PROCEDIMIENTO PARA ROTULACION DESPACHO Y

“PROCEDIMIENTO PARA LA
ROTULACIÓN REENVASADO,
DESPACHO Y DEVOLUCIÓN DE
MEDICAMENTOS”
Código : APF
Versión:1.0
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Fecha de elaboración: Junio 2012
Vigencia: 3 años
Hospital Dr. Mauricio Heyermann.
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“PROCEDIMIENTO PARA LA ROTULACIÓN,
REENVASADO DESPACHO Y DEVOLUCIÓN DE
MEDICAMENTOS”
Índice
Sección
Objetivo
Política
Alcance
Responsables
Definiciones
Descripción del
proceso
Página
2
3
3
3
3
4
Evaluación
17
Bibliografía
18
Elaborado por
Revisado por
Q.F. Alejandra Pérez Pinto
E.U. Claudia Navarro Soto
Jefe Servicio Farmacia
Encargada de oficina calidad y seguridad al
paciente
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parcial o total no es válida sin la debida autorización de la Dirección del establecimiento.
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I.- OBJETIVOS:
OBJETIVO GENERAL:
Implementar el Sistema de Dispensación de Medicamentos por Dosis Unitarias en el Hospital
de Angol como parte del proyecto de expansión de este sistema de distribución a todos los
Servicios Clínicos. Esta metodología de dispensación debe orientarse a la racionalización de la
farmacoterapia apoyada en las intervenciones farmacéuticas lo que favorece una disminución
de los errores en la prescripción y como consecuencia otorga una mayor seguridad al paciente
y un ahorro en los costos de medicación.
OBJETIVOS ESPECÍFICO:
1. Mejora el sistema actual de dispensación de medicamentos.
2. Racionaliza el uso de los medicamentos.
3. Garantizar el cumplimiento de la prescripción.
4. Procurar la correcta administración de los medicamentos.
5. Potenciar el papel del Químico Farmacéutico en el equipo asistencial mediante su
intervención como asesor en la farmacoterapia.
6. Capacitar al personal involucrado de Sección Farmacia
7. Reducir el tiempo de enfermería dedicados a tareas administrativas y de manipulación
de medicamentos.
8. Asegurar al usuario hospitalizado un mejor manejo de su terapia farmacológico.
9. Establecer un procedimiento para la correcta rotulación, reenvasado y despacho de
medicamentos en dosis unitaria, asegurando que el medicamento mantenga las
especificaciones del fabricante hasta el momento de su administración, para resguardar
la seguridad del paciente.
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II.- POLÍTICA
La unidad de Farmacia asegura que los servicios y los productos entregados por farmacia sean
de la calidad requerida para la seguridad de los pacientes.
III.- ALCANCE:
Servicios clínicos que dispongan de dosis unitaria del Hospital Dr. Mauricio Heyermann Torres
de Angol y Servicio de Farmacia, por los funcionarios responsables de ejecutar los procesos
incluidos en este documento
IV.- DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA:
Guía para la organización, implementación, desarrollo y evaluación de un sistema de
dispensación de medicamentos en dosis unitaria. 2003 MINSAL.
V.- RESPONSABLES DE SU APLICACION:
Técnicos paramédicos servicios, farmacia y Químicos farmacéuticos Servicio Farmacia
VI.- DEFINICIONES
Medicamento: Es toda sustancia natural o sintética o mezcla de ellas que se destine a la
administración al hombre o animales con fines de curación, atenuación, tratamiento, prevención
y diagnóstico de las enfermedades o de sus síntomas.
Sistema de Dispensación de Medicamentos en Dosis Unitaria: Sistema de dispensación y
distribución de medicamentos al paciente hospitalizado, en que el medicamento se prepara de
manera tal que la cantidad corresponda a la dosis requerida en una sola administración, se
rotula con el nombre del paciente respectivo y se deja disponible en un lugar apropiado, para
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ser administrado en forma oportuna sin necesidad de preparación posterior.
Rotulación: Corresponde a la etiqueta del medicamento, la que deberá estar impresa o
adherida en la parte externa de los envases y sin contacto con su contenido, entrega
información acerca de las características que deben identificar a un medicamento, entre ellas,
nombre genérico, dosis, fecha de vencimiento, lote y laboratorio.
