Código: FSE.18 Versión: 02 Riesgo Qué puede ocurrir

PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL
Código: FSE.18
MAPA DE RIESGOS
Crisis en el Sistema
Financiero
Sanciones disciplinarias
y pecuniarias
Recesión económica
Iliquidez
Crisis de liquidez
Descapitalización
Globalización
Factores Económicos
Externos
No obtención de los
rendimientos esperados
Devaluación o
Revaluación del dólar
Seguimiento de carteras
colectivas y CDT´s
Sanciones disciplinarias
Detrimento del
patrimonio público
Pérdidas económicas
No reconocimiento por
Interrupción del flujo
parte de los Servidores
Desconocimiento del
Públicos en su deber de
Sistema de Inventarios a normal de los proceso
No revisión periódica de
misionales
cuidado y conservación
través del cual pueden
los inventarios a su cargo
de los bienes públicos
consultar los elementos a
que tienen bajo su
su cargo.
custodia.
IMPORTANTE (40)
Se carece del hábito de
revisión de la
normatividad en la
Universidad
MEDIA (2)
Jefe Sección
Inventarios
No consulta de la
normatividad vigente.
Modelo para la
Calificación de Entidades
Financieras soporte a la
toma de decisiones de
inversión.
Indicador de la
Acción
Meta
Porcentaje de
avance del
documento
100%
Elaborar herramienta
para el Seguimiento a las
Inversiones
Porcentaje de
avance de la
herramienta
100%
Actualizar e incluir las
NIIF al Manual
Normativo y
Procedimental para la
Administración y
Control de los Bienes
Muebles de la UIS - Fase
1
Actualizar
diagnóstico
implementación
NIIF
100%
Reporte anual
generado por el
Sistema de
Inventarios
1
Acciones
Responsables
Fecha
inicio
Fecha fin
Elaborar Manual para la
Administración de las
Inversiones de la UIS
Jefatura División
Financiera
Junio de Diciembre
2016
de 2016
Informe de Inversiones
Ministerio de Educación
Nacional
GRAVE (20)
No
reconocimiento
por parte de la
Compañía Aseguradora
de siniestros, robos,
daños o pérdida de
bienes
muebles
propiedad de la UIS
No reporte o reporte
fuera de los plazos
establecidos
a
la
Compañía Aseguradora
de los siniestros, daños o
robos generados a los
bienes muebles de la
Universidad
Desconocimiento de la
Normatividad vigente.
"Manual Normativo y
Procedimental para la
Administración y Control
de los Bienes Muebles de
la UIS"
Opciones de Manejo
Manual de Colocación de
Excedentes Temporales
de Liquidez
REDUCIR
Ausencia de lineamientos
de inversión
Valoración riesgo
Concentración de
recursos en una sola
Entidad Financiera
Cronograma
Pruebas Selectivas
Entrega del informe de
reporte de daños,
siniestros o robos de
manera oportuna a la
Compañía de Seguros
REDUCIR
Posibilidad que el dinero
invertido
por
la
Universidad en Entidades
Pérdida del dinero
Jefe División Financiera
Financieras no genere los
invertido en Entidades
Jefe Sección de
rendimientos esperados
Financieras
Tesorería
por crisis y/o ausencia de
lineamientos de inversión
internos.
Por qué?
TOLERABLE (10)
Impacto Moderado (10)
Probabilidad Baja (1)
Error en la toma de
decisiones
Por qué ?
Controles existentes
TOLERABLE (10)
Impacto Moderado (10)
Probabilidad Baja (1)
Por qué se puede
presentar?
Probabilidad
Qué puede ocurrir?
En qué consiste o
cuáles son sus
características?
Efecto /
Consecuencias
(Cómo se refleja en
la entidad?)
MEDIA (2)
Descripción
Riesgo
( Factores internos o externos)
Impacto
Causas
Agente generador
( Sujeto u objeto con
capacidad para
generar el riesgo)
GRAVE (20)
Riesgo
( Evento que puede afectar el logro del
objetivo )
Versión: 02
Administrar eficientemente los recursos financieros de la Universidad.
