Sistema de Evaluación al Desempeño (SED)

Sistema de
Evaluación al
Desempeño (SED)
Guía de documentación
operación (P y G)
Procesos
de
La presente guía tiene como propósito orientar al usuario final en el uso y administración
del Sistema de Evaluación al Desempeño (SED), en relación con los Procesos de operación
y su documentación en su etapa de programación del modelo de Presupuesto Basado en
Resultados (PBR).
sed.guanajuato.gob.mx
Guía de Documentación de Procesos de Operación (P y G) para el PBR 2016
ÍNDICE DE TEMAS
ÍNDICE DE TEMAS ...................................................................................... 1
ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS (Ps y Gs) ...................................................... 2
SELECCIÓN DE UN PROCESO P...................................................................... 2
INFORMACIÓN SOBRE LA PROGRAMACIÓN ................................................. 3
ELEMENTOS QUE INTEGRAN UN PROCESO .................................................. 4
ACTUALIZACIÓN DE UN PROCESO ................................................................ 6
ENVIAR UN PROCESO A REVISIÓN .............................................................. 10
REVISIÓN DEL PROCESO (RETROALIMENTACIÓN) ...................................... 11
REGISTRAR COMENTARIOS A LAS OBSERVACIONES ................................ 12
PROCESOS DE GESTION (Gs)....................................................................... 13
SELECCIÓN DE PROCESOS G .................................................................... 14
CREACIÓN DE NUEVO PROCESO ................................................................. 14
PREGUNTAS FRECUENTES ............................................................................. 15
PERSONAL DE SOPORTE ................................................................................ 18
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Guía de Documentación de Procesos de Operación (P y G) para el PBR 2016
ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS (Ps y Gs)
SELECCIÓN DE UN PROCESO P
1. Después de haber ingresado al SED en el ejercicio 2016, vaya al menú Etapas PBR y seleccione
la opción 2. Programación; Se desplegará un submenú, en el cual se debe elegir la opción
PBR» y en el siguiente submenú se selecciona la opción P-Procesos, como se muestra en la
siguiente pantalla.
2. Una vez que aparezca la Lista de procesos, presione el botón
documentación de las secciones que integran la etapa de Programación.
para inicar la
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INFORMACIÓN SOBRE LA PROGRAMACIÓN
1. Al ingresar se mostrará una pestaña que corresponde a “Documentación del proceso”. En la
pantalla se muestran los campos que integran el proceso. La documentación se divide en tres
secciones: a) Datos generales, b) Entregables y c) Plurianualidad.
2. Los datos obligatorios en cada sección se identifican con un asterisco (*)
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ELEMENTOS QUE INTEGRAN UN PROCESO
Los elementos que deben documentarse y forman un proceso, se describen a continuación.
Sección
Datos generales
Elemento a documentar
Nombre del Proceso. Será el nombre corto con el que se identifique el conjunto de las actividades
estandarizadas. El nombre deberá reflejar la operación plurianual del proceso, y debe contener un
sustantivo derivado de un verbo.
Descripción. Corresponde al detalle de los elementos que compone el proceso. Es importante considerar
que un procesos es un conjunto de actividades estandarizadas (definibles, repetibles y medibles), que
transforman elementos de entrada (insumos) en elementos de salida (bienes y servicios). La descripción
del proceso deberá contener los siguientes tres puntos: Objetivo, actividades principales e identificación
de clientes finales.
Ramo. Es la clasificación que permite delimitar con precisión el ámbito de sector público de cada orden
de gobierno y sus alcances de su probable responsabilidad.
Unidad Responsable. Funciona para identificar al centro gestor, ejecutor o área orgánica que dentro de
la estructura de una Dependencia, responsable de la ejecución de un programa, proceso o proyecto.
Unidad Responsable Descentralizada. Funciona para identificar al centro gestor, ejecutor o área
orgánica que dentro de la estructura de un Organismo del Sector Paraestatal y algunos Organismos
Autónomos, es responsable de la ejecución de un programa, proceso o proyecto.
Subfunción. El clasificador funcional se elige de un catálogo contenido en SED, deberá de seleccionar la
subfunción relacionada con el proceso y automáticamente se definirán a finalidad y la función.
