VERSAT–CONFIGURACION. GUIA PARA SEMINARIOS. INICIO DE VERSAT El acceso a los subsistemas de Versat se logra a través de: Menú de Inicio - Grupo de Programas “Versat Sarasola 2.0.0” Ventana Principal Versat Sarasola Icono de Sistema en la Barra de Tareas La primera vez que se inicia el Versat, se muestra al usuario una ventana para identificar el servidor y la base de datos, así como el usuario y la contraseña para establecer la conexión. Después que se inicia correctamente la primera sesión de trabajo, la ventana de identificación solo va a solicitar el usuario y la contraseña. El subsistema Configuración permite a un usuario con derechos de administración en el servidor SQL Server iniciar una sesión de trabajo y le asigna el carácter de Administrador de Sistema para tener la posibilidad de introducir los primeros usuarios de Versat, una vez configurado al menos un usuario de Versat con permiso de Administración ya no resulta necesario utilizar usuarios administradores del servidor SQL Server. ESTRUCTURA GENERAL DE LAS APLICACIONES DE VERSAT Los subsistemas o aplicaciones de Versat de forma general tienen una estructura formada por: - Menú de opciones que contiene básicamente las opciones (Sistema, Procesos y Ayuda) Barra de herramientas localizada en la parte superior de la ventana principal, aparece dividida en secciones de acuerdo al tipo de opción Barra de Actividades que divide funcionalmente el subsistema Navegador de funciones en la sección izquierda inferior Vista informativa en la sección derecha inferior asociada a la función seleccionada Barra de estado en la parte inferior Cada vista contiene un conjunto de opciones que son accesibles a través de teclas calientes, el menú contextual en la propia vista, la barra de herramientas y el menú principal. Tanto las opciones en la barra de herramientas como en el menú principal se muestran solo en el momento en que esta seleccionada la vista. DESCRIPCIÓN GENERAL DE CONFIGURACION La función básica del subsistema Configuración es adaptar el Versat a las condiciones específicas de la organización, definiendo los siguientes aspectos: 1. Elementos generales que caracterizan la actividad económica de la organización, tales como las unidades contables, áreas de responsabilidad, almacenes y custodios, trabajadores, entidades (clientes o suministradoras) 2. Parámetros generales como los ejercicios contables que enmarcan las etapas en que se realizan las operaciones contables, las monedas que se utilizan en las transacciones financieras y los formatos para la conformación de clasificadores dinámicos 3. Esquema de seguridad: Se definen usuarios que acceden al sistema y los niveles de acceso a los subsistemas en las unidades contables, un nivel de acceso de un subsistema encierra un conjunto de operaciones a realizar 4. Salvaguarda de copias de seguridad de la información, se establece un mecanismo de programación de salvas que se van a realizar de forma automática. INICIO Para iniciar una sesión de trabajo en Configuración, en la ventana del Versat Sarasola se oprime el botón “Configuración”, en la ventana de identificación se introduce el usuario y la contraseña y a continuación se muestra la ventana principal de la aplicación. DESCRIPCION DE OPCIONES El subsistema esta dividido en tres actividades: Seguridad, Parámetros y Codificadores. ACTIVIDAD-SEGURIDAD En la actividad de Seguridad se agrupan las funciones de definición de los usuarios del Versat y la asignación de permisos en los subsistemas. Usuarios Los usuarios con permisos de administrador de sistema pueden actualizar la información en esta función, en el caso del administrador económico solo puede ver información. En esta función se muestra la siguiente información: - - - - Nombre: nombre y apellidos del usuario Identificador: Seudónimo o alias que identifica al usuario en los subsistemas del Versat (se corresponde con un Login de SQLServer) Tipo de usuario: Existen dos tipos de usuarios para trabajar en Versat, usuario de red y usuario de Versat. En caso que el sistema este instalado en una red donde exista un servidor de dominio se pueden usar cualquiera de los dos tipos de usuario, en caso contrario solo pueden crearse usuarios de Versat. Administrador de Sistema: Si esta marcado con una X indica que el usuario tiene derechos para insertar, eliminar y modificar las propiedades de los usuarios, así como