Descargo - Ministerio de Educación y Cultura

Informe de Auditoría Interna Nº 148/2016
Modalidad Programada
Plan de Trabajo Anual
Nº 15– Código de Riesgo AG07 – Gestión Operativa de las Coordinaciones
Departamentales de Supervisiones
Coordinación Departamental de
Supervisiones Educativas del
Departamento de Guairá
Ciudad de Villarrica
Mes: Junio
Año: 2016
Informe de Auditoría
1
AUDITORÍA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Ing. Com. Alberto D. Rodríguez Ortiz
Director General
Dirección General de Auditoría Interna
Lic. Carlos Céspedes Villalba
Encargado de Despacho
Coordinación General de Direcciones Operativas de Auditorias
Lic. Irides Rosanna Giménez
Encargada de Despacho
Dirección de Auditoría de Gestión
Auditor
C.P. Gustavo Pedrozo
CONTENIDO DEL INFORME
1.- Objetivo
2.- Antecedentes
3.- Alcance del Examen
4.- Base Legal
5.- Responsables Administrativos
6.- Estructura del Informe
7.- Desarrollo del Informe
8.- Conclusiones
9.- Recomendación
Informe de Auditoría
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1. OBJETIVOS
Obtener elementos de juicios suficientes y competentes que nos permitan emitir una
opinión objetiva y profesional sobre la gestión administrativa y financiera de la
Coordinación Departamental de Supervisiones Educativas del Departamento del
Guairá, a cargo de la Lic. Sara Victoria Ortiz Paniagua, con CIC Nº 1.256.081.
2. ANTECEDENTES
En el Marco de la Resolución N° 25335/2015 Por la cual se aprueba el Plan Anual y
Cronograma de Trabajos del año 2016, de la Dirección de Auditoria Interna del
Ministerio de Educación, así como las Disposiciones Legales y Reglamentaciones
Internas que regulan la gestión de los funcionarios públicos.
Por Memorándum de Encargo de Auditoría Nº 040 del 18 de febrero de 2016, se
autoriza la realización de una Auditoría de Gestión Financiera a la Coordinación
Departamental de Supervisiones Educativas del Departamento del Guairá ubicada en la
Ciudad de Villarrica del Espíritu Santo.
En fecha 01 de marzo de 2016, se da por iniciada la Auditoría de Gestión Financiera en
la Coordinación Departamental de Supervisiones Educativas del Departamento del
Guairá ubicada en la Ciudad de Villarrica del Espíritu Santo.
Por Memorándum DAG Nº 525/2016, se remite el informe para su descargo a la
Coordinación Departamental de Supervisiones del Departamento de Guairá. La
Dependencia auditada, eleva a la Dirección General de Auditoría Interna el Descargo
correspondiente según se especifica en su informe CDSEG. N° 218/2016 de fecha 11 de
mayo de 2016, con mesa de entrada del 13 de mayo de 2016.
3. ALCANCE DEL EXAMEN
Auditoría de Gestión Financiera a la Administración de la Lic. Sara Victoria Ortiz,
Coordinadora Departamental de Supervisiones Educativas del Departamento del
Guairá ubicada en la Ciudad de Villarrica del Espíritu Santo. Abarca el Ejercicio Fiscal
2015 al 04 de marzo de 2016.
El examen fue practicado de conformidad al Manual de Auditoría Gubernamental
aplicado por el Ministerio de Educación y Cultura; y en consecuencia se incluyen las
pruebas necesarias, realizadas en base a las técnicas y procedimientos de Auditoría
sobre los documentos de la Administración de la Coordinación Departamental de
Supervisiones Educativas del Departamento del Guairá, y que son de exclusiva
responsabilidad de los funcionarios intervinientes en su elaboración, formalización e
implementación.
4. BASE LEGAL
La Auditoría de Gestión Financiera se sustenta en el Artículo 61 de la Ley N° 1535/99
“De Administración Financiera del Estado”, la Resolución N° 25335/15 “Por la cual se
aprueba el Plan Anual y Cronograma de Trabajos del año 2016, de la Dirección General
de Auditoría Interna del Ministerio de Educación y Cultura”; y la Resolución Nº
Informe de Auditoría
3
8685/16 “Por la cual se aprueba la versión Nº 2 del Plan Anual y del Cronograma de
Trabajos para el Ejercicio Fiscal 2016, de la Dirección General de Auditoría Interna de
este Ministerio”; así como las disposiciones legales y reglamentaciones internas que
regulan la gestión de los funcionarios públicos.
5. RESPONSABLE DE LA INSTITUCIÓN
Lic. Sara Victoria Ortiz Paniagua con C.I. N° 1.256.081, Encargada de Despacho de la
Coordinación Departamental de Supervisiones Educativas del Departamento del
Guairá, según Resolución N° 12.509 de fecha 29 de mayo del 2015.
RESPONSABLES DE CONTROL
Lic. Juan Andrés Denis, Director General de Fortalecimiento del Proceso Educativo.
6. ESTRUCTURA DEL INFORME
A los efectos de una mejor comprensión el Informe se halla estructurado de la siguiente
forma:
Sistema de Control Interno.
Gestión Financiera.
7. DESARROLLO DEL INFORME
7.1. Sistema de Control Interno
A los efectos de establecer el funcionamiento del Sistema de Control imperante en la
Coordinación Departamental de Supervisiones Educativas del Departamento Guairá,
sustentado en las disposiciones legales y normativas internas vigentes en el Ministerio
de Educación y Cultura, cuya tenencia sirven de base para desarrollar en forma
eficiente el rol que tienen asignado.
