TEMA 1-PERSONAL

I.E.S HELIOPOLIS.
Gestión Administrativa de Personal
TEMA 1. EL DEPARTAMENTO DE PERSONAL.
Introducción.
Concepto de empresa:
•
•
Conjunto ordenado de factores de producción (tierra, trabajo y capital) dirigidos a la realización de la
actividad productiva bajo la administración y control del empresario.
Unidad económica de producción de bienes o servicios.
DIRECCIÓN GENERAL
DIRECCIÓN COMERCIAL
COMPRAS
VENTAS
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN
ALMACEN
CONTABILIDAD
FINANCIACIÓN
SECRETARÍA
PERSONAL
Organigrama de una Empresa Comercial
Existen factores tanto internos como externos. Que son: Factor humano, Capital, Tecnología,
Proveedores, Clientes, Competencia, Organismos Públicos.
1. El Factor humano en la empresa.
El factor humano es el conjunto de personas que forman una empresa, también se le denomina como
personal o recursos humanos. Históricamente ha tenido diferente tratamiento, actualmente se le da mayor
importancia al “Capital Humano” de la empresa, aunque hay que distinguir dos enfoques importantes:
•
Enfoque Instrumentalista: Considera a las personas como recursos organizativos al igual que otros elementos de la
empresa (maquinaria, edificios,...) y deben ser gestionados al igual que los demás recursos. Es decir, debe de minimizarse
su coste, si bien manteniendo la eficiencia y calidad.
•
Enfoque Humanista: Afirma que las personas constituyen un recurso completamente diferente del resto de recursos de
la empresa. Los recursos humanos representan, para la mayoría de las empresas, la parte más costosa, pero puede generar
una ventaja competitiva para la empresa por su creatividad, compromiso, habilidad, etc. Por tanto requiere de una
cuidadosa selección, desarrollo, sistema de recompensas e integración dentro de la empresa.
El departamento de recursos humanos se encargaba en un principio exclusivamente de tareas
administrativas relacionadas con el personal, en la actualidad se ocupa también de otras tareas que tienen
que ver con las relaciones humanas dentro del marco de una organización empresarial.
2. Funciones del departamento de RR HH.
La gestión de los recursos humanos se puede definir como el proceso de planificar, organizar, dirigir y
controlar las actividades de los trabajadores.
2.1.
Organización del personal.
Además de considerar el enfoque de gestión de personal el departamento de personal tendrá que
organizar los recursos humanos en función de otros factores: el tamaño (Nº de empleados), el modelo de
organización elegido (Organización funcional, jerárquica, mixta,...). La organización de la empresa se
representa a través del Organigrama.
El conjunto de puestos de trabajo debe estar estructurado de forma sencilla y precisa, a través de
las Categorías Profesionales que tienen las siguientes utilidades:
• Estructurar y sistematizar los puestos de trabajo.
• Establecer retribuciones.
• Diseñar el plan de carrera o promoción.
Promoción: Cambio de categoría dentro de la organización de la empresa (ascenso). El sistema de
promoción puede ser subjetivo u objetivo. El subjetivo cuando depende de las facultades organizativas del
empresario; el objetivo cuando se tiene en cuenta la formación, méritos, antigüedad del trabajador, ... suele
ser de forma automática.
El Departamento de Personal.
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Incentivos: Primas o complementos salariales. Al igual que la promoción supone un aumento de
salario para el trabajador, aunque el incentivo no supone cambio de categoría profesional.
Director General
Gerente Comercial
Gerente Producción Editorial
Director Comercial
Director Producción
Atención Clientes
Dpto.Publicidad
Logistica
Gerente Admiistración
Director Admón.