Reenvasado de medicamentos: Procedimiento mediante el cual se fracciona un envase de
una especialidad farmacéutica, para que pueda ser administrado en dosis unitaria, sin alterar la
forma farmacéutica.
Blister: Envase que consiste en láminas flexibles, de material plastificado, metálico o
combinación de ambos en las cuales se encuentran los espacios que contienen las unidades de
medicamento, comprimido, cápsula o grageas.
VII.- DESCRIPCION DEL PROCESO
CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL PROCESO:
• Los medicamentos, de administración oral, son reenvasados en forma unitaria.
• Se utilizan empaque de papel con la medicación, identificando a cada paciente.
• Se despachan las dosis para un periodo de tratamiento convenido.
• Las recetas médicas son llevadas desde los Servicios Clínicos a la Sección de
Farmacia, con las cuales se llenan los cajetines con los medicamentos prescritos
para cada uno de los pacientes por un Técnico Paramédico, despacho que luego
es revisado por el Químico Farmacéutico.
• Los medicamentos no administrados a los pacientes son devueltos a la Sección de
Farmacia para su revisión y reutilización según corresponda.
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FUNCIONES DEL PERSONAL INVOLUCRADO

Médico*: Responsable de la elaboración de la orden médica, la cual debe
cumplir con las normas que exige el Ministerio de Salud.

Enfermera(o)/ Matrón(a)*: Es responsable de llevar los registros de la orden
médica a la hoja clínica, de la administración de los medicamentos y de velar por
el cumplimiento del envío de las devoluciones según lo normado en el ítem
Formulario de devolución de medicamentos.

Enfermera(o)/Matrón(a)Coordinadora*:
Resguardo
de
los
medicamentos
preparados, en dosis unitarias, y dispuestos a cada paciente previa
administración.

Técnico Paramédico del Servicio Clínico*: Responsable de la recepción y
revisión de las caseteras enviadas desde sección Farmacia con la medicación
correspondiente a cada paciente, comunicación de reclamos, registro de informe
de devolución u otras observaciones referente al despacho.

Técnico
Paramédico
de
Farmacia*:
Recepción
de
receta
médica,
Preparación de los medicamentos prescritos , digitación de las recetas, revisión
en conjunto con técnico paramédico del servicio clínico del despacho realizado,
recepción de reclamos u observaciones del despacho y mantención de stock de
medicamentos en las gavetas
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
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Químico Farmacéutico*: Se preocupará de que la orden médica esté conforme
las normas ministeriales establecidas.
____________________________________________
* Funciones esenciales para el funcionamiento del sistema.
FORMULARIO DE REGISTRO DE INFORMACIÓN
Receta Médica o Recetón:
Es la orden suscrita por un médico cirujano, dentista, médico veterinario, matrona o
cualquier otro profesional de salud legalmente habilitado para hacerlo, con el fin de
que una cantidad de cualquier medicamento o mezcla de ellos sea dispensada
conforme a lo señalado por el profesional que la extiende (Art.34 del D.S. N°
466/84).
Los requisitos que debe cumplir la receta son:
•
Nombre completo del paciente
•
Fecha de indicación
•
Número de Ficha Clínica del paciente
•
Edad
•
Diagnóstico(s)
•
Número de Sala y cama
•
Servicio Clínico
•
Medicamentos(s) con nombre genérico
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•
Forma farmacéutica y concentración
•
Dosis
•
Vía de administración
•
Intervalo de administración
•
Firma del médico responsable
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Cabe destacar que la omisión de cualquiera de estos datos retrasará el despacho de
los medicamentos del paciente, pues la receta será devuelta al servicio, para su llene.
Los datos solicitados en los recetones son esenciales para llevar a cabo un adecuado
servicio y registro de los medicamentos utilizados por los usuarios hospitalizados. Los
recetones a utilizar registrarán el despacho diario de los medicamentos suscritos por el
médico.
