NOMBRE: Instructivo de Trabajo de Control de Registros FECHA DE EMISIÓN: 22/08/13 I. OBJETIVO: Establecer los lineamientos y criterios para garantizar el control necesario para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros para formar evidencia de la conformidad y de la operación eficaz del Sistema de Gestión de la Calidad. II. ALCANCE: Aplica a todos los registros generados por los procedimientos involucrados en el Sistema de Gestión de Calidad. III. DEFINICIONES: Registro: Documento que presenta resultados obtenidos y proporciona evidencia objetiva de actividades desempeñadas para el cumplimiento de los requisitos del SGC (puede estar en un formato electrónico), los registros del SGC una vez generados no se modifican. Lista maestra de control de documentos: Documento en el cual se concentra la información de control (Ver procedimiento para el control de documentos. Archivo de concentración: Forma y lugar de almacenamiento de registros que han dejado de circular en el SGC y que después de cumplir su tiempo de retención pueden ser tratados según convenga. Depurar: Eliminar oficialmente registros del SGC, una vez cubierto el período de retención establecido. Tiempo de retención: Tiempo de vida del registro en el cual forma parte de la evidencia objetiva del funcionamiento del SGC. Eficacia: Comparación que se realiza entre las actividades planificadas y los resultados de las mismas. Evidencia objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de un hecho. SICAD: Sistema de Integración y Control de Documentos Administrativos. IV. FORMATOS SIP-F07 Lista maestra de control de documentos (Formato de la Secretaría de la Contraloría General) SIP-F03 Registro histórico de cambios (Formato de la Secretaría de la Contraloría General) SIP-F08 Registro histórico de cambios (Formato de la Secretaría de la Contraloría General) 66-DGP-P01-I05/REV.01 NOMBRE: Instructivo de Trabajo de Control de Registros FECHA DE EMISIÓN: 22/08/13 V. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN RESPONSABLE Jefe del DDMPTS DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 1. Capacitación para el control de registros REGISTRO 1.1. Capacita a los Titulares y Responsable de procedimientos para la aplicación de este instructivo de trabajo. Minuta de reunión 2. Actualización de Registros Jefe del DDMPTS 2.1. Recibe las altas cambios o bajas de formatos por parte de los titulares responsables para la actualización del Manual de Procedimientos. 3. Registro y verificación de tiempos de retención y disposición de registros establecidos Responsables de procedimientos 3.1. Registran los tiempos de retención y disposición de los registros en el formato de “Inventarios de Registros” anexo a cada procedimiento. SIP-F03 Inventario de Registros 3.2. Entregan al Jefe del DDMPTS para su actualización en el manual de procedimientos en el SICAD. SICAD 4. Mantenimiento de la lista maestra de control de documentos (formatos) del SGC Jefe del DDMPTS 4.1 Actualiza la lista maestra según los cambios solicitados por los titulares responsables: nombres, códigos y fechas de revisión y se registran en el Registro histórico de cambios. SICAD 5. Conservación, Legibilidad y Fácil Recuperación de los registros Responsables de procedimientos 5.1. Utilizan únicamente los formatos registrados y actualizados en el manual de procedimientos para evidenciar la operación del SGC. 5.2. Conservan y protegen los registros contra pérdida, robo, daño o deterioro los daños que se evitan son (humedad, fuego, roedores, agua, sustancias químicas u otro agente externo). Jefe del DDMPTS 5.3. Asegura la legibilidad de los registros cuidando que cuenten con la información necesaria, los registros deben estar fechados y correctamente llenados en los espacios aplicables. Se debe llenar con N/A los espacios que no apliquen. Cuando se requiere modificar algún dato, el registro es editado nuevamente o en su caso es justificado el cambio por medio de la firma del dueño del procedimiento. Responsables de los Registros 5.4. Deben Conocer y dominar la información asentada en los registros. 66-DGP-P01-I05/REV.01 NOMBRE: Instructivo de Trabajo de Control de Registros FECHA DE EMISIÓN: 22/08/13 RESPONSABLE Responsables de procedimientos DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.5. Deberán mantener disponibles y recuperables los registros generados en su procedimiento para cuando sean requeridos por nuestros clientes, auditores internos o de tercera parte o para cualquier consulta o análisis especifico. 6. Disposición procedimientos de obsoletos por los Responsables REGISTRO de 6.1. La disposición se hace en base al Instructivo de control de documentos (66-DGP-P01-I04/REV.00). Fin del Instructivo Responsable: C. Ariadnne Consuelo Rubio Flores Jefe del Departamento de Desarrollo y Mejora de Procesos, Trámites y Servicios 66-DGP-P01-I05/REV.01