Boletín Informativo BASC Antioquia

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AÑO 15 N° 160 / MEDELLÍN, OCTUBRE DE 2015
Serie “Gestión del riesgo, una herramienta esencial
para el crecimiento de la organización - basada en la
NTC ISO 31000” (Octava parte)
Comunicación y Consulta
Es importante comenzar comprendiendo el significado de comunicación y
consulta aplicada al contexto de la gestión del riesgo. Comunicación es
el proceso que permitirá intercambiar información por medio de un
mensaje y consulta es la retroalimentación que se hace para tomar
decisiones importantes en cuanto a la gestión del riesgo.
En esta etapa se busca:
 Integrar todas las partes interesadas y personas responsables





de la administración de los riesgos con el fin de comprender la
base de la gestión, sus planes y acciones con relación al riesgo.
Permitir intercambiar información veraz, pertinente y exacta con
el fin de mantener actualizada la matriz de riesgo.
Sensibilizar al personal y partes interesadas en la importancia y
responsabilidad de gestionar los riesgos en la organización.
Determinar a conciencia los tratamientos a seguir en cuanto al riesgo.
Ampliar las perspectivas referentes al riesgo.
Poner a colación las percepciones del riesgo.
http://www.eleconomista.es/
Una vez identificado los objetivos de la comunicación, es necesario realizar un plan de comunicación el cual
dará las directrices en caso de presentarse alguna situación que requiera ser canalizada y difundida.
Las etapas de comunicación y consulta en la organización dependerán del enfoque que se quiera dar (consultar,
entender, informar, persuadir o comprender la gestión de riesgos) y será una actividad dinámica y continua,
con el fin que esta le llegue a todas las partes interesadas, incluyendo al personal interno.
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Boletín Informativo BASC Antioquia - Octubre de 2015
Algunos componentes del plan para desarrollar las estrategias de comunicación y consulta son:
1. Definir el enfoque: En este punto se determina de qué manera se abordará el tema.
2. Definir el propósito: Es decir qué queremos lograr con las campañas de comunicación.
3. Quién será el público: Con el fin de identificar qué mecanismos se emplearán para que les llegue el mensaje.
4. Cuál será el contenido: Qué temas se tratarán en las actividades desarrolladas.
5. Qué canales de comunicación se emplearán para la difusión.
6. Definir mecanismos de evaluación: Con el fin de que todos participen en la comunicación y consulta de los
riesgos.
Finalmente en este punto debemos garantizar que todas las actividades que se ejecuten sean trazables y todas
las decisiones en materia de riesgos queden registradas, con el fin de mejorar los métodos y herramientas.
Entre las actividades a documentar se debe describir el resultado de la evaluación y análisis de riesgos,
supuestos críticos que deben ser monitoreados y datos de validación.
Fuente de gráfico: http://www.madmedia.es/
Redacción BASC Antioquia.
Fuentes: NTC IEC/ISO 31010 Mejía, R. (2006). Administración de Riesgos. Un enfoque empresarial. Fondo Editorial Universidad EAFIT. Medellín
Serie Gestión del riesgo, una herramienta esencial
para el crecimiento de la organización (basada en
la NTC ISO 31000):
Artículos anteriores:
Parte 1.
Gestión del riesgo, una herramienta clave para el crecimiento de la organización
http://www.bascantioquia.org/DetalleNoticia.aspx?
newsId=c50d0d32-4035-4073-b4a3-a0359c975223
Parte 4.
Proceso de gestión de riesgos
http://www.bascantioquia.org/DetalleNoticia.aspx?
newsId=bd1f3bb2-4bcc-4fe5-8b29-13925c7bded4
Parte 5.
Análisis de riesgos
http://www.bascantioquia.org/DetalleNoticia.aspx?
newsId=9c43f29a-3005-4ea9-abf8-be83eaa31bc2
Parte 2.
Marco de referencia para la gestión de riesgos
http://www.bascantioquia.org/DetalleNoticia.aspx?
newsId=789794e3-a938-4895-98be-7667ebc82c92
Parte 6
Evaluación del riesgo
http://www.bascantioquia.org/DetalleNoticia.aspx?
newsId=21178680-c49d-41b7-a0ea-928da189560c
Parte 3.
Proceso de gestión de riesgos
http://www.bascantioquia.org/DetalleNoticia.aspx?
newsId=db9c4d42-9521-45ad-b9a8-fa4143be5c74
Parte 7
Tratamiento del riesgo
http://www.bascantioquia.org/DetalleNoticia.aspx?
newsId=0cc63b1d-19c4-44cb-bc16-0d663f74a4da
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Nuevo papel del Representante BASC
BASC ha concebido su
