1.2.1.1 – Enviada desde Casa Matriz

Número
CICLO DE SUCURSALES
1.2.1.1
ADM. DE STOCK – RECEPCIÓN DE MERCADERÌA– ENVIADA DESDE CASA
MATRIZ
I. OBJETIVO
El objeto es detallar los procedimientos a seguir para solicitar
productos a Casa Matriz, tanto para el depósito de la sucursal como
para el envío directo a clientes.
II. ALCANCE:
La presente norma tiene alcance para las operaciones
realizadas en sucursales o depósitos con las excepciones establecidas
en cada caso en particular.
III. SECTOR RESPONSABLE:
El responsable es el Jefe de Expedición de las sucursales, sin
perjuicio que en determinados casos puntuales se detallen otros
responsables.
IV- ACTIVIDADES:
1- PEDIDOS A CASA MATRIZ:
La solicitud a Casa Matriz de envío de mercadería, tanto para
el depósito como para un cliente se deberá realizar por
medio del “Sistema de Pedidos”.
Este sistema permite a cada sucursal ingresar en la base de
Casa Matriz para solicitar la mercadería.
Se debe ingresar al menú -comprobantes – pedidos de
sucursales cargándose el comprobante tipo 591 “Pedido
a C.M.”, conforme al siguiente procedimiento:
a)- Envíos a clientes:
Las ventas a clientes cuya mercadería se despachE desde
Casa Matriz o Resero San Juan deberán realizarse conforme al
procedimiento detallado en la presente.
1)- Pedido de la mercadería:
El sector facturación de la sucursal deberá registrar el pedido de
la mercadería ingresando al menú de la sucursal por el punto
“Comprobantes” “Ped. Envío desde CM/Resero”, e incorporando los
siguientes datos:
a)- Tipo de comprobante: 590 –
b)- Código de artículo y cantidades a remitir desde Casa Matriz.
c)- Descuentos.
d)- El presente comprobante no genera resumen , contabilidad
,stock ni estadística.
e)- El sistema controlará que el crédito otorgado no sea
superior al asignado, teniendo en cuenta el monto generado por el
comprobante 590 (CRO= Cuenta corriente + Cheques no vencidos +
590 pendientes de facturar).. Si estuviera excedido el sistema no
permitirá continuar con la operación.
f)- El control del crédito es solo a los efectos de la emisión del
comprobante 590, pero no será considerado a los efectos de la
rotación del crédito.
g- Una vez grabado emitirá una sola copia con el detalle del
pedido, la que mostrará un número secuencial.
La copia del comprobante 590 deberá remitirse al sector que
hoy realiza los pedidos a Casa Matriz firmada por el jefe
administrativo.
Dicho encargado deberá ingresar al sistema de Casa Matriz por el
punto del menú: “Pedidos de Sucursales”, realizando la siguiente
operación:
a)- Tipo de comprobante: 591
b)- Para seleccionar el comprobante 590 se debe ingresar el
número secuencial que viene impreso en el mismo.
c)- El sistema traerá automáticamente las cantidades y
productos generados con el comprobante 590.
f)- Una vez grabado el comprobante 591, el pedido quedará
pendiente de remitir en Casa Matriz, y el correspondiente
comprobante 590 quedará marcado en la sucursal, por lo que no
podrá ser borrado con posterioridad, ni podrá hacerse más de un
comprobante 591 para un mismo 590..
2)- Envío de la mercadería:
Cada comprobantes 591 pendiente puede ser remitido desde
Casa Matriz y/o Resero. Al emitirse la orden de carga (dos como
máximo) cada una cancelará la parte que le corresponde a su unidad
estratégica en su totalidad, por lo que solo pueden quedar pedidos
pendientes completos por unidad de carga. Luego se emitirá el remito
correspondiente.
Solo puede haber un remito por orden de carga y un máximo
de dos remitos por pedido (Mendoza o San Juan).