Declaración Jurada de Bienes y Rentas de la Lic. Sara Victoria Ortiz Paniagua,
Encargada de Despacho de la Coordinación Departamental de Supervisiones
Educativas del Departamento del Guairá
Se observó la constancia de la Declaración Jurada de Bienes presentada a la
Contraloría General de la Republica en fecha 24/03/2015, conforme a la Res. N°
2309/07 (Dimensión Administrativa punto “b”).
Cuadro de Personal de la Coordinación Departamental de Guairá
Se visualizó copia del Cuadro de Personal correspondiente al mes de Noviembre de
2015 de la Coordinación Departamental, de conformidad a la Resolución N°
11607/2015. “Por la cual se aprueba la implantación del proceso de actualización de
datos personales, formación y ubicación laboral de los recursos humanos del Sistema
Educativo Nacional, a través del Sistema Integrado para la Gestión del Ministerio de
Educación y Cultura (sigmec)”.
Informe de Auditoría
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Supervisiones Educativas dependientes de la Coordinación Departamental de
Supervisiones de Guaira
La Coordinación Departamental de Guaira tiene a su cargo el control de tres
Supervisiones Administrativas, 15 Supervisiones Pedagógicas, 1 Supervisión de
Educación Artística y 1 Supervisión Indígena.
Perceptorías de la Coordinación Departamental de Guaira
C.I.1. En el Departamento del Guairá, existen tres Supervisiones Administrativas, en
las mismas no funcionan Perceptorías a cargo de la Coordinación Departamental.
Los pagos de aranceles se realizan en la propia oficina de coordinación, produciéndose
aglomeraciones y largas filas dentro de la dependencia, lo que puede derivar en
omisiones y/o errores.
Descargo: En fecha 15/03/2016 la Coordinadora Departamental Lic. Sara Victoria
circular mediante (Circular CDSEG N° 03/2016) ha solicitado a las Supervisiones
Administrativas la designación de un responsable de Perceptoría por región para el
cobro de aranceles.
Evaluación del Descargo: Según CDSEG N° 218/2016 de fecha 13/05/2016, se procedió
a solicitar la designación de un perceptor por cada Supervisión Administrativa para el
cobro de aranceles.
Conclusión: al cierre del informe por parte de la auditoría, no se observó la
designación de perceptores para las supervisiones administrativas por parte de la
Coordinación Departamental del Guairá, se mantiene la Observación realizada.
Procedimientos para la distribución de los Fondos Propios
Por Resolución Nº 28496 de fecha 9 de agosto de 2011, se aprueba el procedimiento
de Distribución de los fondos, ejecución de los gastos y Rendición de Cuentas de los
Recursos Institucionales transferidos a las Coordinaciones Departamentales de
Supervisiones del Ministerio de Educación y Cultura, a través de los objetos del gasto
834 “Otras Transferencias al Sector Público y Organismos Regionales” y 894 “Otras
Transferencias al Sector Público”
C.I. 2 No se observan presupuestos elaborados por las Supervisiones Administrativas y
Pedagógicas, de los rubros a ser ejecutados, en cumplimiento a lo establecido en el
artículo 4º, de la Resolución Nº 28496/11.
Descargo: Se cuenta con los presupuestos elaborado por los responsables de la
Supervisiones Educativas, y para el efecto los mismos trabajan con el administrador de
la Coordinación Departamental.
Para el presente año, se tenía previsto trabajar el Presupuesto de Educación para el
Departamento en la última semana del mes de marzo/2016, pero se tuvo la Auditoria
Informe de Auditoría
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en el mes de referencia y se decidió esperar las recomendaciones para proceder a su
elaboración.
Evaluación del Descargo: Según CDSEG N°218/2016, se procedió a la elaboración del
Presupuesto en el mes de marzo para la Supervisiones Administrativas y Pedagógicas,
se adjunta presupuesto.
Conclusión: La Coordinación presentó planillas de presupuestos con fechas que
corresponden al periodo 2015, no observándose las que corresponden al presente año
lectivo; se mantiene la observación realizada.
Instituciones Educativas Públicas y Privadas a cargo de la Coordinación
Departamental
La Coordinación Departamental de Guaira tiene bajo su control 504 instituciones
educativas con el siguiente desglose: 322 instituciones de Educación Inicial y Escolar
Básica, 103 del Nivel Medio y 79 del Nivel Permanente.
Instituciones Educativas afectadas y no afectadas al pago de Aranceles.
La Coordinación Departamental presenta listado de 7 (siete) Instituciones Educativas
Privadas que abonan aranceles de conformidad a las disposiciones legales vigentes y
14 (Catorce) Instituciones exoneradas del pago de Aranceles de conformidad a la
Resolución Ministerial Nº 25.211 de fecha 16 de setiembre de 2015, correspondiente
al año lectivo 2015.
Comisionamiento del Personal
C.I.3 La Señora Silvana Franco quien presta servicio en la Coordinación Departamental
de Guaira no cuenta con Resolución de Comisionamiento en cumplimiento a la
Resolución Nº 21.729/2014 “Reglamento de movilidad del personal administrativo y
del educador profesional del MEC”.
Descargo: En el mes de Diciembre/2015 se presentaron los pedidos de
comisionamiento de los funcionarios que prestan servicio en la Coordinación.
Con referencia a la Prof. Silvana Franco quien se desempeña actualmente como
Secretaria General de esta dependencia la misma fue técnica de la Supervisión
Pedagógica Zona 1 – Nivel 1 a cargo de la Lic. Sara Ortiz – Supervisora Pedagógica y
E.D. de la Coordinación Departamental de Supervisiones. La funcionaria de referencia
hizo su pedido de Comisionamiento en la Supervisión Pedagógica Zona 1 – Nivel 1. Esto
debido a que estaba previsto el Llamado a Concurso para Coordinaciones
Departamentales y Supervisiones Educativas y la actual responsable de la Coordinación
no estaba interesada en concursar ya que es titular de la Supervisión Pedagógica Zona
1 – Nivel 1.
