DFOE-SM-77-2008 - Contraloría General de la República

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA
ÁREA DE SERVICIOS MUNICIPALES
Informe No. DFOE-SM-77-2008
Al contestar refiérase
al oficio Nro.
13029
5 de diciembre, 2008
FOE-SM-2375
Licenciada
Ileana Acuña Jarquín
Secretaria Municipal
MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ
San José
Ingeniero
Johnny Araya Monge
Alcalde Municipal
MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ
San José
Estimados señora y señor:
Asunto:
Informe Nro. DFOE-SM-77-2008 sobre los resultados del estudio
del presupuesto ordinario para el año 2009 de la Municipalidad de
San José, el cual se aprueba parcialmente por la suma de
¢39.910.195.574,00.
Para que lo haga de conocimiento de los miembros del Concejo, se dé cumplimiento
a lo dispuesto en el artículo 99 del Código Municipal y para lo que compete al Alcalde de
esa Municipalidad, se les informa que con fundamento en las atribuciones conferidas a la
Contraloría General de la República en los artículos 175 y 184 de la Constitución Política
de la República, 18 de su Ley Orgánica Nro. 7428 y otras leyes conexas, se analizó el
presupuesto ordinario de esa Municipalidad y su correspondiente plan operativo anual
para el ejercicio económico 2009, aprobados por el Concejo, según consta en el acta de
la sesión extraordinaria Nro. 60, celebrada el 17 de setiembre, remitidos con nota Nro.
7066 del 29 de setiembre de 2008, recibida el 30 del mismo mes y año; así como la
documentación complementaria aportada como apoyo de tales documentos.
El estudio se realizó de conformidad con la normativa jurídica aplicable según las
circunstancias, con la normativa técnica que rige la materia, con las directrices emitidas
por la Contraloría General de la República, según su competencia y aplicando técnicas
selectivas.
La verificación del cumplimiento del bloque de legalidad en el plan operativo anual y
el presupuesto, se fundamentó en las certificaciones remitidas por esa entidad, según lo
establecido en la normativa vigente. La veracidad de su contenido es responsabilidad de
los funcionarios que las suscribieron, en el entendido de que el jerarca y los titulares
subordinados serán responsables por el cumplimiento del bloque de legalidad en relación
con la etapa de formulación y aprobación presupuestaria interna.
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Sobre el contenido de los documentos se les indica lo siguiente:
1.
CONSIDERACIONES GENERALES
a)
La aprobación parcial que se otorga a este presupuesto, no constituye
una limitante para que este órgano contralor realice las verificaciones que en el futuro
considere pertinentes, según sus potestades de fiscalización superior sobre los recursos y
aplicaciones a los cuales se les da contenido presupuestario mediante este documento,
presupuestos extraordinarios y modificaciones.
b)
Todos los documentos presupuestarios deben registrase o incorporarse
al Sistema de Información sobre Presupuestos Públicos (SIPP) y validarse. En lo que
respecta a los presupuestos extraordinarios este requerimiento debe darse previamente al
envío al órgano contralor. Lo anterior, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 5 de las
“Directrices generales a los sujetos pasivos de la Contraloría General de la República
para el adecuado registro o incorporación y validación de información en el sistema de
información sobre presupuestos públicos (SIPP) Nro. D-2-2005-CO-DFOE.”
Asimismo, el artículo 6 de esas Directrices señala que el jerarca debe
establecer los procedimientos internos para el registro o la incorporación y la validación de
los datos requeridos por el SIPP, que contemplen, entre otros aspectos, las
responsabilidades de las unidades y funcionarios que intervengan en ellos, con el fin de
garantizar que la información a incluir en el Sistema sea exacta, confiable y oportuna
c)
En relación con los recursos asignados a la unidad de Auditoría Interna y
para su adecuada ejecución, esa Administración debe tomar las acciones pertinentes para
el efectivo acatamiento de lo que establece el artículo 27 de la Ley General de Control
Interno, considerando que es fundamental para el adecuado cumplimiento del plan de
trabajo de la citada unidad, así como para la correspondiente rendición de cuentas que
debe realizar el Auditor Interno sobre los recursos asignados por el jerarca.