Componente. Es el componente del Programa Presupuestario al que está alineado el Proceso. Un
proceso solo puede estar alineado a un componente.
Costo total administración 2102 -2018. Costo total estimado asociado al proceso para la actual
Administración. Este monto considera los recursos estatales y de existir, las concurrencias federales,
municipales, privadas, etc. que hayan contribuido al financiamiento del proceso durante esta
administración.
Monto asignado. Aparecerá automáticamente conforme al monto autorizado por el Congreso del Estado
para el ejercicio fiscal 2016
Monto programado. Corresponde al monto origen Estatal que se propone para el ejercicio 2016. Deberá
tomar como referencia y no deberá sobrepasar el monto modificado al 31 julio de 2015.
Monto presupuestado. Se calculará automáticamente, de acuerdo al monto que el organismo
documente en la etapa de presupuestación, con el uso de las plantillas.
Documentos de soporte del proceso. Debe contener: a) Normativa. Extracto del fundamento jurídico
que justifica la ejecución del proceso, ya sea en el reglamento interior o en su decreto de creación, b)
Diagrama de flujo. Representación gráfica del proceso que ofrece una descripción visual de las
actividades implicadas y la relación secuencial entre ellas, c) Manual del proceso y d) Notas informativas
en caso de que se desee aclarar algún campo documentado, e) Validaciones de Capítulos o Partidas
específicas.
Para la carga de Documentos de Soporte del Proceso deben tomarse las siguientes consideraciones:
 Los archivos deberán subirse de manera individual y en formato xls, xlsx, doc, docx, pdf, zip, rar
 Deben tener un nombre que refleje con claridad el contenido,
 El espacio límite para el grupo de archivos anexos es de 20MB.
Líder del Proceso. Contiene los datos del funcionario público responsable del proceso. Es recomendable
que esta función sea otorgada a un Director General, Director de Área o equivalente que sea quien
administre formalmente el proceso. No se recomienda registrar titulares en este rol pues su función sería
directiva y no administrativa.
Enlace Operativo. Contiene los datos del funcionario público a través del cual se genera el contacto entre
la dependencia o entidad y la SFIA. Este enlace cuenta con información relevante sobre el desarrollo y
funcionamiento del proceso y puede informar del estatus y avance de las tareas y entregables del
proceso.
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Entregable
Plurianualidad
Entregables. Es el producto resultante de la ejecución del proceso.
Descripción. Detalla los productos intermedios suficientes y necesarios para generar el componente
(bien o servicio del programa presupuestario) al que está alineado el proceso. El entregable deberá
contener atributos de calidad y ser específico, medible, relevante, claro, monitoreable, adecuado y
disponible a un costo razonable.
Unidad de medida. Se refiere a la parte cualitativa del entregable, ya que señala las características del
mismo. Deberá contener un sujeto + adjetivo (ejemplo: Personas capacitadas, Cursos impartidos, etc.)
Ponderación. Se deberá identificar el grado de importancia relativa del entregable representado por el
porcentaje para el cumplimiento del proceso, considerando la inversión requerida. Es importante
mencionar que la ponderación registrada deberá balancear la importancia del entregable en cuanto a su
aportación al proceso y al mismo tiempo, su costo aproximado de producción; pues el porcentaje
registrado se utilizará para estimar el costo relativo del entregable dentro del proceso.
Territorialidad. Corresponde a la distribución por municipio de la cantidad del entregable. Será de gran
relevancia que se distribuyan los entregables territorialmente lo mejor posible y sólo cuando no se
cuente con herramientas o resultados previos que permitan estimar la territorialidad se podrá utilizar la
clasificación “Por Distribuir” acompañada de la debida justificación. Aquellos casos donde
conceptualmente no se pueda asociar un entregable a un territorio podrán clasificarse como “Cobertura
Estatal” y deberán acompañarse de la justificación correspondiente.
Cantidad del entregable. Se refiere a la cuantificación de entregables que se espera producir en el
periodo.
Acumulable. Indica si los datos capturados en la programación del entregable están sumados durante el
año. Se recomienda que la captura sea nominal por año y por tanto que no se marque esta casilla.
Sobre demanda. Cuando la cantidad de la meta de un entregable no se puede detallar de manera precisa
en la etapa de programación, porque depende de la demanda. Sin embargo se deberá especificar una
cantidad en la meta, con base a históricos o un programado.