Evaluación del Descargo: Según CDSEG N° 218/2016, nos remite pedido de
comisionamiento solicitado a la Dirección de Control del Personal- Departamento de
Movilidad Laboral del Personal de la Institución, en fecha 17/12/2015.
Informe de Auditoría
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Conclusión: Se observa pedido de comisionamiento realizado a la Dirección de Control
de Personal; sin embargo hasta la fecha no se pudo visualizar el procesamiento de
dicha solicitud. Se mantiene la observación realizada.
Plan Estratégico Departamental
La Coordinación Departamental de Supervisión de Guaira, presentó Plan Estratégico
Departamental, la misma cuenta con visión, misión y valores departamentales, así
como ejes estratégicos, objetivos y estrategias.
C.I.4 No se observó la presentación del Plan Estratégico Departamental a la Dirección
General de Fortalecimiento del Proceso Educativo en cumplimiento al Memorándum
N° 23/2016 del 04 de marzo de 2016.
Descargo: En fecha 21/04/2016 se presentó el plan Estratégico Departamental a la
Dirección General de Fortalecimiento del Proceso Educativo para su estudio y solicitud
de validación correspondiente.
En fecha 26/04/2016 (mesa de entrada CDSN° 954 se ha recibido propuesta de ajustes
al Plan Estratégico Departamental por parte de la Directora Mary González de Zabala,
que a la fecha se encuentra en proceso de revisión y ajuste).
Evaluación del Descargo: Según CDSEG N° 79/2016 de fecha 21/04/2016 se presentó a
la Dirección General de Fortalecimiento del Proceso Educativo el Plan Estratégico
Departamental 2015-2018 para su validación, Dirección General de Fortalecimiento
del Sistema Nacional de Supervisiones devolvió dicho Plan para revisión y ajustes. Se
encuentra en proceso.
Conclusión: La Coordinación Departamental de Supervisiones, presentó pedido de
validación en fecha 21/04/2016 del Plan Estratégico Departamental; sin embargo a la
fecha no se cuenta con dicha validación por parte de la instancia. Se mantiene la
observación realizada.
Plan Operativo Anual de la Coordinación Departamental de Guairá.
La Coordinación Departamental de Supervisión de Guaira, presentó Plan Operativo
Anual, la misma cuenta con visión, misión y valores departamentales, así como ejes
estratégicos, objetivos y estrategias.
C.I.5 No se observó la presentación del Plan Operativo Anual a la Dirección General de
Fortalecimiento del Proceso Educativo en cumplimiento al Memorándum N° 24/2016
del 04 de marzo de 2016.
Descargo: En fecha 20/08/2015 y 12/08/2015 la responsable de la Coordinación y
equipo técnico mantuvo mesas de trabajo con los Supervisores Educativos para la
elaboración del Plan Estratégico Departamental, el POA y los Planes de Mejora.
Informe de Auditoría
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Se cuenta con el Plan Operativo Anual de la Coordinación y de las Supervisiones
Educativas, en el mes de setiembre/2015 se socializo con el director de Supervisiones
Educativas pero no se cuenta con la aprobación del mismo.
Evaluación del Descargo: Se observa planilla de asistencia de los Supervisores del
Departamento de Guaira quienes tuvieron una mesa de trabajo para realizar el POA,
hasta la fecha no fue aprobada.
Conclusión: No se observa el POA aprobado por la Dirección General de
Fortalecimiento del Sistema Nacional de Supervisiones. Se mantiene la observación
realizada.
Plan de actividades y de visitas mensuales a las Instituciones Educativas.
La Coordinación Departamental, cuenta con cronograma semanal de actividades,
informe semanal, como así también actas de visitas realizadas a las instituciones, en
cumplimiento a la Circular DGFPE N° 4/2015 de la Dirección General de
Fortalecimiento del Proceso Educativo.
Plan de Mejoramiento Institucional (PMI Aprobado)
La Coordinación Departamental cuenta con Plan de Mejoramiento Institucional (PMI),
de las Supervisiones Educativas del Departamento Guairá tal como lo menciona la
Circular DGFPE N° 4/2015 de la Dirección General de Fortalecimiento del Proceso
Educativo.
Registro de entrega de Informes Técnicos y de Monitoreo y Asesoramientos
realizados.
La Coordinación Departamental cuenta con Informes Mensuales y de Monitoreo
realizados en forma conjunta con las Supervisiones Pedagógicas y Administrativas,
sobre las actividades en el año 2015 de conformidad a la Circular DGFPE N° 4/2015 de
la Dirección General de Fortalecimiento del Proceso Educativo.
Registro de Asistencia del Personal de la Coordinación Departamental de
Supervisiones de Guaira
La Coordinación Departamental de Supervisiones de Guaira, utiliza Planilla de
Asistencia Diaria para registrar la hora de entrada y salida de los funcionarios, de
conformidad a la Circular DGFPE N° 4/2015 de la Dirección General de Fortalecimiento
del Proceso Educativo, Área Administrativa Organizacional, y a la Resolución N°
2309/07 Manual de Funciones del Educador para el cargo Coordinador Departamental.
C.I.6 El Sistema de registro de asistencia diaria por medio de planillas, es administrada
en forma personal por cada funcionario, no observándose controles sobre el llenado
de las mismas, este sistema conlleva un alto riesgo de vulnerabilidad, considerando
que no se puede asegurar la veracidad de los datos.