asignar permisos de administración en el subsistema Configuración, y además tiene derechos para programar salvas de la información. En las restantes opciones solo puede visualizar información. Administrador económico: Si esta marcado con una X indica que el usuario tiene derechos para asignar permisos en los subsistemas y definir codificadores y parámetros generales. En las restantes opciones solo puede visualizar información. Activo: Si esta marcado con una X indica que el usuario esta activo y puede acceder a los subsistemas donde tiene permisos asignados, en caso contrario no puede acceder a los subsistemas del Versat. Adicionar usuarios Permite introducir nuevos usuarios, en la ventana se solicitan el nombre y el identificador, se establece el tipo de usuario, si es un usuario de red hay que especificar el nombre del dominio, en caso de ser un usuario Versat se solicita especificar una contraseña y al finalizar la edición se solicita su confirmación. Eliminar usuarios Se selecciona el usuario que se desea eliminar, al ejecutar la acción queda eliminado el usuario y ya no puede acceder a los subsistemas. Si no se logra eliminar se muestra un mensaje advirtiendo que no es posible eliminar el usuario porque ya ha realizado operaciones y se solicita inactivarlo, si se acepta el usuario queda inactivo no puede acceder a los subsistemas. Modificar usuarios Permite modificar el nombre del usuario y en caso de que sea de tipo Versat se puede modificar la contraseña. Activar usuario Permite activar un usuario inactivo, restableciendo los permisos que tenia asignados en los subsistemas. Ver todos Si esta seleccionada se muestran todos los usuarios, activos e inactivos, en caso contrario solo se muestran los activos, que es la opción predeterminada. Permisos de Configuración Permite establecer permisos a los usuarios para acceder al subsistema de Configuración, que son administrador de sistema y administrador económico, un usuario puede tener asignado uno o ambos permisos. Un usuario no tiene posibilidad de asignarse a sí mismo permisos de configuración. Ver accesos al sistema Muestra los accesos que han tenido los usuarios a los diferentes subsistemas. En la ventana aparece en cada sesión del usuario, la fecha y hora de inicio y terminación, el subsistema en que trabajo, desde que estación, y observaciones que reflejan si termino la sesión de forma normal, si aborto la ejecución o si esta conectado. Se cuenta con opciones para especificar criterios de selección por subsistemas, usuarios, rangos de fecha, y especificando como termino la ejecución o si esta conectado. Permisos Los permisos de los usuarios en el Versat están basados en los niveles de acceso definidos en cada subsistema, cada nivel de acceso agrupa un conjunto de operaciones a realizar. En la vista se muestran los usuarios y los niveles de acceso que tienen asignados en el subsistema y la unidad seleccionada. Los usuarios con permisos de administrador económico pueden actualizar la información en esta función, en el caso del administrador de sistema solo puede ver información. Adicionar niveles de acceso Permite definir permisos en la unidad contable y el subsistema seleccionados, en la ventana se muestra una lista de donde se escoge el usuario y se marcan los niveles de acceso que se requieran, se puede marcar uno o varios a la vez. Establecer permisos Se utiliza para modificar los permisos de un usuario en la unidad contable y el subsistema seleccionados, su comportamiento es similar al descrito anteriormente para asignar niveles de acceso. Eliminar niveles de acceso Retira todos los permisos del usuario en el subsistema y la unidad seleccionada, por tanto ya no puede acceder al subsistema en dicha unidad. Descripción de niveles de acceso Muestra todos los niveles de acceso del subsistema seleccionado y una descripción de las operaciones que con el se pueden realizar. ACTIVIDAD-PARAMETROS En esta actividad se definen los ejercicios contables, que es el intervalo de tiempo en que se realizan las operaciones contables, las monedas que se utilizan en las transacciones financieras, y los formatos que sirven de base para los clasificadores de estructura dinámica. Los usuarios con permisos de administrador económico pueden actualizar la información en las funciones de esta actividad ad, en el caso del administrador de sistema solo puede ver