Tecnologías informáticas de procesamiento electrónico de datos

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UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS
2.1 Tecnologías de cómputo
2.1.1 Sistemas de microcomputadoras
2.1.2 Computadoras en red
2.1.3 Terminales de cómputo
2.1.4 Sistemas de computadoras centrales (mainframe)
2.1.5 Sistemas de supercomputadoras
2.2 Tecnologías de software
2.2.1 Clasificación del software
2.2.2 Compra de software
2.2.3 Derechos de autor y licencias de software
2.3 Modelos de procesos de datos con software de aplicación
2.3.1 Procesamiento de datos
2.3.2 Modos de procesamiento
2.3.3 Selección del modo de procesamiento
2.3.4 Sistemas en tiempo real
2.3.5 Software de aplicación del negocio
2.3.5.1 Modelos de proceso de datos con software de aplicación genérica
Uso de la Hoja Electrónica de Cálculo en la empresa
2.3.5.2 Modelo de proceso de datos con Hoja Electrónica de Cálculo
 Planteamiento del problema
 Solución (diagrama de flujo de datos)
 Uso de funciones, sintaxis y ejemplos de la Hoja Electrónica
de Cálculo
=HOY()
=AHORA()
=COINCIDIR()
=SUMA()
=PROMEDIO()
=CONTAR()
=CONTARA()
=ALEATORIO()
=SI()
=BUSCARV()
=DESVEST()
 Introducción a las macros
2.4 Modelos de procesos de datos con programas para computadora
2.4.1 Programa de cómputo
2.4.2 Introducción a lenguajes de programación
2.4.3 Planeación de un programa de cómputo
2.4.4 Solución de problemas con lenguaje de programación (VBA)
 Planteamiento del problema
 Solución
 Programación o código
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2.1 Tecnologías de cómputo.
Introducción
Todas las computadoras son sistemas con componentes de entrada, procesamiento, salida,
almacenamiento y control. Comentaremos las tendencias, aplicaciones ya algunos conceptos
básicos de los muchos tipos de sistemas informáticos que se utilizan en la actualidad.
Tipos de sistemas informáticos
Los sistemas informáticos de la actualidad tienen en una variedad de tamaños, formas y
capacidades de cómputo. Los desarrollos rápidos de hardware y software y las necesidades
cambiantes de los usuarios finales continuar impulsando la aparición de nuevos modelos de
computadoras, desde las combinaciones más pequeñas de teléfono celular, asistente personal digital
hasta las grandes computadoras centrales con múltiples procesadores para la empresa.
Las categorías, tales como grandes computadoras centrales (mainframe), y microcomputadoras
todavía se utilizan para ayudarnos a expresar el poder relativo de procesamiento del número de
usuarios finales de los diferentes tipos de computadoras pueden soportar. Pero estas clasificaciones
no son precisas, y sobre poner unas a otras. Por eso, es, dar otros nombres con el fin de destacar
los usos principales de los tipos particulares de computadoras. Los ejemplos incluyen computadoras
personales, servidores de red, computadoras en red y estaciones de trabajo técnicas.
Además, los expertos siguen pronosticando la función o desaparición de algunas categorías de
computadoras, sienten, por ejemplo, que muchos sistemas de rango medio y grandes sistemas
centrales se han vuelto obsoletos por el poder y versatilidad de las redes cliente/servidor compuestas
por microcomputadoras y servidores. Otros expertos de la industria han vaticinado que la aparición
de las computadoras de red y de los dispositivos información para aplicaciones sobre Internet e
intranets corporativas reemplazarán a muchas computadoras personales, en particular en las
grandes organizaciones y en el mercado de las computadoras domésticas.
Todo el centro de gravedad de la computación ha cambiado. Para millones de consumidores y
usuarios de negocios, la principal función de la pc de escritorio es la de ser una ventana a Internet.
Las computadoras son ahora dispositivos de comunicación, y los consumidores las quieren lo más
baratas posible.
2.1.1 Sistemas de microcomputadoras
Las microcomputadoras son la categoría más importante de los sistemas informáticos para los
hombres de negocios y los consumidores. Aunque a veces se les denomina computadoras
personales (o PC, siglas del término Personal Computer), una microcomputadora es mucho más que
una pequeña computadora para el uso de un individuo. El poder de cómputo de las
microcomputadoras excede ahora al de las grandes computadoras centrales (mainframe) de
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generaciones anteriores de computadoras a una fracción de un costo. Por eso, se han convertido en
poderosas estaciones de trabajo profesionales en red para los profesionales de negocios.
Las microcomputadoras vienen en diversos tamaños y formas para una variedad de propósitos. Por
ejemplo, las PC están disponibles como modelos de mano, notebooks, laptops, portátiles, de
escritorio y de gabinete amplio. O según su uso, incluyen sistemas para el hogar, personales,
profesionales, estaciones de trabajo y multiusuario. La mayoría de las microcomputadoras son de
escritorio, diseñadas para que quepan en el escritorio de una oficina; o laptops para aquellos que
desean una PC pequeña y portátil para sus actividades laborales. Proporciona consejos acerca de
algunas características clave que deberían considerarse antes de adquirir una estación de trabajo
profesional de alto rendimiento, una PC multimedia o un sistema para principiantes. Esto nos daría
una idea acerca del rango de las características disponibles en las microcomputadoras de la
actualidad.
Algunas microcomputadoras son poderosas computadoras estaciones de trabajo (estaciones de
trabajo técnicas) que apoyan aplicaciones con cálculos matemáticos y demandas de despliegue de
gráficos intensos, tales como diseños apoyado por computadora (CAD, siglas del término Computer
Aided Design) en ingeniería, o análisis de inversiones en ingeniería o análisis de inversiones y
portafolios en la industria de los seguros. Otras microcomputadoras se utilizan como servidores de
red. Por lo General, son microcomputadoras más poderosas que coordinan telecomunicaciones y
comparten recursos en pequeñas redes de área local (LAN) y sitios Web de Internet e intranets.
2.1.2 Computadoras de red
Las computadoras de red (NC, siglas del término Network Computer) son una categoría de
microcomputadoras diseñadas en primer lugar para que los empleados de oficina, así como los
trabajadores del conocimiento, con aplicaciones especializadas o limitadas, las utilicen con Internet
e intranets corporativas. Las computadoras de red son microcomputadoras de bajo costo, selladas,
sin almacenamiento en disco (o uno mínimo), que están conectadas a la red. Los usuarios de las
computadoras de red dependen sobre todo de servidores de red para su sistema operativo y
navegador Web, software de aplicación, así como para el acceso y almacenamiento de datos.
Uno de los principales atractivos de las computadoras de red es que su costo total de propiedad
(TCO) es más bajo. La compra y actualizaciones, mantenimiento y soporte es mucho más
económica cuando la comparamos con la de las PC completas. Otros beneficios para los negocios
incluyen la facilidad de distribución y de licencias de software, la estandarización de la plataforma de
cómputo, menores requerimientos de soporte al usuario final y mejor manejabilidad mediante la
administración centralizada y el coste empresarial de los recursos de las redes de cómputo.
Dispositivos de información
Las computadoras personales no son la única opción: una multitud de artefactos inteligentes y
dispositivos de información, desde teléfonos celulares y radiolocalizadores hasta PC de mano y
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máquinas de juego basadas en Web, prometen acceso a Internet y la capacidad de desempeñar
tareas básicas de cómputo.
Los dispositivos de microcomputadoras de mano conocidos como asistentes personales digitales
(PDA, siglas del término Personal Digital Assistant) son algunos de los dispositivos más populares en
la categoría de dispositivos de información. Los PDA habilitados para Web utilizan pantallas
sensibles al tacto, reconocimiento de escritura manual basada en pluma o teclados numéricos, de tal
forma que los trabajadores móviles pueden enviar y recibir correos electrónicos para tener acceso a
la Web e intercambiar información, como citas, listas de pendientes y contratos de rentas, con su PC
de escritorio o servidores Web.
Uno de los últimos participantes en la tecnología PDA es el Blackberry de Research in Motion (RIM),
un pequeño dispositivo del tamaño de un radiolocalizador que puede desempeñar todas las
funciones comunes de un PDA, además de actuar como un teléfono móvil por entero a funcionar. Lo
que diferencia a estos dispositivos de otras soluciones inalámbricas PDA es que siempre está
encendido y conectado. Debido a esta funcionalidad, no se necesita marcar o establecer una
conexión. El Blackberry ni siquiera tiene una antena visible. Cuando un usuario desea enviar o
contestar un correo electrónico, el pequeño teclado en el dispositivo permite la entrada del texto.
Igual que un teléfono celular, el Blackberry está diseñado para permanecer encendido y conectado
de continuo a la red inalámbrica, lo que permite la transferencia de correo electrónico casi en tiempo
real. Además, debido que el Blackberry utiliza la misma red que la mayoría de los servicios de
teléfonos móviles, la unidad puede utilizarse en cualquier sitio en el que pueda usarse un teléfono
celular.
Los dispositivos de información también pueden asumir la forma de consolas de videojuegos y otros
dispositivos que se conectan al televisor del hogar. Estos dispositivos permiten navegar en Internet o
enviar y recibir correos electrónicos y leer un programa de televisión o jugar videojuegos al mismo
tiempo. Otro dispositivo de información y incluyen PDA inalámbricos, teléfonos PCS y celulares
habilitados para Internet, y dispositivos domésticos basados en el teléfono que puedan enviar y
recibir correos electrónicos y accesar a la Web.
2.1.3 Terminales de cómputo
Hoy en día las terminales de cómputo experimentan una conversión importante hacia dispositivos de
cómputo en red. Las terminales tontas, dispositivos de monitor de vídeo/declaró con capacidades
militares de procesamiento, está siendo reemplazados por terminales inteligentes, que son PC
modificadas en red o computadoras de red. También están incluidas las terminales de red, las cuales
pueden ser terminales Windows, dependientes de servidores de red para el software Windows, para
su poder de procesamiento y su almacenamiento; o las terminales de Internet, que dependen de
servidores de sitios Web en Internet, en intranets para sus sistemas operativos y para su software de
aplicación.
Las terminales inteligentes toman muchas formas y pueden desempeñar de manera independiente
entrada de datos ya algunas tareas de procesamiento de información. Esto incluye el uso extendido
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de terminales de transacciones en bancos, tiendas minoristas, fábricas y otros lugares de trabajo.
Algunos ejemplos son los cajeros automáticos (ATM, siglas del término Automated Taller Machine),
los registradores de producción en las fábricas, y las terminales de punto de venta (POS, siglas del
término Point of Sale) de minoristas. Estas terminales inteligentes utilizan teclados numéricos,
pantallas sensibles al tacto, escáneres de códigos de barras, u otros métodos de entrada para
capturar datos e interactuar con los usuarios finales durante una transacción, al tiempo que
dependen se servidores o de otras computadoras en la red para llevar a cabo el procesamiento
posterior a las transacciones.
Sistemas de rango medio
Los sistemas de rango medio son en su mayor parte servidores de red de alto desempeño, así como
otros tipos de servidor que puede manejar el procesamiento a gran escala de muchas aplicaciones
de negocios. Aunque no son tan poderosas como las grandes computadoras centrales (mainframe),
son menos costosas de adquirir, operar y mantener que los grandes sistemas centrales, y por eso
satisfacen las necesidades de cómputo de muchas organizaciones.
La proliferación de almacenes de datos de aplicaciones relacionadas, tales como la minería de datos
y procesamiento analítico en línea, están forzando a las tiendas de TI a niveles cada vez mayores de
configuraciones de servidores. De manera similar, las aplicaciones basadas en Internet, como
servidores Web y comercio electrónico, están forzando a los administradores de TI a elevar las
normas de velocidad de procesamiento, de capacidad de almacenamiento y de otras aplicaciones
[de negocio], lo que alimenta crecimiento de los servidores de alto desempeño.
Los sistemas de rango medio se han popularizado como poderosas servidores de red para ayudar a
administrar grandes sitios Web de Internet, intranets y extranets corporativas y otras redes. Las
funciones de Internet y otras aplicaciones son aplicaciones populares de los servidores de alto
desempeño, como son las aplicaciones integradas de manufactura, distribución y financieras de toda
la empresa. Otras aplicaciones, como la administración de almacenes de datos, minería de datos y
procesamiento analítico en línea contribuyen a la demanda de sistemas servidores de alto
desempeño.
Los sistemas de rango medio se popularizaron primero como mini computadoras para investigación
científica, sistemas de instrumentación, análisis de ingeniería y monitorear y control de procesos
industriales. Las minicomputadoras podían manejar con facilidad dichos usos porque estas
aplicaciones tienen un corto alcance y nos demandan la versatilidad del procesamiento de los
grandes sistemas centrales (mainframe). En la actualidad, los sistemas de rango medio incluyen
servidores utilizados en plantas de manufactura y control de procesos industriales, y tienen una
función importante en la manufactura asistida por computadora (CAM, siglas del término Computer
Aided Manufacturing). También pueden tomar la forma de poderosas estaciones de trabajo técnicas
para el diseño asistido por computadora (CAD) y otras aplicaciones intensivas de graficas y
computación. Los sistemas de rango medio también se utilizan como servidores de interfase frontal
para apoyar a las computadoras centrales (mainframe) a tener procesamiento de
telecomunicaciones y en la administración de redes.
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2.1.4 Sistemas de computadoras centrales (mainframe)
Los sistemas de computadoras centrales (mainframe) son sistemas informáticos grandes, rápidos y
poderosos. Por ejemplo, puede procesar miles de millones de instrucciones por segundo (MIPS,
siglas del término millions of instructions per second). También en cosa de grandes capacidades de
almacenamiento primario. Su capacidad de memoria principal puede ir desde cientos de gigabytes
hasta varios terabytes de almacenamiento primario. Las grandes computadoras centrales ante dos
sido bastante su tamaño en los últimos años, lo que ha disminuido de forma importante sus
necesidades de al de acondicionado, consumo de energía eléctrica y requerimientos de espacio, y
como resultado también se han reducido sus costos de adquisición y operación. La mayoría de estas
mejoras son consecuencia de un cambio desde las pasadas computadoras centrales enfría las por
agua hasta los más recientes sistemas mainframe con tecnología de enfriamiento por aire.