Sistema de Gestión en
Control y Seguridad
SGCS de tal manera
que puede ser integrado con otras normas o programas, los
cuales han sido tomados como referencias,
entre ellos, la norma
ISO 9001. Por lo cual,
es importante estuCarlos Julio Bohórquez Bohórquez
diar la actualización
Procesos Proyecto CPT
de dicha norma, cuya
Eduardo Botero Soto S.A.
publicación se hizo en
el septiembre pasado, con el fin de identificar si los
cambios propuestos se conjugan con el propósito de
BASC.
Uno de los cambios o novedades que más resalta
cuando hablamos de la revisión de esta norma es que
pide considerar los riesgos de la empresa, y su tratamiento después del análisis. Se requiere un análisis
exhaustivo de los riesgos que involucre todos los
aspectos de la organización, lo que convierte a BASC
en una plataforma para la integración de los sistemas
de gestión, pues no solo contempla todos los procesos
organizacionales, sino que se muestra orientador ante
la gestión del riesgo en la cadena de valor.
Adicionalmente, la nueva norma no incluye la cláusula
en la que la alta dirección está obligada a designar un
representante de la gestión de la calidad. Este cambio
significa que la alta gerencia adopte un papel más
proactivo en la gestión de la calidad y de la seguri-
BASC
dad. En el futuro, la alta dirección deberá tomar más
responsabilidades para garantizar un sistema de
gestión más eficaz.
Como la nueva norma concede más responsabilidad a
la alta dirección, la función del representante BASC será más crucial. Su labor deberá estar estrechamente
enlazada con la planificación estratégica, con el Sistema de Gestión en Control y Seguridad, y en la medida
de lo posible, con la dirección corporativa. Para conseguir este objetivo, las organizaciones deberán definir
claramente los papeles y responsabilidades de los
gerentes, de los ejecutivos y de los representantes
BASC en el campo de la gestión moderna.
En mayo de 2014, durante el primer encuentro de
Representantes BASC, se estableció el Acuerdo de
Responsabilidades, compromiso firmado y avalado por
los participantes, y reafirmado en 2015. Los invito a
releerlo y encontrarán que ya se vislumbraba el papel
protagónico que deben cumplir en sus organizaciones.
Para garantizar que el Sistema de Gestión en Control y
Seguridad forme parte de los cimientos de la
organización, la alta dirección debería revisar su
modelo de gestión y ajustarlo a acciones y procesos de
gestión del riesgo efectivos en todos los niveles de la
organización.
En conclusión, todas aquellas organizaciones en las
que los representantes BASC siguen actuando como
“caballeros solitarios” deberán realizar, sin lugar a
dudas, una seria reflexión para fortalecerlos y permitirles cumplir con el papel de faros conductores en la
gestión del riesgo; y estos, están en el deber moral de
asumir el reto que la vida les plantea.
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SuperSociedades
lanzó herramienta
para consulta de información empresarial
La Superintendencia de Sociedades puso en marcha el
Portal de Información Empresarial, una plataforma
tecnológica a través de la cual se puede consultar
información jurídica y financiera de las empresas vigiladas.
En la página web portalempresarial.supersociedades.
gov.co, los usuarios pueden consultar de manera
inmediata, pública y gratuita, cierta información jurídica y
financiera relacionada con las sociedades comerciales,
empresas unipersonales y sucursales de sociedad
extranjera.
La herramienta permite realizar una búsqueda individualizada de la empresa que se desee consultar y obtener los
datos básicos en materia jurídica como nombre, domicilio,
estado de supervisión, nombres de los administradores,
nombre del revisor fiscal, término de duración, su
actividad, entre otros.
Adicionalmente, como resultado de la búsqueda individualizada, también se podrán verificar los datos del balance
general y del estado de resultados de cada empresa, así
como ciertos indicadores financieros previamente
determinados.
El portal de información empresarial se alimenta de los
estados financieros a fin de ejercicio que reportan las
empresas supervisadas que hacen parte de la muestra que
se escoge por la Delegatura de Asuntos Económicos y
Contables para requerirles información.
Portal:
http://portalempresarial.supersociedades.gov.co/
Vídeo:
http://livestream.com/supersociedades/ConsultadeInformacionEmpresarial