d)
La unidad de Auditoría Interna debe contar con los recursos necesarios
y suficientes para cumplir su gestión, acorde con su plan de trabajo anual, conforme lo
establece el artículo 27 de la Ley General de Control Interno. Asimismo, la distribución
debe ser equitativa con respecto a los requerimientos del resto de la entidad, en el
entendido que no se dé un trato discriminatorio en caso de que existan restricciones de
orden presupuestario. La Administración será responsable de llevar un registro separado
del monto asignado y aprobado para la mencionada Auditoría Interna, detallado por objeto
del gasto y de facilitar su ejecución.
e)
Las variaciones al presupuesto deberán ajustarse a lo establecido por
esta Contraloría General, especialmente en el Reglamento sobre variaciones al
presupuesto de los entes y órganos públicos, municipalidades y entidades de carácter
municipal, fideicomisos y sujetos privados R-1-2006-CO-DFOE (publicado en La Gaceta
Nro. 170 del 5 de setiembre de 2006). Se reitera que esa administración es responsable
de verificar el cumplimiento del bloque de legalidad en dichos documentos
presupuestarios, que incluye lo dispuesto en el Código Municipal en relación con la
aprobación interna de las modificaciones presupuestarias, las cuales únicamente
pueden ser acordadas por el Concejo y con los conceptos incluidos en la partida de
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remuneraciones (ver artículos 100, 122 c, 146 b, entre otros). Asimismo, se les recuerda
que ya se debe haber elaborado la normativa interna que asegure el adecuado
cumplimiento de lo establecido en dicho reglamento.
f)
Parte fundamental de las responsabilidades propias de la
Administración, es el desarrollo apropiado de las siguientes actividades del proceso planpresupuesto:
i) Evaluación física y financiera de la ejecución del plan-presupuesto
municipal y presentación de los resultados al Concejo, en forma periódica, así como al 31
de diciembre al finalizar cada periodo1.
ii) Como resultado de la evaluación física y financiera, proponer ante
las instancias que correspondan, los ajustes pertinentes al plan-presupuesto en forma
oportuna, apegados a la reglamentación vigente y al bloque de legalidad
iii) Instaurar los mecanismos de control necesarios, de manera que la
ejecución presupuestaria se ajuste a las asignaciones aprobadas, se cumpla con el
bloque de legalidad y se desarrolle de conformidad con los objetivos, metas y prioridades
contenidas en el plan operativo y teniendo como referencia los indicadores de gestión
establecidos.
g)
El Decreto Ejecutivo Nro. 34029-H2 establece la obligación de
implementar las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP).
Por consiguiente, se hace necesario que esa administración considere
las previsiones presupuestarias pertinentes para realizar el ajuste necesario en los
sistemas y registros contables a efecto de adoptar e implementar dichas normas de
contabilidad.
h)
Se deberán incorporar al presupuesto vigente, mediante los mecanismos
establecidos, el contenido presupuestario necesario para adoptar, en lo que les
corresponda, las medidas para dar efectividad a los derechos fundamentales de las
personas menores de edad, conforme lo previsto en la Convención de los Derechos del
Niño (Ley Nro. 7184) y el Código de la Niñez y la Adolescencia (Ley Nro. 7739).
i)
La Administración es responsable de verificar la legalidad de los
procedimientos de contratación administrativa que se lleven a cabo, así como de la
conformidad de lo contratado o pactado con el ordenamiento jurídico, tanto de los
contratos vigentes como de los que se suscriban a futuro. En tal sentido, en el expediente
de contratación respectivo deberá quedar constancia de todo lo actuado sobre el
particular por parte de la Administración, para efectos del control posterior de este órgano
de fiscalización superior.
1
Artículo 11 de la Constitución Política, 55 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos
Nro. 8131, entre otra normativa.
2
Publicado en La Gaceta Nro. 196 del 11 de octubre de 2007.