Informe de Auditoría
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Descargo: Desde la segunda quincena del mes de marzo/2016 se ha designado a una
funcionaria Lic. Noelia Sánchez como responsable del registro de asistencia de los
funcionarios de la Coordinación.
Evaluación del Descargo: Según Memorándum N° 43/2016 la Coordinadora de Guaira
designo a la Funcionaria Noelia Manantial Sánchez con C.I. N° 3.654.611 como
responsable del control de las planillas de firmas (registro de asistencia).
Conclusión: Se observa designación de una funcionaria para encargada del control de
las planillas de firmas a partir de la segunda quincena de marzo/2016. Se mantiene la
observación.
Documentos de Entrega de Kits Escolares en la Coordinación Departamental por
parte de las Instituciones Educativas
La Coordinación Departamental de Guaira cuenta con planillas de control y Actas de
Entregas de Kit de Útiles Escolares – Operativo 2015.
Alimentación Escolar Planilla Anexo II de las Supervisiones Educativas
La Coordinación Departamental de Guaira cuenta con los Formularios Anexo II –
Informe de Complemento Nutricional por Supervisión Administrativa, correspondiente
al año lectivo 2015.
Documentos normativos de la Coordinación Departamental
Copias de documentos normativos, consta en el archivo de la Coordinación
Departamental (Resoluciones, Circulares y otras disposiciones legales) de conformidad
a la Circular DGFPE N° 4/2015 de la Dirección General de Fortalecimiento del Proceso
Educativo y a la Resolución N° 2309/07 Manual de Funciones (Dimensión
Administrativa punto “a”).
Inventario General de Bienes y útiles de la oficina de la Coordinación Departamental
Se visualizó Inventario de Bienes elaborado por funcionarios de la Coordinación
Departamental.
C.I.7 No se observó el Inventario de Bienes elaborado por el Departamento de Bienes
Patrimoniales, conforme al Decreto 20.132/2003 “Manual de Normas y
Procedimientos para la Administración, Uso, Control, Custodia, Clasificación y
Contabilización de los Bienes del Estado”.
Descargo: Se cuenta con Inventario de Bienes elaborado por el Departamento de
Bienes Patrimoniales, conforme al decreto 20132/2003 “Manual de Normas y
Procedimientos para la Administración, Uso, Control Custodia, Clasificación y
Contabilización de los Bienes del Estado”
Evaluación del Descargo: Según CDSEG N° 218/2016 se pudo observar un Inventario
del año 2013, año 2014 y año 2015 de la Coordinación del Guaira, sin embargo no está
refrendado por el Departamento de Bienes Patrimoniales del MEC.
Informe de Auditoría
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Conclusión: Se observó la Planilla del Inventario sin la firma del Dpto. de Bienes
Patrimoniales. Se mantiene la observación realizada.
Registro de Conformación de ACE`s
Se visualizó Registro de Conformación de ACEs, de las Instituciones Educativas de
acuerdo a la Resolución N° 2309/07, Dimensión Administrativa, Inciso i) Aprobar por
Resolución de Reconocimiento de las Asociaciones de Cooperación Escolar.
Registro de Conformación de los Equipos de Gestión de Instituciones Educativas del
Departamento.
La Coordinación Departamental cuenta con registro de reconocimiento de las Actas de
conformación y Resoluciones del Equipo de Gestión Escolar (EGIE) de las Instituciones
Educativas de conformidad a la Resolución Ministerial N° 15.917 del 25 de junio de
2015 “Reglamentación de creación y conformación del Equipo de Gestión de
instituciones educativas en establecimientos, centros educativos e instituciones de
gestión oficial, de los niveles de Educación Inicial y Escolar Básica y Educación Media
de este Ministerio”.
Título de Propiedad
Se visualizó copia de la Escritura de Propiedad a favor del Ministerio de Educación y
Cultura “Escuela Normal de Villarrica” de la ciudad de Villarrica del Departamento de
Guaira de fecha 07 de setiembre de 1989.
Evaluación del Desempeño de los Supervisores
La Coordinación Departamental de Guaira cuenta con formularios de Evaluación de
Desempeño de los Supervisiones Regionales, de conformidad a la Resolución N°
2309/2007, “Dimensión Administrativa”. Inciso f.
7.2.
Desarrollo en el Área de Gestión Financiera
7.2.1 Recursos Recibidos
La Coordinación Departamental de Supervisiones Educativas del Departamento del
Guairá, durante el Ejercicio Fiscal 2015 al 22 de febrero de 2016 , fue beneficiada con
un total de Gs. 46.600.000 (Guaraníes cuarenta y seis millones seiscientos mil), en el
marco de Otras Transferencias al Sector Publico del O.G. 834 Gastos Corrientes y O.G.
894 Gastos Capital, conforme a lo expresado en el Memorándum DT Nº 288 de fecha
22 de febrero de 2016 del Departamento de Tesorería dependiente de la Dirección
Financiera.
7.2.2 Rendiciones de Cuentas
Por Memorándum D.R.C Nº 107 del 11 de febrero de 2016, el Departamento de
Rendición de Cuentas, dependiente de la Dirección Financiera, informa sobre el estado
de rendición de cuentas de gastos de la Institución, en la cual consta que la
Coordinación Departamental de Supervisiones Educativas del Departamento del
Informe de Auditoría
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Guairá, realizó rendiciones de cuentas de las transferencias en el marco de Otras
Transferencias al Sector Publico del Objeto de Gastos 834 -Gastos Corrientes y Objeto
de Gastos 894 Gastos Capital, correspondientes al Ejercicio Fiscal 2015 al 11 de febrero
de 2016.
