Sistema de gestión de talleres

Sistema de gestión de talleres
Gestión de taller
Índice
1.- Introducción.................................................................................................. 2
2.- Instalación..................................................................................................... 3
2.1.- Instalación módulo de valoraciones ....................................................... 3
2.2.- Instalación módulo PAD (Documentos Base Electrónicos) .................... 6
3.- Configuración ............................................................................................. 11
3.1.- Cabecera.............................................................................................. 11
3.2.- Preferencias ......................................................................................... 11
3.3.- Impresión ............................................................................................. 13
3.4.- Facturación .......................................................................................... 14
3.5.- Datos Taller .......................................................................................... 15
3.6.- Proveedores ......................................................................................... 16
3.7.- Usuario y contraseña ........................................................................... 16
4.- Alta Orden de Reparación para un nuevo cliente ....................................... 17
5.- Alta Orden de Reparación para un cliente existente................................... 18
6.- Imprimir resguardo...................................................................................... 19
7.- Imprimir hoja para administración y hoja para taller ................................... 19
8.- Realizar valoración...................................................................................... 20
9.- Realizar presupuesto .................................................................................. 20
10.- Pedido recambios..................................................................................... 21
11.- Generar factura ......................................................................................... 23
12.- Imprimir factura......................................................................................... 24
13.- Listados .................................................................................................... 24
14.- Requerimientos mínimos para utilizar la aplicación Cauce....................... 25
1
Gestión de taller
1.- Introducción
CAUCE es un sistema de gestión del taller que le permitirá de forma ágil y
sencilla dar de alta órdenes de reparación, generar presupuestos, facturas y
realizar pedidos de recambios a sus proveedores habituales, entre otras
utilidades.
Además, podrá opcionalmente acceder a un módulo de valoraciones que le
permitirá realizar presupuestos con una base de datos informatizada. Si usted
quiere obtener más información al respecto deberá ponerse en contacto con
Audatex.
El acceso al sistema de gestión, se realiza a través de una dirección
electrónica que está restringida con usuario y contraseña. Lo primero que
debe hacer es agregar la dirección a favoritos, para evitar tener que teclearla
cada vez que entre al sistema.
Una vez agregada a favoritos introduzca su usuario y contraseña para acceder
a la aplicación. La primera vez que acceda al sistema, aparecerá una ventana
con el certificado de seguridad, el cual debe instalar pulsando en instalar
certificado y siguiendo las instrucciones de las pantallas sucesivas.
Al ser una aplicación desarrollada en un entorno WEB, toda la información que
deposite en él sólo será accesible por usted mediante su usuario y contraseña
desde cualquier equipo con conexión a Internet tal y como se especifica en el
contrato de confidencialidad de datos que le será entregado.
Para obtener más información o solventar cualquier incidencia con el
programa póngase en contacto con Audatex en el teléfono:
902 101 497
Deberá identificarse como usuario del programa CAUCE.
El horario de atención al cliente es de 08:30 horas a 20:30 horas
2
Gestión de taller
2.- Instalación
Para instalar los distintos módulos que le permitirán comenzar a trabajar con la
aplicación deberá entrar en configuración, instalación módulo PAD y proceder
como se indica a continuación.
2.1.- Instalación módulo de valoraciones
Pulse sobre descargar el módulo de valoraciones. Pulse sobre los botones
señalados con el círculo rojo en las siguientes pantallas:
3
Gestión de taller
Pulse en uno
de los dos
4
Gestión de taller
5
Gestión de taller
2.2.- Instalación módulo PAD (Documentos Base Electrónicos)
Pulse sobre Instalación Módulo PAD. Pulse sobre los botones señalados con
el círculo rojo en las siguientes pantallas:
6
Gestión de taller
7
Gestión de taller
Espere a que desaparezcan las siguientes 2 pantallas:
8
Gestión de taller
9
Gestión de taller
Deberá reiniciar el ordenador al final de todo el proceso de configuración.
10
Gestión de taller
3.- Configuración
Una vez instalado el certificado de seguridad y los módulos de valoraciones y
PAD, accederemos al programa visualizando la pantalla principal. Antes de
empezar a trabajar con el sistema debe configurarlo. Para ello, pulse sobre
el botón configuración en el lado izquierdo de la pantalla. Es importante seguir
el orden que le indica el manual.