Monto ponderado. Se calcula automáticamente multiplicando la ponderación por el monto programado.
Cumplimiento mensual. Se refiere a los meses en los cuales se producirán los entregables.
Montos. Cantidad de recursos que se estiman se requieren en ejercicios presupuestales subsecuentes:
Obligatorio llenar 2017 y 2018. Aparecen también los años 2019 y 2020, los cuales son opcionales.
Para cada monto deberá especificar el tipo de concurrencia.
Concurrencia. Existen seis categorías para la concurrencia.
Estatal: Se deberá considerar el recurso que recibe el organismo por medio del Estado. Si existe un recurso de la
Federación que primeramente llega al Estado y luego el Estado lo ministra al organismo, también deberá
considerarse como concurrencia Estatal.
Federal: Lo que el organismo recibe directamente de la Federación, que no pasa por la Secretaría de Finanzas,
Inversión y Administración.
Municipal: Se debe considerar lo que el organismo recibe de algún Municipio del Estado, que no pasa por la
Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración.
Privado-Beneficiario: Como su nombre lo indica, se debe considerar el recurso que se espera recibir de un
privado.
Ingresos propios: Se debe considerar los recursos que el organismo genera a través de los servicios que presta.
Otros federal: Otros recursos de origen federal no considerados anteriormente.
Cantidad del entregable. Se refiere a la cuantificación de entregables que se espera producir en el año
seleccionado.
Ponderación. Corresponde al grado de importancia del entregable en términos de tiempo, esfuerzo,
recurso, etc. representado por el porcentaje para el cumplimiento del proceso. El dato debe registrarse
para cada año seleccionado.
Acumulable. Indica si los datos capturados en la programación del entregable están sumados durante el
año. Se recomienda que la captura sea nominal por año y por tanto que no se marque esta casilla.
Sobre demanda. Cuando la cantidad de la meta de un entregable no se puede detallar de manera precisa
en la etapa de programación, porque depende de la demanda. Sin embargo se deberá especificar una
cantidad en la meta, con base a históricos o un programado.
Monto ponderado. El Sistema lo calculará automáticamente multiplicando la ponderación por el monto
programado.
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ACTUALIZACIÓN DE UN PROCESO
1. En la siguiente pantalla se mostrarán los datos que integran un proceso. Los datos obligatorios
se identificarán con un asterisco (*). En 2016, como ya se mencionó la documentación de los
procesos se integra por tres secciones: a) Datos generales, b) Entregable y c) Plurianualidad.
En el sistema les aparecerá precargada la información del ejercicio 2015, por lo que la tarea es
revisar cada campo documentado y actualizar/documentar lo que corresponda para que
cumpla con lo especificado en este Manual.
*La información plasmada en el sistema deberá estar escrita en mayúsculas y minúsculas.
2. En datos generales se documenta la información relativa a la identificación del proceso, claves,
nombre, ramo, unidad responsable, alineación funcional, monto total que se estima se
destinará al proceso, el monto programado para 2016 y los responsables del proceso.
*Guarde los datos capturados antes de continuar con otra sección.
3. En la sección de Entregable se detallarán los elementos que permiten identificar los productos
o servicios resultantes de la ejecución del proceso. Al ingresar a la sección se registrarán los
campos de Descripción, Unidad de Medida y Ponderación, además se indicará si la cantidad del
entregable se determinó con el concepto de sobre demanda y si se capturó acumulado. La
cantidad de la meta no se puede editar, ésta se calculará automáticamente con la información
que se registre en el apartado de territorialidad.
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Guía de Documentación de Procesos de Operación (P y G) para el PBR 2016
Una vez guardada la información
se requiere capturar la distribución territorial. Para lo cual
debe presionar el botón
. En la territorialidad se mostrarán los siguientes datos de referencia:
Nombre del proceso, costo total, Unidad de medida y ponderación. Estos campos no se pueden
editar. La información que se capturará son los municipios, tipo de concurrencia y la cantidad del
entregable por municipio. Para agregar municipios se debe presionar
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Adicionalmente a los cuarenta y seis municipios se despliegan las opciones de “Por distribuir” y
“Cobertura Estatal”. Estas opciones se seleccionarán en los siguientes casos:
 Por distribuir se seleccionará cuando al momento de realizar la distribución territorial no se
disponga de la ubicación precisa de los entregables.