Fuente: Superintendencia de Sociedades. Revisado el 30 de septiembre de 2015 en http://www.supersociedades.gov.co/noticias/Paginas/2015/
SuperSociedades-lanza-herramienta-para-consulta-de-informaci%C3%B3n-empresarial.aspx
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31 de agosto y 7 de septiembre
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Capacitaciones con la Policía Fiscal y Aduanera
BASC en su compromiso de aportar al
crecimiento de la cadena de abastecimiento, y gracias a la relación y gestión de apoyo
que se tiene con las diferentes instituciones
que velan por la seguridad del país y de los
procesos de comercio, llevó a cabo las capacitaciones “riesgos y exigencias en la cadena de abastecimiento” e “introducción al
Programa OEA” con personal de la Policía
Fiscal y Aduanera el pasado 31 de agosto y 7 de
septiembre respectivamente. Ambas actividades
estuvieron a cargo del Director Ejecutivo de BASC
Antioquia, Jorge Jiménez Londoño.
La Intendente Hilda Ruth Arboleda Zapata, manifiesta que “Es muy gratificante contar con socios
estratégicos como su organización que nos dan la oportunidad de enriquecer nuestros conocimientos y
lograr una mayor preparación del personal, en temas específicos y directamente relacionados con nuestra
misión, permitiendo así desarrollar una mejor labor”.
23, 24 y 25 de septiembre
Este tipo de ejercicios evidencian la interacción de la Organización BASC con entidades responsables de la
seguridad tanto en el país como en la región, en el trabajo sincronizado en mecanismos y estrategias que
orienten a la efectividad del Sistema de Gestión en Control y Seguridad SGCS.
Curso de Auditores Internos BASC
Los Sistemas de Gestión en Control y
Seguridad de las empresas que forman
parte de la cadena de abastecimiento
cuentan con veintitrés nuevos Auditores
Internos BASC. Personas que gracias a la
formación adquirida durante el curso,
adquirieron conocimientos y desarrollaron competencias que les permitirán
evaluar todos los elementos del sistema
de una manera más crítica y profunda de
acuerdo con la Norma vigente.
El curso contó con la participación de un representantes de la Policía Antinarcóticos como parte
fundamental en la seguridad en la cadena de abastecimiento y aliados estratégicos de la Organización.
Felicitaciones a los nuevos Auditores Internos.
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Sensibilización y Curso Gestión del Riesgo en Banacol (Apartadó)
BASC está presente en todos los lugares
donde la cadena de abastecimiento lo
requiere y especialmente cerca de las
empresas afiliadas a la Alianza empresarial.
Por este motivo, la Auditora Internacional y
Coordinadora de Operaciones del capítulo
Antioquia Isabel Cristina Correa Cano, visitó
la región de Urabá para dictar dos sensibilizaciones el lunes 7 de septiembre, una para las
empresas que tienen presencia en el Urabá
Antioqueño y otra in house para los empleados de
Banacol, empresa con la que también se realizó el
curso de Gestión del Riesgo durante el martes 8 y
miércoles 9 del mismo mes.
Es motivo de felicidad estar cerca de las necesidades de nuestros afiliados y entregarles capacitación a la medida para seguir fortaleciendo la
seguridad en los procesos y construyendo seres
integrales por el progreso de las regiones y por el
bienestar del país.
8 y 9 de septiembre
7 de septiembre
Sensibilización general BASC
“En nombre de Banacol, les manifestamos nuestra
gratitud por la excelente forma en que se llevó
cabo la Sensibilización de la Normas BASC y el
Curso de Gestión del Riesgo; creemos que la tarea
se cumplió a satisfacción debido a que los
asistentes a cada una de las acciones de formación
nos ha manifestado que se pudo interiorizar los
conceptos trabajados. Nos hemos reunido con el
personal a evaluar los eventos y se destaca mucho
la pedagogía de la facilitadora, el dominio de los
temas trabajados y el ambiente creado en los
diferentes espacios de formación que permitieron
una interiorización de los conceptos. Esperamos
contar con su apoyo en una próxima oportunidad,
ya que sus aportes son indispensables para
continuar en nuestro proceso de mejoramiento
continuo”. Fue el mensaje de agradecimiento
enviado por Heiler Rivas Romaña, Jefe de Gestión
Humana de C.I. Banacol S.A.
Curso Gestión del Riesgo
7, 8 y 9 de septiembre