Coord. Editorial
Dpto.Personal
Editor
Director Financiero
Dpto.Contabilidad
Tesorería
Jefe de grupo
Crédito
Administrativo
Organigrama de una Empresa Editorial
Nivel
Area comercial
13
12
Producción editorial
Administración y servicios
Director General
Gerente de división
Gerente de división
Gerente de división
11
Director editorial
Director de administración
10
Coordinador editorial
9
8
Jefe de departamento
Supervisor
Editor
7
6
Jefe de grupo
Coordinador de zona
Coordinador asist. editorial
5
4
Secretaria de dirección
Secretaria
Vendedor
Asistente editorial
3
Administrativo
2
Telefonista
1
Conserje
Mapa de puestos de trabajo e itinerarios profesionales en una empresa editorial
El Departamento de Personal.
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2.2.
Planificación de RR HH.
Esta función consiste en la elaboración de planes a corto y largo plazo para prever las necesidades
de personal.
La planificación requiere la colaboración de los diferentes departamentos de la empresa y tiene las
siguientes etapas:
Etapas de Planificación:
•
•
•
Conocimiento y análisis del entorno
Planteamiento de los objetivos a m/p, l/p.
Conocimiento y análisis de la situación interna.
Fin proceso de Planificación:
•
•
Conclusiones cualitativas.
Conclusiones cuantitativas (+, = , - de plantilla)
2.3.
Reclutamiento y selección.
Es el conjunto de técnicas estructuradas que permiten a una empresa elegir, entre diversos
candidatos, aquel que se aproxime al perfil profesional y profesiograma del puesto. El reclutamiento puede
ser Interno o externo.
Reclutamiento externo
• Permite introducir en la empresa nuevos •
enfoques e ideas
Ventajas
•
• Los
Inconvenientes
empleados necesitan tiempo para •
familiarizarse con la empresa
•
• Problemas de aceptación por parte del resto
de empleados
Reclutamiento interno
Tiene un efecto motivador para el personal
(ven que hay oportunidades de ascenso)
El personal está familiarizado con la
empresa
Puede crear problemas de autoridad.
Impide la introducción de nuevas ideas en
la empresa.
Perfil profesional: Conjunto de características y condiciones que debe reunir un candidato ideal, así como
las labores a desempeñar en el puesto de trabajo.
Profesiograma: descripción gráfica de las características tanto cualitativas como cuantitativas del individuo
ideal.
La selección de personal se realiza por el Dpto. RH y el Dpto. donde se ha producido la vacante:
• El Dpto. RR HH aplica métodos de selección.
• El Dpto. interesado aporta datos para la monografía del puesto de trabajo.
Se puede recurrir a otras fuentes de selección, E.T.T., agencias, INEM,...
Fases de proceso de selección:
a) Reclutamiento. Objetivo obtener el mayor número de candidatos posibles para el puesto.
b) Preselección. Reducir el conjunto de candidatos iniciales. (solicitudes desestimadas, dudosas y
las que cumplen requisitos)
c) Realización de pruebas. Pruebas de conocimientos. El test y entrevistas (duras, blandas)
d) Toma de decisión. Por el departamento correspondiente después de haber seleccionado varios
candidatos. Se debe comunicar el resultado de la selección tanto a los seleccionados como a los
excluidos. Por último habrá que realizar la integración del seleccionado.
2.4.
Formación.
La formación y el desarrollo constituyen métodos clave para conseguir el conjunto de habilidades
que necesita la empresa para mantenerse competitiva.
Recursos:
• Cursos
• Rotación de puestos
• Ascensos temporales
El Departamento de Personal.
Medios tecnológicos:
• Medios informáticos
• Medios audiovisuales
• Medios telemáticos
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2.5.
Sistemas de comunicación interna.
Es una función muy importante del departamento que consiste en crear canales para cubrir la
necesidad de comunicación interna.
