Arqueo de caja

CONTABILIDAD
II
UNIDAD I
ACTIVOS CORRIENTE
DRA: NIVIA PETIT DE TAPIA/ DRA: ZORAYA DIAZ DE PELEY
MAYO/JULIO 2012
ACTIVO CORRIENTE
Activo Corriente
Se entiende por activos
corrientes aquellos activos que
son susceptibles de convertirse
en dinero en efectivo en un
periodo inferior a un año. Ejemplo
de estos activos además de caja
y bancos, se tienen las inversiones
a corto plazo, la cartera y los
inventarios.
Los activos corrientes
son de gran importancia en toda
empresa puesto que es con ellos
que la empresa puede operar,
adquirir
mercancías,
pagar
Nómina, adquirir Activos fijos, y
pagar sus pasivos ente otros
aspectos.
Efectivo
TEMA 1 EFECTIVO
Definición de efectivo
Es un activo circulante, el de mayor
liquidez con el que cuenta una
organización para cubrir sus inmediatas
obligaciones.
“Se entiende por Efectivo la moneda
de curso legal, es decir, emitida por el
Estado y de obligatoria aceptación dentro
del Territorio Nacional, así como los
depósitos a la vista destinados al pago de
operaciones y obligaciones de la
empresa”.
Se caracteriza por tener:
• Disponibilidad Inmediata y
• Ninguna Limitación para su utilización.
Según Rodríguez (1998), efectivo es
todo el dinero que tenemos disponible
para
gastarlo
en
un
momento
determinado, tales como: monedas,
billetes, cheques, depósitos a la vista y
otros. Es una cuenta real del Balance
General, que va ubicada en el Activo
Circulante Disponible y tiene saldo
deudor. Con el efectivo se suelen crear
diferentes tipos de fondo.
Efectivo
TEMA 1 EFECTIVO
1.1.-Efectivo en caja
1.1.1.-Definición
Es el dinero disponible que se
posee en la empresa para
todas sus transacciones que ha
determinado
hacer
de
contado.
1.1.-Efectivo en caja
1.1.1.-Definición
1.1.2.-Entradas y salidas
de caja
1.1.3.-Arqueo de caja
Asignación:
Completa el siguiente cuadro
Según la NICS 7( flujo de
efectivo) El propósito de la
tenencia de equivalentes a
efectivo
es
cumplir
obligaciones de pago en
efectivo a corto plazo
DRA: NIVIA PETIT DE TAPIA/ DRA: ZORAYA DIAZ DE PELEY
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MAYO/JULIO 2012
1.1.2.-Entradas y salidas de caja
Las entradas y salidas representan las
partidas que ingresan y salen de
caja bajo diferentes modalidades
siendo estas:
• Monedas y billetes de curso legal
en el país
•
Monedas y billetes
extranjeros
cotizable en Venezuela
•
Cheques que aun no han sido
depositados y que están a
nombre de la empresa.
•
Soportes de tarjetas de débito y
crédito
DRA: NIVIA PETIT DE TAPIA/ DRA: ZORAYA DIAZ DE PELEY
1.1.-Efectivo en caja
1.1.1.-Definición
1.1.2.-Entradas y salidas
de caja
1.1.3.-Arqueo de caja
Asignación:
¿Que otros documentos
pueden estar en caja?
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MAYO/JULIO 2 012
1.1.3.-Arqueo de caja
Es el análisis de las transacciones
del efectivo, durante un lapso
determinado, para comprobar la
contabilización de todo el efectivo
recibido y determinar si el saldo
que arroja la cuenta corresponde
con
lo
que
se
encuentra
físicamente
en
Caja.
Esta
operación
es
realizada
diariamente
por
el
Cajero.