3.1.- Cabecera
Empezamos por crear la cabecera. La cabecera aparecerá en todos los
informes que el sistema permite imprimir y deben aparecer todos los datos
necesarios para poder realizar facturas, presupuestos, hojas de resguardo, etc.
Dispone de cinco líneas para introducir: nombre, dirección, teléfonos, nif, nº de
registro del taller, etc. Al lado de estas, existe un recuadro con el tamaño de
letra. También puede agregar el logotipo de la empresa. Pulse el botón
examinar y seleccione el logo de su empresa. El logo puede configurarlo para
que aparezca a derecha o izquierda y el texto lo puede alinear a derecha,
centro o izquierda. Finalmente seleccione el texto legal que corresponda a su
provincia. Una vez creada la cabecera pulse el botón Guardar.
Para modificar la cabecera, cambie los datos necesarios y pulse Guardar.
Para añadir más de una cabecera pulse en Añadir y creará una nueva
cabecera. Cuando sólo se dispone de un abonado, no es necesario crear más
de una cabecera.
3.2.- Preferencias
Una vez creada la cabecera, pulse sobre la opción Preferencias. En este
apartado configurará los valores por defecto del sistema.
Selección de estados por defecto. En este recuadro puede
seleccionar qué órdenes quiere visualizar en la pantalla principal del
sistema. Por defecto está configurado en la opción Ningún estado
seleccionado de esta forma se visualizan todas las órdenes generadas
por el taller.
11
Gestión de taller
Selección orden por defecto. Puede configurar el orden en el que
quiere que aparezcan las órdenes. Pueden estar ordenadas por nº de
orden, por fecha de grabación o por fecha de apertura.
Selección abonado por defecto. En el caso de tener más de un
abonado puede elegir cuál es el que quiere por defecto.
Pantalla de búsqueda de orden. Cuando se da de alta una nueva
orden el sistema tiene una utilidad de búsquedas de órdenes. Permite
activar o desactivar esta utilidad.
IVA. Configuración del impuesto.
Abonado cabecera. Seleccione la cabecera que quiere asociar a su
abonado.
Tipo de pintura. Seleccione el baremo de pintura que quiere por
defecto en una nueva orden.
Precios hora. Seleccione los precios hora que quiere que salgan por
defecto en una nueva orden.
Para modificar los datos, realice los cambios necesarios y pulse Guardar.
12
Gestión de taller
3.3.- Impresión
Impresión por defecto, puede seleccionar los documentos que quiere que se
impriman cada vez que pulse el botón imprimir. Si no selecciona ninguna
casilla, cuando vaya a imprimir deberá marcar los documentos que desee
imprimir en cada caso.
Impresión Valoración se configura el formato de impresión de la valoración y
los módulos que se quieren imprimir, con las siguientes opciones:
Formato impresión. Existen tres formatos: estándar, estándar uts y
doble columna.
Estándar: es el formato por defecto en el que sale el desglose
completo de la valoración.
Estándar uts: es el mismo formato que el anterior y además nos
indica los totales de materiales y manos de obra en cada apartado.
Doble columna: es el formato reducido a dos columnas por página
que nos muestra el desglose de la valoración de forma mas
reducida. Una de sus ventajas es el ahorro de papel.
Módulos. Puede elegir si quiere o no imprimir la cabecera, los textos
asociados a la valoración y el detalle de la misma.
Hoja de control.
Automática: sólo se imprime cuando en la hoja de control existen
posiciones erróneas y/o eliminadas.
Siempre: la hoja de control se imprime siempre.
Hoja de resultados.
Automática: sólo se imprime si se introducen datos adicionales.
Nueva: opción sin uso.
Siempre: se imprime siempre.
Sin hoja: no se imprime nunca.
Después de haber configurado las opciones de impresión, pulse en Guardar
para grabar los cambios.
13
Gestión de taller
Para modificar los datos realice los cambios necesarios y pulse Guardar.
3.4.- Facturación
En la pantalla de facturación debe configurar las series y cuentas
correspondientes para cada concepto. Para ello primero indique el nombre de
la serie contable y a partir de ahí configure el resto de campos. Cuando haya
acabado pulse en Guardar.
Para dar de alta otra serie pulse en Limpiar y empiece de nuevo rellenando los
campos necesarios.
Descripción de los campos
Nº inicial presupuesto: Número a partir del cual se numerarán los
presupuestos realizados. Este número es el mismo para todas las
series.
Serie contable: Descripción de la serie contable que se va a configurar.