 Cobertura Estatal. Cuando el entregable del proceso no puede asociarse a una demarcación
específica, por ejemplo un estudio no dirigido a un solo municipio.
El último apartado a registrar en la sección de Entregables es el cumplimiento mensual
. Una
vez que se ingresa a la sección, se requiere agregar los meses en los cuales se producirán los
entregables y registrar la cantidad correspondiente para cada tipo de concurrencia identificado.
*Importante: se trata de la cantidad del entregable no la cantidad de recurso $.
*Guarde los datos capturados antes de continuar con otra sección.
4. La tercera sección que integra un proceso corresponde a la Plurianualidad. Al ingresar a la
sección se desplegará una pantalla que permite agregar los años en los cuales tendrá
continuidad la ejecución del proceso. Se debe seleccionar el año y enseguida presionar el
botón
para agregarlo.
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Guía de Documentación de Procesos de Operación (P y G) para el PBR 2016
Una vez que se presiona el botón de guardar se requiere registrar el monto estimado de inversión
para el proceso, seleccionado el origen del recurso. Este paso debe repetirse para cada año que se
dio de alta.
Al concluir el registro de los montos plurianuales se desplegarán los entregables que fueron dados
de alta en el ejercicio 2016 y se deberá documentar la información correspondiente a los años
subsecuentes.
Para capturar los alcances anuales se debe presionar el botón
y se desplegará la siguiente
pantalla. Se mostrará la referencia el nombre del proceso, los montos plurianuales y el
entregable.
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Guía de Documentación de Procesos de Operación (P y G) para el PBR 2016
Para dar de alta los años en los cuales el entregable estará vigente se debe presionar el botón
.
Los campos que deben editarse son el alcance del entregable en términos de la cantidad y la
ponderación del mismo respecto del resto del total de entregables del proceso, considerando los
recursos de tiempo, esfuerzo y relevancia. Además se requiere indicar si las cifras serán
acumulables y si la cantidad registrada es sobre demanda.
ENVIAR UN PROCESO A REVISIÓN
1. Para enviar un proceso a revisión es necesario:
 Haber capturado los datos obligatorios
 Que las ponderaciones de los entregables sean igual a 100%
 Que las cantidades de metas capturadas sean las mismas en la sección de
territorialidad y en la calendarización de las mismas
 Plurianualidad capturada.
2. Presione el botón de Enviar a revisión.
En caso de que todavía tenga campos pendientes de capturar, el sistema enviará el siguiente
mensaje:
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Guía de Documentación de Procesos de Operación (P y G) para el PBR 2016
3. Una vez que el proceso ha sido enviado a revisión el estatus en el Listado de Procesos
cambiará a En revisión. El segundo semáforo cambiará a color naranja y no será posible editar
los datos capturados.
4. En la pantalla de captura se muestra una nueva pestaña con el nombre de Revisión - P –
Proceso que indica que el proceso ha sido enviado para su revisión de manera exitosa.
REVISIÓN DEL PROCESO (RETROALIMENTACIÓN)
La revisión de proceso consiste en validar los datos capturados y retroalimentar al usuario sobre
alguna modificación que sea requerida.
1. Seleccione un proceso (Ver sección Selección de un proceso).
2. La revisión del proceso se realiza por medio de la pestaña Revisión - P – Proceso que se
muestra en la pantalla de captura del proceso
3. La pantalla de revisión está dividida en dos secciones (Revisor y Capturista).
 Revisor. Es utilizada por el usuario que valora la información capturada, y es quien registra las
observaciones o valida la documentación del proceso.
 Capturista. Es utilizada por el usuario de la Dependencia o Entidad que registró los datos del
proceso para dar respuesta a la solicitud de corrección de información o aclaración por parte
del Revisor
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Guía de Documentación de Procesos de Operación (P y G) para el PBR 2016
REGISTRAR COMENTARIOS A LAS OBSERVACIONES
1. Ingrese a la pestaña de Revisión – P – Proceso.
2. Si el Revisor ha realizado observaciones al Proceso, el estatus se modificará en el Listado de
Procesos. El segundo semáforo cambiará a rojo y la información del proceso puede editarse.
