PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO PARA NOVEDADES DE SEMOVIENTES
CODIGO:
PD-A-APG-03
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1
FECHA:
2012-02-28
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HISTORIAL DE CAMBIOS
No VERSION
1
DESCRIPCION DEL
CAMBIO
Elaboración del
documento
1
Se adicionan 4
formatos nuevos
1
Modificación del
formato FO-A-APG-0306
MOTIVO DEL
CAMBIO
FECHA
NA
28-02-2012
Se adicionan
formatos para
registrar novedades
de destete, ordeño,
reproducción y
partos en los
semovientes de las
granas
Se modifica el
formato optimizando
su aplicación y
clasificándolo por
puesto de ordeño
24-09-2013
06-11-2014
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1. OBJETIVO.
En el manejo de semovientes se describe paso por paso los procesos que se deben realizar
desde que ingresa los semovientes por compra, donación o nacimiento hasta la salida de los
mismo por venta, muerte, robo o desaparición, con las debidas acciones en cada caso.
2. ALCANCE.
Este procedimiento empieza desde el reporte del ingreso de los semovientes a la sección de
Almacén para la debida elaboración del comprobante de entrada que es firmado por el
mayordomo como la persona quien debe velar por los bienes de la institución, hasta el reporte
de muerte, venta o otro motivo, para la elaboración del comprobante de baja.
3. DEFINICIONES.
3.1 Almacén: dependencia responsable de gestionar todo lo referente a la administración y
custodia de los bienes de la institución.
3.2 Bienes Muebles: son las cosas corporales que pueden trasladarse de un lugar a otro, sea
moviéndose por si misma (animales), ò por una fuerza externa.
3.3 Bienes Muebles: son los bienes o coas corporales que pueden trasladarse de un lugar a
otro, sea moviéndose por si mismo (semovientes) ó por una fuerza externa.
3.4 Donación: acto mediante el cual una persona o entidad transfiere gratuitamente, sin
contraprestación un bien a otra Entidad o persona.
3.5 Granja: Una granja o chacra (del quechua: chakra = granja) es un terreno rural en el cual se
ejerce la agricultura, la producción de alimentos de pan coger y/o la cría de ganado.
3.6 Práctica: Actividades de refuerzo que dan al estudiante la oportunidad de aplicar
conocimientos y habilidades. Esta actividad suele incluir tutorías, seminarios, talleres, entre
otros.
3.7 Semoviente: Valor de los animales de propiedad del ente público, adquiridos a cualquier
título y destinados al uso, desarrollo de investigaciones científicas, explotaciones pecuarias,
exposiciones y otros.
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4. DESCRIPCION
No
PASOS A
REALIZAR
DESCRIPCION
RESPONSABLE
La coordinación de granjas registra el ingreso
o nacimiento de de semovientes que se van a
ubicar en las granjas de la Universidad.(FOA-APG-03-07)
3.1
Ingreso e
identificación de
Semovientes
Todo ejemplar bovino y equino se identificará
con la marca de la Universidad (Logo) y el
numero consecutivo con marca caliente en la
pierna derecha. En cado de ganado porcino,
caprino se identificara por medio de tatuaje
en la oreja izquierda y para conejos se
recomienda orejera. En caso de peces se
utiliza microchip.
Coordinador(a) de Granjas
Este ingreso puede ser por dos casos:


Caso por compra: (FO-A-APG-03-04)
Caso por nacimiento: (FO-A-APG-03-01)
Recepciona los informes, formatos y demás
documentos que soportan la entrada a almacén
y verifica el estado y las características y/o
Almacenista-Auxiliar
especificación de los diferentes bienes objeto de Administrativo de Almacén
entrada a almacén; por concepto de reintegro,
donación o nacimiento de semovientes.