Serie por defecto: Serie por defecto al generar la factura.
Prefijo factura: Dígitos fijos por los que comienza el nº de factura
Nº inicial factura: Número a partir del cual se numerarán las facturas.
Nº inicial Proforma: Número a partir del cual se numerarán las facturas
proforma.
Cuenta contable ingresos por: Números de cuentas que reflejarán los
ingresos de los diferentes conceptos.
14
Gestión de taller
Cuenta contable descuentos sobre: Números de cuentas que
reflejarán los diferentes descuentos aplicados.
Tipo de impuesto: Modalidad de impuesto a aplicar (IVA, IGIC, etc.)
Cuenta contable tipo impuesto: Cuenta en la que se reflejará la cuota
impositiva.
% recargo de equivalencia: No utilizable
Para modificar cualquier dato de una serie, selecciónela, modifique los datos y
pulse en Guardar.
3.5.- Datos Taller
En este apartado puede configurar los datos para facturar a las aseguradoras.
Seleccione una compañía e introduzca los datos de la misma, nif, dirección,
ciudad, etc. Seleccione la serie contable en la que se reflejará. También puede
introducir los precios hora para la compañía y los descuentos que tenga
acordados. Pulse Guardar para grabar los datos.
Una vez configurado este apartado, cuando vaya a realizar una orden de
reparación, sólo deberá seleccionar la compañía a la que va a facturar para
que le vuelque todos los datos a la orden.
Para modificar los datos seleccione una aseguradora y modifique los datos.
Al finalizar pulse Guardar.
15
Gestión de taller
3.6.- Proveedores
Para dar de alta un proveedor rellene los campos del apartado Alta proveedor.
Una vez cumplimentados los campos pulse en Guardar. En la parte superior
aparecerán los datos del proveedor.
Si necesita modificar algún dato, seleccione el proveedor, modifique sus datos
y pulse Guardar.
3.7.- Usuario y contraseña
Desde esta pantalla usted puede cambiar la contraseña actual por la que
prefiera. El sistema obliga a cambiar la contraseña cada cierto tiempo, aunque
es aconsejable cambiarla también la primera vez que accede al programa.
Cuando eso ocurra, le aparecerá una ventana donde pide el cambio de
contraseña.
16
Gestión de taller
4.- Alta Orden de Reparación para un nuevo cliente
Para dar de alta una orden, pulse en Nueva
orden. Aparecerá la siguiente pantalla donde
puede buscar el cliente por el NIF o la
matrícula. En el caso de ser un cliente nuevo
pulse la opción Abrir orden.
Al dar de alta un cliente nuevo le aparecerá la orden vacía para cumplimentar
los datos necesarios. En primer lugar tiene el código abonado, nº de orden, nº
expediente, matrícula, nombre, NIF y marca y modelo de vehículo. Rellene los
campos necesarios.
Para seleccionar el modelo de
vehículo debe hacerlo a través
del botón Vehículo del lado
izquierdo.
Le aparecerá un árbol de
selección
donde
pulsando
encima del fabricante aparecen
los modelos y pulsando encima
de los modelos aparecen las
versiones.
Una vez seleccionada la versión,
pulse en el botón aceptar. El
modelo y versión le aparecerán
en la orden que está abriendo.
En el caso que el modelo no
existiera en el árbol de selección,
o no deseara realizar una
valoración con la base de datos
de Audatex, pulse en el check
Modelo manual para realizar la
descripción del modelo.
17
Gestión de taller
Siga rellenando los datos de la orden: nº bastidor, kilómetros, color, fecha
fabricación, etc. Es obligatorio seleccionar una aseguradora aunque sea para
un cliente particular y no nos indique su compañía de seguros. Para ello existe
la opción Sin compañía de seguros.
Al seleccionar la compañía y con la opción Con parte SI marcada, se volcarán
a la orden, los precios hora y descuentos que se tengan configurados con la
compañía seleccionada.
Si el vehículo tiene franquicia debe introducirla en la orden. De esta forma
podrá facturar el importe del siniestro a la compañía y la franquicia al
asegurado.
En el apartado de datos del cliente seleccione si es particular o empresa e
introduzca los datos del cliente.
También dispone de campos de fechas de apertura, entrada taller, etc. para
organizar las cargas de trabajo.
Dispone de un apartado específico para los descuentos y precios hora taller.
Cuando se ha realizado la valoración económica de la reparación se vuelcan
los totales a la orden de reparación.