Evaluación Riesgo
OBJETIVO DEL PROCESO:
IMPORTANTE (40
PROCESO: FINANCIERO
Reportar anualmente la
rendición de inventarios
a través del Sistema de
Inventarios (Nuevas
Versiones)
Jefe División
Financiera
Jefe Sección
Inventarios
Junio de Diciembre
2016
de 2016
Nivel de
Cumplimiento
Observaciones
PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL
Código: FSE.18
MAPA DE RIESGOS
Posibilidad de que alguien
se apodere del dinero de
la Universidad (recibido
Robo o hurto de dinero
en caja, manejado a
de
la
Universidad
través de cajas menores,
(Campus Central)
por
transferencia
electrónica o recibido
por las UAA)
Funcionario
responsable del
manejo de dinero
Causas atribuibles a
procesos de servicios
informáticos y de
telecomunicaciones por
modificación de la
información.
El Banco Corpbanca
tiene sucursal en el
Campus Central.
Sanciones disciplinarias,
penales y pecuniarias
Detrimento de los
recursos públicos
Deterioro de la imagen
Institucional
Fallas en los canales de
información virtuales.
Factores Externos
Arqueo diario a los
fondos de cajas de
Tesorería
Conciliaciones bancarias
mensuales
Boletín Diario
Opciones de Manejo
REDUCIR
El traslado de los dineros
recibidos en las cajas de
La Entidad Bancaria se
la Universidad a la
encuentra al interior de
Entidad Bancaria se
las instalaciones de la
realiza sin
UIS.
acompañamiento de
personal de seguridad.
Por qué?
Valoración riesgo
Por qué ?
Controles existentes
TOLERABLE (10)
Impacto Moderado (10)
Probabilidad Baja (1)
Por qué se puede
presentar?
Evaluación Riesgo
capacidad para
generar el riesgo)
MODERADO (20)
Qué puede ocurrir?
En qué consiste o
cuáles son sus
características?
Efecto /
Consecuencias
(Cómo se refleja en
la entidad?)
Probabilidad
Descripción
Riesgo
Agente generador
( Sujeto u objeto con
Administrar eficientemente los recursos financieros de la Universidad.
BAJA (1)
objetivo )
Causas
( Factores internos o externos)
Impacto
OBJETIVO DEL PROCESO:
Riesgo
( Evento que puede afectar el logro del
GRAVE (20)
PROCESO: FINANCIERO
Versión: 02
Cronograma
Acciones
Indicador de la
Acción
Responsables
Fecha
inicio
Ajustar Manual de
Actividades Básicas del
Jefatura División
Proceso Financiero de
Financiera
acuerdo a normatividad
entrada en vigencia.
Meta
Fecha fin
Junio de Diciembre Porcentaje de
100%
2016
de 2016 avance del Manual
Mal ambiente laboral
Funcionarios de las
UAA
Deterioro de la imagen
Institucional
Cancelación de cuentas y
claves de acceso al SIF al
personal que se va de la
Institución (SEDE
SOCORRO)
REDUCIR
Pérdidas económicas
Supervisión de funciones
del personal encargado
del manejo de los
recursos financieros.
(SEDE SOCORRO)
Informes de
Arqueo
Realizar arqueos de caja
GRAVE (20)
Probabilidad: Baja (1)
MODERADO (20)
Sanciones disciplinarias,
penales y pecuniarias
GRAVE (40)
Incumplimiento de los
procedimientos
Inseguridad interna y
externa y en el trayecto
hacia el banco en donde
se realizan las
consignaciones.
Hacer uso de Dineros de
la Universidad a titulo
personal
Póliza de transporte de
valores externos (SEDE
SOCORRO)
MEDIA (2)
Posibilidad de que alguien
se apodere del dinero de
la Universidad (recibido
Robo o hurto de dinero
en caja, manejado a
de la Universidad (Sede
través de cajas menores,
Socorro)
por
transferencia
electrónica o recibido
por las UAA)
Condiciones del entorno
(delincuencia común)
GRAVE (20)
Delincuencia común
(entorno)
Asistente
Junio de Diciembre
Financiera (SEDE
2016
de 2016
SOCORRO)
Elaborar conciliaciones
bancarias mensuales
225
12
Informes
conciliaciones
Nivel de
Cumplimiento
Observaciones
PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL
Código: FSE.18
MAPA DE RIESGOS
Pago no oportuno de
los
compromisos
adquiridos
por
la
Universidad
con
Proveedores.
