pregunta clave OJO Una vez tomadas las decisiones podríamos tener casos en los cuales vale la pena comenzar con otra sistematización. Recordamos el esquema de nuestra espiral de aprendizaje: La sistematización debería ser un proceso continuo dentro de nuestro trabajo aunque los temas varíen. En el caso concreto podríamos sistematizar las medidas tomadas en la última sistematización para ver si logramos nuestros objetivos. En este caso añadimos a nuestro formulario una columna “efectos” ¿Cómo sistematizar? una apuesta metodológica para el aprendizaje en las organizaciones. 30 8.6. Resumen de los pasos Tema a sistematizar: Justificación: (Cuál es la importancia de este tema en nuestro proyecto? ¿Por qué hemos elegido este tema? ¿Cuáles hipótesis tenemos? ¿Para qué sirve esta sistematización? ¿Quién participa y/o coordina la sistematización? ____________________________________________________________________ ¿Para quién sirve la sistematización? ____________________________________________________________________________ Pregunta clave (Precisar todavía más que buscamos con el tema a sistematizar): ____________________________________________________________ ¿Qué tengo que saber para contestar la pregunta clave? Fuentes de información Reflexión / Interpretación Decisiones 1. 1. 1. 1. 2. 2. 2. 2. 3. 3. 3. 3. 4. 4. 4. 4. 5. 5. 5. 5. Pregunta clave: ¿Cómo sistematizar? una apuesta metodológica para el aprendizaje en las organizaciones. 31 9. La comunicación como estrategia de devolución de resultados Entendemos por comunicación un proceso humano y social que busca el entendimiento con el/la otro/a plantea una amplia gama de posibilidades de interacción, porque es en la interacción donde tiene su razón de ser, ya que es a través de la comunicación como las personas logran el entendimiento, la coordinación y la cooperación que posibilitan el crecimiento y desarrollo de las organizaciones. La diferencia entre comunicación y comunicación para el desarrollo que esta última procura que los actores se vuelvan protagonistas de su propio desarrollo, con una incidencia efectiva en la construcción de realidades y relaciones más equitativas, y donde se garantice el ejercicio pleno de los derechos y obligaciones ciudadanas. Proporciona a las organizaciones y actores sociales un proceso de formación que les permita incidir activamente en el cambio social. La comunicación para el desarrollo genera una herramienta para el fortalecimiento organizativo orientada a impulsar verdaderos procesos de construcción y práctica democrática. La comunicación para el desarrollo se basa en la premisa de que el éxito en el desarrollo requiere de la participación activa y consciente de los beneficiarios previstos en cada etapa del proceso de desarrollo. En definitiva, el desarrollo no puede llevarse a cabo sin un cambio en las actitudes y la conducta de la gente a quienes está destinada. Con este propósito, por comunicación para el desarrollo se entiende el uso sistemático y planificado de la comunicación: para recabar e intercambiar información entre quienes se ocupan de planificar iniciativas de desarrollo, con el fin de lograr un consenso sobre los problemas de desarrollo con los cuales se enfrentan y las posibles alternativas de solución; • para movilizar a la población hacia acciones para el desarrollo y ayudar a resolver problemas y malos entendidos que pudieren surgir durante la ejecución de un proyecto o proceso; • para reforzar las capacidades pedagógicas y de comunicación de los agentes de desarrollo (en todos los niveles), favoreciendo de esta manera el diálogo con sus interlocutores; • por último, pero no menos importante, para aplicar la tecnología de comunicación en los programas de capacitación especialmente a nivel popular, con el fin de mejorar su calidad y aumentar sus efectos. • ¿Cómo sistematizar? una apuesta metodológica para el aprendizaje en las organizaciones. 