5.- Alta Orden de Reparación para un cliente existente.
Para dar de alta una orden a un cliente ya
existente, pulse en Nueva orden. Aparecerá la
siguiente pantalla donde puede buscar el cliente
por el NIF o la matrícula. Introduzca uno de los
dos datos y pulse en Buscar. Aparecerá una
nueva orden con los datos del cliente y
vehículo.
18
Gestión de taller
6.- Imprimir resguardo
Una vez dada de alta la orden puede imprimir el resguardo para el depósito del
vehículo.
Para ello, pulse en el botón Imprimir del lado izquierdo de la pantalla. Le
aparecerá la siguiente pantalla donde puede seleccionar los documentos a
imprimir. Marque la casilla Resguardo para el depósito y pulse en Imprimir.
Visualizará por pantalla el resguardo ahora ya puede imprimirlo seleccionando
en el menú Archivo y la opción Imprimir.
7.- Imprimir hoja para administración y hoja para taller
Cuando está dada de alta la orden, también puede imprimir la hoja para
administración y para el taller siguiendo los pasos anteriores.
19
Gestión de taller
8.- Realizar valoración
Para realizar la valoración económica de la reparación, edite la orden de
trabajo. Una vez está visualizando la orden pulse en el botón Valoración, en el
lado izquierdo. El sistema cargará el módulo de valoración donde sólo deberá
marcar los códigos opcionales que necesite y las características del modelo
(fecha fabricación, tipo carrocería, equipamiento exterior, etc.) Para introducir
las operaciones pulse en Posiciones y en la parte inferior pulse en Documento
Base para ver el despiece del vehículo.
Realice la valoración de los daños. Una vez introducidas las operaciones pulse
en Volver a la aplicación en la zona inferior izquierda. Visualizará todas las
operaciones introducidas. Ahora sólo falta procesar para ver el informe. El
informe se muestra en pantalla y lo puede imprimir seleccionando Archivo,
Imprimir. Si desea hacer un presupuesto imprima la valoración para adjuntarla
a la portada de presupuesto.
Una vez comprobado el resultado cierre el informe. En la pantalla Posiciones
pulse Grabar y salir. Ahora está visualizando la orden de reparación pero para
poder continuar debe pulsar en Fin valorar.
Si se desplaza por la orden hasta la parte inferior podrá visualizar los totales de
la valoración en la orden.
9.- Realizar presupuesto
Desde la orden de trabajo, pulse en el botón Imprimir del lado izquierdo de la
pantalla. Le aparecerá la siguiente pantalla donde puede seleccionar los
documentos a imprimir. Marque la casilla Portada de presupuesto.
Adjunte la valoración que acaba de realizar e imprimir a la portada de
presupuesto. El programa guardará una copia de la valoración presupuestada
para poder facturar lo presupuestado en lugar de la valoración final en el caso
de haber tenido que modificar la valoración después del presupuesto.
20
Gestión de taller
10.- Pedido recambios
Una vez realizada la valoración, puede hacer la petición de piezas a su
proveedor. Pulse el botón Petición piezas del lado izquierdo. Le aparecerá la
siguiente pantalla. Para realizar un nuevo pedido pulse en el botón Nuevo.
Le aparece la relación de piezas que se sustituyen en la valoración.
Seleccione el proveedor al cual le va a hacer la petición. No tiene por qué pedir
todas las piezas al mismo proveedor. Indíquele la fecha límite para la
distribución de las piezas y marque las piezas que desea pedir. En el lado
derecho de cada pieza hay la cantidad a pedir de cada una. Por defecto está a
una. Finalmente le puede indicar las notas necesarias al proveedor.
Una vez realizado todos los pasos pulse en Generar pedido.
Puede visualizar el pedido que se va a generar al proveedor y el estado del
pedido, si está recibido o no.
Para hacer el pedido pulse en Volver.
21
Gestión de taller
Una vez en la orden pulse en el botón Imprimir y seleccione la casilla Petición
de piezas. A continuación en la parte inferior de la pantalla tiene las peticiones.
Seleccione la que desea enviar por fax o e-mail y pulse Imprimir. Visualizará el
pedido para poder ser enviado.
Si desea enviar el pedido por fax, imprima el pedido y páselo por fax, o bien
debe disponer de un programa de gestión de faxes para enviarlo desde el
mismo ordenador.