Comunicación descendente. (órdenes)
Comunicación ascendente. (quejas, reclamaciones)
Comunicación horizontal. (comunicación entre departamentos)
Medios:
•
Notas informativa
•
Reuniones
•
Publicaciones periódicas
•
•
•
Encuestas
Teléfono
Ordenador
•
•
•
Video
Diapositivas
Tablón de anuncios
Profesiograma de un vendedor de electrodomésticos
Valoración
Cualidades del candidato
1
2
3
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
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Juventud
Apariencia física
Sexo
Nivel de estudios
Estado civil
Corrección en el trato
Inteligencia
Extroversión
Paciencia
Tenacidad
Carisma/magnetismo
Empatía (capacidad de ponerse en situación del otro)
Fluidez verbal
Capacidad de razonamiento abstracto
Aptitud para el cálculo numérico
Habilidad manipulativa
Capacidad de escuchar
Conocimientos técnicos
Conocimiento del mercado
Formación en técnicas de ventas
Capacidad de mando
Capacidad de trabajo en equipo
Sentido de la organización
Fiabilidad
Capacidad de entusiasmo
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CARACTERÍSTICAS DE LA TAREA
IDENTIFICACIÓN
Gestión Administrativa de Personal
ANÁLISIS DEL PUESTO DE TRABAJO (MONOGRAFÍA PROFESIONAL)
Puesto de trabajo:
Telefonista.
Lugar:
Centro:
Universidad de Sevilla.
Central telefónica Campus
Personal actual:
3 telefonistas con turno de mañana.
2 telefonistas con turno de tarde.
Objetivo general de la tarea:
Atender llamadas externas y distribuirlas a las extensiones solicitadas. Atender las peticiones de conferencias.
Sociales (trabajo individual, aislado, por equipo):
Trabajo predominantemente individual, si bien en horas de mayor densidad de llamadas se trabaja en equipo de
dos personas.
Ambientales (iluminación, ruidos, humedad, etc.):
La iluminación es artificial, el espacio está aislado del exterior, pero la propia tarea conlleva determinado grado
de ruidos no agudos.
Tecnologías (características de puesto de trabajo, máquinas empleadas, materiales utilizados, equipo de
trabajo, etc.):
La centralita de teléfonos se halla instalada en el edificio del Rectorado. Es una dependencia con 6 mesas,
donde entran las llamadas a través de 60 líneas.
Hay 5 telefonistas que cubren los servicios, 3 por la mañana y 2 por la tarde.
La posición es permanentemente sentada, en sillas apropiadas según diseños específicos y con manipulación
constante de las terminales de línea.
Tarea repetitiva.
Responsabilidad:
Notable, por cuanto está en su mano agilizar más o menos, así como demorar, las llamadas telefónicas. Debe
saber determinar las preferencia y urgencias.
2.6.
Administración de RR HH
Esta función consiste en la realización de las gestiones administrativas habituales:
•
•
•
2.7.
Gestión de nóminas
Gestiones con Hacienda Pública
Gestiones con la Seguridad Social
•
•
•
Control Interno
Gestión de contratos
Gestión de horas extraordinarias, ...
Relaciones laborales
Función cuyo fin el mantener un clima laboral favorable. Consiste en mantener relaciones con
Sindicatos, representantes laborales,....
•
•
2.8.
Negociación colectiva
Política salarial
•
•
Medidas de seguridad
Disciplina; normas, ...
Control de gestión
Para optimizar la organización y planificación de la empresa el departamento de recursos humanos
necesita crear un sistema de recogida de datos para el análisis de resultados de las actividades de la
empresa. Los datos a estudiar serán:
•
•
•
•
Plantilla
Absentismo
Horas extraordinarias
Movimiento de plantilla
•
•
•
•
Pirámide de edades
Formación
Relaciones laborales
Otros (Expediente del trabajador) ...
3. El curriculum vitae
Declaración de un aspirante a un puesto de trabajo, donde relaciona datos personales, académicos,
profesionales, etc.
•
Datos personales
•
Datos académicos
•
Experiencia
•
Otros datos de interés
•
Aficiones
•
Objetivos profesionales
El Departamento de Personal.
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Gestión Administrativa de Personal
Actividades
1.
2.
3.
4.
5.
Enumera los objetivos de la actual gestión de personal.
Realiza el Organigrama de un departamento de recursos humanos.