32 Sebastiao Mendonca (2005) nos dice que la sistematización4 puede ser transmitida mediante diversos medios, en función del público al cual se quiere llegar con las lecciones aprendidas. La Fundación AGRECOL Andes está utilizando como medios: • Cartillas • Libros • CDs interactivos y/o • Videos. Entonces la forma de presentación y el lenguaje también difieren en función al tipo de receptáculo usado. En el caso de la cartilla se pone mucho énfasis en las lecciones aprendidas y una breve justificación de las mismas. Las lecciones aprendidas se resaltan con fotos relacionadas que tengan impacto en el lector, también se pueden incluir testimonios de personas que han sido parte de la experiencia. Las cartillas que hemos hecho han estado dirigidas a las familias beneficiarias de la experiencia o a las familias que podrían adaptarlas en su contexto. En el caso de una publicación en forma de libro, hacemos una descripción de la metodología, el marco de la sistematización, las personas o instituciones que han sido parte de la experiencia y pasamos directamente a enunciar las lecciones aprendidas y su justificación. El lenguaje difiere en función al público al cual se quiere llegar. El CD interactivo tiene la ventaja de incluir toda la información referida al proceso sistematizado; se pueden añadir los resultados de todo la fase de recolección de información, que muchas veces incluye testimonios grabados o filmados, fotografías que describen y explican la experiencia e inclusive material (documentos, informes etc.) producido en el transcurso de la experiencia y que puede mostrar toda la experiencia, más allá del objeto y el eje de sistematización trabajados. ­ El video requiere de un guión que se desarrolla después de haber concluido el proceso de sistematización, esto pasó con la experiencia en gestión de cuencas del PROMIC5, terminamos la sistematización y el PROMIC contrató una empresa productora que se encargó de desarrollar el guión sobre la base del documento obtenido en el proceso de sistematización y trabajar la filmación. Una sistematización tiene que tener una presentación atractiva, pero principalmente puntual, vale decir, la calidad del documento no está en la cantidad de páginas sino en la forma como se expresan sus lecciones aprendidas. 4 Tomado de “Acompañando procesos participativos de sistematización: Una metodología para la gestión de conocimientos” diseñada por Fundación AGRECOL Andes, por encargo de Red TIC Bolivia. Págs. 5 Programa Manejo Integral de Cuencas de Cochabamba. ¿Cómo sistematizar? una apuesta metodológica para el aprendizaje en las organizaciones. 33 10. Reflexiones finales En los últimos capítulos hemos tratado todos los pasos necesarios para realizar una sistematización. Antes de Uds. comiencen a ponerlas en práctica, quisiéramos reflexionar todavía algunos aspectos.... El interés en aprender de las experiencias Es muy común que se piense que sólo se puede aprender de libros o clases o técnicos y no se considere la propia experiencia como una fuente fundamental de aprendizaje. Preguntémonos siempre ¿qué puedo yo aprender de esto? ¿Mirar hacia atrás versus mirar hacia el futuro? Sistematización no significa solamente mirar hacia atrás o aprender de las experiencias realizadas. También nos da la oportunidad de analizar nuestro proyecto o trabajo actual, de estructurarlo mejor, observar conscientemente procesos específicos. La habilidad de observar Hay que tener cierta sensibilidad y objetividad para captar lo que la experiencia habla por sí misma. Implica desarrollar nuestra sensibilidad para observar y percibir los múltiples detalles que se infiltran en la práctica diaria. Esto implica liberarse de prejuicios. Exigencia de tiempo y disciplina No cabe duda que la sistematización exige tiempo. Sin embargo, este es “el tiempo” que necesitamos y que nunca tomamos para reflexionar y analizar lo que hacemos y estamos haciendo. En muchos proyectos gastamos tiempo en la recolección de datos que después no se analizan por que no hay preguntas claves. La presente propuesta de sistematización enfoca en elegir y delimitar los procesos a observar y facilitar así el análisis y la reflexión efectiva. Lo que si tenemos que invertir es cierta disciplina en el hábito de registrar o escribir nuestras experiencias. ¿Cómo sistematizar? una apuesta metodológica para el aprendizaje en las organizaciones. 34 Instrumento de reflexión y verificación Una de las características fundamentales de la sistematización es pararse y tomar cierta distancia de las exigencias cotidianas de los trabajos que siempre son más urgentes. Esta distancia nos permite reflexionar y verificar si todavía lo que hacemos va con los objetivos de la institución. ¿Estamos haciendo algo que no nos corresponde o que está fuera de nuestro alcance? O tal vez ¿necesitamos ayuda, cooperación de otros? Diferentes niveles para la sistematización La sistematización generalmente se hace en un equipo técnico, a veces a nivel institucional. Sin embargo, la metodología presentada también puede ser aplicada a nivel del trabajo individual que realizamos todos nosotros. Nos puede ayudar en estructurar y reflexionar nuestro trabajo como técnicos. Además, nos facilita el intercambio con nuestros colegas. El apoyo institucional Como hemos visto anteriormente, la sistematización podría resultar mucho más fácil si nuestra institución o proyecto le da prioridad. Preferiblemente, debería ser una responsabilidad colectiva y se impulsa asignándole tiempo y los recursos necesarios (económicos, humanos, etc.). Nuestras instituciones deberían tomar en serio este proceso de aprendizaje y de reflexión como aspecto indispensable de un trabajo de calidad. ¿Cómo sistematizar? una apuesta metodológica para el aprendizaje en las organizaciones. 