PERSONERÍA JURÍDICA Propósito: Formalizar y fortalecer las
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CÓDIGO: PERSONERÍA JURÍDICA CP-MRE-PER-02 VERSIÓN: 01 FECHA: 07/10/14 Propósito: Formalizar y fortalecer las entidades sin animo de lucro con fines deportivos y/o recreativos que se encuentran en el Distrito Capital Alcance: Desde la revisión y recepción de los documentos para el reconocimiento de la personería jurídica de las ESAL, la expedición del acto administrativo de reconocimiento de la personería jurídica y las reformas y actualizaciones que haya lugar. Responsable: Subdirectora de Regulación y Personas Jurídicas Participantes (recurso humano) - Director (a) de Regulación y Control - Subdirector (a) de Regulación y Personas Jurídicas - Profesionales de la Subdirección de Regulación y Personas Jurídicas - Asistente (Auxiliar) Administrativo de la Subdirección de Regulación y Personas Jurídicas Políticas de operación - Radicar los documentos a través de la Secretaria de Educación "Concepto previo" (Para reconocimiento de Personería Jurídica y Reforamas Estatutarias) - Los documentos a recibir desde la Secretaria Educación (clubes nuevos): Acta de constitución, Estatutos, Acta de Comité Ejecutivo, Fotocopia de la cédula de ciudadanía de los dignatarios, Fotocopia de la Tarjeta Profesional del Revisor Fiscal (si es el caso), cumplimiento de los requisitos establecidos en la Resolución 547 del 2010 expedida por Coldeportes, reconocimieto deportivo del IDRD. - Cumplir con los requisitos de inscripción dignatarios que se encuentra en la página de la SDCRD Riesgos asociados al proceso Ver mapa de riesgos Activos de información del proceso - Base de datos de ESAL (información administrada en Subdirección de Regulación y Personas Juridicas) - SIPEJ (Herramienta de la Secretaria General de ESAL) Indicadores Ver cuadro control de indicadores Recursos - Equipos de computo, internet, impresora, fotocopiadora, escaner, correo institucional, líneas telefónicas, escritorios, archivo institucional para el manejo de ESAL Normatividad Ver Normograma Trámites relacionados - Personería Jurídica - Inscripción de Dignatarios - Certificados de Existencia y representación Legal - Aprobación Reformas Estatutarias. - Registro y Sellos de Libros - Actualizaciones ENTRADAS DEL PROCESO Proveedor ACTIVIDADES Insumos SALIDAS Documentación asociada al desarrollo de la actividad (interna o externa) Actividades Producto Grupo de interés ACTIVIDADES DEL PLANEAR Planeación Gestión Humana Presupuesto Aprobado Planta Temporal Aprobada Planeación Elaborar el Plan de Acción Elaboración, modificación plan de acción Regulación del Sector Personería Jurídica Dirección de Regulación y Control Plan de Acción ACTIVIDADES DEL HACER Secretaria de Educación Concepto Previo favorable al reconocimiento de personería jurídica Concepto Previo a la reforma estatutaria Entidades sin animo de Lucro (ESAL) Recibir y verificar documentación remitida por la Secretaria de Educación de solicitudes de Personería Jurídica y de Aprobación de Reforma Estatutaria. Reconocimiento personería jurídica en ESAL Aprobación de Reforma Estatutaria Documentación de subsanación a requerimientos Reforma estatutaria en ESAL Requerimiento sobre la documentación o sobre la solicitud Solicitud para inscripción de representante legal y dignatarios de entidad deportiva y/o recreativa sin Realizar Inscripción de dignatarios, ánimo de lucro Inscripción de dignatarios de ESAL Acto administrativo dignatarios Solicitud de certificado de existencia y representación expedir certificados de existencia y representación legal de entidades deportivas y/o recreativas sin Certificado de existencia de ESAL legal. ánimo de lucro Libros de actas de asamblea general, comité ejecutivo registrar libros de actas. y contables Socialización de trámites relacionados al proceso Plan de Acción (operativo) (Autos) de inscripción de Entidades sin animo de Lucro (ESAL) Certificado de Existencia y Representación Legal Registro y sellos de libros contables y de actas de Libro registrados y sellados comité ejecutivo y asamblea Correos electrónicos Página 1 de 2 Personería Jurídica Acto Administrativo de Reconocimiento de Personería Jurídica Contacto a través de correo electrónico de la base de Entidades sin animo de Lucro (ESAL) datos ESAL FR-04-PR-MEJ-03. v2. 