DRA: NIVIA PETIT DE TAPIA/ DRA: ZORAYA DIAZ DE PELEY
1.1.-Efectivo en caja
1.1.1.-Definición
1.1.2.-Entradas y salidas
de caja
1.1.3.-Arqueo de caja
Asignación
Traer un modelo de
arqueo de caja
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MAYO/JULIO 2 012
Ejemplo de arqueo de caja
ARQUEO DE CAJA
EMPRESA:
FECHA:
NOMBRE CUSTODIO:
EFECTIVO EN BILLETES:
DENOMINACIÓN
100
50
20
10
5
2
CANTIDAD
TOTAL
TOTAL EFECTIVO EN BILLETES
EFECTIVO EN MONEDAS
1,00
0,50
0,25
0,13
0,10
0,05
0,01
TOTAL EFECTIVO EN MONEDAS
TOTAL EFECTIVO BILLETES Y MONEDAS
TOTAL COMPROBANTES DE EGRESO
TOTAL EFECTIVO MAS COMPROBANTES SEGÚN ARQUEO
TOTAL ASIGNADO FONDO CAJA CHICA
SOBRANTE (FALTANTE)
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
FIRMA CUSTODIO
DRA: NIVIA PETIT DE TAPIA/ DRA: ZORAYA DIAZ DE PELEY
CONTABILIDAD II
MAYO/JULIO 2012
ARQUEO DE CAJA CHICA
El arqueo de caja chica es un
procedimiento
que
realiza
diariamente el encargado de
manejar la caja chica, para
comprobar que la suma del efectivo
mas los comprobantes de los gastos
realizados arrojen el saldo por el cual
fue creada la caja chica.
ARQUEO DE CAJA CHICA
Como una norma de control
interno
del
efectivo,
es
recomendable practicar arqueo de
caja por sorpresa, para verificar si el
manejo del fondo fijo sé esta
cumpliendo según las normas
establecidas.
Consiste
en
lo
siguiente:
Hacer un conteo físico de lo que
tiene la Caja chica, es decir, sumar
los comprobantes y el efectivo para
determinar si es igual al fondo fijo; se
dice
que
hay
un
sobrante
(considerado un ingreso) cuando el
conteo físico resulta mayor al fondo
establecido y hay un faltante
(considerado un gasto), cuando
ocurre lo contrario.
ARQUEO DE CAJA CHICA
SOBRANTE
EN
CAJA
CHICA
FALTANTE EN CAJA CHICA
Se usa una cuenta de sobrantes y
faltantes cuando no hay manera de
comprobar un movimiento debido a
error (al dar un cambio o pagar de
más en algún gasto, al extraviar de
algún recibo, etc.).
Sí hay faltante (es decir, si la suma de
los comprobantes más el efectivo del
fondo es menor que el fondo fijo), el
faltante se carga a la cuenta Faltante
de Caja Chica y en algunos casos a
Cuentas por cobrar trabajadores, de
tal manera que el cajero pague la
diferencia y eso no construya un gasto
para la compañía.
Si sobra (es decir, si la suma de los
comprobantes más el efectivo del
fondo es mayor que el fondo fijo), el
sobrante se acredita o abona a la
cuenta de Sobrantes de Caja Chica.
TEMA 1 EFECTIVO
1.2.-Efectivo en caja chica
La caja chica es el fondo que
la empresa emplea para los
gastos menores dentro de la
misma que no requieren uso
de un cheque.
1.2.-Efectivo en caja chica
1.2.1.-Definición
1.2.2.-Creación del fondo fijo
de caja chica
1.2.3.-Reembolso del fondo
fijo de caja chica
1.2.4.-Aumento, disminución y
eliminación del
fondo fijo de caja
chica
TEMA 1 EFECTIVO
Registros contables de caja chica
•
•
•
•
Creación
Aumento
Disminución
Reembolso
Contablemente la creación del fondo
fijo de caja chica puede quedar
reflejada mediante el siguiente asiento
de diario:
FECHA
xx/xx/xx
CUENTAS Y EXPLICACIÓN
Caja Chica
Banco
(Creación del fondo fijo)
Esta cuenta se denomina Fondo Fijo
porque su saldo siempre
permanecerá invariable, excepto
cuando se
presentan estas situaciones:
1.2.-Efectivo en caja chica
1.2.2.-Creación del fondo fijo
de caja chica
DEBE
XXX
HABER
XXX
TEMA 1 EFECTIVO
1.2.3.-Reembolso del fondo fijo de caja chica
Cuando se va a emitir el cheque para reembolsar
el Fondo Fijo de Caja chica después de un arqueo, hay
que tomar en consideración:
• Si no hubo faltantes ni sobrantes, el cheque se va a
emitir por el total de los comprobantes.
• Si el arqueo arroja un sobrante, el cheque a emitir
debe ser igual al total de los comprobantes menos el
sobrante.
• Cuando el arqueo arroja un faltante, el cheque a
emitir debe ser al total de los comprobantes más el
faltante.