35 11. Las lecciones aprendidas del curso Cada vez que pensamos en sistematizar lo primero que se nos ocurre es sistematizar al final del proceso y todo el proyecto, sin embargo esta situación nos impide documentar a tiempo las experiencias que vivimos al cotidiano, por ello recomendamos sistematizar continuamente el proceso y no todo el proyecto, sino por componentes para que las lecciones aprendidas sean aplicadas mientras marcha el proyecto. Otro de los mitos que se han creado alrededor de la sistematización es que solo podemos sistematizar experiencias positivas, pero ¿acaso no aprendemos más de las experiencias negativas? Juan de la Roche, de la Coordinadora Ecuatoriana de Agroecología, CEA, compartió sus inquietudes en relación a la sistematización y propuso que el tema que será sistematizado se puede enfocar al menos de dos maneras: 1­ Por medio de casos, aquellos que por ser representativos de un proceso llevado a efecto, que por los resultados, metodología aplicada e impactos logrados son sumamente aleccionadores. Sin circunscribirlos necesariamente a experiencias exitosas (pueden serlo negativas también). 2­ Por un tema específico. Este enfoque implicaría una reflexión previa que de respuestas a inquietudes que no han sido aclaradas en el proceso vivido. Didáctica y metodológicamente, creo que facilitaría el proceso de estructuración de la sistematización en el siguiente esquema que ubica tres momentos: 1­ LA SITUACIÓN INICIAL: Que merece ubicar la situación o tema que sistematizamos antes de la intervención concreta que sistematizamos 2­ LA INTERVENCION REALIZADA: Donde recuperamos las actividades realizadas en el proceso sistematizado. Se encuentra implícito: Qué hicimos, cuándo se lo hizo (las actividades ubicadas cronológicamente en el tiempo), Cómo lo hicimos (métodos y estrategias empleadas), Quién o quiénes lo hicieron, Con quiénes o para quiénes se lo hizo, Con qué medios y recursos se lo hizo. 3­ LA SITUACIÓN ACTUAL: En este momento podemos comparar la situación actual con la situación inicial, identificamos los cambios generados (tangibles e intangibles) y quiénes han capitalizado los beneficios El análisis de los resultados de los tres momentos en su conjunto nos brindan las lecciones aprendidas del proceso sistematizado. En cada uno de esos tres momentos descritos debemos tomar en cuenta “elementos del contexto” en el que se desarrolla. Por ejemplo: en la situación inicial como elementos de ¿Cómo sistematizar? una apuesta metodológica para el aprendizaje en las organizaciones. 36 contexto se encuentran los problemas particulares que generan la intervención, los problemas y oportunidades existentes, factores limitantes y las posibilidades presentes en ese momento. En el momento de la intervención: los factores favorables y limitantes durante la experiencia. Y en el momento actual: los factores que magnificarán o restringirán los resultados alcanzados en el proceso desarrollado. Cuando identificamos a los actores relevantes del proceso es conveniente hacerlo con aquellos que estuvieron directamente involucrados y los que estuvieron involucrados indirectamente. Las visiones de cada uno de ellos pueden ser divergentes, lo que alimentará nuestra reflexión y la comprensión del proceso vivido. ¿Cómo sistematizar? una apuesta metodológica para el aprendizaje en las organizaciones. 37 BIBLIOGRAFÍA Buglass, Leida: Material de apoyo, Sistematización (no publicado). Samaná, 1998 CAMAREN: Sistematización. Documentos del taller, Betania 18­20 noviembre 98. Quito, 1998 DFC (Proyecto Desarrollo Forestal Campesino en los Andes del Ecuador): Guía para la sistematización de experiencias y procesos. Quito, Ecuador, 1997 Fundación AGRECOL Andes: “Acompañando procesos participativos de siste­ matización: Una metodología para la gestión de conocimientos. 2006. Germann, Dorsi / Gohl, Eberhard / Schwarz, Burkhard: Participatory impact monitoring. GATE. Braunschweig, 1996 Jara, Oscar H.: Para sistematizar experiencias; una propuesta teórica y práctica. 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