Por eso, las computadoras centrales siguen mejorando las necesidades de procesamiento de
información de las grandes corporaciones y agencias gubernamentales con altos volúmenes de
procesamiento de transacciones o complejos problemas de cálculo. Por ejemplo los grandes bancos
internacionales, líneas aéreas, empresas petroleras y otras grandes corporaciones procesan cada
día a millones de transacciones de ventas y solicitudes de clientes con la ayuda de grandes sistemas
centrales mainframe.
Las computadoras centrales mainframe todavía se utilizan para aplicaciones de cómputo a
intensivas, tales como el análisis de datos sísmico de las exploraciones de los campos petrolíferos o
la simulación de condiciones de vuelo a la hora de diseñar una aeronave. Las computadoras
centrales mainframe también se utilizan mucho como súper servidores para las grandes redes
cliente/servidor y los sitios Web de Internet de alto volumen de las grandes empresas. Y como se
menciono antes, las computadoras centrales se están convirtiendo en una plataforma popular de la
computación de negocios para la minería de datos y almacenamiento de datos, y para las
aplicaciones de comercio electrónico.
2.1.5 Sistemas de supercomputadoras
El término supercomputadora describe a la categoría de sistemas informáticos en extremo
poderosos que han sido diseñados de manera específica para ejercer aplicaciones científicas, de
ingeniería y negocios que requieren velocidades muy altas para realizar cálculos numéricos masivos.
El mercado para las supercomputadoras incluye agencias de investigación gubernamental, grandes
universidades y corporaciones principales. Se utilizan supercomputadoras para aplicaciones como
pronósticos globales de clima, sistemas de defensa militar, cosmología y astronomía
computacionales, investigación y diseño de microprocesadores, minería de datos a gran escala,
etcétera.
Las supercomputadoras utilizan arquitecturas de procesamiento en paralelo de microprocesadores
interconectados (los cuales pueden ejecutar muchas instrucciones al mismo tiempo en paralelo).
Puede realizar sin problemas cálculos aritméticos a velocidades de miles de millones de operaciones
de punto flotante por segundo (gigaflops). Hoy en día están en uso la supercomputadoras que
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pueden calcular en teraflops (billones de operaciones de punto flotante por segundo), y las cuales
utilizan diseños de procesamiento paralelo masivo (MPP, siglas del término Massive Parallel
Processing) de miles en micro procesadores. Los precios de compra de las grandes
supercomputadoras están en un rango de entre $5 y $50 millones.
Nota técnica: el concepto de sistema informático
Como profesional de los negocios, usted. No necesita un conocimiento técnico desarrollado acerca
de las computadoras. Sin embargo, tiene que entender algunos conceptos básicos acerca de los
sistemas informáticos. Esto de ayudar a hacer un usuario informado y productivo de los recursos de
los sistemas informáticos.
Una computadora es más que un conjunto de dispositivos electrónicos de alto poder que realizar una
variedad de tareas de procesamiento de información. Una computadora es un sistema, una
combinación interrelacionar de componentes que realizan las funciones básicas del sistema entrada,
procesamiento, salida, almacenamiento y control, y de este modo proporciona a los usuarios finales
una poderosa herramienta de procesamiento de información. Concebir a la computadora como un
sistema informático es vital para su uso y manejo efectivo. Usted deberá ser capaz de visualizar
cualquier computadora de esta forma, desde el dispositivo de microcomputadora más pequeño,
hasta una gran red de computadoras con componentes interconectados mediante conexiones de
redes de telecomunicaciones en todo el conjunto de edificios o una zona geográfica.
Una computadora es un sistema de dispositivos de hardware organizados según las siguientes
funciones del sistema:
 Entrada. Los dispositivos de entrada de un sistema informático incluyen los teclados de las
computadoras, pantallas sensibles al tacto, plumas electrónicas, escáneres ópticos, etc. Ellos
convierten a los datos a una forma electrónica para su entrada directa, o mediante una red de
telecomunicaciones, a un sistema informático.
 Procesamiento. La unidad central de procesamiento (CPU, siglas del término Central
Processing Unit) es el componente principal de procesamiento de un sistema informático. (en
las microcomputadoras, es el microprocesador principal). Desde un punto de vista conceptual,
los sistemas de circuitos de un CPU puede dividirse en dos subunidades principales: la unidad
lógico-aritmética y la unidad de control. Son los circuitos electrónicos (conocidos como
registros) de la unidad y lógica-aritmética los que realizan las funciones alimenticias y lógicas
requeridas para ejecutar las instrucciones de software.
 Salida. Los dispositivos de salida de un sistema informático comprenden unidades de
despliegue de dinero, impresoras, unidades de respuesta de audio, etc. Ellos convierten la
información electrónica producida por el sistema informático en una forma que será inteligible
al ser humano para su presentación a los usuarios finales.
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 Almacenamiento. La función de almacenamiento de un sistema informático tiene lugar en los
circuitos de almacenamiento de la unidad de almacenamiento primario de la computadora
uno, o memoria, apoyada por dispositivos de almacenamiento secundario, tales como discos
magnéticos y unidades de disco ópticos. Estos dispositivos almacena los datos e
instrucciones de software necesarios para el procesamiento. Los procesadores de computo
también pueden incluir sistemas de circuitos de almacenamiento llamados memoria caché,
para almacenar, alta velocidad y de manera temporal, elementos de instrucciones y de datos.
 Control. La unidad de control de un CPU es el componente de control de un sistema
informático. Sus elementos y otras circuitos interpretan las instrucciones de software y
transmiten indicaciones que controlan las actividades de los otros componentes del sistema
informático.
Velocidades del procesamiento de cómputo
¿Qué tan rápido son los sistemas informáticos? Las primeras velocidades de operación de las
computadoras se medirán en milisegundos (milésimas de segundo) y microsegundos (millonésimas
de segundo). Ahora las computadoras operan en rangos de nanosegundos (milmillonésimas parte de
un segundo), no obstante, algunos alcanza velocidades de picosegundos (billonésima parte de un
segundo). Dichas velocidades parecen casi inconcebibles. Por ejemplo, una persona promedio
dando un paso cada nanosegundo daría la vuelta a la tierra 20 veces ¡en un segundo!
Ya hemos mencionado las velocidades teraflop de algunas supercomputadoras. Sin embargo, ahora
la mayoría de las computadoras pueden procesar instrucciones de programas a velocidades de
millones de instrucciones por segundo (MIPS). Otras medidas de velocidad de procesamiento es el
megahertz (MHz), o millones de ciclos por segundo, y el gigahertz (GHz), o miles de millones de
ciclos por segundo. Esta clasificación se conoce como la velocidad del reloj de un microprocesador,
dado que se usa para clasificar microprocesadores según la velocidad de sus circuitos tan
polarizados o reloj interno.
Sin embargo, dichas clasificaciones puede ser indicadores engañosos de la velocidad de efectiva de
procesamiento de los microprocesadores y de su rendimiento, o capacidad para realizar tareas
sutiles de cálculo o de procesamiento de datos durante un período determinado. Esto se debe a que
la velocidad de procesamiento depende de una variedad de factores, que incluyen el tamaño de la
trayectoria de los circuitos, o líneas (bus), que interconectados los componentes del
microprocesador; la capacidad de los registros de procesamiento de instrucciones; el uso de la
memoria caché de alta velocidad, ya el uso de microprocesadores especializados, tales como un
coprocesador matemático para realizar cálculos aritméticos más rápidos.
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2.2 Tecnologías de software.
Aspectos básicos del software
El software para computadora determina los tipos de tareas que le ayudará a realizar una
computadora. Cierto software le ayuda a crear documentos, mientras que otro le ayuda a bloquear
virus o a mejorar el desempeño de su computadora.
Categorías de software
¿Qué es el software? Las instrucciones que le indican a una computadora cómo realizar una tarea
se les llama programas para computadora. Estos programas forman el software con el cual una
computadora se prepara para hacer una tarea específica, como producir un documento, editar una
fotografía, proteger contra los ataques de virus, administrar los archivos o desplazarse por la Web.
2.2.1 Clasificación del software
Las dos categorías principales son software del sistema y software de aplicaciones. El software del
sistema está diseñado para las tareas propias de la computadora, mientras que el software de
aplicaciones está diseñado para ayudar a las personas a realizar tareas concretas. Por ejemplo,
utiliza el software del sistema para diagnosticar un problema con su disco duro o con su fotografía o
preparar una redacción de su curso. Las categorías de software del sistema y software de
aplicaciones se pueden dividir en categoría secundarias.
Software de aplicación
¿Por qué se llama software de aplicación? Cuando usted escucha palabra aplicación, su primera
reacción puede ser imaginar una solicitud de ayuda financiera, un formulario de solicitud de empleo o
una solicitud para la inscripción en un club o una licencia de conductor. Sin embargo, la palabra
aplicación tiene otros significados. También es sinónimo de la palabra uso. Una computadora tiene
muchos usos, como crear documentos, procesar números, dibujar diseños y editar fotografías, cada
uso se considera una aplicación, y el software que proporciona a la computadora las instrucciones
para cada uso se denomina software de aplicación, o simplemente aplicación.
Existen miles de aplicaciones de software útiles diseñadas para uso personal o empresarial. Mas
adelante en el capitulo conocerá con detalle algunas aplicaciones muy conocidas.
¿Qué es el software de productividad? Algunas aplicaciones se denominan software de
productividad. Existen muchas definiciones diferentes para este término. Sin embargo, el software de
productividad se suele definir como cualquier tipo de aplicación que ayuda a las personas a realizar
su trabajo con más eficiencia.
El término pudo haber surgido en referencia a las herramientas de software utilizadas por las
empresas para aumentar la eficiencia secretarial en las tareas cotidianas, como escribir, guardar
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archivos y la contabilidad básica. Las aplicaciones que se suelen asociar con el software de
productividad son los procesadores de textos, las hojas de cálculos, los planificadores y los sistemas
de administración de base de datos. El software para gráficos, de prestaciones y para edición por
computadora en ocasiones también se clasifica como aplicaciones de productividad.
¿Qué es el groupware? Otro tipo de aplicaciones, denominado groupware, está diseñado para
ayudar a que varias personas colaboren en un solo proyecto a través de redes locales o conexiones
a Internet. El groupware permite mantener programas para los integrantes de un grupo, seleccionar
automáticamente los horarios de reunión, facilitar la comunicación por correo electrónico u otros
canales, distribuir documentos de acuerdo con un programa o secuencia establecidos con
anticipación, y permitir que muchas personas contribuyan en un solo documento.
¿Cómo ejecuto el software de aplicaciones? Las técnicas para ejecutar las aplicaciones
dependen del sistema operativo de su computadora, pero en casi todas las computadoras
personales se debe hacer doble clic en un icono del escritorio o seleccionar la aplicación de un
menú.
Software de utilerías
¿Qué es el software de utilerías? Un tipo de software llamado software de utilerías está diseñado
para ayudarle a vigilar y configurar las especificaciones de su sistema de cómputo, el sistema
operativo o el software de aplicaciones. Algunos ejemplos de software de utilerías son las
herramientas de diagnóstico y mantenimiento, los asistentes de instalación, los programas de
comunicaciones y el software de seguridad.
El software de utilerías se suele orientar a una tarea específica, e incluye un conjunto de funciones
mucho más limitado que el software de aplicaciones. Igual que todo el software del sistema, las
utilerías se concentran en las tareas principales de la computadora, como bloquear los virus o
diagnosticar errores en el disco duro, y no en tareas del mundo real, como generar documentos o
llevar la contabilidad. En una PC, usted consulta el software de utilerías desde los iconos del
escritorio o desde el menú Inicio, igual que el software de aplicaciones. Otras utilerías se consultan
desde el Panel de control de Windows.
¿Cuáles son las utilerías más populares? En años recientes, el software antivirus, como el Norton
AntiVirus y McAfee VirusScan, ha sido una categoría popular del software de utilerías. Con la
reciente aparición de anuncios molestos, intentos de invasión, y correo no solicitado (spam), tiene
gran demanda utilerías como bloqueadores de anuncios, cortafuegos personales (firewalls) y filtros
para correo no solicitado (spam).
Otras utilerías relacionadas con la seguridad son el software de cifrado, como PGP, que desordena
el contenido de un archivo para su almacenamiento o transmisión. Para las personas que no quieren
dejar huellas de los sitios Web visitados, utilerías como 12Ghosts eliminan las listas con el historial
en Internet, los archivos y los gráficos dispersos en muchos lugares del disco duro. Los padres
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utilizan el software de filtrado, como Net Nanny, para evitar que sus hijos vean sitios Web
cuestionables.
Acrobat Reader es una utilería muy apreciada que transforma todo tipo de archivos en un formato
portátil que se puede generar y leer en cualquier computadora donde esté instalado. Acrobat es muy
útil para distribuir documentos creados con software de edición por computadora costoso que no es
probables que esté instalado en las computadoras de muchas personas.
A los usuarios de computadoras les agrada personalizar sus escritorios con gráficos que se exhiben
cuando la maquina está inactiva. También son muy populares las cubiertas de pantalla que
personalizan el aspecto y la sensación de los reproductores de medios y los quemadores de DVDs.
Otra categoría popular son las utilerías del sistema, como Norton SystemWorks y System Mechanic.
Estas utilerías detectan y reparan errores en el disco, reparan los archivos dañados y afinan y
mejoran el desempeño de su PC.
Un grupo final de utilerías que vale la pena mencionar está diseñado para respaldar archivos, limpiar
el disco duro y eliminar los archivos irrecuperables. Utilerías como Recover My Files, VirtualLab y
R-Undelete recuperan los archivos eliminados por error.