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APROBACIONES
De conformidad con los resultados obtenidos, se aprueba parcialmente el
presupuesto presentado por esa Municipalidad por un monto de ¢39.910.195.574,00. En
relación con algunas de las aprobaciones se indica lo siguiente:
a)
Se aprueban los ingresos propuestos a excepción de lo señalado en el
inciso a) del punto 3 de este informe; no obstante, se les recuerda que los montos
propuestos constituyen una meta de recaudación y que de conformidad con lo establecido
en el inciso j) del artículo 110 de la Ley de Administración Financiera y Presupuestos
Públicos, Nro. 8131, “El incumplimiento total o parcial, gravemente injustificado, de las
metas señaladas en los correspondientes proyectos, programas y presupuestos.”,
constituye un hecho generador de responsabilidad administrativa, independientemente de
la responsabilidad civil o penal a que pueda dar lugar. Asimismo, “el apartarse de las
normas técnicas y los lineamientos en materia presupuestaria y contable emitidos por los
órganos competentes”, como sería el apartarse del principio presupuestario de exactitud,
también constituye un hecho generador de responsabilidad administrativa, tal como lo
dispone el inciso o) del artículo antes citado.
b)
Se aprueba el aporte del Gobierno Central, por concepto de la Ley 8114
con base en el Proyecto de Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República
para el ejercicio económico 2009, que se encuentra en trámite en la Asamblea Legislativa.
Por lo tanto, si se aprobara una transferencia distinta a la propuesta o disposiciones que
de alguna manera incidieran en este presupuesto, se deberán realizar los ajustes
pertinentes.
c)
La incorporación de los recursos de vigencias anteriores, superávit
específico, por ¢902.930.0690,00, y superávit libre por ¢2.406.367.318,00 se aprueban
de acuerdo con la información aportada, sujeto a que de previo a su ejecución, esa
Administración verifique que la suma incorporada no exceda el resultado de la liquidación
presupuestaria al 31 de diciembre de 2008 y que en caso de ser necesario, se realicen los
ajustes correspondientes, una vez aprobada por el Concejo la liquidación presupuestaria
de ese periodo.
d)
El presupuesto de egresos por partida a nivel general y por programas
se aprueba de conformidad con lo comunicado en los “Lineamientos Generales sobre el
nivel de aprobación del presupuesto de los entes y órganos públicos, municipalidades y
entidades de carácter municipal, fideicomisos y sujetos privados” (L-1-2005-CO-DFOE)3.
Otros niveles utilizados por esa entidad, se tienen como informativos y de uso netamente
interno. Los presupuestos extraordinarios y modificaciones, que se formulen durante el
ejercicio económico, así como los informes de ejecución presupuestaria, deben guardar
concordancia con lo antes indicado.
e)
Se aprueba el contenido presupuestario para un total de 2645 plazas,
según la Estructura organizacional (Recursos - Humanos), de las cuales 1840 son para
“Procesos sustantivos” y 805 para “Apoyo”.
3
Publicados en La Gaceta No. 104 del 31 de junio de 2005.
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f)
En cuanto a la provisión incluida con el fin de cubrir los posibles
incrementos salariales correspondientes al periodo 2009, su utilización será de la
exclusiva responsabilidad del Jerarca y de la Administración de esa Municipalidad. No
obstante, se indica que dichos incrementos salariales deberán ser aprobados por el
Concejo con base en justificaciones que señalen el fundamento, (costo de vida, salarios
mínimos, decreto de gobierno resoluciones del Servicio Civil, estudios motivados por
reestructuraciones de la organización, reasignaciones, estudios del mercado salarial,
rotación de personal, etc.), y la descripción de la metodología utilizada para determinar el
monto o porcentaje que se propone, la cual deberá considerar al menos la viabilidad
financiera de la municipalidad para hacerle frente al compromiso presente y futuro que se
adquiere y cumpliendo el bloque de legalidad; dichas
justificaciones
deberán
documentarse en el expediente que al efecto debe abrir la administración y que deberá
estar disponible para las funciones de fiscalización que pueda realizar esta Contraloría
General en esa materia.