Se mantendrá el despacho diario de los medicamentos suscritos inicialmente en el
Recetón hasta que médico decida la suspensión de éstos, el aumento o la disminución
de la dosis prescrita; los que serán debidamente informados en la misma receta médica
del paciente. (Ver Anexo 1)
Formulario de devolución de medicamentos:
Es la hoja de comunicación de la Estación de Enfermería dispuesta en el servicio a la
sección de Farmacia en que se indica el o los medicamentos no administrados al
paciente y sus causas que justifican tal devolución.
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El procedimiento de las dosis no administradas será el siguiente:
-Todos los medicamentos que no se hallan administrado a los pacientes,
deberán ser devueltos a Farmacia en donde la enfermera(o)/matrón(a) de sala
deberá adjuntar el formulario de devolución de medicamentos completando los
datos de paciente, medicamentos y causa de dicha devolución.
-Si los medicamentos a devolver se procederá a colocarlos en una bolsa
plástica, introducir dentro de ésta el formulario de devolución para después sellarla
y devolverla a farmacia en el momento al Servicio de Farmacia.
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El formulario de devolución utilizado es el siguiente:
Fecha:..........................
Nº Ficha:...............................
Servicio:.......................
Sala/Cama:...........................
Medicamentos devueltos
Cantidad
Motivo de Devolución
...... Alta
...... Fallecimiento
...... Ayunas
...... No lo recibe
...... Cambio tto
...... RAM
...... Cirugía
...... Suspensión tto
...... Exámenes
...... Traslado
Otros: ..............................................................................
Enfermera(o)/matrón(A)/Técnico Paramédico
..................................................................................................................
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Formulario de solicitud de medicamentos de uso ocasional y /o restringido:
Todos los medicamentos que por aprobación del Comité de Farmacia y Terapéutica
deben venir con una solicitud de uso ocasional y/o restringido, formulario que es que es
retirado desde la sección de farmacia y que luego de llena por el médico solicitante
debe ser aprobada por el Jefe de Servicio de Cirugía. Para dar inicio al tratamiento esta
solicitud debe entregarse en la Sección de Farmacia para su tramitación. Ejemplos de
estos medicamentos son: Ceftriaxona, Imipenem,
Vancomicina o cualquier otro
medicamento que se encuentre en esta condición en el arsenal farmacológico oficial del
hospital. (Ver anexo 2)
INSTRUCTIVO PARA DESPACHO DE MEDICAMENTOS:
ETAPAS DE LA DISPENSACIÓN:
Cualquiera que sea el Sistema de dispensación de medicamentos al interior del
Hospital de Angol, una vez que llegue a la Unidad de Farmacia, la Receta seguirá los
siguientes pasos:
1º Recepción de la receta.
2º Verificación de los atributos correspondientes:
•
Membrete del Hospital
•
Nombre del paciente y diagnóstico
•
Ficha Clínica y Programa si corresponde
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•
Código : APF
Acreditación de calidad previsional (en pacientes Hospitalizados al
momento del que se solicite el despacho de medicamentos del alta
médica)
•
Nombre del medicamento
•
Dosis unitaria, dosis total y días de tratamiento.
•
Nombre o código y firma del médico (además del RUT en caso de
medicamentos sujetos a control legal).
3º Interpretación y análisis de la orden médica revisando que se enmarque dentro de
las normas.
4º Ingreso de datos al sistema computacional.
5ºPreparación de los medicamentos y/o Dosis a entregar. Es responsabilidad del
Técnico Paramédico que ejecuta el despacho el tomar la cantidad de medicamentos a
despachar de las ubicaciones correspondientes, revisando siempre que las etiquetas de
los fármacos correspondan a lo señalado en la receta y que el medicamento en
cuestión esté vigente (no vencido).
6º Revisión del despacho. Este consiste en leer nuevamente la indicación y contar los
medicamentos por segunda vez antes de envasar, anotando el nombre del fármaco,
dosis y dosificación en el sobre si el medicamento no se encuentra reenvasado (es
decir constatar que el rótulo de cada blister o envase del medicamento corresponde a lo
prescrito en la receta).
7ºEntrega de los medicamentos e información sobre la buena utilización del
medicamento al usuario interno o externo.
8º Deposito de receta en contenedores para su posterior archivo.