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Las siguientes son las empresas aprobadas por la Junta Directiva en septiembre de 2015, las cuales
cumplen a cabalidad con la implementación óptima del SGCS basado en la Norma y Estándares internacionales BASC V.4-2012, incluyendo los requisitos mínimos de seguridad C-TPAT.
Industria Colombiana de
Logística y Transporte
S.A.S. Icoltrans S.A.S.
(Medellín)
Agencia de
Aduanas
Aviatur S.A.
Nivel 1 (Bogotá)
Agencia de Aduanas ML S.A.
Nivel 2 (Buenaventura,
Cartagena y Medellín)
Agencia de Aduanas
Profesional S.A.S.
Nivel 1 – SIAP
Agencia de Carga
Aviatur S.A. (Bogotá)
Industria Papelera
Indugevi S.A.
Magnum
Logistics S.A.
Mototransportamos S.A.S.
Mototransportar S.A.S.
Coordinadora de
Tanques S.A.S.
Preparaciones de
Belleza S.A. Prebel S.A.
Fletex S.A.S.
Refrilogística
S.A.S.
Imbocar S.A.S.
(Medellín)
Industria Colombiana
de Café S.A.S. Colcafé S.A.S.
Seguridad Atempi
de Colombia Ltda.
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VALOR del mes
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INFORMACIÓN IMPORTANTE
Reglamento de Capacitaciones
BASC Antioquia
BASC Antioquia cumpliendo con su compromiso frente
al desarrollo de las empresas afiliadas, garantiza
mediante la programación de capacitaciones la
calificación y competencia del personal para el éxito de
la implementación, mantenimiento y mejoramiento
del Sistema de Gestión en Control y Seguridad SGCS
BASC.
Es por ello que permanentemente se desarrollan
diversas temáticas referentes a la seguridad y el
fortalecimiento organizacional, brindando un valor
agregado a los afiliados. Sin embargo, el proceso de
capacitación, también depende del compromiso de las
empresas convocadas.
En pro del desarrollo adecuado de los eventos es
importante tener en cuenta algunas recomendaciones
y normas para la participación en los mismos:
1. Todas las inscripciones deben realizarse a través del
portal web del Capítulo www.bascantioquia.org en el
módulo Capacitaciones, teniendo en cuenta los datos
completos del asistente, dar clic en “Guardar
asistente”, llenar los datos para la facturación (si es el
caso) y dar clic en “Finalizar proceso” para garantizar
que la inscripción sea efectiva, de lo contrario no se
realizará el registro en el portal.
2. El proceso de inscripción culminará una vez recibo el
e-mail por parte de la Organización confirmando la
inscripción y el consecutivo de inscripción.
3. Todas las personas deberán presentar el código de
inscripción y el carné de la empresa al ingreso de cada
capacitación.
4. Las empresas interesadas en asistir a los cursos
deben estar a paz y salvo con el Capítulo, de lo
contrario perderán su derecho a participar en la
capacitación.
5. Para obtener el certificado de asistencia a cada
actividad es indispensable cumplir con el 90% del
tiempo programado para la capacitación.
6. La inasistencia a una capacitación sin costo (a la cual
se inscribieron) conllevará a una sanción para la
compañía con suspensión a igual número de
capacitaciones como personas inasistentes. La sanción
se hará efectiva en la próxima capacitación en la cual
la empresa esté interesada en participar.
7. En caso de que la inasistencia se genere en una
capacitación con costo, la compañía tendrá una
sanción del 25% sobre el valor de participación en el
curso.
8. La cancelación de asistencia a un curso debe
realizarse, mínimo, 24 horas antes del evento. De lo
contrario deben enviar excusa que justifique
claramente el inconveniente* (en papel membrete de
la compañía, firmada por la gerencia o por el
responsable de recursos humanos) durante los
próximos 2 días hábiles a la capacitación.
* Solo eventos como enfermedad (en el cual debe adjuntarse
copia de la incapacidad), luto o calamidad doméstica, siniestros
que impliquen su presencia, serán tenidos en cuenta como
justificaciones para inasistencia. Otras actividades generadas
por la empresa, se asumen de previo conociendo del personal y
no son excusa para faltar al evento.
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9. En caso de tener un reemplazo (pertinente) es
posible su asistencia a la capacitación cuando se le
presenta algún inconveniente al personal inscrito. Así
no se desperdicia el cupo y se evitan sanciones.
Boletín Informativo BASC Antioquia - Octubre de 2015
El lugar, fecha y hora de las actividades, siempre
serán reseñadas en las convocatorias, al igual que el
horario para el cierre de las inscripciones.