TEMA 1 EFECTIVO
Reembolso del fondo fijo:
FECHA
XX/XX/XX
1.2.-Efectivo en caja chica
1.2.3.-Reembolso del fondo
CUENTAS Y EXPLICACIÓN
Gasto
Gasto
Gasto
Gasto
Banco
DEBE
XXX
XXX
XXX
XXX
(Reembolso del fondo fijo)
HABER
XXX
TEMA 1 EFECTIVO
1.2.4.-Aumento, disminución y
eliminación del fondo fijo
de caja chica
Creación o Aumento del fondo fijo:
FECHA
XX/XX/XX
CUENTAS Y EXPLICACIÓN
Caja Chica
Banco
(Aumento del fondo fijo)
Disminución del fondo fijo:
FECHA
CUENTAS Y EXPLICACIÓN
XX/XX/XX
Banco
Caja Chica
(Disminución del fondo fijo)
DEBE HABER
XXX
XXX
DEBE HABER
XXX
XXX
La Caja Chica se abona si el fondo resulta excesivo (disminuye) o
cuando se decide eliminarla, por lo tanto el excedente debe depositarse en
el banco. En caso contrario, se carga o debita cuando se decide un
incremento porque el fondo resulta insuficiente (aumenta).
Efectivo en Banco
Definición
El nombre de la cuenta
“Banco” representa la institución
en la cual tenemos nuestro
dinero depositado y donde se
encuentra disponible en el
momento que lo necesitamos.
Se entiende por efectivo en
Bancos la moneda de curso legal
depositado
en
instituciones
financieras dentro y fuera del
país, propiedad de la empresa,
libre de restricciones.
ser:
Estas
cuentas
pueden
* Cuenta de Ahorro.
* Cuenta Corriente
1.3.-Efectivo en banco
1.3.1.-Definición
1.3.2.-Depósitos bancarios
y cheques
1.3.3.-Notas de crédito y notas
de débito bancarias
1.3.4.-Conciliación bancaria
1.4.-Equivalente de efectivo
Efectivo en Banco
CUENTAS BANCARIAS
1.
La herramienta más eficaz para
controlar el efectivo es la cuenta bancaria.
Proporciona un doble registro de todas las
transacciones monetarias.
2.
Para facilitar controles eficaces en el
uso de las cuentas bancarias, se utilizan
documentos especiales que evidencian las
transacciones.
3.
Los empleados autorizados a hacer
extracciones utilizan tarjetas de firma. Los
depósitos deben ir acompañados de sus
recibos correspondientes y se cursan
cheques para todos los pagos.
4.
Se envía un aviso de pago con cada
remesa para asegurarse de que los
acreedores
registren
el
crédito
correspondiente.
5.
Generalmente, los bancos requieren
que se mantenga un saldo mínimo (saldo
compensatorio).
1.3.-Efectivo en banco
1.3.1.-Definición
1.3.2.-Depósitos bancarios
y cheques
1.3.3.-Notas de crédito y notas
de débito bancarias
1.3.4.-Conciliación bancaria
1.4.-Equivalente de efectivo
OBJETO DE UNA CUENTA
BANCARIA:
La utilización de una cuenta
bancaria tiene como objeto
fundamental:
•Evitar las irregularidades en el
pago de los deudores, ya que
todas las erogaciones deben ser
calificadas por personal asignado
para ello.
•Custodiar en sitio seguro los
fondos de la empresa.
•Eliminar las diferencias a las
cuales se presta la excesiva
manipulación del dinero.
1.3.-Efectivo en banco
1.3.1.-Definición
1.3.2.-Depósitos bancarios
y cheques
1.3.3.-Notas de crédito y notas
de débito bancarias
1.3.4.-Conciliación bancaria
1.4.-Equivalente de efectivo
TERMINOS
QUE
SE
DEBEN
CONOCER PARA REALIZAR UNA
1.3.2.-Depósitos bancarios
CONCILIACION BANCARIA:
Las causas de las diferencias
entre el saldo de los libros de la
empresa y del Banco son las
siguientes:
Cheques
pendientes
o
en
tránsito: cheques emitidos por la
empresa y no cobrados en el Banco
por el beneficiario del mismo. Por lo
que están abonados en libros pero
no cargados en el Estado de Cuenta
del Banco.
