Jefatura de Contabilidad 1. Identificación del Proceso Nombre del Proceso: Comprobación de Viáticos Objetivo: Controlar el gasto de operación y obtener documentación comprobatoria de las erogaciones efectuadas. Producto o servicio: Comprobación de gastos Frecuencia: Variable 2. Normas y Fundamento Legal Los recursos se asignaran conforme a los procedimientos asentados en el presente documento y lo establecido en: Código Fiscal de la Federación artículos 29 y 29-A. Ley General de Contabilidad Gubernamental, artículos 1, 20, 34, 37, 42,43. Ley del Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Jalisco, artículo 2, fracc. III, 5, fracc. IV, 18, 53, 58 Bis, 86. Clasificador por Objeto y tipo de Gasto Armonizado para la Administración Pública. Lineamientos para la Comprobación de Pasajes y Viáticos de la Comisión Estatal de Derechos Humanos Jalisco. Fecha Elaboración Autorización JUNIO 2012 JULIO 2012 Elaboró Contraloría Interna Revisó Jefatura de Contabilidad Autorizó Dirección de Administración Jefatura de Contabilidad 3. Descripción del Procedimiento Dirección, Jefatura o Coordinación que intervienen en el proceso: Jefatura de Contabilidad Ejecutante Secuencia de las Actividades Descripción de las Actividades Documentos que Intervienen en el Proceso 1 Comprueba las erogaciones efectuadas durante la comisión, dentro de los cinco días hábiles, contados a partir de su conclusión, conforme lo establecido en el artículo 13 de los Lineamientos para la Comprobación de Pasajes y Viáticos de la Comisión. º Documentación comprobatoria: Facturas Notas Recibos Boletos de autobús 2 Entrega la relación y comprobación de las facturas, notas, boletos de transporte, traslados en taxi que se pagaron con los recursos del anticipo de viáticos en el formato para ordenar documentos. Servidor Público 3 4 Responsable del Área de Viáticos 4.1 5 6 Recibe los comprobantes de gastos efectuados durante la comisión Revisa que los comprobantes de gastos cumplan con los requisitos fiscales señalados en el artículo 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación. Así como aquellos comprobantes que se originen en zonas rurales que por su naturaleza no cuenten con establecimientos que expidan los comprobantes con los requisitos establecidos en los artículos antes mencionados. Cuando los comprobantes no reúnan los requisitos establecidos en el punto anterior serán devueltos al servidor público comisionado. Coteja los gastos con los montos establecidos en los tabuladores aplicables, de acuerdo a su equivalencia con los niveles jerárquicos de los Lineamientos que se establecen para la comprobación de Pasajes y Viáticos. Llena el formato de comprobación de gastos, con los montos asignados por los conceptos correspondientes al transporte, alojamiento, alimentación, (anexo No 7) de los Lineamientos de Pasajes y Viáticos de la Comisión. º Formato para integrar documentos comprobatorios, Facturas, Notas, Recibos, Boletos de transporte º Formato para integrar documentos comprobatorios, Facturas, Notas, Recibos, Boletos de autobús º Formato para integrar documentos comprobatorios, Facturas, Notas, Recibos, Boletos de transporte º Formato para integrar documentos comprobatorios, Facturas, Notas, Recibos, Boletos de transporte. º Lineamientos para la Comprobación de Pasajes y Viáticos º Tabulador de Viáticos º Formato comprobación gastos de de Responsable del Área de Viáticos Servidor Público 7 8 9 Servidor Público 10 Responsable del Área de Viáticos 11 11.1 11.2 12 Asistente de Contabilidad 13 14 15 Entrega a la persona comisionada el formato de comprobación de gastos autorizados correspondientes para recabar las firmas de autorización. Firma el formato de comprobación de gastos, así como cada documento comprobatorio. También recaba firma de aprobación del titular de su área. Llena el formato denominado reporte de comisiones (informe de viajes) que se localiza en el Sistema de Intranet, el cual debe contener: Adscripción, destino, fecha de salida y de regreso con hora especificada, número de oficio, empleados que participaron en la comisión, agenda de trabajo, actividades realizadas, resultados obtenidos, desglose del gasto, lugar y fecha de elaboración, nombre, puesto y firma del comisionado. Al formato de comprobación de gastos le anexa el reporte de comisiones y la documentación comprobatoria con firma, sello y autorización del titular de área, para remitir al responsable del área de viáticos. Revisa que el formato de comprobación de gastos, contenga toda la documentación