Se observa igualmente, que la Coordinación Departamental, presentó al Departamento
de Rendición de Cuentas del MEC la Planilla de Ejecución de Ingresos y Gastos,
formulario (Anexo B-09-01 y B-09-02) con la constancia de la presentación a la
Contraloría General de la República, conforme al siguiente detalle:
Objeto del Gasto 834 –Otras Transferencias al Sector Público y a Organismos
Detalles
1er Desembolso
2do desembolso
Fecha de retiro
desembolso
24.02.15
29.10.15
8.000.000
21.280.000
13.01.16
8.000.000
1er Desembolso
Total
Monto Gs.
Fecha de
Expediente
Rendición
CGR
20.04.15
7.888
26.11.15
28.060
Se encuentra en periodo de
rendición
37.280.000
Objeto del Gasto 894 –Otras Transferencias al Sector Público
Detalles
1er Desembolso
2do desembolso
1er Desembolso
Total
Fecha de retiro
desembolso
24.02.15
29.10.15
13.01.16
Monto Gs.
2.000.000
5.320.000
2.000.000
Fecha de
Rendición
14.04.15
26.11.15
Expediente
CGR
7.888
28.060
Se encuentra en periodo de
rendición
9.320.000
La Coordinación Departamental de Supervisiones Educativas del Departamento del
Guairá, durante el Ejercicio Fiscal 2016, fue beneficiada con un total de Gs. 10.000.000
(Guaraníes diez millones), en el marco de Otras Transferencias al Sector Publico del
O.G. 834 Gastos Corrientes y O.G. 894 Gastos Capital
7.2.3 Arqueo de Caja realizado en la Coordinación Departamental de Guaira
correspondiente al Ejercicio Fiscal 2016.
En fecha 04 de marzo de 2016 se realizó el arqueo de caja correspondiente a las
transferencias del Ejercicio Fiscal 2016, pendiente de Rendición de Cuentas,
observándose:
El importe total arqueado asciende a Gs. 10.000.000, y cuya composición es:
En efectivo
En documentos
Total arqueado
Informe de Auditoría
Gs. 2.533.000
Gs. 7.467.000
Gs. 10.000.000
11
7.2.4 Detalle de la distribución de las Transferencias de Recursos en la Coordinación
Departamental con relación a los gastos efectuados
Tipo de Respaldo
Contrato de Transferencias
Contrato de Transferencias
Gastos de la Coordinación
Departamental
Arqueo de caja en efectivo
en la Coordinación
Departamental
Destino
20 (Supervisiones
Educativas)
20 (Supervisiones
Educativas)
Coordinación
Departamental
Coordinación
Departamental
Objeto de
Gasto
834
Importe
Total del Importe
280.000
5.600.000
894
70.000
1.400.000
834 y 894
467.000
467.000
834 y 894
2.533.000
2.533.000
Total
10.000.000
Los importes de Gs. 5.600.000 (Guaraníes cinco millones seiscientos mil) y 1.400.000
(Guaraníes un millón cuatrocientos), que totalizan Gs. 7.000.000 (Guaraníes siete
millones) corresponden a Transferencias realizadas a las Supervisiones respaldadas por
Contratos de Transferencias sobre los cuales no se realizó las verificaciones por
encontrarse en plazo de rendición.
De las documentaciones verificadas por Gs. 467.000, los mismos se ajustan a las
disposiciones legales vigentes, se detalla:
Fecha
22/02/2016
01/03/2016
01/03/2016
03/03/2016
04/03/2016
04/03/2016
Total
Proveedor
Librería Central
Librería San Luis
Librería María Luisa
PRPOVIN (Insumos)
Librería San Luis
Copy Master
Factura N°
5.104
233
283
18.089
234
131
Importe
73.000
113.000
17.000
137.000
82.000
45.000
467.000
H.1 Los Contratos de Transferencias con cargo a rendir por las transferencias a las
Supervisiones Educativas, no contienen fecha de entrega de los importes.
Descargo: Se ha omitido por error involuntario las fechas de entrega de los importes a
las Supervisiones Educativas, y los mismos han sido subsanados posteriormente.
Evaluación de Descargo: según CDSEG N° 218/2016, se observó fotocopias de recibos y
contratos de transferencias con cargo a rendir cuentas de las Supervisiones con las
fechas respectivas de retiro.
Conclusión: Al momento de la verificación los Contratos de Transferencias con cargo a
rendir por las transferencias a las Supervisiones Educativas, no contienen fecha de
entrega de los importes. Posteriormente fueron fechados el 15/02/2016 todos los
recibos y contratos de transferencias con cargo a rendir cuentas, se mantiene la
observación.
Informe de Auditoría
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Verificación de las Documentaciones de Respaldos
Detalles según Planilla de ejecución de Ingresos y Gastos
H.2 La Transferencia correspondiente al Primer desembolso efectuado en el 2015 por
valor de 8.000.000 (Guaraníes ocho millones) de fecha 24 de febrero de 2015, fue
presentado al Departamento de Rendición de Cuentas del MEC, las Planillas de
Ejecución de Ingresos y Gastos fuera del plazo establecido según las disposiciones
legales para cada Ejercicio Fiscal.
Descargo: No corresponde a la gestión de la actual responsable de Coordinación
Departamental de Supervisiones.
Evaluación del Descargo: Las rendición de cuentas fue presentada al Departamento
de Rendición de Cuentas del MEC, fuera del plazo establecido según las disposiciones
legales para cada Ejercicio Fiscal.
Conclusión: Se mantiene la observación.