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9º Archivo: al término del día se archivaran las diferentes recetas despachadas de
acuerdo a si son pacientes hospitalizados, ambulatorios o urgencia.
a) EN ENVASE MULTIDOSIS
Los medicamentos que no pueden ser fraccionados en dosis unitarias o que tampoco
se encuentren disponibles comercialmente en dosis unitarias, serán dispensados para
cada paciente en su unidad de disponibilidad comercial, calculando con la dosis
prescrita la cantidad de días que debería durarle al paciente antes de su próximo
despacho.
El despacho de nebulizadores (Berodual®, Salbutamol), Insulinas y heparinas será
realizados de acuerdo a requerimiento del servicio, por libro de pedido junto con los
productos de insumos solicitados semanalmente en la bodega de farmacia.
b) PSICOTRÓPICOS Y ESTUPEFACIENTES
Todos los inicios de tratamientos que involucren medicamentos sujetos a control de
psicotrópicos y estupefacientes, deberán ser indicados para su despacho por farmacia
en receta verde o blanca según corresponda y en conformidad a los requisitos que esta
receta médica debe contener.
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PROCESO DE ROTULACIÓN, REENVASADO DE MEDICAMENTOS EN DOSIS
UNITARIAS
•
Todos los medicamentos despachados deben ser envasados en forma unitaria y
rotulados con su etiqueta respectiva.
•
Serenamente revisar stock de etiquetas que deberá estar en relación con los
medicamentos de salida programados para reenvasado.
•
Nunca se deben acumular las etiquetas,
•
Es responsabilidad del Técnico Paramédico realizar el reenvasado según lo
descrito en este documento.
A) Procedimiento para la impresión de etiquetas:
1° Hacer listado de los medicamentos de los que desea obtener etiquetas.
2° Tomar los blister necesarios para cada uno de los medicamentos
3° Verificar que los blister de los medicamentos a etiquetar tengan igual número de lote.
4° Colocar los blister en una caja transparente con tapa.
5° Llevar de a una las cajas con medicamentos al computador.
6° Una vez encendido el computador y listo para trabajar, hacer clic con el botón
derecho del mouse en la carpeta que se encuentra en ESCRITORIO, que dice
ETIQUETAS D.U.
7° Una vez abierta la carpeta hacer clic en el nombre del medicamento del cual se
desean imprimir las etiquetas.
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8° Luego, dentro de esta página abierta, que contiene etiquetas diseñadas, se
reemplazan los datos, por los del medicamento recién elegido. Los datos necesarios
deben anotarse previamente en una hoja de papel, para así evitar errores. Los datos a
registrar son: lote o número
de serie, laboratorio de procedencia y la fecha de
vencimiento.
9° Para reemplazar los datos por los actuales, hacer clic con botón derecho del mouse
en EDICION, luego hacer clic en REEMPLAZAR, una vez abierta la opción colocar los
datos a cambiar en BUSCAR: y luego digitar los datos actuales en REEMPLAZAR
CON:
10° Una vez digitados y comprobados los datos a modificar hacer clic en
REEMPLAZAR TODOS.
11° Luego de reemplazados los datos hacer clic en ARCHIVO, y hacer clic en la opción
IMPRIMIR.
12° Una vez abierto el link IMPRIMIR, hacer clic en PROPIEDADES, luego hacer clic en
AVANZADAS y elegir en TAMAÑO DEL PAPEL la opción Carta y luego elegir en
CALIDAD DE IMPRESIÓN la opción 120 x 144 dots per inch, finalmente hacer clic en
ACEPTAR, y verificar que la impresora esté encendida y luego haga clic en el siguiente
link ACEPTAR, para finalmente comenzar impresión.
13° Una vez impresas las etiquetas, retirarlas y colocarlas en la caja plástica donde se
encuentran los blister.
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B) Normas
Código : APF
Técnicos
Administrativas
de
reenvasado
manual
de
medicamentos:
•
La zona de reenvasado es de acceso limitado, sólo personal que reenvasa.
•
Esta zona es de exclusivo uso para reenvasado y dispensación de Dosis
Unitaria.
