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PROCEDIMIENTO DE REQUISICIÓN DE COMPRAS Y/O
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SERVICIOS
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REQUISICIÓN DE COMPRAS Y/O SERVICIOS
RESPONSABLE DEL PROCESO
AUTORIZÓ
RESPONSABLE DEL ÁREA DE ADQUISICIONES Y CONTROL
PATRIMONIAL
REPRESENTANTE DE RECTORIA
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1-OBJETIVO
Efectuar las compras sin licitación y atender las solicitudes de servicios de las áreas de la UT de Nayarit, con la
finalidad de que las áreas cuenten con materiales de trabajo en tiempo y forma.
D
A
2-ALCANCE
Inicia con las solicitudes de compra por parte de las áreas y termina con la entrega de materiales y/o servicios
solicitados por dichas áreas.
LA
3-POLÍTICAS DE APLICACIÓN
El área de Adquisiciones y Control patrimonial, a través del área de Compras, debe mantener la lista de
proveedores actualizada A01POCA-01.
Los días de recepción de las requisiciones son cada lunes de la primera y tercera semana de cada mes,
en caso de ser día inhábil, este se recorre al día hábil siguiente; la requisición de compra debe entregarse
en original y dos copias.
Las áreas solicitantes deben llenar correctamente una requisición por concepto de papelería, material y
servicios.
Las áreas que necesiten copia de factura del material solicitado, deben marcarlo en el formato de
requisición de compra.
Sólo en casos justificados, se autorizan compras después del período de recepción señalado
anteriormente.
En caso de solicitarse una compra de una bien de primera adquisición, en el formato de requisiciones se
deben describir las características y alcances de la compra.
A partir de que la DAF autoriza las requisiciones de compra, se cuenta con un plazo de 21 días para
entregar el material y/o servicio solicitado por el área.
Todos los proveedores deben incorporarse a un padrón de proveedores y contar en su expediente con lo
establecido en el formato de requisitos, políticas y criterios de compra, misma que será local o foráneo
según sea el caso para cada uno de ellos.
Se evalúa a los proveedores semestralmente, dicha evaluación se aplica solo a los proveedores que se
les haya hecho por lo menos una compra en el periodo a evaluar R01POCA-01.
La adquisición de los documentos oficiales (acta de examen profesional, certificados y títulos
profesionales) lo realiza la Subdirección de Servicios Escolares en coordinación con el Abogado General a
través del Departamento de Adquisiciones y Control Patrimonial.
El área de Adquisiciones y Control Patrimonial debe enviar al área de Contabilidad las facturas y
requisiciones firmadas de recibido por cada área solicitante, para efectuar los pagos a los proveedores de
las compras generadas.
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Los servicios de mantenimiento de equipo informático, están a cargo del área correspondiente, y en caso
de requerir algún servicio de mantenimiento de equipo distinto al antes mencionado, se deberá solicitar a
través de requisición de compra del servicio de mantenimiento y seguir el procedimiento normal.
El área de Compras llevará a cabo las evaluaciones de satisfacción del cliente ó área solicitante cada
cuatrimestre, R03POCA-01.
LA
4-INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS Y/O PROCEDIMIENTOS
Todos los procesos y procedimientos del SGC.
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O
5-TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Se deben tomar en cuenta todos los establecidos en la norma ISO 9000.
DAF-Dirección de Administración y Finanzas.
UT de Nayarit-Universidad Tecnológica de Nayarit.
SGC-Sistema de Gestión de Calidad.
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6-INSUMOS
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Lista de Proveedores.
Requisiciones de compras de las áreas.
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SERVICIOS
7-DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
ÁREA DE COMPRAS
AREA SOLICITANTE
DAF
INICIO
LA
2
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O
Recibe requisiciones por parte del área
solicitante, sella de recibido, asigna no. de
folio y registra en el formato de
seguimiento de requisiciones.
5
N
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C
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3
Concentra las requisiciones recibidas y
arma un paquete para firma y autorización
de DAF.
O
PI
A
Concentra las requisiciones autorizadas y
las registra en el formato de seguimiento
de requisiciones en el apartado
correspondiente.
6
C
Registra en el Seguimiento de
Requisiciones específica cuáles no fueron
autorizadas y el motivo.
7
Adquiere el producto y/o contrata el
servicio con ayuda de las áreas cuando
ésta se requiera, revisará el producto o
bien adquirido
9
8
Entrega materiales y/o servicios
solicitados por área.
D
A
1
Solicita al área de Compras el material y/o
servicio a través del formato de requisición
de la compra.
Recibe y firma de recibido, en el formato
original de requisición, y en el caso de que se
trate de equipo o mobiliario el resguardo
correspondiente.
FIN
4
Revisa, firma y autoriza requisiciones
de acuerdo al presupuesto
autorizado para cada rubro y regresa
a compras en un plazo no mayor a 5
días hábiles para suministrar
materiales y/o servicio requerido.
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RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y AUTORIDAD
FORMA O DOCUMENTO
1
Área Solicitante
INICIO.
Solicita al área de Compras el material y/o servicio
a través del formato de requisición de la compra.
A02POCA-01
2
Área de Compras
Recibe requisiciones por parte del área solicitante,
sella de recibido, asigna no. de folio y registra en el
formato de seguimiento de requisiciones.
3
Área de Compras
Concentra las requisiciones recibidas y arma un
paquete para firma y autorización de DAF.
Director de
Administración y
Finanzas
Revisa, firma y autoriza requisiciones de acuerdo
al presupuesto
autorizado para cada rubro y
regresa a compras en un plazo no mayor a 5 días
hábiles para suministrar materiales y/o servicio
requerido.
Área de Compras
Concentra las requisiciones recibidas de DAF,
registra en el formato de seguimiento de
requisiciones en el apartado correspondiente.
TR
O
LA
A04POCA-01
A02POCA-01
C
Registra en el seguimiento de requisiciones,
especifica cuáles no fueron autorizadas y el motivo
e informa al área correspondiente.
Área de Compras
Adquiere el producto y/o contrata el servicio con
ayuda de las áreas cuando ésta se requiera.
8
9
C
O
7
N
O
6
Área de Compras
PI
A
5
O
N
4
D
A
ACT_No.
Área de Compras
Área Solicitante
Entrega materiales solicitados por área.
Recibe y firma de recibido, en el formato original
de requisición, y en el caso de que se trate de
equipo o mobiliario el resguardo correspondiente.
FIN.
A04POCA-01
A04POCA-01
A06POCA-01
A07POCA-01
R02POCA-01
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8-RESULTADOS
Suministro de material y servicios a las áreas solicitantes.
10-FORMATOS UTILIZADOS
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Evaluación a Proveedor, R01POCA-01.
Lista de Proveedores, A01POCA-01.
Requisición de Compras, A02POCA-01.
Seguimiento de requisiciones, A04POCA-01.
Requisitos, políticas y criterios de compra locales, A06POCA-01.
Requisitos, políticas y criterios de compra foráneos, A07POCA-01.
Orden de compra, R02POCA-01.
Encuesta de Satisfacción del cliente, R03POCA-01.
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D
A
9-SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
Este procediendo se medirá analizando la eficiencia en el suministro de insumos a las áreas solicitadas.
Requisiciones Atendidas/Requisiciones Recibidas; y mediante la satisfacción del cliente.
C
11-INDICADORES
N
O
% de usuarios satisfechos = No. de usuarios Muy Satisfechos y Satisfechos
Total de usuarios encuestados
C
O
PI
A
Compras =
Total de Requisiciones Atendidas
Total de Requisiciones Recibidas
X 100
X 100
0