¿Qué son los instrumentos o controles del escritorio? Un instrumento del escritorio (también
llamado artefacto o control) es un programa de utilería especializado que se exhibe en el escritorio
de una computadora, parece un control y puede mostrar un fragmento de información. Algunos de
estos controles son los relojes, calendarios, calculadoras, avisos de noticias, avisos mostrados como
notas adheribles e informadores del clima. Los controles suelen configurarse para que se activen al
mismo tiempo que la computadora y permanezcan ahí hasta que se apague. Estos instrumentos
también se integran en una barra lateral o un tablero de control. En ocasiones, los instrumentos son
diseñados para ser transparentes, de manera que no oscurezcan a otros objetos.
Controladores de dispositivos
¿Qué es un controlador de dispositivo? Un controlador de dispositivo es el software que ayuda a
un dispositivo periférico a establecer comunicación con una computadora. Este tipo de software del
sistema es utilizado por las impresoras, los monitores, las tarjetas para gráficos, las tarjetas de
sonido, las tarjetas de red, los módems, los dispositivos de almacenamiento, los ratones y los
escáneres. Una vez instalado, un controlador de dispositivos suelen funcionar en un segundo plano,
sin abrir una ventana en la pantalla.
Suponga que conecta una impresora a su computadora. Cuando la instala, también incorpora un
controlador a la impresora. Cuando inicia un trabajo de impresión, el controlador del dispositivo
funciona en un segundo plano para enviar los datos a la impresora. El controlador le indica si
encuentra un problema, por ejemplos, si la impresora está conectada o se ha agotado el papel.
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2.2.2 Compra de software
Aspectos básicos del consumidor.
¿Cuáles son las aplicaciones y las utilerías esenciales que hay que tener en mi computadora?
Además de un sistema operativo, su computadora debe tener software de navegador, un cliente de
correo electrónico, software para procesar textos, una suite de seguridad, un visor de imágenes y
software que le permita quemar archivos CDs y DVDs.
¿Debo utilizar las aplicaciones y las utilerías que vienen con el sistema operativo? Casi todos
los sistemas operativos y las utilerías. Debe analizar de manera minuciosa lo que ofrece su sistema
operativo antes de gastar dinero en software de otros fabricantes.
¿Cuál es la ventaja de una suite de software? Una suite de software es un conjunto de software
de aplicaciones que se vende como un solo paquete. Las suites para oficina, como Microsoft Office,
StarOffice, OpenOffice.org y WordPerfect Office, incluyen aplicaciones para mejorar la productividad
básica: procesamientos de textos, hoja de cálculo y software para correo electrónico. Las suites de
gráficos, como Adobe Creative Suite, Macromedia Studio MX y CorelDRAW Graphics Suite, suelen
incluir herramientas para pintar , dibujar y preparar gráficos para la Web. Las suites de medios, como
InterVideo MediaOne, proporcionan herramientas para crear CDs de música y DVDs de video. Las
suites de seguridad incluyen herramientas para buscar virus en su computadora y evitar invasiones
en línea.
¿Cómo sé si un programa de software funcionará en mi computadora? Publicados en el sitio
Web del fabricante de software o impresos en el paquete, encontrará los requerimientos del sistema,
los cuales especifican las capacidades mínimas del sistema operativo y del hardware para que el
software funcione correctamente.
¿Dónde encuentro el software mas reciente y mejor? El software nuevo hace su aparición tan
rápido que parece imposible mantenerse actualizado. Sin embargo, un conjunto de sitios Web y
publicaciones le ayudan a mantenerse a la vanguardia de los descubrimientos de software que
mejoran su experiencia de computo.
Las revistas de computadoras y de tecnología, como Wired, Macworld y PC Computing, suelen
incluir reseñas del software en cada número. Algunas revistas se concentran en los juegos, mientras
que otras se especializan en aplicaciones empresariales o destacadas, pero si encuentra una revista
de computadoras que disfrute leer, es probable que incluya información acerca del software que le
interesa.
¿Dónde consigo software? El software se vende en lugares sorprendentes. Puede encontrar
software de gráficos en la papelería más cercana. Su sala de belleza puede distribuir software
Cosmopolitan de maquillaje y peinados. Puede encontrar software de medicina homeopática a la
venta en una tienda de alimentos naturistas. Por supuesto, el software también se distribuye en
tiendas tradicionales, como de artículos para oficina, de artículos electrónicos y tiendas de
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descuento, al igual que en tiendas de computadoras. También puede adquirir software en catálogos
de pedidos por correo, en el sitio Web y en otros sitios de descarga.
¿Qué incluye un paquete de software normal? Los ingredientes fundamentales para instalar el
software nuevo son los archivos que contienen los programas y los datos. Estos archivos se
entregan en medios de distribución: uno o más CDs o DVDs empacados en una caja, junto con un
manual de instrucciones. Los archivos también se distribuyen en descargas de Internet que
contienen los módulos del programa y el texto del manual de instrucciones.
2.2.3 Derechos de autor y licencias del software
¿Qué son los derechos de autor del software? Después de comprar un paquete de software,
puede suponer que puede instalarlo y utilizarlo en cualquier manera. Pero, de hecho, su compra le
da derecho a utilizar el software solo en ciertas maneras recomendadas. En muchos países, el
software de computadora, igual que un libro o una película, está protegido por los derechos de autor.
Un derecho de autor es una forma de protección que concede al creador de una obra original el
derecho exclusivo para copiarla, venderla y modificarla, excepto en circunstancias especiales
descritas por las leyes de derechos de autor. Estas excepciones son:
El comprador tiene derecho a copiar el software de los medios de distribución o de en sitio Web en el
disco duro de una computadora para instalarlo.
El comprador puede hacer una copia adicional de respaldo del software en caso de que la copia
original se borre o se dañe, a menos que el proceso de hacer el respaldo requiera que el comprador
quebrante el mecanismo de protección diseñado para evitar las copias. Se permite al comprador
copiar y distribuir secciones de un programa de software para usarlo en reseñas importantes y la
enseñanza.
¿Puedo saber si el software es pirata? Los piratas del software se vuelven cada vez más
agresivos y no siempre es fácil identificar el software pirata. Algunos clientes ingenuos han obtenido
sin saberlo software pirata, y hasta llegan a pagar el precio del software legal en un lugar conocido.
¿Qué en una licencia de software? Además de la protección de los derechos de autor, el software
está protegido por los términos de una licencia. Una licencia de software, o un acuerdo de licencia,
es un contrato legal que define el modo en el cual se puede utilizar un programa para computadora.
Las licencias de software imponen restricciones adicionales en el uso del software y ofrecen
derechos adicionales a los consumidores. Por ejemplo, casi todo el software se distribuye con una
licencia para un solo usuario, lo cual limita el uso a una persona a la vez. Sin embargo, algunos
fabricantes ofrecen licencias para varios usuarios a escuelas, organizaciones y empresas.
¿Qué es el software comercial? El software comercial se vende en las tiendas de computadoras o
en los sitios Web. Si usted compra este software, en realidad solo adquiere el derecho a utilizarlo
bajo los términos de la licencia. Una licencia para software comercial suele apegarse estrechamente
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a las limitaciones mencionadas por las leyes de derechos de autor, aunque puede darle permiso
para instalar el software en una computadora en el trabajo y una en el hogar, siempre y cuando solo
utilice una de ellas a la vez.
¿Qué es el demoware? Cierto software comercial está disponible en versiones de prueba, que
suelen denominarse demoware. El demoware se distribuye en forma gratuita y viene pre instalado en
las computadoras nuevas, pero está limitado en algún modo hasta que usted lo adquiere. Los
productores de demoware emplean diversas técnicas para limitar el software. Funciona una cantidad
precisa de días antes de expirar y solicitar su pago. Puede funcionar un tiempo limitado –por
ejemplo, 60 minutos- cada vez que lo usa. El demoware se puede configurar para que funcione solo
una cantidad limitada de veces. O están inhabilitadas funciones importantes, como imprimir, lo cual
sirve para dar al demoware el poco halagador nombre de mutiladoware.
¿El shareware es igual que el demoware? Las características del shareware se asemejan a las del
demoware. El shareware es software con una reserva de derechos de autor que se comercializa bajo
una política de “pruébelo antes de usar”. Suele incluir una licencia que permite emplear el software
durante un periodo de prueba. Para utilizarlo después del periodo de prueba, usted debe pagar una
tarifa de registro. La idea detrás del shareware era que el pago seria bajo un sistema de honor. A
diferencia del demoware mutilado o por tiempo limitado, el shareware es un software con todas las
funciones.
¿Y el freeware? El freeware es software con reserva de derechos de autor que se ofrece de manera
gratuita. Tiene funciones completas y no requiere un pago para utilizarlo. Debido a que el software
está protegido por derechos de autor, usted solo puede hacer lo que autorizan de manera explícita la
ley de derechos de autor. Una licencia de freeware le permite usar el software, copiarlo y distribuirlo,
pero no lo autoriza a alterarlo o venderlo. Muchas utilerías, controladores de dispositivos y algunos
juegos se distribuyen como freeware.
¿Debe una licencia del software afectar mi decisión de compra? Los compradores de software
astutos suelen considerar las licencias antes de hacer una compra. Comprender una licencia lo
mantiene en el lado correcto de la ley y le ahorra dinero.
Antes de comprar software, compruebe que la licencia le permite utilizarlo como usted quiere. Si
planea instalar el software en más de una computadora o introducir modificaciones, compruebe que
la licencia se lo permita.
Cierto software comercial, como el de seguridad, requiere renovación. Si no quiere pagar la cuota
cada año, considere el software de seguridad de código fuente abierto. Los consumidores
informados tienden a tomar mejores decisiones de compra. Solo recuerde que existen muchos
programas de software y que podrá encontrar alternativas con funciones similares y diferentes
términos de licencia.
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2.3 Modelos de procesos de datos con software de aplicación
2.3.1 Procesamiento de datos
En todos los sistemas de procesamiento de datos, sin considerar su modo de procesado, son
necesarias cuatro funciones, y cada una juega un papel muy importante para hacer que el sistema
de computación sea una herramienta útil. Se examinarán las funciones de a) recolección de datos,
b) revisión (o "edición"), c) procesamiento y d) reporte. Saber de qué manera se llevan a cabo estas
funciones ayudará a comprender mejor la operación de las computadoras en el procesamiento de los
datos. También explicará mucho más acerca de interrelaciones de los modos de procesamiento y la
organización de los archivos.
a) Recolección de datos
La función más fundamental llevada a cabo en el procesado de transacciones es la recolección de
datos. Esta es una etapa necesaria tanto en los sistemas en línea como en los de lotes, y consiste
en la captura, preparación y registro de los datos para su procesamiento. La captura de los datos
debe llevarse a cabo lo más cercana posible tanto en espacio como en tiempo respecto de la fuente
de la transacción. Normalmente es muy difícil; ya veces imposible, regresar y capturar datos después
de que una transacción ya ha ocurrido. A esto se debe que los documentos de las ventas, por
ejemplo, estén diseñados cuidadosamente para indicar al personal exactamente qué datos deben
ser capturados en relación con las transacciones. Si los supervisores o los gerentes encuentran que
los comprobantes de las ventas han sido diseñados en forma inadecuada o no están siendo
utilizados correctamente, se deben tomar de inmediato las acciones correspondientes para mejorar
la captura de los datos mediante un cambio de diseño en los comprobantes, o bien cambios en los
procedimientos o ajustes de personal.
Adicionalmente a la captura de los datos en documentos fuente como los comprobantes o notas de
venta, se verá que en muchos sistemas esto se hace directamente a través de una terminal de
entrada. Los agentes de reservaciones de las líneas aéreas, por ejemplo, utilizan terminales
diseñadas especialmente que tienen teclas específicas para ingresar los datos de número de vuelo,
nombre del pasajero, fecha del vuelo, selección de asiento y otros por el estilo. De la misma manera,
se han introducido terminales de punto de venta en la actividad de ventas al menudeo para la
captura de datos. Estos dispositivos proporcionan ingreso directo para datos tales como el número
de artículo del producto comprado, la cantidad comprada y el precio unitario. Para las ventas a crédito, también es necesario teclear datos de entrada en el número de cuenta del comprador, los cuales
pueden ser convalidados inmediatamente. Verificando de inmediato en el registro de crédito
almacenado en el archivo de cuentas a crédito. Si la cuenta no es válida o ya ha sido cancelada, la
terminal puede bloquear los datos, impidiendo la venta a crédito.
También se pueden utilizar terminales ordinarias (pantallas, máquinas de escribir, etc.) para la
captura de datos directa en línea, si el sistema está diseñado para recibir tales entradas. En estos
casos, el usuario no puede confiar en teclas especiales para guiarse en el ingreso de los datos; en
vez de ello, el software contiene muchos más controles para respaldar esta aplicación. Los
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programas indican al usuario cuáles son los datos requeridos y el orden adecuado en que deben ser
ingresados.
Previamente a la introducción de los datos para su procesado, deben estar preparados, esto es,
puestos en una forma que pueda ser utilizada por el sistema. En los sistemas en línea, esta etapa
puede estar integrada en los mismos procedimientos de entrada. En muchos sistemas de procesamiento de transacciones es muy útil agregar un elemento de los datos que asigne la transacción a
una de varias categorías. A esto se le llama clasificación de transacciones. Por ejemplo, puede
desearse clasificar las transacciones sobre la base de que si van a agregar o a eliminar registros, o
bien a cambiar el contenido de registros almacenados. Si se agrega un nuevo cliente a un archivo de
cuentas por cobrar, bien se cancela (suprime) la cuenta de otro cliente, debe indicarse todo esto al
sistema. Por lo tanto, es posible incluir un elemento de datos en el registro de las transacciones que
indique al sistema la clase de transacción de que se trata, la cual a su vez la dirigirá hacia un modo
de procesamiento en lugar de a otro.