18/07/2014 CÓDIGO: PERSONERÍA JURÍDICA CP-MRE-PER-02 VERSIÓN: 01 FECHA: 07/10/14 Personería Jurídica Tecnología Recursos Físicos Capacitaciones generales Registros de Asistencia Atención telefónica Registro de atención telefónica Atención personalizada Encuestas de servicio a ESAL Soporte Tecnológico Solicitud soporte tecnológico Soporte Técnico Disponibilidad de recursos Aplicar los procedimientos del proceso de recursos Procedimientos Recursos Físicos físicos Fuente información de memorando informe de gestión mensual Plan de Acción (operativo) Entidades sin animo de Lucro (ESAL) Fuente información de memorando informe de gestión Personas Jurídicas mensual SIPEJ Correo electrónico a [email protected] Tecnología Formatos de acuerdo a procedimiento requerido Recursos Físicos Formatos de seguimiento de plan de acción Seguimiento y Evaluación ACTIVIDADES DEL VERIFICAR Plan de Acción (operativo) Personería Jurídica Mejora Continua Fuente información de memorando informe de gestión mensual SIPEJ Seguimiento de actividades del Plan de Acción Elaboración, modificación plan de acción Memorando con estadísticas y otras acciones que no Dirección de Regulación y Control están contemplados en el plan operativo Manuales, Procesos, Procedimientos Solicitud de elaboración, modificación o eliminación de Elaboración de documentos y registros documentos Formato solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documentos Mapa de Riesgos Revisión y actualización de mapa de riesgos Administración de Riesgos Mapa de riesgos actualizado Procedimiento Manejo de Indicadores Reporte Indicadores de Gestión Manejo de Indicadores Reporte Indicadores Mejora Continua Personería Jurídica Fuente información de memorando informe de gestión Reunión de seguimiento de actividades que se Registros de Asistencia mensual desarrollan Acta de Reunión, compromisos Personas Jurídicas IDRD Evaluación Independiente Auditorias Internas Auditorias Externas Atención de Auditorias Informe de Auditoria Evaluación Independiente Secretaria General Sistema de Quejas y Soluciones Reporte en Sistema, Quejas y Soluciones, en lo Derechos de Petición relacionado con personas jurídicas Auditoria Interna y Externa SQS (Sistema Quejas y soluciones) de la Secretaria General Jurídica Secretaria General ACTIVIDADES DEL ACTUAR Evaluación Independiente Informe de Auditoria y otras fuentes Realizar acciones correctivas preventivas, correctivas Acciones Correctivas preventivas y de mejora y de mejora Solicitud de acción correctiva, preventiva y/o mejora Mejora Continua Seguimiento y Evaluación Plan de Acción (operativo) Ajustes al plan de acción Formatos de seguimiento de plan de acción Seguimiento y Evaluación Elaboración, modificación plan de acción CONTROL DE CAMBIOS No. N/A DESCRIPCIÓN Solicitud de elaboración de documento radicado ORFEO No. 20146200130923 del 21/07/2014 ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Nombre: Lorraine Martinez Jeanette Carolina Rivera Nombre: Cristina Briceño Muñoz Nombre: Yolanda Villabona Cargo: Profesional Universitario Profesional Universitario Cargo: Subdirectora de Regulación y Personas Jurídicas Cargo: Directora de Regulación y Control Firma: Original firmado Firma: Original firmado Firma: Original firmado Página 2 de 2 FR-04-PR-MEJ-03. v2. 18/07/2014
