procedimiento de control y seguimiento de fondos especiales de

Rama Judicial del Poder Público
Consejo Superior de la Judicatura
Sala Administrativa
SIGC
DA
PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DE FONDOS ESPECIALES DE
TRIBUTACION ESPECIAL DE LAS NOTARIAS PARA LA ADMINISTRACION DE
JUSTICIA Y REASIGNACION DE INGRESOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE
NOTARIADO Y REGISTRO
LA
1. OBJETIVO
Controlar los Fondos Especiales que se generan por el aporte equivalente al 10% de los ingresos brutos de las
notarías, destinado por la ley a la Administración de Justicia y de la porción que se reasigna de los ingresos
provenientes de los derechos por registro de instrumentos públicos y otorgamiento de escrituras destinados a
la Superintendencia de Notariado y Registro, para el financiamiento de inversiones destinados a la
construcción, adecuación y dotación de despachos judiciales de la Rama Judicial de Colombia.
2. ALCANCE
3. RESPONSABLE
NT
Unidad de Presupuesto
División de Fondos Especiales y Cobro Coactivo
4. DEFINICIONES
SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera
RO
Rama Judicial de Colombia
SNR: Superintendencia de Notariado y Registro
CO
Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran contempladas en la Norma
NTCGP1000 2009. Sistemas de Gestión de la Calidad.
5. NORMATIVIDAD
Constitución Política de Colombia. Art. 131
Ley 55 de 1985. Art. 1 y 13
Decreto 1890 de 1999. Art. 84
Ley 6 de 1992. Art. 135
Decreto 1960 de 1992
Circular Conjunta 16 del 2001. DIAN
PI
A
PASO
1
CO
6. ACTIVIDADES
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Analizar
y
verificar
la
información
remitida por la
entidad
correspondient
e
(extractos
Bancarios,
SIIF,
Recibe por parte de la entidad o dependencia pertinente la
información correspondiente al recaudo del Fondo Especial que
se este evaluando. Se verifica que ésta información esté
completa, de lo contrario se solicita complementarla. Realiza el
análisis y verificación de la información remitida por la entidad
correspondiente (Extractos Bancarios y recibo de consignación
de la SNR).
Asistente
Administrativo
División Fondos
Especiales
y
Cobro Coactivo
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6. ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
4
LA
Registrar
la
información
resultante de la
confrontación,
en el formato
de control o
verificación
por cada uno
de los Fondos
Especiales
Consulta el SIIF y registrar el detalle de cada cuenta, que debe
ser utilizado en la confrontación de información remitida por la
entidad o dependencia respectiva. Si existen inconsistencias se
solicita aclaración ante el Banco Agrario, Davivienda, Banco
Popular, BBVA, DTN o dependencia, según sea el caso.
En el formato de control o verificación se registra la información
resultante con la novedad por cuenta bancaria para el Fondo
de Tributación Especial de Notarias, a fin de hacer el
seguimiento respectivo.
Para el caso de Reasignación se verifica en la cuenta del
Banco de la República su consignación.
RO
3
Consultar SIIF
y registrar el
detalle de cada
cuenta
NT
2
DA
consignacione
s
realizadas
por
la
Superintenden
cia SNR)
CO
Una vez al mes se reunirán luego del cierre contable, los
encargados del tema de las Divisiones de Programación
Presupuestal, Contabilidad, Ejecución Presupuestal y Fondos
Especiales y Cobro Coactivo, a fin de verificar, controlar y
hacer seguimiento al recaudo de los Fondos Especiales y de
las distintas novedades, actuaciones que se pudieren haber
presentado en el respectivo mes. En caso de que la
información se encuentre consistente se procederá a la
actividad No. 6 y, en caso contrario, se solicitará información
adicional a las entidades respectivas.
5
6
CO
PI
A
Celebrar
comité
mensual
Verificar
información
adicional
de
entidades
pertinentes
Diligenciar
formato
control
recaudo
de
de
RESPONSABLE
Realiza la verificación de la información remitida por los
terceros, realiza los respectivos ajustes en los formatos para
aclarar la información.
Registrar la información los cuadros correspondientes por cada
fondo, que sirve para elaborar el informe pertinente.
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Asistente
Administrativo
División Fondos
Especiales
y
Cobro Coactivo
Asistente
Administrativo
División Fondos
Especiales
y
Cobro Coactivo
Asistente
Administrativo
División
de
Fondos
Especiales
y
Cobro Coactivo,
Profesional
Universitario
División
Ejecución
Presupuestal
Profesional
División
de
Programación y
Presupuesto
y
Profesional
Universitario
División
de
Contabilidad
Asistente
Administrativo
División Fondos
Especiales
y
Cobro Coactivo
Asistente
Administrativo
División Fondos
Especiales
y
Cobro Coactivo
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6. ACTIVIDADES
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
7
Elaborar
informe
de
Fondos
Especiales.
Presentar
Informe
de
Fondos
Especiales
Elaborar y presentar cada trimestre un informe al Director
Ejecutivo sobre Fondos Especiales para la Sala Administrativa.
División Fondos
Especiales
y
Cobro Coactivo
LA
9
Presentar cada trimestre un informe a la Sala Administrativa del
Consejo Superior de la Judicatura y remitir copia a la Unidad de
Planeación, División de Ejecución Presupuestal, División de
Contabilidad.
Remite los soportes (extractos) a la División de Contabilidad.
Proyectar
oficio para la
División
de
Contabilidad
7. REGISTROS
RESPONSABLE
DE
DILIGENCIARLO
Asistente
Administrativo
LUGAR DE
ARCHIVO
NT
NOMBRE
Informes
7. ANEXOS
Formato de control o verificación
Archivo
Gestión
de
CRITERIO
DE
ARCHIVO
Cronológico
Director
Ejecutivo
Director Unidad
Presupuesto
Asistente
Administrativo
División Fondos
Especiales
y
Cobro Coactivo
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICI
ÓN
Ver TRD
Ver TRD
CO
CODIGO
RO
8
DA
PASO
8. CONTROL DE CAMBIOS
CO
PI
A
No aplica para esta versión
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