•
El reenvasado se hará de acuerdo a disponibilidad y distribución del tiempo del
personal Técnico Paramédico (especialmente en las tardes y turnos de noche).
•
La cantidad de medicamentos a reenvasar dependerá de la salida del
medicamento, de modo de mantener un stock para consumo semanal.
•
El reenvasado de medicamentos para un técnico paramédico se realiza de un
solo tipo de medicamento por vez.
•
No debe preparar por ningún motivo dos medicamentos simultáneamente.
Procedimiento:
1.- El área de reenvasado debe estar despejado y limpio sin restos de
medicamentos.
2.- Disponer de la cantidad de etiquetas de acuerdo a la cantidad de
medicamentos a reenvasar. Si no hay etiquetas impresas por computador, se
procederá a confección de ellas de acuerdo a lo anteriormente descrito.
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3.- Pedir por libro de pedido, a Técnico Paramédico a cargo de Bodega de
medicamentos la cantidad de medicamentos necesarios para reenvasar en Dosis
Unitarias.
4.- Anotar en libro de registro de reenvasado lo siguiente:
-Fecha de reenvasado.
-Medicamentos.
-Fecha de vencimiento del medicamento reenvasado.
-Lote o serie según corresponda.
-Cantidad a reenvasar.
-Firma de quién reenvasa.
5.- Cortar en forma unitaria cada uno de los blister de medicamentos y sus
etiquetas respectivas.
6.- Proceder a reenvasar cada medicamento en mangas de polietileno y máquina
selladora
7.- Rotular cada medicamento con su etiqueta respectiva, de manera que por un
lado del reenvasado se lean sus datos del medicamento y por el otro deje a la
vista el comprimido.
8.- Una vez reenvasado los medicamentos, entregarlos a Q.F. a cargo del
sistema de dispensación, para su posterior revisión.
9.- Incorporar los medicamentos reenvasados visados con visto bueno por el
Q.F. en la estantería dispuesta en la zona de despacho de medicamentos por el
sistema de dosis unitarias.
10.- Si el medicamento reenvasado no tiene VºBº de alguna de las Q.F., no debe
ser vaciado en la estantería
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VIII.- EVALUACION
Denominación del
Porcentaje de recetas
Indicador
despachadas
Responsable
Jefe Farmacia
completamente
Objetivo
Cumplir con compromiso de Gestión entregado por el Director del
Hospital de Angol
Descripción
Todo receta despachada desde la Farmacia del hospital e Angol
Excepciones
No hay
Fórmula
Nº de
recetas despachadas completamente según procedimiento
evaluado en el periodo / Total de recetas despachas evaluadas en el
periodo x 100
Umbral
de 95%
cumplimiento
Valores
análisis
Fuente de datos
Base de datos Servicio Frecuencia
de Optimo: 95-100%
Aceptable: 70-94%
Crítico: 0-69%
Mensual
Farmacia
Niveles
Aplicación
de Profesional
Servicio Farmacia
Q.F. Usuarios
Profesional Q.F. Servicio
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IX.- BIBLIOGRAFÍA
1.- Sáenz Z. y Salas L. “Sistema de distribución de medicamentos por dosis unitarias
para 24 horas, una propuesta de evaluación” Rev. Cienc. Adm. Financ. Segur
Soc.1997;5(2):32.
2.- García G. Et al. “La organización, implementación, desarrollo y evaluación de un
Sistema de Dispensación de Medicamentos por Dosis Unitarias”, Segunda Edición,
Unidad de Farmacia, Departamento de Programas de las Personas, División de
Rectoría y Regulación Sanitaria, Ministerio de Salud Chile, 2003.
3.- Girón Nora y D’Alessio Rosario “Guía para el desarrollo de Servicios Farmacéuticos
Hospitalarios, Sistema de distribución de medicamentos por dosis unitarias, Serie de
medicamentos esenciales y Tecnología 5.3” Organización Panamericana de la Salud.
4.- Fernández
M. Et al. “Guía, organización y Funcionamiento de la Atención
farmacéutica en Hospitales del SNSS. Primera Edición, Departamentos Programas de
las personas, División Salud de las Personas, Ministerio de Salud de Chile,1999.
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