información. Ejercicios En la vista se muestra en la sección superior el nombre y las fechas de inicio y fin de los ejercicios, y en la sección inferior se muestran los periodos de tiempo que forman parte del ejercicio seleccionado. Para iniciar las operaciones contables es imprescindible tener configurado al menos un ejercicio. Adicionar ejercicio Se le propone al usuario crear un ejercicio basado en un año natural, es decir que inicie el 1 de enero y termine el 31 de diciembre y sus periodos se correspondan con los meses, si esta de acuerdo, se muestra una ventana solicitando el nombre y año del ejercicio y se crea el ejercicio de la forma descrita. En caso que se desee crear un ejercicio con una estructura diferente al año natural, se muestra una ventana donde se debe introducir el nombre del ejercicio y el intervalo de tiempo que enmarca, a continuación se adicionan los periodos en que va a estar dividido, utilizando las opciones disponibles en la barra de herramientas de la ventana, el menú contextual y las teclas calientes, introduciendo de forma similar el nombre, inicio y fin de cada periodo, para finalizar correctamente la edición, los periodos deben abarcar todo el intervalo definido en el ejercicio. Eliminar ejercicio Si se intenta eliminar un ejercicio que ya tiene operaciones registradas se le muestra un mensaje al usuario alertando que no es posible completar la acción porque ya tiene información asociada. Modificar ejercicio El usuario puede modificar las propiedades del ejercicio, pero las modificaciones al intervalo están limitadas cuando ya se han ejecutado operaciones, de manera que si por ejemplo, ya se están registrando operaciones en el mes de abril, solo se pueden realizar modificaciones hasta el mes de mayo. Monedas Aquí se definen las diferentes monedas que se manejan en las operaciones financieras de la organización. En la vista se muestran las propiedades de las monedas, el nombre, la sigla y la tasa de cambio actual con respecto a la moneda nacional. Adicionar Moneda En la ventana de edición se introduce el nombre, la sigla que la identifica y la fecha y tasa de cambio con respecto a la moneda nacional. Adicionar Tasa Se introduce un nuevo valor de tasa de cambio y la fecha que corresponde. Eliminar Tasa Permite eliminar tasas de cambio registradas. Formatos Los formatos dan la posibilidad de crear estructuras por niveles de forma dinámica, esto resulta de mucha utilidad para formar clasificadores que tienen una estructura arbórea, tales como las cuentas contables, centros de costo y áreas de responsabilidad, entre otros. En la vista se muestra de los formatos, el nombre, la longitud que abarca, el símbolo de separación de niveles, la estructura de niveles que contiene y una muestra de cómo se visualizan en las aplicaciones los valores de un clasificador basado en dicho formato. Adicionar formato En la ventana de edición se introduce el nombre, el símbolo de separador y se establecen los niveles, utilizando las opciones disponibles en la barra de herramientas de la ventana, el menú contextual y las teclas calientes. De los niveles se introduce el nombre, una abreviatura y la longitud Modificar formato Las modificaciones a los niveles de un formato están limitadas cuando en el clasificador asociado se introducen valores en dichos niveles, en caso contrario se pueden actualizar los niveles sin restricción alguna. Eliminar formato. Si un formato comienza a ser utilizado por un subsistema, ya no puede ser eliminado, en caso contrario se puede eliminar completamente. ACTIVIDAD-CODIFICADORES Agrupa los codificadores de uso general en el sistema que caracterizan la actividad económica de la organización, estos tienen como elementos comunes que se identifican con un código y un nombre y tiene un comportamiento similar en la edición, entre ellos están las unidades contables, trabajadores, almacenes, custodios y entidades. Acciones comunes de los codificadores. Eliminar: elimina un elemento del sistema, si tiene información asociada, se emite un mensaje alertando al usuario y se propone inactivarlo, si queda inactivo ya no se podrán registrar operaciones relacionadas con dicho elemento. Activar: permite que un elemento inactivo se pueda utilizar nuevamente en el sistema. Imprimir: visualiza todos los elementos de la vista y permite imprimir un listado con todas sus propiedades. Buscar: localiza de