3)- Proceso de emisión de la factura de ventas:
Los remitos emitidos a clientes desde Casa Matriz generarán
un archivo TXT por Sucursal.
Ese archivo de TXT será la base para emitir las facturas de ventas.
Se deberán realizar los siguientes pasos:
1)- Todos los días el facturista deberá importa la información
incluida en el archivo TXT del día anterior
(INDEPENDIENTEMENTE QUE SE HAYA REMITIDO
MERCADERÍA DESDE CASA MATRIZ / RESERO). Esta operación
se realizara ingresando por un ícono que estará en el escritorio de su
computadora. Los días lunes importará lo remitido los viernes y
sabado..
2)- Mediante un proceso automático se generarán e
imprimirán todas las facturas de ventas que contenga el archivo
de TXT. Si de la generación de dicho archivo surgiera que no se ha
remitido mercadería a clientes el sistema mostrará un mensaje
advirtiendo tal situación.
Las facturas que se impriman tendrán las siguientes características:
a)- El precio de venta será el “de lista”(incluido sus
descuentos) del día en que se están imprimiendo las facturas.
Ante un cambio de precios el gerente de la sucursal podrá autorizar la
confección de una nota de crédito por la diferencia.
b)- Las cantidades y artículos serán los efectivamente
remitidos, no pudiendo existir diferencias entre lo facturado y lo
remitido.
c)- Los descuentos manuales serán los que
oportunamente se ingresaron al registrar el comprobante 590, no
pudiéndose quitar o incorporar códigos de descuentos nuevos.
d)- La fecha de la factura será la misma del remito
emitido en Casa Matriz, no existiendo posibilidad de que difieran.
e)- El proceso de impresión de las facturas deberá
realizarse como primera operación del día, previo a cualquier
venta con entrega desde el depósito 4 (control que será
automáticamente realizado), salvo que no se haya remitido
mercadería desde Casa Matriz, situación que será advertida por el
proceso de importación y permitirá la facturación normal.. Esto es
para respetar la correlatividad numéricas de las facturas.
f)- El tipo de factura (A o B) será determinado por la
condición ante el Iva que tenga cargado el maestro del cliente.
-
Diagrama 1
b)- Aprovisionamiento a los depósitos de
Sucursales:
El aprovisionamiento de productos en los depósitos
de sucursales se realizará de acuerdo al siguiente instructivo.
El área de logística de Casa Matriz proveerá a las sucursales en
forma directa sin necesidad de que el pedido sea realizado desde los
depósitos, aplicando un procedimiento cuyos pasos se detallan a
continuación:
1- Determinación de la capacidad máxima del depósito:
es la definición de la cantidad de bultos de cada artículo que
pueden ser almacenados en cada depósito. Esta información
debe ser actualizada en forma permanente por la sucursal
ante cambios en su estructura (ej: modificaciones edilicias
en el depósito, cambios en los mix de productos vendidos,
etc). Dicha información debe ser dirigida al área de Logística
de Casa Matriz.
2- Determinación de los días de pedidos: es el cálculo de
los días necesarios para que los depósitos mantengan los
stock mínimos, más los días de aprovisionamiento. Esta
tarea será realizada por el área de Logística de Casa Matriz
de acuerdo al análisis que se realice sobre cada sucursal y la
disponibilidad de producto que existiera.
3- Sistema automático de pedidos: es el sistema
computarizado que utilizará el área de logística para realizar
los pedidos a depósitos, el que funcionará del siguiente
modo:
a. Determinación del promedio de ventas de las
sucursales: el sistema calcula por cada sucursal el
promedio de ventas por producto del período que el
área de logística decida solicitar. Dicho período puede
variar de acuerdo a factores que pueden alterar la
comercialización normal (estacionalidad, etc), por lo
que existirá flexibilidad incluso de solicitar períodos de
años diferentes al actual .