3. En la sección de Capturista el responsable de la Dependencia o Entidad anotará el comentario
relativo a los ajustes realizados en función de la observación registrada.
4.
Una vez capturados los comentarios se deberá presionar el botón
para enviar el
comentario al Revisor.
5. El Revisor valorará los ajustes a la documentación así como el comentario realizado por el
Capturista y de no tener más observaciones validará la información.
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Guía de Documentación de Procesos de Operación (P y G) para el PBR 2016
PROCESOS DE GESTION (Gs)
Para el caso de los procesos de Gestión (Gs) se deberá seguir también los pasos previamente
mencionados para procesos Ps. Con la particularidad de que deberán respetar y conservar los
entregables que provienen del ejercicio 2015; preferentemente deberán contener tres indicadores
estándar, para lo que se pide revisar si algunos de la lista siguiente les aplicarán:








Porcentaje de avance global en los indicadores que son responsabilidad de la institución
Porcentaje de solicitudes y casos en materia jurídica atendidos
Presupuesto ejercido respecto al modificado
Porcentaje de usuarios dentro de la institución satisfechos con el servicio recibido por las
áreas de servicio y suministro
No. De días promedio de ausentismo por funcionario público
Número de campañas de difusión logradas
Número de estrategias implementadas
Número de programas, procesos y proyectos con mejoras comprobables derivado de
recomendaciones hechas a partir de diagnósticos, evaluaciones, estadísticas o
seguimiento generados
Además de los indicadores estándar mencionados, las áreas podrán generar también nuevos
entregables de acuerdo a sus necesidades.
*Las áreas de planeación, jurídico, administración, comunicación, y demás áreas staff que den
soporte transversal a los organismos deberán tener una clave programática G y no P.
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Guía de Documentación de Procesos de Operación (P y G) para el PBR 2016
SELECCIÓN DE PROCESOS G
CREACIÓN DE NUEVO PROCESO
1. En del listado de procesos se mostrará el botón
al presionarlo se genera un nuevo proceso.
Se deberá documentar las tres secciones mencionadas anteriormente para el nuevo proceso.
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Guía de Documentación de Procesos de Operación (P y G) para el PBR 2016
PREGUNTAS FRECUENTES
En el nombre del proceso debo considerar un sustantivo derivado de un verbo, ¿Qué significa
esto?
En palabras más comunes, significa que por ejemplo el nombre del proceso no debe ser: "Verificar
comercio exterior" sino el nombre correcto es "Verificación de comercio exterior"
¿Por qué no me aparece el campo de Unidad responsable descentralizada?
La Unidad responsable descentralizda (URD) solo les aparecerá a los organismos del sector
Paraestatal, no a las dependencias.
¿Cómo determino el costo total de mi proceso en la administración 2012-2018?
Sumar los siguientes conceptos: Monto ejercido 2012 + Monto ejercido 2013 + Monto ejercido
2014 + proyección de ejercido del 2015 + proyección 2016, 2017 y 2018. Favor de tomar en cuenta
todos los tipos de concurrencia del recurso: estatal, federal, propios, etc.
¿Cómo determino el monto programado?
El monto programado es el monto que se tiene considerado para el ejercicio 2016, deberá tomar
como referencia y no deberá sobrepasar el monto modificado al 31 julio de 2015.
Si tengo alguna observación o aclaración que hacer para alguno de los montos capturados, ¿En
dónde la puedo poner?
Puede subir un archivo word como nota informativa, en el listado de archivos.
¿Debo de llenar el líder de proceso o el líder de proceso externo?
Si la nómina del organismo donde labora es procesada por la Secretaría de Finanzas (Caso SINIP),
deberán llenarse los campos de Líder de proceso y Enlace operativo; por el contrario podrá
llenarse el líder de proceso externo y enlace operativo externo.
Si se llenará el líder de proceso y enlace operativo, primeramente se deberá teclear el apellido
paterno y materno y dar “click” en el botón azul, y seleccionar el nombre de la lista.
Por otro lado, si se llenarán los campos de externos, favor de escribirlos comenzando por el
apellido paterno, materno y nombre(s). Todo deberá ser capturado en mayúsculas y minúsculas.