Un valor 1 podría ser asignado a las transacciones que agreguen nuevos registros; un valor 2, a
aquellas que eliminen registros, y 3 a aquellas que modifiquen registros existentes. Se podrían
utilizar también las letras A, B y C (con el significado de agregar, borrar o cambiar) o cualquier otra
clasificación o sistema de codificación que pueda ser fácilmente entendido por el personal de
sistemas. Si todas las transacciones procesadas por un determinado programa son siempre del
mismo tipo, podría optarse por omitir dicha clasificación. Por ejemplo, si un programa en sistema de
crédito siempre se usa para agregar nuevas cuentas y nunca procesa eliminaciones o cambios, es
posible omitir el código de clasificación; el programa podría estar desarrollado de manera que
siempre maneje una transacción como si fuera de agregar.
La codificación de los datos es la traducción (o traslado) de éstos desde el documento fuente a una
forma procesable por la máquina. El procedimiento es semejante al utilizado para clasificar
transacciones: los datos son examinados y traducidos a un código que sea significativo para el
programa de aplicación. Por ejemplo, un programa de personal puede requerir datos referentes a
sexo, edad y departamento. Podría utilizarse un código para enviar estos datos al sistema, 0-1 o M-F
para indicar el sexo, 999999 para la fecha de nacimiento (representando con dígitos el mes, día y
año), y un número de departamento (en vez del nombre como "departamento de moldeo",
"departamento de embarques", o cualquier otro).
Los datos deben ser registrados en forma que sea utilizable por el sistema. Normalmente cuando se
clasifican transacciones o se codifican datos, esto se efectúa en forma de codificación. Las formas (o
formularios) tienen columnas que corresponden a elementos de datos específicos, y se escriben las
cifras (o códigos) en los espacios adecuados de la forma. La inscripción o registro de los datos
puede incluir también dispositivos de almacenamiento.
b) Revisión (Edición)
La edición es también importante en los sistemas en línea, donde las transacciones ocurren a
menudo una por una. Aquí cada transacción es verificada antes de su procesamiento. Si un
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elemento no es aceptado por cualquier motivo se le rechaza y se informa de inmediato al usuario de
la terminal para que proceda a hacer las correcciones pertinentes. Normalmente también se lleva un
registro de errores, de manera que si los mismos equívocos se están repitiendo constantemente, o si
una terminal en particular (o un operador) está fallando de modo continuo, el personal de sistemas
procederá a corregir el problema identificado.
c) Procesamiento
La función de procesamiento abarca las actividades de clasificación, creación de archivos y actualización. Se examinarán primeramente la actividad de clasificación, ya que este proceso precede con
frecuencia a la creación de los archivos o a su actualización.
Clasificación previa. La clasificación consiste en ordenar o disponer los registros en una secuencia u
orden particular. Cuando se están utilizando archivos de transacciones que serán procesados contra
archivos maestros en los que se ha integrado una secuencia en especial, es conveniente ordenar el
archivo de transacciones con la misma secuencia que el archivo maestro a fin de aumentar la
eficiencia del proceso. De la misma manera, cuando se crea un archivo maestro que tendrá un orden
o una secuencia, primeramente hay que clasificar las transacciones. Esto hace al proceso mucho
más rápido y eficiente.
Si se procesaran por lotes, transacciones de ventas a crédito contra archivos maestros de cuentas
por cobrar clasificados secuencialmente, o que están almacenados siguiendo una organización secuencial con índice teniendo como clave del registro al número de cuenta, primeramente se clasifican todas las transacciones. La operación de clasificación produce un nuevo archivo ordenado por
los números de cuenta, es decir, en orden ascendente.
La mayoría de las instalaciones de cómputo disponen de uno o más programas de clasificación.
Creación de archivos. La creación de archivos es el proceso de generar un archivo maestro.
Previamente al proceso de creación del archivo se deben hacer todas las especificaciones de
registros y seleccionar la organización del archivo. El proceso de creación del archivo específico
depende de la organización de archivo que haya sido seleccionada. Para los archivos secuenciales
en disco, la terminación del proceso de clasificación origina el archivo maestro. Por tanto, cuando se
desea crear un archivo maestro secuencial en un disco magnético partir de archivos, simplemente
puede hacerse que la salida del proceso de clasificación sea inscrita en un disco.
La creación de archivos maestros que utilizan otras organizaciones de archivos es un poco más
compleja. Para estas organizaciones (es decir, aleatoria e indexada) deben determinarse las direcciones y los registros deben ser escritos en las posiciones adecuadas -por ejemplo, en un bloque o
en una pista. En el caso de las organizaciones indexadas, las claves y las direcciones también se
inscriben en archivos separados o índices. Y como ya se ha indicado, se requieren niveles múltiples
de índices. En muchas instalaciones se utiliza programas o software de utilería para determinar los
índices, de manera que los programas para la creación de los archivos no necesiten contener todas
las etapas y las instrucciones para generar cada uno de los índices.
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Actualización. Al actualizar archivos es muy importante recordar que el archivo de transacciones
siempre dirige el proceso. Esto significa que antes de que tenga lugar cualquier procesamiento con
el archivo nuestro, se debe leer un registro del archivo de transacciones. En el caso de un
procesamiento en línea, se recibe un registro de transacción del usuario a través de una terminal.
Cuando ya ha sido leído el registro de transacción, entonces se localiza el registro correspondiente
en el archivo maestro para las supresiones o los cambios) o bien se localiza el punto adecuado para
su almacenamiento (para agregar nuevos registros). La manera como se efectúan estos
procedimientos generalmente depende de la organización del archivo pero los registros de
transacciones siempre se leerán primero.
Debido a que el archivo de transacciones siempre guía al proceso de actualización, se inicia el
proceso de actualización leyendo primeramente el primer registro de transacciones.
d) Reportes.
Los archivos siempre se crean y mantienen en vista de que la gente espera utilizar los mismos datos
posteriormente. Los informes o reportes son respuestas preparadas para contestar preguntas que
los usuarios, en forma directa o indirecta, han formulado acerca de datos almacenados en los
archivos, o bien son el resultado del procesamiento de datos a partir de las transacciones.
Los reportes se pueden generar como resultado de un procesamiento por lotes o de una consulta en
línea, dependiendo de diseño de la aplicación. Más aun, puede combinarse la elaboración de
reportes con la función de actualización, o bien dejarla como una actividad totalmente separada.
Asimismo, pueden procesarse los datos y los reportes producidos ser enviados a impresoras en
línea o a estaciones de trabajo. Adicionalmente, algunos procedimientos conducen a la creación de
un archivo de reportes, que es uno que contiene datos que ya han sido procesados en forma de
reporte y se conservan en un dispositivo de almacenamiento.
2.3.2 Modos de procesamiento
Muchas de las aplicaciones en el procesado de transacciones dependen del modo de
procesamiento, la forma particular en la cual se manejan las transacciones. Algunas transacciones
se conservan y clasifican en grupos por su tipo, mientras que otras se procesan tan pronto como
llegan y ocurren sobre la consideración de una a la vez. El modo de procesamiento también está
relacionado con la forma en que los usuarios intervienen en el manejo de las transacciones. Algunas
veces los usuarios ingresan las transacciones directamente al sistema de cómputo por medio de
terminales o de estaciones de trabajo. En otros casos, los datos son registrados en documentos
fuente, los cuales posteriormente se agregan al flujo del proceso.
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A continuación se examinan dos modos de procesamiento: el procesado en lotes (batch) y el
procesado en línea (on-line).
Procesamiento en lotes (batch)
En el procesado en lotes, como su nombre lo indica, todos los datos y las transacciones se codifican
y reúnen en grupos (lotes) antes de ser procesadas. El procesamiento de los datos es por lo tanto
periódico: según determinados intervalos o periodos, se procesan datos que han sido clasificados en
lotes. El procesado puede hacerse cada hora, cada dos horas, cada ocho horas, y así sucesivamente, dependiendo de las organizaciones.
Cuando los documentos fuente (en forma fácilmente entendible por la computadora) se introducen
juntos en la computadora, el conjunto se procesa luego por lotes. Un lote puede variar de tamaño
desde unas pocas transacciones hasta varios miles de ellas.
El proceso por lotes se puede utilizar, por ejemplo, para archivos como las cuentas por cobrar. Este
método permite poder obtener un reporte con los nombres de todas las personas que tienen una
deuda de más de $100,000 simplemente procesando, en un sólo intervalo como un grupo o lote,
todas las cuentas por cobrar que se han registrado previamente en un dispositivo de
almacenamiento.
En esta aplicación particular del procesamiento por lotes, cada registro del archivo debe ser
examinado para determinar si el saldo de la cuenta excede de $100,000. Supóngase que se conoce,
sin embargo, que únicamente 50 de 5 000 en el archivo deben ser examinados. Si tal fuera el caso,
el programa debería haber sido escrito para examinar únicamente las 50 cuentas que se
especificaron (proporcionando por ejemplo el número de cuenta como clave). Semejante proceso
puede hacerse mucho más fácil con una organización secuencial indexada localizando las claves (en
este caso los números de cuenta) para los registros deseados en el índice, y accediendo al registro
adecuado en la dirección que se señala. Sin embargo, esto constituye aún un caso de proceso por
lotes.
El procesamiento por lotes incluye dos variantes: el procesamiento secuencial y el procesamiento
aleatorio. Supongamos que un archivo maestro va a ser leído según el modo de procesamiento por
lotes en forma secuencial. Antes del proceso de lectura, que puede implicar la comprobación de las
nuevas cantidades de las ventas a crédito o los pagos de contado que se hicieron en la cuenta, los
registros de las transacciones deben ser clasificados en el mismo orden en que se encuentran los
registros en el archivo maestro. Las transacciones son agrupadas en un lote, dispuestas en el orden
adecuado para un acceso eficiente, y posteriormente procesado contra el archivo maestro. Es mucho
más eficiente tener tanto las transacciones como los archivos maestros en el mismo orden, puesto
que de esta manera el archivo maestro puede ser leído secuencialmente, registro por registro de otra
forma tendría que ser recorrido hacia adelante y hacia atrás para cada transacción.
En el proceso aleatorio por lotes, las transacciones de entrada se pueden procesar contra el archivo
(o contra diferentes archivos) sin tener que ser preclasificado. Esta capacidad es muy útil con las
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organizaciones aleatorias en las cuales e posible almacenar los registros con acceso directo, de la
misma manera que los archivos en un disco o un tambor magnético. Puesto que no es necesaria la
clasificación previa ni el examen de cada uno de los registros, el procesado por lotes en forma
aleatoria es un modo de procesamiento comparativamente mucho más rápido. Sin embargo, si un
alto porcentaje del archivo (digamos un 50%) va a ser accedido durante una sola corrida de proceso,
probablemente se ahorrará tiempo clasificando previamente el archivo y procesándolo
posteriormente en lotes secuenciales. Este procedimiento es más rápido que el tener que calcular las
direcciones para todos los registros accedidos.
Procesamiento en línea
El procesado en línea es virtualmente el opuesto al procesado en lotes. Según este modo las
transacciones no necesitan ser reunidas en grupos o lotes para ser leídas a la memoria. Más aún,
con un procesamiento en línea no se necesita de un intermediario entre el usuario y la computadora.
El usuario puede trabajar directamente con el procesador a través de una terminal o de una estación
de trabajo.
Un sistema en línea puede aceptar la entrada directamente desde los usuarios en su ubicación de
trabajo; esto es, en un sistema en línea, los datos de entrada entran al sistema directamente desde
su punto de origen y las salidas son transmitidas directamente hacia el usuario. Las etapas
intermedias de la escritura en cinta magnética o la ejecución de la impresión fuera de línea son
evitadas fácilmente. El procesado en línea, por lo tanto, implica la comunicación directa entre la UPC
y el usuario tanto para las entradas como para los resultados de salida.
Por ejemplo, un farmacéutico de hospital que desea saber cuándo un medicamento prescrito puede
reaccionar con otro de los fármacos que el paciente está tomando, puede preguntar en línea al
sistema de registros de los pacientes del hospital y obtener rápidamente una visualización (o
despliegue) de los medicamentos de este paciente en particular. En tal caso, el farmacéutico
interroga al sistema directamente dando como entrada el nombre del enfermo o su número de
identificación y recibe una respuesta a su pregunta. Por lo tanto, no es necesario registrar
transacciones y esperar que éstas sean procesadas en un lote ni tener que esperar que el reporte
sea escrito y enviado desde el centro de cómputo del hospital.
El procesamiento en línea implica que las actividades y la interacción con el procesador puedan
ocurrir desde ubicaciones remotas, pero desde luego esto también implica que los archivos estén en
línea. Esto significa que los archivos se almacenan en un dispositivo de acceso directo de manera
que una persona pueda tener acceso rápido o inmediato a los datos solicitados. Semejante acceso
raramente es posible con grandes archivos secuenciales ubicados en dispositivos de
almacenamiento.
Si se utiliza un proceso secuencial por lotes para elaborar reportes o bien obtener los datos a partir
de registros específicos, todos los archivos deben ser leídos para poder localizar los datos. El
proceso en línea, sin embargo, puede liberar al usuario de esta restricción. Por ejemplo, supóngase
que un cajero está interesado en determinar si una determinada tarjeta de crédito de un cliente es
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válida, y que el archivo de todas las cuentas se mantiene en línea. Todo lo que necesita hacer el
cajero es ingresar en la terminal el número de cuenta y un símbolo que indique el tipo de pregunta.
Una respuesta o un mensaje con los datos de la cuenta pueden visualizarse en la terminal, a
menudo en un segundo o en dos. (Nota: Esta es una aplicación de tiempo real, en línea.) Las
preguntas de esta naturaleza raramente son posibles en un procesamiento por lotes. En su lugar, la
computadora se utiliza para imprimir un reporte completo de cuentas "buenas" y "malas" en forma
periódica diariamente, cada tercer día, semanalmente, o cuando se deseen.