El uso de equipos electrónicos de manera
inadecuada durante las charlas demuestran desagrado
y falta de interés por la actividad desarrollada.
Evitemos su manipulación durante las capacitaciones.

10. Cada capacitación o evento tiene indicaciones
específicas (normas y requerimientos) las cuales son
publicadas en la convocatoria del evento y deben ser
atendidas por las compañías interesadas.
El diligenciamiento consciente, objetivo y claro de las
evaluaciones de las capacitaciones es de gran
importancia para el mejoramiento y fortalecimiento
del servicio.

11. El cupo de las capacitaciones es limitado, pues
cada actividad requiere una logística propia y una
pedagogía especial. Grupos muy numerosos limitan el
aprendizaje y la participación.
Todas las personas inscritas por parte de las
empresas afiliadas a las capacitaciones BASC deben
estar vinculadas directamente a la compañía que está
realizando el registro, de lo contrario la empresa
deberá asumir la inversión requerida para empresas
externas.

Para recordar:
En la inscripción, es importante prestar atención a la
información suministrada de la empresa, por lo tanto
es fundamental ingresar los datos completos,
correctos y con adecuada ortografía y escritura,
teniendo en cuenta que estos son los utilizados por el
sistema para emitir el respectivo certificado de
asistencia y no pueden ser manipulados por el
personal BASC en el portal.

Al momento de ingresar el documento de identidad,
se recomienda escribir el número sin espacios, sin
comas, ni puntos, porque dicho número y el
consecutivo de inscripción se requieren para ingresar
al portal luego del evento y descargar las memorias (si
aplica) y el certificado de asistencia.

Una vez confirmada la inscripción por parte de BASC,
es importante tomar nota del consecutivo de registro
asignado por el portal.

Las personas que no hayan sido inscritas
previamente a las capacitaciones no podrán acceder a
las mismas. Todas las actividades conllevan exigencias
logísticas y metodológicas establecidas que se deben
respetar.

Es importante tener en cuenta la convocatoria a cada
evento, donde se plantea claramente el objetivo y
contenido de la actividad con el fin de evitar falsas
expectativas sobre la propuesta temática. Además,
tener presente a quién va dirigida la convocatoria para
realizar la inscripción del personal pertinente a la
propuesta.

Es importante delegar un sólo funcionario para
realizar el proceso de inscripciones por parte de la
compañía, así se evitarán malos entendidos y habrá un
mejor aprovechamiento de los cupos.

Casi todas las capacitaciones realizadas por el
Capítulo Antioquia son certificadas (mediante la
entrega de diploma u otro documento de
acreditación). Sin embargo, vale la pena resaltar la
práctica de algunas compañías que manejan sus
propios formatos para el control de asistencia a
capacitaciones, los cuales son firmados y sellados por
el funcionario BASC responsable en el evento; de esta
manera se evita la congestión documental por
fotocopias en los archivos y la constante solicitud de
constancias de asistencia, que aunque bajos, genera
costos adicionales.

Cualquier inquietud al respecto, no dude en
comunicarse con nosotros y con gusto será atendida.
Carolina Saldarriaga Arango
Jefe de Relaciones Corporativas
Teléfono fijo: 3122282 Ext. 106
Teléfono móvil: 3136841392
E-mail: [email protected]
BASC somos todos y de todos depende
la calidad de su servicio.
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Curso de Formación para
Empleados de Cumplimiento
Fundamentos de la Norma y
Estándares BASC
Jueves 1
Jueves 15
Personal de Seguridad con
Formación BASC
Afianzar la interpretación de la Norma y Estándares
BASC, y alinear los criterios normativos del Sistema de
Gestión en Control y Seguridad SGCS.
Miércoles 7
Tarde de inquietudes
VII Congreso Internacional de Negocios
El comodato
Geoeconomía:
¿Hacia un nuevo orden
económico mundial?
Miércoles 14 y jueves 15
Miércoles 21
Sensibilización General BASC
Martes 27
BASC Antioquia los invita a participar de la charla de
SENSIBILIZACIÓN para presentar las generalidades de
la Alianza, su evolución y aporte al comercio, además
de dar a conocer la importancia del Sistema de
Gestión en Control y Seguridad y su aplicación.
Seminario
Panorama de Riesgos y
Tendencias de Seguridad en el
Comercio Exterior
Jueves 29
Inscripciones en www.bascantioquia.com
Cualquier información adicional, sugerencia o comentario que
su empresa desee hacer a este boletín por favor envíela al e-mail:
[email protected]
Carolina Saldarriaga Arango, Jefe de Relaciones Corporativas
Teléfono: (4) 312 22 82 Ext. 106