Pago no oportuno a los
Sección de
proveedores
de
la
Presupuesto
Universidad por demoras
atribuibles al proceso Sección de Tesorería
financiero y a la gestión
de las UAA´s.
UAA´s
Demoras en la
autorización de las
cuentas por parte del
ordenador del gasto
ORIGINAL FIRMADO
Opciones de Manejo
Cronograma
Acciones
Responsables
Fecha
inicio
Indicador de la
Acción
Meta
Circular
elaborada y
socializada
100%
Posibilidad de que las
UAA adquieran
obligaciones
contractuales sin contar
con disponibilidad
presupuestal
Deterioro de la imagen
institucional
Pérdida de garantías y
descuentos comerciales
Demandas
Las UAA´s no reciben
los ingresos esperados
Quejas por parte de
Proveedores y UAA´s.
Fecha fin
Elaborar circular
Jefatura División
informativa acerca de
Financiera
los aspectos a tener en
cuenta las Unidades
Jefe Sección
Académico y/o
Presupuesto
Administrativas para un
exitoso trámite de
Jefe Sección
cuentas.
Tesorería
Junio de Diciembre
2016
de 2016
Informe enviado al
correo de cada
ordenador del gasto
recordando la
autorización de las
cuentas en el SIF
Débil cultura de revisión Falta de comunicación y
continua de las cuentas
coordinación entre
pendientes por autorizar
secretarias y
en el SIF
ordenadores de gasto
ORIGINAL FIRMADO
FRANCISCO JAVIER ACEVEDO
LÍDER DE PROCESO FINANCIERO
DIRECTOR DE CONTROL INTERNO Y EVALUACIÓN DE GESTIÓN
Ejecución de Ingresos
INDICADORES DEL
RIESGO * (Ocurrencia del
riesgo en el proceso)
* Ver hoja de vida de indicador FSE.14
VO.BO
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
Junio de 2016
Observaciones
Procedimiento de
Egresos - PFI.08
EFRAIN ALBERTO SANMIGUEL ACEVEDO
JULIO ALFONSO MARTINEZ MOLINA
COORDINADOR SEDE SOCORRO
Nivel de
Cumplimiento
Documentación
Ausencia de cultura por
incompleta.
parte de las UAA´s en la
revisión de la
Error en la selección del
documentación soporte.
rubro presupuestal
Alta rotación del personal
Demoras por parte del
Ofertas laborales que
responsable de la
personal de la División
superan las condiciones
revisión.
Financiera en la revisión
actuales de la UIS
de los documentos de
Alto volumen de cuentas
contratación.
Cierre de año fiscal
por tramitar
No programación del
presupuesto por parte
de las UAA´s
Valoración riesgo
Por qué?
ASUMIR/REDUCIR
Devolución de
documentos de
contratación allegados
para trámite de pago
Por qué ?
TOLERABLE(10)
Impacto Moderado (10)
Probabilidad Baja (1)
Por qué se puede
presentar?
Evaluación Riesgo
capacidad para
generar el riesgo)
Controles existentes
IMPORTANTE (40)
En qué consiste o
cuáles son sus
características?
MEDIA (2)
Qué puede ocurrir?
Efecto /
Consecuencias
(Cómo se refleja en
la entidad?)
( Sujeto u objeto con
Descripción
Riesgo
Agente generador
Administrar eficientemente los recursos financieros de la Universidad.
GRAVE (20)
objetivo )
Causas
( Factores internos o externos)
Probabilidad
OBJETIVO DEL PROCESO:
Riesgo
( Evento que puede afectar el logro del
Impacto
PROCESO: FINANCIERO
Versión: 02
Rendimientos Financieros
Porcentaje de inversión