El procesado en línea es muy importante en el mantenimiento de archivos. Por ejemplo, en una
oficina de ventas que utiliza un sistema de ingreso de pedidos en línea, los artículos ordenados, las
cantidades, sus precios y los nombres de los clientes pueden entrar directamente en el archivo del
sistema mientras el cliente se encuentra presente. De esta manera, los datos de las ventas
actualizan el archivo de contabilidad, los niveles del inventario y otros. Adicionalmente, con
frecuencia el cliente se asegura de que la mercancía deseada se encuentra en el almacén antes de
que salga de la oficina de ventas. En el proceso por lotes es necesario agrupar todos los pedidos en
lotes para posteriormente ingresar los datos y procesarlos.
El mantenimiento y la actualización generalmente pueden ser ejecutadas en cualquier oportunidad
en un sistema en línea. Cuando se tienen que agregar o eliminar registros de un archivo, la
operación puede efectuarse desde una terminal en cualquier oportunidad si el archivo está
continuamente cargado en el sistema. (Puesto que se requiere de trabajo extra para eliminar un gran
número de registros de un archivo, existe la tendencia de dejar en éste grandes porciones de datos.,
obsoletos o no utilizables de cualquier otra forma, lo que hace que el tamaño del archivo crezca
continuamente. El usuario irremediablemente pagará este costo en pequeñas cantidades debido al
tiempo de acceso cada vez más largo en un entorno de tiempo real.) Normalmente los archivos se
almacenan en dispositivos de acceso directo que pueden ser actualizados muy rápidamente.
2.3.3 Selección del modo de procesamiento
El procesado en línea ofrece un gran número de ventajas sobre el procesado por lotes, pero no será
siempre el mejor sistema. ¿Qué factores deben ser considerados para determinar cuándo un
procesamiento en línea es el más adecuado para una aplicación? En general, el criterio de selección
incluye el tiempo de respuesta, detalles de reporte; volumen de las entradas y la utilización del
archivo. Estos cuatro factores afectan el costo total del procesamiento.
Tiempo de respuesta. El tiempo necesario para procesar una pregunta es un factor muy importante
al seleccionar un modo de procesamiento en particular. El tiempo de respuesta es el número de
segundos, minutos o bien horas que transcurren entre el tiempo en que ocurre una transacción o una
pregunta entra al flujo del proceso, y el tiempo en que la UPC emite una información o una respuesta
a todo lo anterior. Si se requiere una respuesta inmediata una que tome únicamente unos pocos
segundos entonces el procesado en línea tal vez sea el más adecuado. Sin embargo, si un tiempo
de respuesta de 24 horas es suficiente, entonces puede no ser muy necesario tener que utilizar un
sistema en línea. El método de procesamiento por lotes probablemente satisfaga estas necesidades
del usuario.
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Por ejemplo, los corredores bursátiles necesitan los precios actualizados al minuto desde el piso de
transacciones de una casa de bolsa. Aun en caso de que puedan recibir los últimos precios unos
minutos después de que ocurra la transacción el precio puede realmente haber cambiado en varios
puntos. Claramente, un tiempo de respuesta de 24 horas de ninguna manera es aceptable. Los
corredores de bolsa necesitan indicadores de alta velocidad que reciban y visualicen en forma
electrónica los precios de las acciones, para mostrar el precio a la última transacción. En cierto
sentido, esto es un sistema en línea. El mismo tipo de procesamiento puede ser realizado en una
pantalla de computadora. El corredor puede preguntar acerca de un archivo de acceso directo a
través de una terminal y recibir una visualización inmediata del precio actual.
Muchos bancos han tenido que desarrollar un sistema de cajero en línea para evitar retiros, de las
cuentas. Con el sistema de servicio "cualquier sucursal, cualquier cajero" tan utilizado en la
actualidad, es posible depositar dinero en un banco y el retirarlo en otro. Utilizando un procesamiento
en línea para las transacciones de los depósitos y de los retiros con objeto de actualizar los estados
de cuenta, los bancos evitan que la gente retire las mismas cantidades varias veces acudiendo a
diferentes sucursales o a diferentes cajeros en el mismo banco. Cuando estos retiros se registran en
los archivos de las cuentas tan pronto como se hacen, la oportunidad para estos sobregiros
intencionales queda eliminada.
No todos los casos requieren este breve tiempo de respuesta. Por ejemplo, un cajero que procesa
una nómina y que recibe un viernes las tarjetas de tiempo de los trabajadores y emite los cheques de
pago el siguiente viernes muy bien se las puede arreglar utilizando un sistema de procesamiento por
lotes. En la misma manera, el gerente de almacén de una tienda de departamentos que repone la
mercancía dos veces por semana, no necesitará posiblemente un sistema en línea para colocar un
pedido. En su lugar, se pueden llenar tarjetas que sean leídas por una máquina y enviadas a una
computadora de procesado por lotes,
El procesamiento en línea también se puede combinar con el procesamiento por lotes con objeto de
tener un tiempo de respuesta adecuado para las preguntas. En este caso, si bien una terminal en
línea puede utilizarse para recibir las respuestas a las preguntas (llamadas también consultas o
interrogantes) los archivos no tienen que ser actualizados ni las transacciones deban ser procesadas
en línea, de manera que pueden combinarse fácilmente los dos sistemas. Esto es, las preguntas se
pueden formular utilizando un dispositivo en línea cuando la actualización del archivo o el procesado
de las transacciones se pueden efectuar fácilmente por lotes.
Por ejemplo, en muchos casos del control de grandes inventarios en un proceso de manufactura los
gerentes o los supervisores deben estar capacitados para comprobar los registros con objeto de
determinar cuándo existen suficientes partes o piezas para completar los programas de producción
del día. Necesitan estar capacitados para preguntar al sistema y recibir una respuesta rápidamente.
Pero no hay necesidad de que los archivos sean actualizados cuando cada elemento sea retirado del
inventario. Tan pronto como el supervisor sepa que existen suficientes elementos para satisfacer las
demandas de producción durante el día, y en la medida de que los retiros se contabilicen tan pronto
ocurren, es muy aceptable que los archivos sean actualizados al final del día. Por lo tanto, el proceso
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por lotes puede utilizarse para mantener los archivos restando los retiros de los artículos una vez
cada día. En esta situación, la capacidad de consulta en línea con el mantenimiento de procesado
por lotes proporciona la mejor combinación de los tiempos de respuesta a un menor costo. No hay
nada impropio en que sean del tipo en línea las capacidades de consulta y de actualización, pero no
existe motivo para incurrir en gastos extra.
Detalles de los reportes. La cantidad de detalle y el número de líneas en los reportes elaborados
por computadora son muy significativos en la determinación del modo de procesamiento. Desde
luego las impresoras en línea funcionan a una velocidad mucho más alta que la mayoría de los
dispositivos terminales. Más aún el máximo número de columnas en una página impresa
normalmente es mucho mayor en las impresoras en línea que en muchas de las terminales. Si un
trabajo requiere la generación de reportes muy detallados y largos, la impresora en línea y el
procesado por lotes probablemente sea la mejor combinación. Sin embargo, si la salida es
únicamente una línea o dos para cada pregunta, como el número de unidades de un cierto artículo
disponible en el inventario, lo opuesto puede ser cierto. Algunos de los sistemas en línea actuales
hacen posible que una persona que utiliza una terminal solicite una respuesta de salida sea enviada
a una impresora de líneas, lo cual elude el problema en forma parcial.
Volumen de entradas. El número de elementos que se van a introducir en un sistema para ser
procesados debe también ser considerado cuando se selecciona un modo de procesamiento. Si el
número de los elementos es grande, puede ser mucho más efectivo ingresarlos directamente a un
medio de almacenamiento magnético (a través de un dispositivo del tipo de teclado a
almacenamiento), que en forma directa a la memoria principal a través de una terminal. Un empleado
de nómina, por ejemplo, en forma normal no teclearía los datos de 500 empleados utilizando un
sistema en línea. En vez de ello los datos se prepararían fuera de línea y después se procesarían
por lotes.
Utilización de un archivo. El procesamiento por lotes es un medio muy efectivo para procesar
archivos de por ejemplo, 10000 registros, desde el principio hasta el final. El archivo de crédito de
clientes en el cual cada uno de los registros se procesa para preparar una facturación mensual, se
procesa mucho mejor por lotes. El procesado de esta clase también se utiliza a menudo con archivos
estrictamente secuenciales cuando los registros pueden ser procesados desde el principio hasta el
final en el orden en el que se encuentran almacenados. Sin embargo, si únicamente una pequeña
parte del archivo debe ser procesado y el archivo no se encuentra en forma secuencial (es decir, se
encuentra almacenado según una de las organizaciones aleatorias), puede ser mucho más rápido y
más eficiente el acceder a los datos en línea especificando por medio de una terminal, uno a la vez,
los registros particulares que se desean.
Los archivos que consisten en listas simples o de doble distribución pueden requerir más tiempo
para recorrerlos en su totalidad que en aquellos que se establecieron por organización directa. Pero
si únicamente un registro es normalmente accedido en una consulta, un modo en línea puede ser
preferible. Si los grupos de registros van normalmente a ser accedidos juntos, el procesado por lotes
es normalmente mucho mejor.
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2.3.4 Sistemas en tiempo real
Muchas veces los sistemas en tiempo real y los sistemas en línea van paralelamente. Sin embargo,
los sistemas en línea no siempre han de trabajar en tiempo real.
Procesamiento en tiempo real
Un sistema en tiempo real es aquel qué puede recibir datos, procesarlos, y regresar los resultados al
usuario en forma bastante rápida para afectar las actividades del usuario, esto es, lo suficientemente
pronto para permitir que los resultados sean utilizados en el trabajo que se está desarrollando. Esto
contrasta con el atraso inherente que es la característica del retardo normal en todos los sistemas de
procesado por lotes.
Con base en esta definición general, el procesado en tiempo real no puede identificarse únicamente
en términos de segundos o de minutos. En su lugar, depende del contexto en el cual el
procesamiento ocurra. (Algunas personas aclaran que un sistema que no puede responder en un
milisegundo no puede considerarse "de tiempo real". Sin embargo, esta definición tan limitada no se
acepta generalmente en la industria de la computación o en los sistemas de procesamiento de
transacciones.) Por ejemplo, si un corredor de bolsa solicita una información sobre una posible
transacción del mercado y recibe un precio en un minuto o dos como respuesta, esto puede constituir un sistema con respuesta de tiempo real. Pero el mecanismo de control de dirección de un
cohete o misil necesita recibir la respuesta en fracciones de segundo para que pueda considerarse
como de tiempo real. Por lo tanto, el factor importante no es el tiempo de respuesta absoluto) sino el
tiempo transcurrido relativo o con referencia a las necesidades del usuario y sus actividades
específicas de trabajo.
Tipos de procesamiento en tiempo real
El término tiempo real puede tener diferentes significados. Debe distinguirse entre sistemas que
aceptan datos en tiempo real y aquellos que procesan en tiempo real. En algunos casos, los datos
que deben ser recopilados continua o inmediatamente tan pronto como están disponibles pueden ser
procesados con una tolerancia de tiempo de respuesta más amplia.
Cuando la unidad de procesamiento real se encuentra distante, los usuarios deben confiar en la
conexión de sus terminales a la UPC (Unidad Central de Procesamiento) y los archivos por medio de
acceso remoto. Las terminales se pueden encontrar en el mismo edificio o bien a varios kilómetros,
aún a cientos de kilómetros de distancia. En estos casos, la terminal está conectada por medio de
una línea telefónica o de comunicación por la cual pueden ser transmitidos los datos. El usuario
trabaja en línea y recibe la respuesta en tiempo real, suponiendo que se han satisfecho otros
criterios, como los archivos en línea. El mero uso de las capacidades de acceso remoto no garantiza
la respuesta en tiempo real. Los datos deben estar en línea y el sistema debe ser capaz de
responder rápidamente sin un gran retraso. Para mejor comprender cómo ocurren estos procesos,
se considerarán las funciones y los procedimientos asociados a un procesamiento de transacciones
a medida que se aplican a los sistemas en línea y a los sistemas de lotes.
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2.3.5 Software de aplicación de negocio
Hay disponibles miles de paquetes de software de aplicación específica para dar soporte a
aplicaciones específicas de usuarios finales en los negocios y en otras áreas. Por ejemplo, el
software de aplicación de negocio apoya a la reingeniería y la automatización de los procesos de
negocio con aplicaciones estratégicas del negocio electrónico, como administración de relaciones
con el cliente, planeación de recursos empresariales y administración de la cadena de suministro.
Otros ejemplos son los paquetes de software habilitados en Web para el comercio electrónico, o en
áreas funcionales de negocios como administración de recursos humanos, contabilidad y finanzas.
Así, otros paquetes de software facultan a los administradores y profesionales de los negocios con
herramientas de apoyo a la toma de decisiones como minería de datos, portales de información
empresarial o sistemas de administración del conocimiento.
Paquetes integrados y aplicaciones integradas de software
Esto se debe a que los paquetes de productividad más ampliamente utilizados vienen vinculados
como paquetes integrados de software, tales como Microsoft Office, Lotus SmartSuite, Corel
WordPerfec Office y StarOffice de Sun. El análisis de sus componentes nos da una visión general de
las importantes herramientas de software que se pueden utilizar para incrementar la productividad.
Un paquete integrado de software cuesta mucho menos que el costo total de comprar sus paquetes
individuales de forma separada. Otra ventaja es que todos los programas utilizan una interface
grafica de usuario (GUI) similar, con iconos, barras de herramientas y de estatus, menús, etc., lo
que les da la misma apariencia y comportamiento, y los hace más fáciles de comprender y utilizar.
Los paquetes integrados de software también comparten herramientas comunes, tales como
correctores ortográficos y asistentes de ayuda, para incrementar su eficacia. Otra gran ventaja de
estos paquetes es que sus programas están diseñados para trabajar juntos de un modo transparente
e importar fácilmente los archivos del otro, sin importar que programa se está utilizando en ese
momento. Estas capacidades los hacen más eficaces y más fáciles de usar que utilizar una variedad
de versiones individuales de paquetes.
