Estructura Documental

Estructura Documental
Instructivo para la generación de documental
del SGC en la CMLP
Código :PROC-CDR
Vigencia documento: 03.03.2013
Versión formato: 07
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Instructivo
1. Objetivo
Describe el propósito de lo que se quiere lograr con el proceso
2. Alcances
A quien, quienes donde aplica este procedimiento
3. Términos y Definiciones
Concepto
xx
Definición
Lista de términos necesarios para entender el proceso. Se
pueden incluir abreviaciones.
4. Funciones y Responsabilidades
Describir los cargos que forman parte del proceso y las funciones del mismo
5. Diagrama de Flujo de proceso
Archivo en Excel que se pega especial
como mapa de bits en el procedimiento.
Corresponde a las actividades secuenciales que describen el proceso
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6. Descripción de las Actividades del proceso.
Etapa
N°1
Descripción
Evidencia
Se describen las actividades establecidas en el diagrama de flujo.
Registros
Nomenclatura para control de registro en cada proceso
Almacenamiento
Identificación
Nombre del
registro
Lugar
/responsables
Lugar físico y
responsable
donde se
encuentran los
registros
EJ of de XX/
Jefe de XX
Medio de
Soporte
Protección
Recuperación
Tiempo de
Retención
Forma de
acceder a los
Forma de
registros
guardar los
(rutas de
Por cuánto
registros,
acceso)
tiempo deben
puede ser
permanecer
Ej por Fecha
físico y/o
Ej: Kardex ,
disponibles
electrónico repisa, disco por, número los registros
correlativo,
electrónico
etc.
Método de
cuidado del
registro,
física y/o
electrónica
Disposición
Destino que
tendrán los
registros una
vez expirado
el tiempo de
retención Ej:
Destrucción,
almacenamie
nto digital
Codificación de Documentos y Registros del SGC
Código
Versión
Es una sigla que representa En un número que registra
el nombre del documento modificaciones al formato utilizado.
Vigencia
las Es la fecha que se aprobó
dichas modificaciones y se
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con un número que diga
cuantos
documentos
controlados de la misma
especie existen.
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utilizada en adelante dejando
las otras versiones obsoletas
Ej:
PRO-CDR-04,
corresponde
al
Procedimiento Control de Versión formato:01
Documentos y registros;
existen
4
copias
controladas ( 1 por
directivo)
Vigencia
DD/MM/AA
Procedimiento:
Tipo de Letras de la Documentación del SGC
Tipo de
Documentos
Procedimiento
–InstructivosManual de la
calidad
Diagramas de
flujo
Letra
Letra
Titulo
Subtitulo
Calibri
(cuerpo)14
Calibri (cuerpo)
12
Letra Caratula
Calibri
36
Letra texto
Calibri 11
Color RBG
Rojo 54
Verde 95
Azul 145
N/A
Arial Narrow 10
mayúscula
N/A
Arial Narrow 9
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7. Registros del Proceso
Lista de los registros que se generan al realizar las diferentes actividades. Definir como se
controla su almacenamiento (tiempo de retención, recuperación, protección, medio de
soporte y sus responsables), y disposición.
8. Indicadores de Cumplimiento del Proceso
Corresponde a los “semáforos” que permiten medir el cumplimiento del objetivo del
proceso. Además, permite evaluar el desempeño de las etapas críticas del proceso
9. Referencias
Lista de documentos y/o normativa aplicables que se requieren para realizar las diferentes
actividades del proceso
10. Anexos
Corresponde a los formatos que tendrán los registros necesarios para evidenciar las
actividades del proceso
11. Aprobación y control de cambios
Se establecen los responsables de elaborar, revisar, aprobar y difundir los documentos que
forman parte del SGC. Además, en él se indican los cambios de un documento a otro
mejorado