3.2
Recepcionar
documentación y
verificar estado de
bienes
3.3
Registrar en
aplicativo
Registra en el aplicativo la respectiva entrada a
almacén y descarga el inventario por
dependencias (ver instructivo de ingreso
almacén
Avaluó de
semovientes
El comité de avalúo debidamente establecido
por la Universidad realizará el avaluó de los
semovientes destinados a ventas, previa
verificación de los precios vigentes en
Cofema y la Plaza de Mercado. (FO-A-APG03-03)
Comité de Avalúos
Pesaje y Venta de
Semovientes
Para la venta de semovientes el mayordomo
realiza el pesaje del semoviente y lo registra
en el formato FO-A-APG-03-05, con el que el
cliente seguidamente realiza el pago
respectivo en la entidad bancaria.
Mayordomo
Con el registro de pesaje (FO-A-APG-03-05),
copia de consignación y acta de avalúo (FO-AAPG-03-03) la coordinación de granjas reporta
a la sección de Almacén para la respectiva baja
de inventario y registra el pago en caja.
Coordinador(a) de Granjas
3.4
3.5
3.6
Registrar en
aplicativo y dar de
baja
Almacenista-Auxiliar
Administrativo de Almacén
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Por muerte: casos de prácticas académicas u
otro motivo, la Coordinador(a) debe diligenciar
el FO-A-APG-03-02 justificando la causa de
muerte.
3.7
Otras Bajas de
semovientes
Por hurto o desaparición: se registra la
denuncia correspondiente e igualmente en el
FO-A-APG-03-02, reportando a la sección de
Almacén.
Coordinador(a) de Granjas
Por donaciones: se debe hacer el reporte de
pesaje FO-A-APG-03-05 y anexar la solicitud
con el VoBo. Por parte del comité de granjas y
una constancia de entregas.
3.8
Ordeño de
semovientes
Por todos los casos anteriores se
debe
reportar a la sección de Almacén para el debido
proceso de baja de inventario.
Para el ordeño de semovientes se registra el
total de leche obtenida en cada ordeño en el
formato FO-A-APG-03-06
Mayordomo
Cuando el ciclo de ordeño termina en un
3.9 Reporte de destetes semoviente se registra en el formato FO-AAPG-03-09
Mayordomo
Para la reproducción bovina se registra la
actividad y sus especificaciones en el formato
FO-A-APG-03-08
Mayordomo
3.9
Reproducción de
semovientes
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5. DIAGRAMA DE FLUJO
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Coordinador(a) de Granjas
Almacenista-Auxiliar
Administrativo de Almacén
Comité de Avalúos
Mayordomo
INICIO
Ingreso e
identificación de
semovientes
FO-A-APG-03-01
FO-A-APG-03-04
FO-A-APG-03-07
Recepcionar
documentación y
verificar estado de
bienes
Registrar en
aplicativo
Avalúo de
semovientes
Pesaje y venta de
semovientes
FO-A-APG-03-03
FO-A-APG-03-05
Registrar en
aplicativo y dar de
baja
Otras baja de
semovientes
FO-A-APG-03-02
Ordeño de
semovientes
FO-A-APG-03-06
Reporte de
destetes
FO-A-APG-03-09
Reproducción de
semovientes
FO-A-APG-03-08
FIN
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6. ANEXOS
FO-A-APG-03-01 Formato reporte de nacimiento de semovientes.
FO-A-APG-03-02 Formato deceso de semovientes.
FO-A-APG-03-03 Formato acta de avalúo de semovientes
FO-A-APG-03-04 Formato ingreso de semovientes
FO-A-APG-03-05 Formato reporte de pesaje de semoviente
FO-A-APG-03-06 Formato registro producción de leche
FO-A-APG-03-07 Formato para evento parto/abortos
FO-A-APG-03-08 Formato para servicios reproductivos
FO-A-APG-03-09 Formato registro de destetes
IN-A-GF-19-01 Instructivo ingresos a almacén
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
OD-A-GD-04 Norma básica para la creación y elaboración de documentos del sistema
integrado de gestión de calidad.
Elaborado por
Nombre: Wilder Meneses
Gomez
Cargo: Asesor Calidad
Fecha: 2012-02-24
Revisado por
Nombre: Sandra Lorena
Toledo Guevara
Cargo: Coordinadora Granjas.
Fecha: 2012-02-28
Aprobado por
Nombre: Patricia Pinilla Patiño.
Cargo: Jefe de Planeación
Fecha: 2012-02-28