Realiza el profesiograma de una Secretaria de Dirección
Realiza la monografía profesional de un Administrativo de Instituto.
Javier Solís Capote trabaja para la empresa Palmalat, S.A , domiciliada en C/ Flor 45 de Sevilla, CIF:
A-41259833; desde el 1 de octubre de 2006. Antes estuvo trabajando 6 años en la empresa Agrosur S.L
.
Javier fue contratado como auxiliar administrativo con un contrato temporal de seis meses para el centro de
trabajo sito en la C/ Ancha, 34 de Sevilla. A los tres meses de su contratación, la empresa le propuso un
traslado al centro de trabajo de la Avda. de la Constitución nª 21 de Jerez de la Frontera. A cambio le
ofrecían un contrato fijo y una subida de un 25% de su salario, que era el que marcaba el convenio colectivo.
Además la empresa se comprometió a pagarle durante un año el alquiler de una vivienda. Javier acepto la
oferta.
El día 03/02/07 cayó enfermo y fue operado de apendicitis. Fue dado de alta a los 15 días.
Dada su buena marcha en la empresa fue ascendido a Jefe de administración el 15/06/07. Su retribución
aumentó en un 20%. Para ello, recibió un curso de formación sobre gestión administrativa que duró 10 días.
Con estos datos prepara el Expediente Personal.
6. Realiza un modelo de justificación de faltas, ausencias o retrasos.
7. Calcular el coste de formación por alumno y por el conjunto del grupo del siguiente curso de formación
realizado por una empresa para 16 trabajadores. Duración: 3 semanas. Durante la jornada laboral (8
horas/día) en local de la empresa.
•
Costes Directos: Gastos diversos 4 €. alumno/día.
•
Costes Indirectos por alumno (coste de personal): 12 €/día.
•
El formador cobra: 13,5 € por día.
8. Calcular el coste de formación por alumno y por el conjunto del grupo del siguiente curso de formación
realizado por una empresa para 20 trabajadores. Duración: 3 semanas. Solo por las tardes. ½ Jornada
(4 Horas /día)
•
Costes Directos: Gastos diversos 3,5 € alumno/día. Alquiler del local 1.250 €.
•
Costes Indirectos: El salario de cada trabajador es de 45 € /día.
•
El formador cobra: 90 € /día.
9. Redacta un anuncio de prensa de oferta de empleo.
10. El día 2 de enero de 200X, Dº. David Carrasco Palacios, con DNI 25-635-986Ñ, director de recursos
humanos, debidamente apoderado, de la Sociedad Mercantil Anónima Estrella S.A, número de
inscripción a la Seguridad Social 41/023233/01, con domicilio en Calle Luna S/n de Sevilla, CIF:
41473210-A,
Código
Postal
41001,
teléfono
954/734730,
Fax
954/734731,
E-mail:
[email protected] ; cuya actividad económica es el comercio, se dirige a las oficinas del S para
contratar a un empleado que reúna las siguientes características:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Técnico en Gestión Administrativa.
Conocimientos informáticos ( procesador de textos y gestión de base de datos y hoja de cálculo.
Conocimientos de Contabilidad.
Se valorarán conocimientos de inglés.
No se precisa experiencia.
No haber transcurrido cuatro años desde la fecha de terminación de sus estudios.
La modalidad de contratación será en prácticas y por una duración de 12 meses prorrogables hasta
duración máxima establecida en Ley.
Nivel profesional: Administrativo.
Ocupación: Labores de Administrativo.
Horario: de 8 a 15 horas de lunes a viernes.
Salario: Según convenio.
Fecha prevista de incorporación: 01/02/XX.
Cumplimenta el impreso de Oferta de Empleo. Deberás tener en cuenta:
•
•
La selección la efectúa el SAE.
El SAE enviará a la empresa 5 candidatos por el puesto seleccionado los días 20 y 21 de enero en
horario
de
10
a
12
de
la
mañana..
El Departamento de Personal.
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