H.3 La Factura Nº 002-001 0001991 de fecha 19-11-2015 correspondiente a la
transferencia de Gs. 21.280.000 (29/10/15), emitida por la Estación de Servicios COPEG
“Don Salomón”, en concepto de compra de 403,7 litros de combustible Gasoil Normal,
equivalente a Gs. 1.924.000 (Guaraníes un millón novecientos veinticuatro mil). No se
ha observado los detalles del uso de combustible ni autorización para la carga de
combustible en vehículos particulares.
Descargo: En fecha 15/03/2016 la Coordinadora Departamental Lic. Sara Victoria Ortiz
(circular CDSEG N° 03/2016) ha orientado a las Supervisiones que todo vehículo que se
utiliza para transporte y carga deberá registrarse en Coordinación Departamental,
especificando marca, chapa y responsable. Igualmente orientó con respecto a la forma
de presentar las facturas para la rendición de cuentas referente a la transferencia de
fondos Institucionales.
Evaluación de Descargo: Según memorándum N° 22/2016 se comunica a las
Supervisiones el procedimiento para la utilización del rubro 361 combustibles y la
disposiciones legales al respecto.
Conclusión: No se ha observado los detalles del uso de combustible ni autorización
para la carga de combustible en vehículos particulares. Se mantiene la observación.
H.4 Factura Nº 001-0010011750 de fecha 8 de noviembre de 2015 emitida por el
Frigorífico “ALVARTIZA” por la venta de detergentes, trapos de pisos, desodorantes de
ambientes, lavandina y otros, por valor de Gs. 150.000. Los artículos vendidos no se
encuentran en relación al producto cárnico que ofrece la empresa según se puede
observar en logo de la FIRMA.
Informe de Auditoría
13
Descargo: Con relación a la Factura N° 001-001-0011750 de fecha 08/11/2015 emitida
por el frigorífico “Alvariza”, se aclara que las compras se realizó de dicha firma, y si
bien en la boleta figura frigorífico “Alvariza” también tiene la venta de productos de
limpieza y otros.
Evaluación de Descargo: según CDSEG N° 218/2016 de la Coordinación de Guaira se
observó fotocopias de fotos del frigorífico Alvariza.
Conclusión: Se observó fotocopia de fotos del Frigorífico Alvariza. Los artículos
vendidos no se encuentran en relación al producto cárnico que ofrece la empresa
según se puede observar en logo de la FIRMA., se mantiene la observación realizada.
H.5 Se observan un total de 20 facturas con un mismo importe de Gs. 186.200
(Guaranies ciento ochenta y seis mil doscientos), fueron emitidas por varias Firmas y
con diferentes conceptos. Correspondientes al Segundo Desembolso Objeto de Gasto
894 Gs. 5.320.000 (29/10/15), Los productos considerados según las facturas
observadas, no pudieron ser adquiridos con un mismo precio en las 20 (veinte)
supervisiones educativas de la zona. A modo de ejemplo se citan:
Fecha
Factura
N°
06/11/2015
003052
10/11/2015
0828
12/11/2015
0004249
16/11/2015
000136
Timbrado
11247744
Vigencia
30/09/2016
11180255
Vigencia
30/11/2016
11244461
Vigencia
30/09/2016
11130895
Vigencia
30/06/2016
Concepto
Importe
Empresa
4 Sillas Plástica
186.200
Casa Oviedo
1 estante doble
enchapado
186.200
Comercial “Ka’
Avotory”
1 Escalera
186.200
Manos a la Obra
1 Adquision de
muebles y
enseres (Pizarra
acrílica)
186.200
Aire Car & Cia
Descargo: El costo real de las diferentes adquisiciones por parte de las distintas
Supervisiones Educativas es Superior al costo que figura en las facturas, pero debido a
que el monto presupuestado era de G. 186.200 los Supervisores han solicitado la
expedición por ese monto siendo la diferencia absorbida por cada uno de ellos.
Evaluación de Descargo: Según CDSEG 218/2016, la Coordinación remite presupuesto
en donde se constata que el precio de los productos es superior a lo que figura en la
factura.
Conclusión: Se mantiene la observación realizada.
Informe de Auditoría
14
7.3 Ingresos y Depósitos de Aranceles
7.3 Ingresos Percibidos año 2015 por la Coordinación Departamental
La Coordinación Departamental de Supervisiones del Departamento del Guairá, en el
periodo 2015, percibió en concepto de aranceles la suma de Gs. 37.777.050
(Guaranies treinta y siete millones setecientos setenta y siete mil cincuenta).
7.4 Depósitos Realizados Periodo 2015
La institución depositó en el año 2015, los ingresos percibidos en el Banco Nacional de
Fomento Cta. Cte. Nº 940030/7, un total de Gs. 37.777.050 (Guaranies treinta y siete
millones setecientos setenta y siete mil cincuenta).
7.5. Verificación de ingresos correspondientes al mes de Marzo de 2015
Se procedió a establecer una muestra de los ingresos mensuales originados en la
Coordinación Departamental, tomando como base el mes de marzo de 2015, del cual
resulto lo siguiente:
Conceptos
Total
Constancias Varias
Expedición de Certificados Documentales
Constancias de Ingresos
Total Ingresos 2015
206.000
3.790.000
22.000
4.018.000
La información del cuadro precedente, fue corroborada con información solicitada al
Departamento de Recursos Institucionales dependiente de la Dirección Financiera y
proporcionada por Memorándum RI N° 133 de fecha 15 de febrero de 2016.
Ingresos y Depósitos de Aranceles
La Coordinación Departamental de Supervisiones del Departamento del Guairá, en el
periodo 2016, percibió en concepto de Aranceles la suma de Gs. 1.792.500 (Guaraníes
un millón setecientos noventa y dos mil quinientos).