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Guía de Documentación de Procesos de Operación (P y G) para el PBR 2016
¿Qué criterios deben cumplir los entregables del Proceso?
Los entregables de procesos de operación, deberán contener atributos de calidad y ser específico,
medible, relevante, claro, monitoreable, adecuado y disponible a un costo razonable (cubrir el
criterio SMART1). Cada proceso deberá contener al menos 3 entregables.
Ejemplo incorrecto de descripción:

Cursos impartidos
Es incorrecto debido a que no contiene atributo de calidad.
Ejemplo correcto de la descripción:

Cursos impartidos a personal de la administración pública en materia de administración de
tiempo
Aquí ya se mejoró su redacción, pues contiene mayores atributos de calidad.
¿Qué procede si en esta etapa de programación no se sabe con certeza los municipios en los que
se estará ejerciendo los entregables?
En caso de que actualmente no se conozca, hasta en el transcurso del ejercicio, entonces se
seleccionará “Por distribuir”.
¿Qué procede si los entregables del proceso no son territorializables?
En este caso, se seleccionará “Cobertura estatal”; esta opción aplica particularmente cuando el
entregable tiene como área de acción todo el Estado y por la naturaleza del proceso, no es posible
asignarla a un territorio en específico (por ejemplo: algunos entregables de los Gs).
De igual manera si el entregable tiene un área de acción fuera del territorio nacional, también se
seleccionará esa opción en la territorialización.
¿Debo de capturar en mayúsculas o minúsculas?
La captura deberá ser en Mayúsculas y minúsculas y con excelente ortografía, ya que del sistema
SED se extraerá información para la elaboración de distintos reportes.
¿En la plurianualidad, cómo se calcula el monto ponderado para los años 2017 y subsecuentes?
Solo se considera el monto con concurrencia estatal, y se calcula con base a la siguiente fórmula:
(monto estatal)*(ponderación) = monto ponderado.
1
SMART. Acrónimo de los adjetivos en inglés: Specific (específico), Measurable (medible), Achievable (realizable), Realistic (realista) y TimeBound (limitado en tiempo).
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Guía de Documentación de Procesos de Operación (P y G) para el PBR 2016
¿Los procesos de Fortalecimiento Institucional se documentarán en esta etapa?
La figura de los procesos de Fortalecimiento Institucional deja de existir para el ejercicio 2016. En
caso de que se quiera destinar recurso para temas de: equipamiento, capacitación, asesorías en
desarrollos en tecnologías de información y mantenimiento y adaptaciones a bienes inmuebles, el
mismo deberá:


Solicitarse en la plantilla de recurso adicional en la etapa de presupuestación, incluyendo las
justificaciones correspondientes.
En la plantilla de recursos del escenario base, siempre y cuando la solicitud integrada (incluyendo
todos los capítulos), esté dentro del monto modificado al 31 de julio de 2015.
¿Si una plaza está adscrita a un P001, pero está comisionada a otro proceso P002, en cuál de los
procesos consideraré su costo?
Se deberá considerar en el proceso donde la plaza esté alineada. Se podrá hacer observaciones
mediante una nota informativa en la lista de documentos de soporte del proceso.
¿En el monto programado del proceso, debo considerar todos los capítulos?
Se deberán considerar todos los capítulos.
¿Cómo se reflejan los ingresos propios?
Deberá registrar la programación del entregable por tipo de concurrencia seleccionando ingresos
propios, además de la meta por territorio.
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Guía de Documentación de Procesos de Operación (P y G) para el PBR 2016
PERSONAL DE SOPORTE
Cualquier duda o comentario sobre la captura de la información podrán comunicarse con:

Eje Calidad de Vida
o Ing. Isaac Figueroa Guerrero, al teléfono (473) 735 1500 extensión 2221 o al correo
electrónico [email protected]

Eje Guanajuato Educado
o C.P. Ma. Josefina Gutiérrez Palafox, al teléfono (473) 735 1500 extensión 2220 o al
correo electrónico [email protected]

Ejes Guanajuato Seguro, Economía para las Personas y Organismos Autónomos
o C.P. Abelardo Santellano Ríos, al teléfono (473) 735 1500 extensión 2236 o al correo
electrónico [email protected]
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