Asimismo, en vista de que con la aplicación de la provisión antes citada
o por el mecanismo de modificación presupuestaria, se realizaron ajustes de carácter
salarial, los cuales de acuerdo con la reglamentación vigente no requieren de la
aprobación de esta Contraloría General, se les recuerda que es de la entera
responsabilidad de la Administración el que dichos ajustes salariales aprobados
internamente cumplan con los requerimientos legales y técnicos pertinentes.
Consecuentemente, la aprobación de esta Contraloría General está referida a la previsión
presupuestaria necesaria para cubrir las obligaciones salariales correspondientes, lo que
no implica un aval a lo actuado en relación con dichos ajustes.
g)
El contenido presupuestario para el reconocimiento de la prohibición se
aprueba; no obstante, es responsabilidad de esa administración verificar, de previo a
reconocer el beneficio indicado y en cada caso en particular que previo a la inclusión de
plazas al régimen de prohibición, exista una resolución del alcalde o autoridad
competente, que motive dicha inclusión y el pago correspondiente del plus. Dicha
resolución a su vez, tiene que estar apoyada en un estudio específico que demuestre la
vinculación de las funciones y responsabilidades de la plaza con el fundamento que se
adopta para el reconocimiento.
3.
IMPROBACIONES
Como resultado del análisis de los documentos presentados, se imprueba de
la transferencia de IFAM por concepto de Licores Nacionales y Extranjeros, la suma de
¢30.592.850,00 y su aplicación en los gastos, por cuanto según lo comunicado por dicho
Instituto la suma asignada para esa municipalidad es de ¢428.981.249,00 y no el monto
incorporado en este documento de ¢459.574.099,00, por lo que deberán realizar los
ajustes pertinentes.
En lo que respecta al Sistema de Información sobre Presupuestos Públicos
(SIPP), el presupuesto se pondrá a disposición de los usuarios que tienen la función de
registrar y validar la información presupuestaria en dicho sistema, con el fin de que se
realicen los ajustes que se refiere la improbación antes citada, para posteriormente ser
validado y enviado nuevamente a este Órgano Contralor antes del 15 de enero de 2009 y
siguiendo los procedimientos establecidos.
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OTROS RESULTADOS
a)
La ejecución de los recursos por concepto de préstamos que se
incorporan en este presupuesto será de la entera responsabilidad de esa administración;
asimismo, se deja a responsabilidad de ese municipio la coordinación con el Banco
respecto de la ejecución de los gastos; dado que no se cuenta con suficientes elementos
de juicio para determinar si la asignación presupuestaria por objeto del gasto, concuerda
con las categorías de inversión contenidas en el documento de préstamo.
b)
En la sección de ingresos, el monto por ¢26.242.080,00 correspondiente
al aporte IFAM impuesto al ruedo, Ley 6909, se deberá reclasificar como una
transferencia de capital de Instituciones Descentralizadas no Empresariales, de
conformidad con el Clasificador de ingresos del Sector público y así reflejarse en los
informes de ejecución presupuestaria y en el SIPP. Al respecto, se solicita tomar las
medidas del caso para corregir esta clasificación que por tercer año consecutivo se les
debe señalar.
c)
En años anteriores, esta Contraloría General ha expresado su
preocupación por los porcentajes de recuperación que maneja esa municipalidad en los
ingresos por los servicios de recolección de basura, aseo de vías y sitios públicos y
parques y obras de ornato; en este año, nuevamente se hace referencia a los siguientes
porcentajes de recuperación 60,6%, 47,1% y 53,9% respectivamente. Considerando las
acciones que describen en los oficios Nro. 5392 y 8004 de fechas 31 de julio y 29 de
octubre de 2008, en relación con el plan para corregir el déficit en los servicios que presta
esa corporación municipal, se solicita a esa municipalidad dar seguimiento a las acciones
emprendidas de manera que para el próximo período presupuestario se pueda reflejar un
aumento de los porcentajes citados y en consecuencia la disminución del déficit de dichos
servicios.
Atentamente,
Licda. Giselle Segnini Hurtado
Gerente de Área.
MEVG/ LNC/scg
Ci:
Auditor Interno
Expediente: Ordinario - 2009
Archivo Central
Archivo Originales
NI:
21490
G:
2008002980-1