forma rápida un elemento basado en el código o el nombre. Ver todos: si esta seleccionada se ven los elementos activos e inactivos, en caso contrario solo se ven los activos. Exportar: crea en la localización seleccionada un archivo en formato de texto separado por comas con toda la información de los elementos Importar: inserta nuevos elementos o modifica los existentes a partir de la información de un archivo de texto con el formato descrito en la opción Exportar Historia: muestra la relación de códigos que ha tenido anteriormente el elemento, hasta que fecha y el usuario que efectuó el cambio. Los usuarios con permisos de administrador económico pueden actualizar la información en las funciones de esta actividad, en el caso del administrador de sistema solo puede ver información. Áreas de Responsabilidad El codificador de áreas de responsabilidad tiene características diferentes al resto de los descritos anteriormente porque se estructura por niveles y para ello se basa en un formato que se debe definir para comenzar a crear las áreas con los niveles que requiera la organización, el formato se establece en la sección derecha en las propiedades de las áreas, se selecciona de la lista de formato disponibles. Apertura Para conformar la estructura de las áreas se utiliza el concepto de aperturas, que no son más que los diferentes niveles en los que se va a desglosar. Al crear una apertura se insertan los elementos correspondientes a dicho nivel, de ellos se introduce la clave, una descripción y la unidad contable a la que esta asociado, de forma similar se continua definiendo aperturas en los elementos de áreas que requieran ser desglosados. OPCIONES GENERALES Datos de la organización A través de esta opción se introducen los atributos generales que caracterizan a la organización, su código, nombre, organismo a que pertenece, dirección en que se encuentra ubicada, y un logotipo que la identifica, que se puede cargar a partir de un archivo con formato de imagen, en la parte derecha se muestra una vista previa de dicho logotipo. Solo pueden actualizar esta información los usuarios con permisos de administrador económico. Salvar Datos Esta opción permite realizar salvas de la base de datos, las salvas se pueden realizar directamente por el usuario o programar para que se ejecuten de forma automática en un momento especificado, para programar una salva es necesario tener permiso de administrador de sistema, si el usuario conectado no lo tiene solo se mostrara la sección de salva instantánea. Salva instantánea: se selecciona la carpeta donde se va a localizar y se introduce el nombre del archivo a crear. Es necesario destacar que las carpetas que se muestran son del servidor SQL Server, si se desea salvar en otra estación se debe seleccionar la opción “Red’ para tener acceso al conjunto de estaciones de la red. Una vez definido el archivo destino se oprime el botón “Salvar ahora”. Programación de salvas El mecanismo de la programación de salvas se basa en un servicio de SQL Server llamado “SQLServerAgent”, por tanto este debe estar correctamente configurado para que funcione. Esta sección contiene una barra de herramientas con las acciones disponibles y un listado con las programaciones de salvas, que muestran el nombre, el archivo donde se localiza, la fecha de la última ejecución y la fecha de la próxima salva a realizar. Adicionar programación En la ventana se introduce el nombre descriptivo, el archivo donde se va guardar, se puede escribir directamente o se puede usar el botón (…) para localizar la carpeta, se establece la periodicidad, es decir, si va a ocurrir diariamente o semanalmente (se debe seleccionar el día de la semana), se define la ocurrencia, o sea, cada cuantos días o cada cuantas semanas, y la hora en que va a ocurrir, finalmente se introduce una descripción, al terminar la edición se inserta la nueva programación y se puede observar en la columna “próxima ejecución” el momento en que debe realizarse la salva. Adicionalmente se pueden modificar los atributos de las programaciones existentes y también eliminar las que no sean necesarias. Salvar ahora: ejecuta una salva instantánea y la almacena en la localización configurada en la programación Actualizar listado: actualiza la programación que se muestra en el listado basado en el último estado de la información que obtiene del servidor SQLServer.