Por supuesto, poner tantos programas y características juntas en un paquete de tamaño tan grande
tiene algunas desventajas. Los críticos de la industria argumentan que la mayoría de los usuarios
nunca utilizan muchas características de los paquetes integrados de software. Los paquetes ocupan
mucho espacio del disco, desde cerca de 100 a más de 150 megabytes, según la versión o
funcionamiento que se instalen.
Estas desventajas son una razón para el uso continuo de aplicaciones integradas como Microsoft
Works, Lotus Suite WorkPlace, AppleWorks, etc. Las aplicaciones integradas combinan algunas de
las funciones de varios programas: procesador de las palabras, hojas de cálculo, graficas para
presentaciones, administración de base de datos, etc., dentro de un paquete de software.
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Las aplicaciones integradas han probado que ofrecen suficientes funciones y características para
muchos usuarios de cómputo, a la vez que proporcionan algunas de las ventajas de los paquetes
integrados de software en un paquete más pequeño.
Navegadores Web y más.
El componente de software más importante para muchos usuarios de computadoras de la actualidad
es el, alguna vez simple y limitado, pero ahora poderoso y rico en posibilidades, navegador Web. Un
navegador como Microsoft Internet Explorer o Netscape Navigator es la interface clave de software
que se utiliza para señalar y hacer clic en su camino por los recursos hipervinculados de WWW y el
resto de Internet, así como por intranets y extranet corporativas. Alguna vez limitados para la
navegación en la Web, los navegadores se están convirtiendo en la plataforma universal de software,
sobre las cuales los usuarios finales se lanzan a la búsqueda de información, correo electrónico,
transferencia de archivos multimedia, grupos de discusión y otras aplicaciones de Internet
.
Los expertos de la industria predicen que el navegador Web será el modelo de la manera en que la
mayoría de las personas utilizaran las computadoras en red en el futuro. Por ahora, si quiere ver un
video, hacer una llamada telefónica, revisar el correo electrónico, etc., puede utilizar su navegador
para iniciar y hospedar dichas aplicaciones. Esa es la razón por la cual a los navegadores a veces se
les llama el cliente universal, es decir, el componente de software instalado en todos los dispositivos
de cómputo y comunicaciones en red de los clientes (usuarios) de una empresa.
Correo electrónico y mensajes instantáneos
La primera tarea que muchas personas realizan en su trabajo en todo el mundo es revisar su correo
electrónico. El correo electrónico ha cambiado la forma en la que las personas trabajan y se
comunican. Millones de usuarios finales dependen ahora del software de correo electrónico para
comunicarse unos con otros al enviar y recibir mensajes electrónicos y archivos adjuntos de
documentos, mediante Internet o las intranets y extranets de sus organizaciones. El correo
electrónico se almacena en servidores de red hasta que usted lo requiera. Siempre que quiera,
puede leer su correo electrónico mediante su despliegue en sus estaciones de trabajo. Así, en solo
unos cuantos minutos de esfuerzo puede redactar, enviar o recibir un mensaje para uno o muchos
individuos.
Como mencionamos con anterioridad, el software de correo electrónico ahora es un componente
más de los paquetes integrados de software de alto nivel y de navegadores de Web.
Los paquetes gratuitos de correo electrónico como Microsoft HotMail y Netscape WebMail están
disponibles para usuarios de Internet a partir de servicios en línea y proveedores de servicios de
Internet. La mayoría del software de correo electrónico, como Microsoft Outlook Express o Netscape
Messenger, puede dirigir mensajes a múltiples usuarios finales, basados en listas de correo
predefinidas y proporcionar contraseñas de seguridad, reenvió automático de mensajes y acceso
remoto al usuario. Asimismo, permiten almacenar mensajes en carpetas y hacen más fácil añadir
anexos de documentos y de archivos Web a los mensajes de correo electrónico. Los paquetes de
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correo electrónico también permiten que se editen y envíen graficas y archivos multimedia, así como
texto, y proporcionar capacidades de conferencia por computadora. Por último, su software de correo
electrónico puede filtrar y clasificar automáticamente los mensajes de entrada y dirigirlos a las
carpetas y buzones apropiados del usuario.
Los mensajes instantáneos (MI) son una tecnología hibrida de conferencia informática/correo
electrónico que ha crecido con tanta rapidez que se ha convertido en un método estándar de
mensajes electrónicos para millones de usuarios de Internet en todo el mundo. Al utilizar mensajes
instantáneos, los grupos de profesionales de negocios o los amigos y asociados pueden enviar y
recibir mensajes electrónicos de manera instantánea, y de este modo comunicarse y colaborar en
tiempo real en un modo casi coloquial. Los mensajes surgen instantáneamente en una ventana de
MI, si estas en línea, sin importar que otras tareas estén trabajando en ese momento.
Procesamiento de palabras y autoedición
El software para procesamiento de palabras ha transformado el proceso de escritura. Los
paquetes de procesamiento de palabras automatizan la creación, edición, revisión e impresión de
documentos al procesar electrónicamente su información de texto. Los mejores paquetes
procesadores de palabras como Microsoft Word, Lotus WordPro y Corel WordPerfect pueden
proporcionar una amplia variedad de documentos atractivamente impresos con sus capacidades de
autoedición o publicación. Estos paquetes también pueden convertir todos los documentos a formato
HTML para publicarse como pagina Web en intranets corporativas o en Internet.
Los paquetes de procesamiento de palabras también proporcionan otras características útiles. Por
ejemplo, las características del corrector ortográfico puede identificar y corregir errores de ortografía,
y la de sinónimos le ayuda a encontrar mejores opciones a las palabras con el fin de expresar sus
ideas. Además de convertir documentos a formato HTML, también puede utilizar los mejores
paquetes para diseñar y crear páginas web, a partir de borradores, para un sitio Web de Internet o
intranet.
Los usuarios finales y las organizaciones pueden utilizar software de autoedición o de publicación
(DTP) para producir su propio material impreso con calidad profesional. Es decir, pueden diseñar e
imprimir sus propios boletines, circulares, manuales y libros con diferentes tipos de estilos, graficas,
fotos y colores en cada página. Por lo general, el material de texto y graficas puede generarse
mediante paquetes procesadores de palabras y de graficas e importarse como archivo de texto y de
graficas. Los escáneres ópticos pueden utilizarse para introducir los textos y las graficas a partir del
material impreso. También se pueden utilizar archivos de galerías de imágenes que son ilustraciones
graficas realizadas de antemano y que son proporcionadas por el paquete de software o que están
disponibles desde otras fuentes.
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Hojas de cálculo electrónicas
Los paquetes de hojas de cálculo electrónicas, como Lotus 1-2-3, Microsoft Excel y Corel
QuattroPro, se utilizan para análisis, planeación y modelación de negocios. Ayudan a desarrollar una
hoja de cálculo electrónica, que es una hoja de trabajo de filas y columnas que pueden almacenarse
en una PC o en un servidor de red, o convertirse a formato HTML y almacenarse como una página
Web o como hoja Web en Internet. Desarrollar una hoja de cálculo implica diseñar su formato y
desarrollar las relaciones /formulas) que se utilizaran en la hoja de cálculo. En respuesta a su
entrada, la computadora realiza los cálculos necesarios basados en las formulas que se definieron
en la hoja de cálculo, y despliegue los resultados inmediatamente, en su estación de trabajo, o bien
en el sitio Web. La mayoría de los paquetes también ayudan a desarrollar representaciones graficas
de los resultados de la hoja de cálculo.
Por ejemplo, podría desarrollar una hoja de cálculo con el fin de registrar y analizar el desempeño
pasado y presente de la publicidad para un negocio. También podría desarrollar hipervínculos con
una hoja de cálculo Web similar en un sitio Web de intranet del equipo de mercadotecnia. Ahora
tiene una herramienta de apoyo a la toma de decisiones para ayudar a contestar las preguntas de
tipo de escenario posible que pueda tener acerca de la publicidad. Por ejemplo, ¿Qué pasaría con la
participación de mercado si los gastos de publicidad aumentaran en un 10%? Para contestar esta
pregunta, tan solo cambiaria la formula de gastos de publicidad sobre la hoja de trabajo de
desempeño de publicidad que usted desarrollo. La computadora calcularía de nuevo las cifras
afectadas, y produciría nuevas cifras y graficas de participación de mercado. Entonces, tendría una
mejor perspectiva del efecto de las decisiones de publicidad en la participación de mercado. Luego,
podría compartir esta perspectiva con una nota en la hoja Web en el sitio Web de intranet de su
equipo.
Gráficas para presentaciones
Los paquetes de gráficas para presentaciones ayudan a convertir datos numéricos en despliegues
de graficas tales como graficas lineales, de barras, circulares y muchos otros tipos. La mayoría de
los paquetes de alta calidad también ayudan a preparar presentaciones multimedia de graficas,
fotografías, animaciones y segmentos de video, como la publicación para Internet. No solo son los
despliegues de graficas y de multimedia más fáciles de comprender y comunicar que los datos
numéricos, sino que los despliegues de colores y medios múltiples también pueden enfatizar más
fácilmente los puntos clave, las diferencias estratégicas y las tendencias importantes en los datos.
Las graficas para presentaciones han probado ser mucho más eficaces que las presentaciones
tabulares de datos numéricos para reportes y comunicación en los medios de publicidad, reportes de
administración u otras presentaciones de negocios.
.
Los paquetes de software de gráficas para presentaciones, como Microsoft PowerPoint, Corel
Presentations, ofrecen muchas capacidades faciales de utilizar que fomentan el uso de
presentaciones graficas. Por ejemplo, la mayoría de los paquetes ayudan a diseñar y manejar
exhibiciones de diapositivas generadas y coordinadas por computadora, que contiene muchos
despliegues de graficas y multimedia integrados. O puede seleccionar de entre una variedad de
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plantillas prediseñadas de presentaciones de negocios, preparar y editar el boceto y las notas para
una presentación y administrar el uso de archivos multimedia de graficas, fotografías, sonidos y
segmentos de video. Y por supuesto, los mejores paquetes le ayudaran a preparar a ajustar sus
presentaciones de graficas y multimedia para transferirlas en formato HTML a sitios Web en intranets
corporativas o a Internet.
Administradores de información personal
El administrador de información personal (PIM) es un popular paquete de software para la
productividad y colaboración de los usuarios finales, y es una aplicación popular para los dispositivos
portátiles asistentes digitales personales (pda). Los PIM, ayudan a los usuarios finales a guardar,
organizar y recuperar información acerca de clientes, planear y administrar citas, juntas y tareas. El
paquete PIM organizara la información que introduzca y recuperara la información en una variedad
de formas, según el estilo de la estructura del PIM y de la información que desee. Por ejemplo, la
información puede recuperarse como un calendario electrónico o como una lista de citas, juntas u
otras cosas por hacer; el calendario de un proyecto, o como un despliegue de los hechos principales
y de los datos financieros acerca de los clientes o prospectos de ventas. La mayoría de los PIM
incluyen ahora las capacidades de acceder a Internet y de proporcionar capacidad de correo
electrónico. También, algunos PIM utilizan opciones de internet y de correo electrónico para apoyar
la colaboración entre equipos, al compartir información como listas de contactos, de tareas y
agendas, con otros usuarios de PIM en red.
Software para trabajo en grupo (groupware)
El groupware es un software de colaboración, es decir, un software que ayuda a los grupos de
trabajo y a los equipos a trabajar de manera conjunta para lograr sus tareas de grupo. El groupware
es una categoría de software de aplicación de propósito general que combina una variedad de
características y funciones de software para facilitar la colaboración. Por ejemplo, los productos
groupware apoyan la colaboración mediante correo electrónico, grupos de discusión y bases de
datos, calendarización, administración de tareas, datos, audio y videoconferencias, etc.
Los productos de groupware dependen de Internet y de intranets y extranets corporativas para hacer
posible la colaboración en una escala global mediante equipos virtuales localizados en cualquier
parte del mundo. Por ejemplo, los miembros del equipo pueden utilizar Internet para correo
electrónico global, fotos de discusión de proyectos y desarrollos conjuntos de páginas Web. O
podrían utilizar las intranets corporativas para publicar noticias del proyecto, reportes de progreso, y
trabajar de manera conjunta en los documentos guardados es servidores Web.
Las capacidades de colaboración también se añaden a otro software para darle la característica de
groupware. Por ejemplo, en el paquete integrado de software de Microsoft Office, Microsoft Word
mantiene un seguimiento de quienes hicieron revisiones a cada documento; con Excel mantienen un
seguimiento de todos los cambios realizados a una hoja de cálculo, y Outlook permite mantener un
seguimiento de las tareas que se delegan a otros miembros del equipo.
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Dos adiciones recientes al mercado de software de colaboración son Windows SharePoint Service,
de Microsoft, y WebSphere, de IBM. Ambos productos permiten a los equipos crear con prontitud
sitios Web sofisticados para compartir información y colaborar con los documentos. Además, los
negocios pueden utilizar estos productos como una plataforma para el desarrollo de aplicaciones que
facilitan la creación eficaz de portales de negocios basados en Web y de aplicaciones de
procesamiento de transacciones. Los sitios Web construidos con herramientas de desarrollo de
colaboración pueden integrar una amplia variedad de aplicaciones individuales que permiten
incrementar la productividad individual y de equipo.
2.3.5.1 Modelos de proceso de datos con software de aplicación genérica
Uso de la Hoja Electrónica de Cálculo en la empresa
Una hoja de cálculo emplea filas y columnas de números para crear un modelo o representar una
situación real. Por ejemplo, el registro de su chequera es un tipo de hoja de cálculo, porque es una
representación numérica del flujo de efectivo que entra y sale de su cuenta de banco. Hoy en día, el
software de hoja de cálculo proporciona herramientas para crear hojas de cálculo electrónicas. Es
similar a una hoja de papel "inteligente" que suma automáticamente las columnas de números que
usted anota. También se usa para realizar cálculos con base en ecuaciones simples que usted
escribe, o en fórmulas más complejas integradas. Como opción adicional, el software de hoja de
cálculo le ayuda a convertir sus datos en una variedad de gráficos llenos de color.