como reporte de comisiones, facturas, notas, boletos de transporte. En caso de que el reporte de comisiones (informe de viajes) este incorrecto, se devuelve al servidor público comisionado para su corrección. Gestiona firma del Director Administrativo en el formato de comprobación de viáticos. Se remite la comprobación de gastos al Asistente de Contabilidad Si se determinó saldo a cargo de la persona comisionada se le requiere pase a saldar la cuenta por el importe que haya resultado. El Asistente de Contabilidad entregará un recibo de devolución foliado por el saldo a cargo. Si se determinó saldo a favor del servidor público comisionado, podrá solicitar el reembolso del gasto. Si el monto es mayor a $ 500.00 se pagará con cheque, de lo contrario el reembolso será en efectivo Captura en póliza de diario los gastos efectuados para cancelar el anticipo de viáticos en el Sistema de Contabilidad y se envía al Jefe de Contabilidad para su º Formato comprobación de gasto documentos comprobatorios. º Formato comprobación de gasto de y de º Reporte de comisión en Intranet º Formato de comprobación de gastos, º Reporte de comisión en Intranet º Formato comprobación de gastos de º Formato comprobación de gastos de º Formato de comprobación de gastos º Formato de comprobación de gastos. º Recibo simple de recepción en efectivo º Póliza de Cheque º Póliza de diario autorización. Jefe de Contabilidad Asistente de Contabilidad 16 Autoriza la póliza de diario y verifica que los registros contables correspondan a las partidas conforme el Clasificador por Objeto y tipo de Gasto Armonizado para la Administración Pública, y que contenga el formato de comprobación de gastos, el reporte de comisiones, facturas, notas, boletes de transporte, etcétera. La devuelve al Asistente de Contabilidad para su control. Archiva físicamente la póliza de diario con toda la comprobación anexa en el legajo, correspondiente al ejercicio en curso. 17 Jefe de Contabilidad 18 Luego del cierre de cada mes, notifica por escrito al Jefe de Informática y Coordinador de Unidad de Transparencia que puede subir la información de los viáticos registrados en intranet en el sitio oficial de la CEDHJ. Se expide copia para el Coordinador Administrativo. º Póliza de diario º Póliza de diario º Formato de comprobación de gastos º Reporte de comisión en Intranet. º Documentos comprobatorios. Facturas, notas, recibos boletos de transporte. º Oficio de autorización 4. Diagrama de Flujo Servidor Público Responsable del Área de Viáticos Asistente de Contabilidad Jefe de Contabilidad INICIO Comprueba erogaciones. Documentación comprobatoria. Entrega relación y comprobación de facturas Recibe comprobantes de gastos. Formato para integrar documentos Formato para ordenar integrar documentos Revisa que los comprobantes de gastos cumplan con los requisitos Formato para integrar documentos NO FIN ¿Reúne requisito? SI Coteja gastos de montos establecidos, con niveles jerárquicos de lineamientos. Lineamientos para comprobación de pasajes y viáticos Tabulador de viáticos. 1 Servidor Público Responsable del Área de Viáticos Asistente de Contabilidad Jefe de Contabilidad 1 Llena formato de comprobación de gastos. Formato de comprobación de gastos. Firma y recaba rubrica del formato de comprobación de gastos Entrega formato de comprobación de gastos. Formato de comprobación de gastos. Formato de comprobación de gastos. Llena formato: reporte de comisiones en intranet. Reporte de comisión, intranet Anexa reporte de comisiones al formato de comprobación de gastos. Revisa que el comprobante de gastos, contenga toda la documentación. Formato de comprobación de gastos. Formato de comprobación de gastos. Reporte de comisión, intranet. SI Reporte incorrecto NO Formato de comprobación de gastos. Gestiona firma Remite comprobación de gastos Formato de comprobación de gastos. 2 Servidor Público Responsable del Área de Viáticos Asistente de Contabilidad Jefe de Contabilidad 2 Entrega recibo firmado. Recibo simple de recepción en efectivo. Solicita reembolso del gasto. Póliza de cheque Autoriza y verifica póliza de diario Captura los gastos efectuados y turna a Jefe de contabilidad. Póliza de diario Póliza de diario Notifica por escrito al Jefe de Informática que se puede subir información a intranet. Archiva físicamente la póliza de diario. Póliza de diario Oficio de autorización Formato de comprobación de gastos Reporte de comisión, intranet. Documentación comprobatoria. FIN Actualización programada de este manual: Octubre 2015