En fecha 04 de marzo de 2016 se realizó el arqueo de caja correspondiente a los
ingresos percibidos por la Coordinación Departamental resultando:
Fecha de deposito
04/03/2016
Monto
1.792.500
Boleta de Dep.
Nº
155.572
De la verificación de los documentos de Ingresos y Depósitos de Aranceles
presentados por la Coordinadora Departamental a la Dirección General de Auditoría
Interna, surge que los mismos se hallan adecuados a las disposiciones legales vigentes.
Informe de Auditoría
15
8.1 Conclusiones
8.1 Área de Control Interno
C.I.1. En el Departamento del Guairá, existen tres Supervisiones Administrativas, en
las mismas no están habilitadas las Perceptorías a cargo de la Coordinación
Departamental.
C.I. 2 No se observan Presupuestos elaborados por las Supervisiones Administrativas y
Pedagógicas, de los rubros a ser ejecutados, en cumplimiento a lo establecido en el
artículo 4º, de la Resolución Nº 28496/11.
C.I.3 La Señora Silvana Franco quien presta servicio en la Coordinación Departamental
de Guaira no cuenta con Resolución de Comisionamiento en cumplimiento a la
Resolución Nº 21.729/2014 “Reglamento de movilidad del personal administrativo y
del educador profesional del MEC”.
C.I.4 La Coordinación Departamental de Supervisiones, presentó pedido de validación
en fecha 21/04/2016 del Plan Estratégico Departamental; sin embargo a la fecha no se
cuenta con dicha validación por parte de la Dirección General de Fortalecimiento.
C.I.5 No se observó la presentación del Plan Operativo Anual a la Dirección General de
Fortalecimiento del Proceso Educativo en cumplimiento al Memorándum N° 24/2016
del 04 de marzo de 2016.
C.I.6 El Sistema de registro de asistencia diaria por medio de planillas, es administrada
en forma personal por cada funcionario, no observándose controles sobre el llenado
de las mismas, este sistema conlleva un alto riesgo de vulnerabilidad, considerando
que no se puede asegurar la veracidad de los datos.
C.I.7 No se observó el Inventario de Bienes elaborado por el Departamento de Bienes
Patrimoniales, conforme al Decreto 20.132/2003 “Manual de Normas y
Procedimientos para la Administración, Uso, Control, Custodia, Clasificación y
Contabilización de los Bienes del Estado”.
Área de Gestión Financiera
H.1 Al momento de la verificación los Contratos de Transferencias con cargo a rendir
cuentas por las transferencias a las Supervisiones Educativas, no contienen fecha de
entrega de los importes. Posteriormente fueron fechados el 15/02/2016 todos los
recibos y contratos de transferencias con cargo a rendir cuentas.
H.2 La Transferencia correspondiente al Primer desembolso efectuado en el 2015 por
valor de 8.000.000 (Guaraníes ocho millones) de fecha 24 de febrero de 2015, fue
presentado al Departamento de Rendición de Cuentas del MEC, las Planillas de
Ejecución de Ingresos y Gastos fuera del plazo establecido según las disposiciones
legales para cada Ejercicio Fiscal.
H.3 La Factura Nº 002-001 0001991 de fecha 19-11-2015 correspondiente a la
transferencia de Gs. 21.280.000 (29/10/15), emitida por la Estación de Servicios
COPEG “Don Salomón”, en concepto de compra de 403,7 litros de combustible Gasoil
Informe de Auditoría
16
Normal, equivalente a Gs. 1.924.000 (Guaraníes un millón novecientos veinticuatro
mil). No se ha observado los detalles del uso de combustible ni autorización para la
carga de combustible en vehículos particulares.
H.4 Factura Nº 001-0010011750 de fecha 8 de noviembre de 2015 emitida por el
Frigorífico “ALVARTIZA” por la venta de detergentes, trapos de pisos, desodorantes de
ambientes, lavandina y otros, por valor de Gs. 150.000. Los artículos vendidos no se
encuentran en relación al producto cárnico que ofrece la empresa según se puede
observar en logo de la FIRMA.
H.5 Se observan un total de 20 facturas con un mismo importe de Gs. 186.200
(Guaranies ciento ochenta y seis mil doscientos), fueron emitidas por varias Firmas y
con diferentes conceptos. Correspondientes al Segundo Desembolso Objeto de Gasto
894 Gs. 5.320.000 (29/10/15), Los productos considerados según las facturas
observadas, no pudieron ser adquiridos con un mismo precio en las 20 (veinte)
supervisiones educativas de la zona.
8. RECOMENDACIONES
8.1. L La Coordinación Departamental de Supervisiones Educativas, del
Departamento de Guaira, deberá formular y remitir a esta Dirección General el Plan
de Mejoramiento Institucional (PMI) para corregir las “Debilidades del Control
Interno” (C.I.1, 2, 3,4,5,6,7) y los hallazgos (H1,2 3,4 y 5), en un plazo de 15 (quince)
días a los efectos de su evaluación y posterior registro en el Tablero de Control
Informático BPM de la Auditoría General del Poder Ejecutivo.
8.2. La Dirección General de Fortalecimiento del Proceso Educativo, deberá realizar
seguimiento a las recomendaciones descriptas en el presente informe, a la
Coordinación Departamental de Supervisiones Educativas del Departamento Guairá.
12. Disposiciones Aplicables
Ley Nº 1.264/98
“General de Educación”.
Ley Nº 1.535/99
“De Administración Financiera del Estado”
Ley Nº 1.626/00
“De la función pública”.