El software de hoja de cálculo fue popular al principio entre contadores y administrativos financieros
que trabajaban con hojas de cálculo de papel, pero que encontraron que la versión electrónica era
más fácil de usar y menos propensa a errores que las calculadoras manuales. Otras personas
descubrieron pronto los beneficios de las hojas de cálculo para proyectos que requieren cálculos
repetitivos (presupuestos, mantenimiento de una boleta de calificaciones, balance de una chequera,
seguimiento de inversiones, cálculo de pagos de préstamos y estimación del costo de un proyecto).
Debido a que es fácil experimentar con diferentes números, el software de hoja de cálculo es útil
para análisis del tipo ¿qué pasaría si?. Este análisis le permite .responder preguntas como: ¿Qué
pasaría si invierto 100 dólares al mes en mi plan de retiro? ¿Y, qué pasaría si invierto 200? ¿Es
mejor tomar una hipoteca a 30 años con 6.75% de interés o una a 15 años con 6.25 por ciento?
Usted empleará el software de hoja de cálculo para crear una hoja de cálculo en su pantalla. Una
hoja de cálculo está basada en una cuadrícula de columnas y filas. Cada celda de la cuadrícula
puede contener un valor, una etiqueta o una fórmula. Un valor es un número que desea emplear en
un cálculo. Una etiqueta es cualquier texto que se emplea para describir datos. Por ejemplo,
suponga que su hoja de cálculo contiene el valor $486 000. Usaría una etiqueta para identificar este
número como ingreso.
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Las etiquetas y valores de esta hoja de cálculo se forman de la misma manera en que se hace con el
texto de un documento de procesamiento de palabras. También puede cambiar fuentes y el tamaño,
el color y el estilo de éstas (como negritas, cursivas y subrayado).
Los valores contenidos en una celda pueden manipularse mediante fórmulas colocadas en otras
celdas. Una fórmula funciona tras bambalinas para indicarle a la computadora cómo emplear el
contenido de las celdas en los cálculos. Puede ingresar una simple fórmula en una celda para sumar,
restar, multiplicar o dividir números, y también designarse fórmulas más complejas para realizar casi
cualquier cálculo imaginable.
Una fórmula, como =D4-D5+D8/B2*110, puede contener referencias a celda (como D4 y D5),
números (como 110) y operadores matemáticos, como los símbolos de multiplicación (*), división (/),
suma y resta. Las partes de la fórmula pueden encerrarse entre paréntesis para indicar el orden en
que se ejecutarán las operaciones matemáticas. La operación en el conjunto de paréntesis más
interno, en este caso (D8/B2), debe ser la primera en realizarse.
Tiene la opción de ingresar una fórmula "desde cero", escribiéndola en una celda, o usar una función
integrada proporcionada por el software. Para emplear una función, simplemente debe seleccionarla
de una lista, y luego indicar las referencias a celda de los valores que desee incluir en el cálculo.
Cuando cambia el contenido de cualquier celda en una hoja de cálculo, todas las fórmulas se
vuelven a calcular. Esta opción de recálculo automático asegura que los resultados de cada celda
sean exactos en relación con la información que se va ingresando en la hoja de cálculo.
Su hoja de cálculo también se actualiza automáticamente para reflejar las filas o columnas que
agregue, elimine o copie dentro de la hoja de cálculo. A menos que se especifique de otra manera,
una referencia a celda será una referencia relativa; es decir, una referencia que cambiará de B4 a
B3, por ejemplo, si se elimina la fila 3 y todos los datos se mueven hacia arriba en la fila.
Si no quiere que una referencia de celda cambie, debe emplear una referencia absoluta. Una
referencia absoluta nunca cambia cuando inserta filas, o copia o mueve fórmulas. Comprender
cuándo emplear referencias absolutas es uno de los aspectos clave para adquirir experiencia en
diseño de hojas de cálculo.
Para crear una hoja de cálculo efectiva y exacta, por lo general, debe comprender los cálculos y
fórmulas que la integrarán. Por ejemplo, si quiere crear una hoja de cálculo que le ayude a calcular
su calificación final de un curso, necesitará conocer la escala de las calificaciones y comprender la
manera en que su instructor planea ponderar cada tarea y examen.
Casi todo el software de hoja de cálculo incluye unas cuantas plantillas o asistentes para hojas de
cálculo prediseñadas, como facturas, informe de ingresos-egresos, hojas de saldo y calendarios de
pagos de préstamos. Hay plantillas adicionales en la Web. Estas plantillas suelen estar diseñadas
por profesionales y contienes todas las etiquetas y fórmulas necesarias. Para emplear una plantilla,
simplemente debe ingresar los valores para su cálculo.
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2.3.5.2 Modelo de proceso de datos con Hoja Electrónica de Cálculo




Planteamiento del problema
Solución (diagrama de flujo de datos)
Uso de funciones, sintaxis y ejemplos de la Hoja Electrónica
de Cálculo
=HOY()
=AHORA()
=COINCIDIR()
=SUMA()
=PROMEDIO()
=CONTAR()
=CONTARA()
=ALEATORIO()
=SI()
=BUSCARV()
=DESVEST()
Introducción a las macros
Uso de funciones, sintaxis y ejemplos de la Hoja Electrónica de Cálculo
FUNCIÓN HOY
Devuelve el número de serie de la fecha actual. El número de serie es el código de fecha-hora que
Microsoft Excel usa para los cálculos de fecha y hora. Si el formato de celda era General antes de
escribir la función, el resultado tendrá formato de fecha.
Sintaxis
=HOY( )
Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que puedan utilizarse en los
cálculos. De forma predeterminada, el 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y el 1 de enero de
2008 es el número de serie 39448 porque viene 39.448 días después del 1 de enero de 1900.
FUNCIÓN AHORA
Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales. Si el formato de celda era General antes de
escribir la función, el resultado tendrá formato de fecha.
Sintaxis
=AHORA( )
Microsoft Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que se puedan
utilizar en cálculos. De manera predeterminada, la fecha 1 de enero de 1900 es el número de serie 1
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y la fecha 1 de enero de 2008 es el número de serie 39448, porque es 39.448 días posterior al 1 de
enero de 1900. Microsoft Excel. En los números de serie, los dígitos a la derecha del separador
decimal representan la hora; los números a la izquierda representan la fecha. Por ejemplo, el número
de serie 0,5 representa la hora 12:00 del mediodía.
La función AHORA sólo cambia cuando se realiza un cálculo en la hoja de cálculo o cuando se
ejecuta una macro que contiene la función. No se actualiza constantemente.
FUNCIÓN COINCIDIR
Devuelve la posición relativa de un elemento en una matriz que coincida con un valor especificado
en un orden especificado. Utilice COINCIDIR en lugar de las funciones BUSCAR cuando necesite
conocer la posición de un elemento en un rango en lugar del elemento en sí.
Sintaxis
=COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscada;tipo_de_coincidencia)
Valor_buscado es el valor que se utiliza para encontrar el valor deseado en una tabla.
Valor_buscado es el valor que desea hacer coincidir en la matriz_buscada. Por ejemplo, cuando
busque algún número en la guía telefónica, estará usando el nombre de la persona como valor de
búsqueda, pero el valor que realmente desea es el número de teléfono.
Valor_buscado puede ser un valor (número, texto o valor lógico) o una referencia de celda a un
número, a un texto o a un valor lógico.
Matriz_buscada es un rango de celdas contiguas que contienen posibles valores de búsqueda.
Matriz_buscada debe ser una matriz o una referencia matricial.
Tipo_de_coincidencia es el número -1, 0 ó 1 y especifica cómo hace coincidir Microsoft Excel el
valor_buscado con los valores de matriz_buscada.
Si tipo_de_coincidencia es 1, COINCIDIR encuentra el mayor valor que es inferior o igual al
valor_buscado. Los valores en el argumento matriz_buscada deben colocarse en orden ascendente:
...-2; -1; 0; 1; 2;...A-Z; FALSO; VERDADERO.
Si tipo_de_coincidencia es 0, COINCIDIR encuentra el primer valor que es exactamente igual al
valor_buscado. Los valores en matriz_buscada pueden estar en cualquier orden.
Si tipo_de_coincidencia es -1, COINCIDIR encuentra el menor valor que es mayor o igual al
valor_buscado. Los valores de matriz_buscada deben colocarse en orden descendente:
VERDADERO; FALSO; Z-A; ...2; 1; 0; -1; -2; ...y así sucesivamente.
Si se omite tipo_de_coincidencia, se supondrá que es 1.
Observaciones
COINCIDIR devuelve la posición del valor coincidente dentro de la matriz_buscada y no el valor en
sí. Por ejemplo: COINCIDIR("b";{"a";"b";"c"};0) devuelve 2, la posición relativa de "b" dentro de la
matriz {"a";"b";"c"}.
COINCIDIR no distingue entre mayúsculas y minúsculas cuando hace coincidir valores de texto.
Si COINCIDIR no puede encontrar una coincidencia, devuelve el valor de error #N/A.
Si tipo_de_coincidencia es 0 y valor_buscado es texto, valor_buscado puede contener los caracteres
comodín asterisco (*) y signo de interrogación (?). El asterisco equivale a una secuencia de
caracteres y el signo de interrogación a un único carácter.
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FUNCIÓN SUMA
Suma todos los números de un rango.
Sintaxis
=SUMA(número1;número2; ...)
Número1;número2;... son de 1 a 30 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener.
Observaciones
Se toman en cuenta números, valores lógicos y representaciones de números que escriba
directamente en la lista de argumentos.
Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se considerarán los números en esa matriz o
referencia. Se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error en la matriz
o en la referencia.
Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números causarán
errores.
FUNCIÓN PROMEDIO
Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.
Sintaxis
=PROMEDIO(número1;número2;...)
Número1, número2,... son entre 1 y 30 argumentos numéricos cuyo promedio desea obtener.
Observaciones
Los argumentos deben ser números o nombres, matrices o referencias que contengan números.
Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, estos
valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirán las celdas con el valor cero.
FUNCIÓN CONTAR
Cuenta el número de celdas que contienen números, además de los números dentro de la lista de
argumentos. Utilice CONTAR para obtener el número de entradas en un campo numérico de un
rango o de una matriz de números.
Sintaxis
=CONTAR(ref1;ref2;...)
Ref1, ref2, ... son de 1 a 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos tipos
de datos, pero sólo se cuentan los números.
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Observaciones
Los argumentos que son números, fechas o representaciones textuales de números se cuentan; los
argumentos que son valores de error o texto que no puede traducirse a números se pasan por alto.
Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se considerarán los números en esa matriz o
referencia. Se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error en la matriz
o en la referencia. Utilice la función CONTARA si necesita contar valores lógicos, texto o valores de
error.
FUNCIÓN CONTARA
Cuenta el número de celdas que no están vacías y los valores que hay en la lista de argumentos.
Use CONTARA para contar el número de celdas que contienen datos en un rango o matriz.
Sintaxis
=CONTARA(valor1;valor2;...)
Valor1, valor2, ... son de 1 a 30 argumentos que representan los valores que desea contar. En este
caso, un valor es cualquier tipo de información, incluyendo texto vacío ("") pero excluyendo celdas
vacías. Si un argumento es una matriz o una referencia, se pasan por alto las celdas vacías que se
encuentran en la matriz o en la referencia. Si no necesita contar valores lógicos, texto, o valores de
error, use la función CONTAR.
FUNCIÓN ALEATORIO
Devuelve un número aleatorio mayor o igual que 0 y menor que 1, distribuido uniformemente. Cada
vez que se calcula la hoja de cálculo, se devuelve un número aleatorio nuevo.
Sintaxis
=ALEATORIO( )
Observaciones
Si desea usar ALEATORIO para generar un número aleatorio pero no desea que los números
cambien cada vez que se calcule la celda, puede escribir =ALEATORIO() en la barra de fórmulas y
después presionar la tecla F9 para cambiar la fórmula a un número aleatorio.
FUNCIÓN SI
Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es
FALSO.
Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.
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Sintaxis
=SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Prueba_lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO.
Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la
expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como FALSO. Este
argumento puede utilizar cualquier operador de comparación.
Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO.
Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento
prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el texto "Dentro de
presupuesto". Si el argumento prueba_lógica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero
está en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el
valor lógico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula.
Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Por ejemplo, si
este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lógica se
evalúa como FALSO, la función SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento
prueba_lógica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay
ninguna coma), se devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso está
en blanco (es decir, después de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el paréntesis de
cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra fórmula.
Observaciones
Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso
para construir pruebas más elaboradas. Vea el último de los ejemplos siguientes.
Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalúan, la función SI devuelve el
valor devuelto por la ejecución de las instrucciones.
FUNCIÓN BUSCARV
Busca un valor específico en la columna más a izquierda de una matriz y devuelve el valor en la
misma fila de una columna especificada en la tabla. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH
cuando los valores de comparación se encuentren en una columna situada a la izquierda de los
datos que desea encontrar.
La V de BUSCARV significa "Vertical".
Sintaxis
=BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)
Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede
ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_buscar_en es la tabla de información donde se buscan los datos. Utilice una referencia a un
rango o un nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista.
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Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna del argumento
matriz_buscar_en deben colocarse en orden ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO;
VERDADERO. De lo contrario, BUSCARV podría devolver un valor incorrecto.
Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar del menú Datos y
seleccione la opción Ascendente.
Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores
lógicos.
El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.
Indicador_columnas es el número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse
el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de
la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a
2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si
indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de error #¡VALOR!; si
indicador_columnas es mayor que el número de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV
devuelve el valor de error #¡REF!