-Depósitos
en
tránsito:
generalmente corresponden con
depósitos enviados por correo a fin
de mes o que por cualquier causa no
hayan llegado al Banco. Por lo que
aparecen cargados en los libros de
la entidad y no abonados por el
y cheques
1.3.3.-Notas de crédito y notas
de débito bancarias
TERMINOS QUE SE DEBEN
CONOCER PARA REALIZAR
UNA CONCILIACION
BANCARIA:
Notas de Débito: cargos hechos por
el Banco por diversos conceptos
(intereses,
comisiones,
giros
descontados devueltos, cheques
recibidos de clientes y devueltos
por el Banco) que por no
haberse recibido del Banco la
nota de débito respectiva
(generalmente por correos) no
se ha abonado en los libros de la
entidad.
Notas de Crédito: abonos hechos
por el Banco (descuento de
giros, pignoraciones, pagarés)
que por no haberse recibido la
nota de crédito no se han
cargado en los libros.
TERMINOS QUE SE DEBEN
CONOCER PARA REALIZAR
UNA CONCILIACION
BANCARIA:
Errores: puede suceder tanto en
los registros de la empresa
como en los del Banco ya que
al
registrarse
cualquier
operación puede colocarse
una cantidad distinta.
Cargos o abonos incorrectos:
puede originarse por depósitos
o cheques de bancos con los
que la empresa lleva cuenta,
los cuales por error se carguen
o abonen a otro Banco distinto
o que el Banco nos cargue o
abone en nuestra cuenta
operaciones que corresponden
a otro cliente del Banco.
Otras diferencias: Algún otro tipo
de diferencia que ocurren con
menor frecuencia.
La Conciliación Bancaria
Consiste en la comparación de los
registros de las operaciones con los
bancos, de nuestros libros con los
movimientos registrados en los Bancos,
mostrados en los Estados de Cuenta
Mensuales
que
emiten
dichas
instituciones, para proceder a hacer las
correcciones o ajustes necesarios en
los libros de la empresa.
Esto se realiza ya que es común que
los saldos de dichos estados de cuenta
de los Bancos, no coincidan con los de
nuestros libros por cualquiera de las
siguientes razones:
La Conciliación Bancaria
1.
Cheques pendientes de cobro por parte
de los beneficiarios de los mismos.
2.
Depósitos de última hora que la Empresa
realizó y que el Banco no registró por
haber cerrado.
3.
Los libros de las cuentas corrientes, para
preparar los Estados de fin de mes.
4.
Errores numéricos u omisiones en los libros
de la Empresa
5.
Cheques ajenos que el Banco carga por
equivocación
6.
Cheques devueltos por falta de fondos o
cualquier otra causa.
7.
Cargos que el Banco efectúa causados
por intereses, comisiones, impuestos, etc.
8.
Abonos hechos a la Empresa por el
Banco, por concepto de intereses, cobros
realizados en su nombre o cualquier otro
concepto.
9.
Errores u omisiones por parte de los
Bancos.
Métodos para determinar
la conciliación bancaria
Una conciliación bancaria es
el método que determina la razón
de las discrepancias entre el saldo
del extracto y el saldo de la
cuenta de efectivo en bancos
para
calcular
un
equilibrio
ajustado. Las diferencias se
producen
generalmente
por
conceptos que todavía no ha
registrado el banco o la empresa,
y que suelen tratarse de cheques
aún no presentados al cobro,
depósitos en tránsito y cargos por
servicios bancarios. Los errores son
otra
causa
común
de
discrepancias que la conciliación
ayudará a corregir. Finalmente, la
conciliación
también
puede
descubrir irregularidades.
Métodos para determinar
la conciliación bancaria
Una conciliación bancaria se
divide en dos secciones: el saldo
del extracto de cuenta y el saldo
de los registros del depositante.
Aunque es posible conciliar un
saldo con el otro, es práctica
común ajustar ambos saldos para
comprobarlos entre sí. Por las
transacciones pendientes que el
depositante desconoce, y que
descubre gracias al extracto de
cuenta, deben confeccionarse
asientos de diario.
MÉTODOS PARA REALIZAR LA
CONCILIACIÓN BANCARIA:
Existen diferentes métodos de
conciliación:
•Cuatro Columnas.
•Conciliación por Saldos
Ajustados.