Luego de obtenido dicho promedio, el sistema
permitirá ajustarlo porcentualmente en forma parcial o
total (motivado por ejemplo por alguna promoción
especial que se prevea realizar sobre algún producto, o
un cambio en los objetivos de ventas).
b. Determinación del saldo de stock que tiene la
sucursal: el sistema calculará automáticamente el
stock que la sucursal tiene al día anterior al que se
está ejecutando la presente operación,. Al dicho stock
le sumará los bultos que están en Casa Matriz
pendientes de asignar (no emitida la orden de carga)
c. Determinación de la cantidad de artículos a
aprovisionar: surge del cálculo que realiza el sistema
que compara el promedio de ventas (determinado
según el punto a) y el stock de la sucursal
(determinado según punto b).
Si a) es mayor que b) y no supera el máximo de
capacidad del depósito, el sistema generará
automáticamente el pedido en Casa Matriz.
En situaciones especiales el área de logística podrá
generar un pedido que supere dicho máximo.
Ejemplo: a)- Prom. de ventas= 100
b)- Stock + pendiente de asignar = 80
a – b = 20
Alternativa 1::
- Capacidad máxima depósito: 90
- Pedido: 10
Alternativa 2:
- Capacidad máxima depósito:
100
- Pedido: 20
d. Generación del pedido: como se explicó en c) este
proceso se realizará en Casa Matriz mediante una
generación automática del comprobante 591 (“Pedidos
a Casa Matriz”). Desde las sucursales se pueden
consultar en forma permanente los pedidos pendientes
en Casa Matriz.
e. Concentrador de pedidos: el pedido generado
conforme a lo detallado en d ingresará en el
concentrador para que luego sea derivado desde qué
unidad estratégica será remitido.
f. Excepciones al presente circuito: existen casos
puntuales en que se seguirá usando el procedimiento
de pedidos a depósitos anterior (o sea que desde la
sucursal se ingresará a la base de Casa Matriz para
hacer el pedido), tales como: determinadas
promociones, algunos clientes con negociaciones
especiales, etc). En todos los casos serán
puntualmente autorizados.
g. Aclaración: el procedimiento descripto en la presente
es solamente aplicable a los envíos a depósitos,
por lo que no tiene ninguna relación con el circuito de
envíos directos a clientes, cuyo procedimiento ha sido
instruido oportunamente.
C)- Ingreso de la mercadería al stock del
almacén 4 por envíos desde Casa Matriz:
El ingreso de la mercadería remitida desde CM a los depósitos
de sucursales se realizará mediante el procedimiento que se detalla a
continuación:
El funcionamiento es el siguiente:
1- Por cada remito de Casa Matriz con mercadería dirigida
a la sucursal (no a clientes) se generará un archivo de TXT con
todos los datos del remito.
2- Al día siguiente al envío de la mercadería desde CM,
cuando los facturistas generan el mismo proceso de grabación de
los archivos TXT que hoy realizan`para generar las facturas de
venta del almacén 18, también se generarán los remitos de
entrada (comprobantes 242) correspondientes a la mecadería
remitida al depósito, sin generar aún un movimiento al stock del
almacén 4 (puesto que la mercadería no ha ingresado físicamente).
3- Esos remitos generados quedarán "pendientes de
ingresar al stock" a la espera de que llegue el camión con la carga.
Estos tendran como fecha del comprobante, la misma del remito de
CM.
4- Una vez que llegó la carga, el encargado de expedición
deberá ingresar por "Comprobantes" - "Ingreso de mercadería por
remitos". El sistema le desplegará todos los remitos generados
pendientes de ingresar. El encargado podrá visualizar el comprobante
por sistema para su control, e irá marcando cada remito que
hubiere ingresado físicamente al stock, usando el botón "Actualiza
stock". Esta operación ingresará el movimiento definitivo de entrada
al almacén 4 automáticamente, y cambiará la fecha del comprobante
242 asignandole la misma fecha en que fué autorizado el ingreso (en
que fué marcada).