instructivo para pago de pasivos exigibles vigencia expiradas

VERSIÓN: 1
CÓDIGO: INS-GF-008
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INSTRUCTIVO PARA PAGO DE PASIVOS EXIGIBLES VIGENCIA
EXPIRADAS
1. OBJETIVO
Este instructivo tiene por objeto establecer las políticas o condiciones, actividades,
responsabilidades y controles para establecer los trámites para realizar el pago de una obligación
generada en otra vigencia cuyo registro presupuestal no se realizó o su saldo no es suficiente.
2. ALCANCE
Este instructivo abarca las actividades comprendidas desde el momento de la recepción de la
solicitud para el pago de una vigencia expirada hasta su pago.
3. RESPONSABLES
3.1.
SOLICITANTE: Radicar en archivo y correspondencia la solicitud a la Vicerrectoría
Administrativa y Financiera
3.2.
VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINNACIERO: Envía la solicitud al departamento de
Gestión Financiera.
3.3.
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE GESTIÓN FINANCIERA: Verifica que la solicitud
cumpla con los requisitos para corresponder a un pasivo exigible.
3.4.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO DEL DEPARTAMENTO GESTIÓN FINANCIERA CON
FUNCIONES DE TESORERÍA: Verifica que el pago del compromiso que se solicita
realmente no se efectuó en la vigencia presentada.
3.5.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO DEL DEPARTAMENTO GESTIÓN FINANCIERA CON
FUNCIONES PRESUPUESTALES: Elabora el proyecto de resolución para realizar
traslado al rubro de pasivos exigibles.
4. GLOSARIO
Para facilitar la comprensión del presente documento, se definen los siguientes términos:

PASIVOS EXIGIBLES: Los pasivos exigibles son compromisos que deben asumirse con
cargo al presupuesto disponible de la vigencia en que se pagan, por cuanto la reserva
presupuestal o cuenta por pagar que los respaldó en su oportunidad feneció por términos,
es decir, por no haberse pagado en el transcurso de la misma vigencia fiscal en que se
constituyeron.

VIGENCIAS EXPIRADAS: Hacen referencia a los compromisos adquiridos legalmente en
una vigencia fiscal y que por circunstancias ajenas al acreedor no se cumplieron y por
consiguiente se hacen necesario su pago.
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EXPIRADAS
5. POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN
a) Elaborar memorando anexando los siguientes documentos: informe de actividades, cuenta
de cobro y/o solicitud del interesado, formato recibido a satisfacción diligenciado,
memorando relacionando los documentos y justificación
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No.
1
2
3
Descripción
Solicitar mediante memorando que se
efectúe el pago de un bien o servicio
prestado
Responsable
Documento/
Registros
Solicitante
Memorando de
solicitud
Verificar que los compromisos cuyo pago se
solicita y que se originaron en una vigencia
anterior, en su momento fueron adquiridos
con las formalidades legales y contaron con Jefe del Departamento
apropiación presupuestal disponible o sin de Gestión Financiera.
comprometer que las amparaban y entregar
al profesional universitario encargado de
funciones de tesorería.
Verifica la existencia de contrato previo y/o
saldo del mismo, verificar la solicitud de
Profesional
pago y detalles de la misma, identificar que
universitario del
el trámite solicitado pertenece al pago de
Departamento de
pasivos exigibles vigencias expiradas y
Gestión Financiera.
enviar al profesional universitario con
funciones presupuestales.
Verificar si el compromiso pertenece a
inversión o gastos de funcionamiento.
Decisión: la solicitud corresponde a gastos
generales
4
SI: continúa actividad seis.
Profesional
Universitario del
Departamento de
Gestión Financiera.
Memorando de
solicitud
Jefe de la Oficina de
Planeación
Concepto
NO: elaborar memorando solicitando
concepto al jefe de la oficina de Planeación.
Continúa actividad seis.
Verificar los documentos recibidos y emitir
concepto.
5
Decisión: Concepto favorable
SI: enviar al Departamento de Gestión
Financiera
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EXPIRADAS
No.
Responsable
Documento/
Registros
Profesional
Universitario del
Departamento de
Gestión Financiera.
Proyecto de
Resolución de
Pasivo Exigible.
Descripción
NO: Solicitar al supervisor del bien o servicio
prestado los ajustes necesarios y una vez
se han realizado revisa nuevamente.
6
7
8
Elaborar el proyecto de resolución
efectuando el traslado presupuestal y lo
envía a la secretaría general previo visto
bueno del jefe del Departamento de Gestión
Financiera y Revisión del jefe de la Oficina
Jurídica.
Realizar las actividades pertinentes para
fechar, radicar, publicar en la web y enviar al
Departamento de Gestión Financiera con los
demás documentos.
Realizar las gestiones correspondientes
para tramitar el pago.
7.



Jefe del Departamento
de Gestión Financiera
Registro
Presupuestal
NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Constitución Política de Colombia
Estatuto General de la Universidad del Atlántico.
Estatuto Presupuestal
8.



Secretario General
REGISTROS
Memorando de solicitud.
Proyecto de Resolución de Pasivo Exigible.
Registro Presupuestal
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9.
CONTROL DE CAMBIOS
VER
FECHA
ELABORÓ
DESCRIPCIÓN
0
Noviembre 24 del
2009
Leisdiana Alguero
Jiménez – Gilmar
Hurtado Muñoz
VERSIÓN ORIGINAL
1
Septiembre 14 de
2012
Leisdiana Alguero
Jiménez
Se crea como política o condiciones de
operación: Elaborar memorando anexando
los siguientes documentos: informe de
actividades, cuenta de cobro y/o solicitud
del interesado, formato recibido a
satisfacción
diligenciado,
memorando
relacionando los documentos y justificación
En la descripción de actividades los verbos
se colocan en infinitivo
Existe modificación de todas las actividades
para hacer as definiciones de forma
concreta y con mayor claridad para el
usuario final de la información.
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