Ley Nº 1.725/ 01
“Estatuto del Educador”.
Ley Nº 5.142/14
“Que aprueba el Presupuesto General de la Nación para el Ejercicio Fiscal 2014”.
Ley Nº 5.386/15
“Que aprueba el Presupuesto General de la Nación para el Ejercicio Fiscal 2015”.
Ley N° 2.880/2006
“Que reprime hechos punibles contra el Patrimonio del Estado”
Decreto Nº 1.100/14
Informe de Auditoría
17
“Por la cual se reglamenta la Ley Nº 5142/14 que aprueba el Presupuesto General de la
Nación para el Ejercicio Fiscal 2014”.
Resolución Ministerial Nº 1.391/2006
“Por la cual se aprueba el Reglamento de Traslado y Comisionamiento de Funcionarios
Administrativos y del Educador Profesional del MEC”.
Resolución Ministerial Nº 2.309/2.007
“Manual de Funciones del Educador”
Resolución Ministerial N° 797/2008 “Por la cual establecen los requisitos para la
elaboración, aprobación y vigencia de los Reglamentos Internos o Normas de
convivencia de las instituciones Educativas de gestión oficial, privada y privada
subvencionada del nivel medio, reconocidas por el Ministerio de Educación y
Cultura…”
Resolución N° 25.335/2015 “Por la cual se aprueba el Plan Anual y Cronograma de
trabajos del Ejercicio Fiscal 2016, correspondiente a la Dirección General de Auditoría
Interna de esta Secretaria de Estado”
Resolución Nº 8.685/2016
Por la cual se aprueba la Versión Nº 2 del Plan Anual y del Cronograma de Trabajos
para el ejercicio fiscal 2016, de la Dirección General de Auditoria Interna de este
Ministerio.
Resolución N° 19.796/2014 “Por la cual se aprueba el Calendario Educativo Nacional
correspondiente al año lectivo 2015, para Instituciones Educativas de gestión oficial,
privada y privada subvencionada de todo el país.”
Resolución N° 915/13 “Por la cual se Reglamenta la conformación del Equipo de
Gestión Institucional de Instituciones Educativas del Nivel Medio de todo el país.”
Resolución N° 5.766/2015 “Por la cual se aprueba la guía para la elaboración
participativa de normas de convivencia a ser aplicada en las Instituciones Educativas de
Gestión Oficial, privada y privada subvencionada.”
Resolución N° 351/2013 “Por la cual se establecen procedimientos Administrativos
para la Recolección de datos del Personal Docente, Técnico y Administrativo de las
Instituciones Educativas Oficiales y Privadas Subvencionadas, Supervisiones de Control
y Apoyo Administrativo, Supervisiones de Apoyo Técnico Pedagógico y Coordinaciones
Departamentales de Supervisiones Educativas”.
Resolución N° 2.078/2012 “Por la cual se establecen los Aranceles de las Instituciones
Educativas del sector Oficial Privadas y Privadas Subvencionadas de todo el país a ser
percibidos por el Ministerio DE Educación y Cultura y se deja sin efecto las
Resoluciones Ministeriales N° 2261 /2011 y 4938/2011 y sus modificaciones.”
Resolución N° 28.496/2011 “Por la cual se aprueba el procedimiento de distribución
de los fondos, ejecución de los gastos y rendición de cuentas de los recursos
Institucionales transferidos a las Coordinaciones Departamentales de Supervisiones del
Ministerio de Educación y Cultura. A través de los objetos del Gasto 834 “Otras
Transferencias al Sector Público y Organismos Regionales “ y 894 “ Otras transferencias
al Sector Público”
Resolución N° 1.418/2009 “Por la cual el Reglamento de Procedimientos de Ingresos,
desembolsos y Rendiciones de Cuentas de los Recursos Percibidos, Asignados y
Utilizados por las Instituciones Educativas del Ministerio de Educación y Cultura.”
Informe de Auditoría
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Resolución N° 7.563/2001 “Por la cual se establecen procedimientos Administrativos
para el Descuento por llegadas tardías y ausencias en las Instituciones Educativas
Públicas de Gestión Oficial de todos los niveles y modalidades del Sistema Educativo
Nacional.
Resolución N° 144/2001 “ Por la cual se aprueba la guía de excursiones escolares que
establece los requisitos, condiciones y procedimientos para la concesión de
excursiones escolares propiciadas por las instituciones educativas dependiente de la
Dirección General de Educación Inicial y Escolar Básica.”
Resolución N° 720/2001 “Por la cual se reglamenta los procedimientos para la
organización e implementación de proyectos de excursiones estudiantiles en
Instituciones Educativas de Gestión Oficial, Privada y Privada Subvencionada del Nivel
Medio. “
Resolución N° 3.285/2014 “Por la cual se establecen los procedimientos
Administrativos para la entrega de Informes del Programa de Complementos
Nutricional del Ministerio de Educación y Cultura”
Resolución N° 1.042/2015 “Por la cual se establecen los Aranceles de las Instituciones
Educativas del sector Oficial, Privadas y Privadas Subvencionadas de todo el país a ser
percibidos por el Ministerio de Educación y Cultura”
Resolución N° 10.867/14 “Por la cual se aprueba el Manual de Micro Planificación de
la oferta Educativa y sé deja sin efecto la Resolución N° 1872/2008.”
Circular DGGTH N° 20/14 “Cuadro de personal”
Circular DGGTH N° 12/14 “Que Reglamenta el Articulo 104 de la Constitución
Nacional, de la Declaración Jurada de Bienes y Rentas, Activos y Pasivos de los
Funcionarios Públicos.”
Informe de Auditoría
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