Medición de archivos - Archivo General de la Nación

Ref. 1-2014-3285 - 2713/2014/SGC - 420
Señora
YULIETH
Asunto: Medición de archivos
Cordial saludo:
El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado AGN, ha recibido su
comunicación radicada con el Nº 1-2014-3285 acerca de la solicitud de información
relacionada con la medición de archivos. Al respecto nos permitimos atender su
solicitud en los siguientes términos:
La norma NTC 5029 sobre Medición de Archivos resulta de gran utilidad para poder
establecer, de acuerdo con las unidades de conservación y gramaje del papel, los
promedios de folios por metro y convertir finalmente esa medida a la cantidad total de
folios del archivo.
En el anexo B (pg. 12, de la norma), se establecen las cantidades de folios por metro
lineal teniendo en cuenta el gramaje del papel (35, 60, 75 grs/m 2) y la unidad de
conservación en que se encuentren los documentos: Legajo, carpeta, cajas de archivo,
otros.
La norma no establece diferencia entre las distintas referencias de cajas de archivo,
simplemente determina que si los documentos se encuentran en ellas, el promedio por
metro, por ejemplo para papel de 75 grs/m2 , es de 6.300 folios, teniendo en cuenta que
la caja se encuentre completamente llena.
La NTC 5029 no contempla estándares de medida por cajas, es decir, no dice que una
determinada cantidad de cajas equivale a un metro, ya que siempre habrá que
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comprobar qué cantidad de folios reposan dentro de las mismas y de qué gramaje es el
papel que ellas contienen.
Los seis puntos relacionados en su solicitud se responden de la siguiente manera:
1. “Un metro lineal es igual a 5 cajas de archivo Referencia X200”
No es correcto determinar que una cierta cantidad de cajas equivale a un metro lineal
de documentación, pues siempre se debe verificar el contenido de las mismas y medir
el espacio ocupado por la documentación.
2. “Cada caja contiene 6 carpetas cada una con 200 folios para un total de 1.200 folios
por caja”
Eso es cierto siempre y cuando se cumpla esa condición, pero si la cantidad de folios
por carpeta es mayor o menor, el resultado final obviamente variará.
3. “Un metro lineal es igual a 6.000 folios, los cuales pueden estar ubicados en
estantería, en carpetas, o en carpetas y cajas; es decir, los 6.000 folios legajados
siempre representarán 1 metro lineal de archivo”
No es del todo cierto, pues hay que tener en cuenta el gramaje del papel. No es lo
mismo 6.000 folios de 30 grs/ m2 que 6.000 folios de 90 grs/ m2 , a mayor gramaje
mayor espacio ocupado y viceversa.
4. “Las carpetas que contienen pocos documentos, se considera que en una caja se
agruparán entre 10 y 12 carpetas para un total de 700 folios por caja o 700 folios en
12 carpetas, es decir, el metro lineal tendrá 3.500 folios, el espacio de los 2.500
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folios faltantes se deja de margen por el gramaje de la carpeta y el espacio del
gancho legajador plástico”
No es cierto por lo expresado en el punto 2 de esta comunicación. El gramaje de la
carpeta, el grosor del gancho legajador e incluso el ancho del cartón de las cajas, no
son componentes del metro lineal de documentación, es decir, no se tienen en cuenta
para determinar la medición.
5. “Un metro lineal es igual a 3 cajas Referencia X300 cada una con 12 carpetas de
200 folios, para un total de 2.400 folios por caja”
Ver punto uno de este listado.
6. “Un metro lineal en cajas Referencia X300 es igual a 7.200 folios”
Ver punto uno de este listado.
A manera de información adicional, puede consultar el sitio web del Archivo General de
la Nación (www.archivogeneral.gov.co) en donde encontrará un compendio de
legislación y normatividad archivística colombiana, así como manuales, cartillas e
instructivos, que guían la práctica de la gestión documental.
En los anteriores términos dejamos rendido nuestro concepto el cual debe considerarse
dentro de los parámetros establecidos en el Art. 28 del Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
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Atentamente,
JHON ALEXANDER GONZÁLEZ FLÓRES
Subdirector de Tecnologías de Información
Archivística y Documento Electrónico
Anexos: N/A
Copia: N/A
Proyectó: Mario Quiñones Abusaid - Grupo de Preservación Digital y Medios Tecnológicos
Revisó: Carlos Enrique Rojas Núñez - Coordinador Grupo de Preservación Digital y Medios Tecnológicos
Archivado en: Grupo de Preservación Digital y Medios Tecnológicos - Serie Conceptos Técnicos
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