•Saldos Encontrados
MÉTODO DE SALDOS
CORRECTOS O
AJUSTADOS:
Es una conciliación en dos
etapas. En la primera se lleva el
saldo del Estado de Cuenta del
Banco a la situación correcta, luego
de hacer las correcciones en los
libros de la empresa, de acuerdo a
las operaciones pendientes de
registro en el Banco.
En la segunda etapa, se llevan los
saldos de los libros de la Empresa a
su
real
valor,
anotando
las
transacciones las cuales la Empresa
no había registrado.
MÉTODO DE SALDOS CORRECTOS
O AJUSTADOS:
El Saldo de la cuenta del Banco,
en el Mayor de la Empresa se
ajusta de la siguiente manera:
1.Sumando todos los abonos los
cuales la empresa conoce sólo
cuando recibe el Estado de
Cuenta del Banco, como son:
efectos por cobrar de la Empresa
que el Banco cobró y abonó en
cuenta, abono por intereses,
errores u omisiones.
2.Restando los cargos que el
Banco ha hecho a su favor como
son comisiones, cheques devueltos
o anulados, etc.
MÉTODO DE SALDOS CORRECTOS
O AJUSTADOS:
Consiste en comparar el estado
de cuenta enviado por el banco
con la cuenta del banco
correspondiente en los libros de
contabilidad y hacerles todas las
correcciones necesarias para ser
llevados a saldos correctos en
ambos. Ejemplo:
ABC, C. A.
Conciliación Bancaria
Al 31/06/2009
Saldo según Libros de la empresa
Mas:
Notas de créditos no Registradas
Errores contables
XXXXXX
Subtotal
XXXXXX
Menos:
Notas de debito no registradas
Errores Contables
Saldo Correcto según Libros
Saldo según Estado de Cuenta
Mas:
Depósitos en transito
Errores Bancarios
Subtotal
XXXXXXX
Menos:
Cheques en transito
Errores Bancarios
Saldo Correcto según Banco
XXXXXX
+
+
+
+
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXXX
( XXXX )
XXXXXX
=========
XXXXXX
XXXXXX
(XXXXXX)
XXXXXX
========
EL MÉTODO DE
SALDOS ENCONTRADOS:
Es una conciliación que consiste en
ajustar el saldo del Estado de Cuenta del
Banco, hasta llegar al saldo que muestra
la cuenta del banco en el libro mayor
de la Empresa, es decir:
1. Se suman al saldo del banco los
Cargos por Depósitos de última hora,
efectuados por la Empresa y los
Cargos efectuados por el Banco que
la empresa no haya tomado en
cuenta, tales como: comisiones,
intereses, errores u omisiones.
2. Se restan los Abonos por: Cheques
emitidos por la Empresa y no
presentados al cobro y los abonos
efectuados por el banco no tomado
en cuenta por la empresa (Intereses,
cobros hechos por el banco en
nombre de la empresa).
EL MÉTODO DE SALDOS
ENCONTRADOS…(cont…)
El
método
de
Saldos
Encontrados llamado también
“Conciliación de saldos del
Banco y en Libros”. En otras
palabras consiste en comprara
el estado de cuenta enviado por
el Banco con la cuenta banco
en los libros de contabilidad y
poder
realizarles
todas
las
correcciones
necesarias,
partiendo del saldo del estado
de cuentas hasta coincidir con
el saldo según libros a fin de mes,
así tenemos por ejemplo:
ABC, C. A.
Conciliación Bancaria
Al 31/06/2009
Saldo según estado de cuentas a fin de mes……………………..XXXXXX
Mas:
Depósitos en transito………………………….......... +
XXXXXX
Errores bancarios o contables
…………………….. XXXXXX
Notas de debito……………………………………………..
XXXXXX XXXXX
Subtotal ……………………………………………………….
XXXXX
Menos:
Cheques en transito……………………………………… + XXXXXX
Notas de crédito…………………………………………..
XXXXXX
Errores Bancarios o Contables………………………
XXXXXX (XXXXXX)
Saldo según libros al XXXXX
XXXXX
========
Método de cuatro columnas:
Este método en Auditoria recibe
el
nombre
Efectivo”
de
y
“Prueba
consiste
comparación
del
de
en
la
estado
de
cuenta enviado por el banco con
los
libros
de
determinando
pendientes
para
contabilidad,
las
partidas
llegar
saldos correctos en ambos.
a
los