Si desea enviarlo por mail, seleccione del menú Archivo la opción Enviar y del
submenú la opción Página por correo electrónico. Esto generará un e-mail con
el pedido que está visualizando. Ahora sólo debe poner el destinatario a enviar.
(Para realizar esta opción debe tener configurado un cliente de Outlook.)
22
Gestión de taller
11.- Generar factura
Cuando la orden ya se puede facturar, primero debe generar la factura. Para
ello tiene diversas opciones: facturar a compañía, particular u otros.
Primero debe seleccionar a quien quiere facturar, seguidamente seleccione la
historia de la orden a facturar (puede elegir entre las diferentes modificaciones
que ha realizado a la valoración y facturar lo presupuestado o la valoración
final) y en el campo Facturar elija la opción correspondiente. Ahora ya puede
generar la factura o la factura proforma pulsando sobre los botones
correspondientes.
En el campo facturar, puede elegir entre valoración o por concepto unitario.
Este último es para generar una factura con un solo concepto y un importe
final. Para ello deberá rellenar los campos de Concepto e Importe.
Cuando seleccione facturar a compañía o particular, las facturas irán emitidas
a la compañía o al cliente dado de alta en la orden.
Si la factura debe ir emitida a otra empresa o persona, seleccione la casilla
Otro y rellene los campos de Nombre, Nif, Dirección, C.P., Ciudad y Provincia,
para realizar la factura.
23
Gestión de taller
12.- Imprimir factura
Una vez generada la factura o la factura proforma vuelva a la orden de
reparación. Desde allí pulse en Imprimir. Seleccione el check Factura en la
parte superior de la pantalla y en la parte inferior tiene el apartado facturas
donde debe seleccionar la factura que desee imprimir. Pulse en imprimir para
visualizar la factura. Compruebe su contenido y pulse en el menú Archivo la
opción imprimir.
13.- Listados
Existen dos tipos de listados en la aplicación:
Listado de carga de trabajo
Listado de administración
Estos listados están disponibles desde la pantalla principal del programa.
Previamente debe realizar la selección de los datos que desee visualizar. Por
ejemplo, en un listado de carga de trabajo podría realizar una selección de las
órdenes recepcionadas y reparándose entre un periodo de fechas.
Desde la pantalla principal pulse en el botón Seleccionar de la parte superior.
Introduzca los criterios y pulse Seleccionar. Ahora está visualizando la
selección que acaba de realizar. Pulse en el botón Imprimir. Le aparece la
pantalla con los diferentes listados posibles. Seleccione el que corresponda
para visualizar el listado.
24
Gestión de taller
14.- Requerimientos mínimos para utilizar la aplicación Cauce.
Ordenador
Tipo: P.C. compatible Pentium III ® o superior
Memoria RAM: 256 MB o superior
Disco duro disponible: 500 MB de espacio libre
CD-ROM
Sistema operativo: Sistema operativo instalado y configurado, Windows 2000
Profesional (Service Pack 3), Windows XP Home Edition o Profesional (Service
Pack 1)
Tarjeta de vídeo: Svga 32 Mb AGP. Controladores de la tarjeta de vídeo
instalados y configurados.
Monitor: Color. Resolución 1024x768 como mínimo
Nota: Para instalar el módulo de valoraciones, es necesario estar validado con un
usuario con derechos de administración de la máquina
Impresora
Tipo: Cualquier impresora compatible con Windows®. Las impresoras matriciales
son incompatibles con el sistema
Controladores de impresora: instalados y configurados, funcionando
correctamente
Conexión a Internet
Conexión a Internet: Ancho de banda mínimo: 256 kbps. o superior.
Internet Explorer 6.0 (servicepack 1 o superior)
Configuración de Internet Explorer:
o
o
o
o
o
Caché deshabilitada.
Nivel de seguridad de Internet predeterminado (media).
Privacidad predeterminada (media)
Valores predeterminados en opciones avanzadas.
La carpeta de archivos temporales de Internet debe tener espacio suficiente
para funcionar correctamente.
Puertos abiertos:
o El puerto 80 es el estándar de http
o El puerto 443 es el estándar de https
o Los puertos 1098 y 1099 son los puertos RMI que se utilizan únicamente en el
módulo Java de Valoraciones (contra la IP 213.4.114.211)
Dirección:
o
o
IPs: 213.4.114.x
URL: https://213.4.114.211/Bodyshop/Login.jsp
Aplicaciones
Acrobat Reader 5.1 (o superior)
V. III
25