Ordenado es un valor lógico que especifica si BUSCARV debe localizar una coincidencia exacta o
aproximada. Si se omite o es VERDADERO, devolverá una coincidencia aproximada. En otras
palabras, si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a
valor_buscado. Si es FALSO, BUSCARV encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra
ninguna, devolverá el valor de error # N/A.
Observaciones
Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es VERDADERO, utiliza el valor más
grande que sea menor o igual a valor_buscado.
Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera columna de matriz_buscar_en,
BUSCARV devuelve el valor de error #N/A.
Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es FALSO, devuelve el valor de error
#N/A.
FUNCIÓN DESVEST
Calcula la desviación estándar en función de un ejemplo. La desviación estándar es la medida de la
dispersión de los valores respecto a la media (valor promedio).
Sintaxis
=DESVEST(número1; número2; ...)
Número1, número2, ... son de 1 a 30 argumentos numéricos correspondientes a una muestra de
una población. También puede utilizar una matriz única o una referencia matricial en lugar de
argumentos separados con punto y coma.
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Observaciones
DESVEST parte de la hipótesis de que los argumentos representan la muestra de una población. Si
sus datos representan la población total, utilice DESVESTP para calcular la desviación estándar.
Introducción a las macros
Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel, puede automatizarla mediante una macro.
Una macro consiste en una serie de comandos y funciones (función: fórmula ya escrita que toma un
valor o valores, realiza una operación y devuelve un valor o valores. Utilice funciones para simplificar
y acortar fórmulas en una hoja de cálculo, especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos
prolongados o complejos.) que se almacenan en un módulo (módulo: colección de declaraciones,
instrucciones y procedimientos almacenados juntos como una unidad con nombre. Existen dos tipos
de módulos: módulos estándar y módulos de clase.) de Microsoft Visual Basic y que puede
ejecutarse siempre que sea necesario realizar la tarea.
Por ejemplo, si suele escribir cadenas largas de texto en las celdas, puede crear una macro para dar
formato a esas celdas y que se ajuste el texto.
Grabar macros. Al grabar una macro, Excel almacena información sobre cada paso dado cuando se
ejecuta una serie de comandos. A continuación, se ejecuta la macro para que repita los comandos.
Si se comete algún error mientras se graba la macro, también se graban las correcciones que se
realicen. Visual Basic (Visual Basic: versión visual del lenguaje de programación Basic de alto nivel.
Microsoft ha desarrollado Visual Basic para crear aplicaciones basadas en Windows.) almacena
cada macro en un nuevo módulo adjunto a un libro.
Ejecutar fácilmente una macro. Se puede ejecutar una macro seleccionándola de una lista en el
cuadro de diálogo Macro. Para que una macro se ejecute cada vez que haga clic en un botón
determinado o presione una combinación de teclas específica, asigne la macro a un botón de la
barra de herramientas, a un método abreviado de teclado (método abreviado: tecla o combinación de
teclas de función, como F5 o CTRL+A, que utiliza para ejecutar un comando. Una tecla de acceso,
por lo contrario es un combinación de teclas, como ALT+F, que mueve el foco a un menú, comando
o control.) o a un objeto gráfico de una hoja de cálculo.
Administrar macros. Tras grabar una macro, se puede ver el código de macro con el Editor de
Visual Basic (Editor de Microsoft Visual Basic: entorno en que pueden modificarse las macros que se
hayan grabado y escribirse nuevas macros y programas de Visual Basic para aplicaciones.) para
corregir errores o modificar lo que hace la macro. Por ejemplo, si la macro de ajuste de texto también
tiene que aplicar el formato de negrita al texto, se puede grabar otra macro para aplicar el formato de
negrita a una celda y, a continuación, copiar las instrucciones de esa macro a la macro de ajuste de
texto.
El Editor de Visual Basic es un programa diseñado para que los usuarios principiantes puedan
escribir y editar fácilmente código de macro, y proporciona mucha Ayuda en pantalla. No es preciso
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saber cómo se programa o se utiliza el lenguaje de Visual Basic para realizar cambios sencillos en
las macros. El Editor de Visual Basic permite modificar macros, copiarlas de un módulo a otro,
copiarlas entre diferentes libros, cambiar el nombre de los módulos que almacenan las macros o
cambiar el nombre de las macros.
Seguridad de macros. Excel incluye protecciones para ayudar a proteger contra virus (virus:
programa o macro que "infecta" archivos de un equipo mediante la inserción de copias de sí mismo
en ellos. Cuando el archivo infectado se carga en memoria, el virus puede infectar a otros archivos.
Los virus suelen tener efectos secundarios muy dañinos.) susceptibles de ser transmitidos por
macros. Si se comparten macros con otros usuarios, se puede certificar esas macros con una firma
digital (firma digital: sello electrónico seguro con cifrado que certifica la autenticidad de una macro o
documento. Esta firma confirma que la macro o documento emitido por el equipo o la persona que lo
firma no ha sido alterado.) de modo que los demás usuarios pueden comprobar que proceden de
una fuente fidedigna. Al abrir un libro que contiene macros, se puede comprobar su origen antes de
habilitarlas.
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2.4 Modelos de procesos de datos con programas para computadora.
2.4.1 Programa de cómputo
Un programa de cómputo es un conjunto de instrucciones o declaraciones (también conocidas como
código) que debe realizar el CPU de una computadora. Los programas, o software, tienen distintas
formas. Éstas se pueden dividir en tres categorías principales: sistemas operativos, herramientas y
aplicaciones.
Un programa normalmente está compuesto de un módulo principal y submódulos. Estos módulos
están almacenados como un conjunto de archivos; los programas grandes pueden contener miles de
archivos individuales, cada uno para un propósito específico. Algunos de los archivos contienen
instrucciones para la computadora, mientras que otros archivos contienen datos. Para las PC
basadas en Windows, algunas extensiones comunes para los archivos de programas son las
siguientes:
Archivos ejecutables. Un archivo ejecutable (.exe, .com) es parte de un programa que en realidad
envía comandos al procesador. De hecho, cuando usted ejecuta un programa, está ejecutando el
archivo ejecutable. El procesador ejecuta dos comandos del archivo, de ahí proviene el nombre
archivo ejecutable. Los archivos ejecutables normalmente (pero no siempre) tienen la extensión de
nombre de archivo .exe.
Archivos de biblioteca dinámica de vínculos. Un archivo de biblioteca dinámica de vínculos (.dll)
es un archivo .exe parcial. Un archivo .dll no puede ejecutarse por sí mismo; en lugar de esto, sus
comandos son accedidos por otro programa que está ejecutándose. Debido a que los archivos .dl!
pueden contener partes de un programa ejecutable, ofrecen a los programadores una manera
efectiva de dividir programas grandes en componentes pequeños que son reemplazables. Esta
característica hace que el programa completo sea más fácil de actualizar. Además, los archivos .dll
también pueden ser compartidos por distintos programas al mismo tiempo.
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Archivos de inicialización. Un archivo de inicialización (.ini) contiene información sobre
configuraciones, por ejemplo, el tamaño y punto de inicio de una ventana, el color del fondo, el
nombre del usuario y otros aspectos. Los archivos de inicialización ayudan a los programas a
ejecutarse o contienen información que los programas pueden utilizar cuando se ejecutan. Aunque
los archivos de inicialización se siguen utilizando, muchos programas nuevos almacenan las
preferencias del usuario y otras variables del programa en el Registro de Windows, una base de
datos especial que contiene información sobre el usuario de la computadora, los programas
instalados y ciertos dispositivos de hardware.
Archivos de ayuda. Un archivo de ayuda (.hlp, .chm) contiene información en un formato indexado y
con vínculos cruzados. Al incluir un archivo de ayuda, los programadores pueden proporcionar al
usuario información de ayuda en línea.
2.4.2 Introducción a lenguajes de programación
El software es la razón por la cual las personas compran computadoras. Las instrucciones de un
programa se ejecutan en el nivel del hardware principalmente en el CPU. Por ejemplo, el programa
puede decirle al CPU que recupere una parte específica de información de la memoria. Si el
programa le dice al CPU que reproduzca un archivo de sonido, entonces el programa genera una
interrupción. Una interrupción es una señal hacia el CPU con el fin de que ejecute una serie de
pasos previamente programados. En este caso el hardware enviaría el archivo de sonido al
dispositivo de salida de audio.
Un individuo que tiene una capacitación muy exhaustiva, conocido como programador de
computadoras, crea esta lista de instrucciones. Esta lista con frecuencia se conoce como código y el
proceso de escritura de la lista normalmente se conoce como codificación.
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Lenguajes de programación
Aunque el código de una computadora puede consistir sólo en unos y ceros, los programadores de
computadoras no trabajan ni piensan de esa manera. Los programadores utilizan lenguajes de
programación en lugar de lenguajes binarios. Los lenguajes de programación le permiten al programador describir un programa utilizando una variante del idioma inglés básico. Los resultados se
guardan en un archivo y entonces se llaman código fuente.
Código
El término código se refiere a las declaraciones escritas en cualquier lenguaje de programación, por
ejemplo en el código máquina o en el de alto nivel. Desde luego, el sistema binario es demasiado
críptico para que los humanos se puedan relacionar con él durante mucho tiempo. Ésta es la razón
por la cual se crearon los lenguajes de programación de computadoras: para simplificar el proceso
de escritura de instrucciones que las computadoras puedan utilizar.
La programación es tediosa pero también emocionante. Es tediosa debido a que todos los lenguajes
de programación, al igual que los idiomas hablados, tienen un conjunto de reglas obligatorias. Sin
embargo, un fragmento de código debe ser perfecto antes de que se pueda ejecutar. No se permiten
errores gramaticales o de sintaxis en la programación. El programador debe corregir estos errores
antes de probar el programa. La escritura de código le proporciona al programador la oportunidad de
crear algo nuevo. El desarrollador logra ejercitar su creatividad. La emoción proviene del desafío de
resolver un problema. El problema puede ser tan simple como calcular un valor o tan complejo como
determinar la ruta de un satélite en órbita. La posibilidad de resolver problemas, aunque sean
menores, mediante un fragmento de código es un reto difícil de resistir para los programadores.
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Código máquina
La memoria e interruptores de procesamiento de una computadora utilizan el sistema binario de
numeración, el cual consiste en unos y ceros. Cualquier comando de software que afecte
directamente al hardware debe estar escrito en el sistema binario de numeración. Debido a que
estos unos y ceros forman el lenguaje del hardware de computadoras, este código se conoce
normalmente como código máquina o lenguaje máquina. El lenguaje máquina consiste sólo en unos
y ceros. Aunque este formato carezca de sentido para usted, lo tiene para la computadora y puede
concebirse como el lenguaje de computadora de nivel más bajo.
2.4.3 Planeación de un programa de cómputo
La escritura de programas puede ser extremadamente difícil. Sin un plan, el programador escribirá
un programa defectuoso o completamente inútil para realizar una tarea. Cuando se planea, el
programador tendrá una idea de lo que debe hacer y sabrá por dónde comenzar. Dos herramientas
de planeación que utilizan los programadores con frecuencia son los diagramas de entrada-procesosalida (IPO, por sus siglas en inglés) y pseudocódigo.
El diagrama IPO ayuda al programador a determinar lo que es necesario para escribir el programa.
Consiste en tres columnas. En la primera columna el programador lista qué datos son necesarios
para resolver la tarea. En la última columna, el programador lista los resultados deseados. La
columna de en medio es la parte difícil. Aquí el programador lista los pasos que son necesarios para
obtener el resultado deseado. Normalmente los pasos se escriben en pseudocódigo.
El pseudocódigo está formado por frases del lenguaje natural que tienen apariencia de código de
programación. La idea es escribir en el idioma hablado lo que se necesita que ocurra en el código.
Muchas veces el programador no sabe perfectamente lo que debe escribir en cada paso del
programa. Al describir el código el programador al menos tiene un inicio y puede comenzar a pensar
sobre cómo implementar el código.
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2.4.4 Solución de problemas con lenguaje de programación (VBA)
Ahora ya sabe que un programa es un conjunto de pasos que controlan una computadora, pero es
probable que no sepa qué apariencia tienen estos pasos. Su apariencia o estructura depende un
poco del lenguaje de programación, pero el concepto general es el mismo sin importar qué lenguaje
se utiliza. Cada paso del código es una instrucción que realiza una sola tarea en una secuencia de
pasos que llevan a cabo una tarea más compleja.
Control de flujo de un programa
Cuando inicia un programa, la computadora comienza a leer y llevar a cabo declaraciones en el
punto de entrada del principal archivo ejecutado. Normalmente, este punto de entrada es la primera
línea (o declaración) del archivo, aunque puede estar ubicado en otro lugar. Después de la ejecución
de la primera declaración, el programa pasa el control (o flujo) a otra declaración y así en adelante
hasta que se ejecuta la última declaración del programa; entonces el programa termina. El orden en
el cual se ejecutan las declaraciones de un programa se conoce como control de flujo del programa.
Algoritmos
Los pasos que se representan en un diagrama IPO normalmente conducen hacia un resultado
deseado. En conjunto, estos pasos se conocen como algoritmo. Un algoritmo es una serie de
instrucciones paso a paso que, cuando se siguen, producen un resultado conocido o esperado. Los
pasos para encontrar una solución son los mismos sin importar que se encuentre la solución con una
computadora o a mano, por lo cual se puede tener un programa y un diagrama IPO hecho a mano
para realizar la misma tarea.
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Los algoritmos pueden tener muchos otros usos. Un programa de hoja de cálculo, por ejemplo,
puede contener un algoritmo que despliegue la suma de las celdas que marque el usuario. Este tipo
de algoritmo permitiría que el usuario marcara celdas, leyera los números de esas celdas, calculara
el total de los números y los desplegara en la pantalla. Otro algoritmo de una hoja de cálculo podría
buscar la palabra más larga en una columna y entonces ajustar el ancho de la columna para que se
ajuste al texto.
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