Manual Funciones - Auxiliar de Cartera

FUNDACIÓN HOSPITAL INFANTIL UNIVERSITARIO DE SAN JOSÉ
CÓDIGO: PR-DGH-004
ANEXO MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS
Y COMPETENCIAS
VERSIÓN: 1
PÁGINA 1 de 6
1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nombre del Cargo
Nivel del Cargo
Área o Dependencia
Cargo superior inmediato
Cargos subordinados
Auxiliar de Cartera
Operativo - Auxiliar
Cartera
Coordinador de cartera.
No
2. UBICACIÓN DEL CARGO EN EL ORGANIGRAMA
Subdirección Administrativa y
Financiera
Líder de Cartera
Auxiliar de Cartera
3. OBJETIVO DEL CARGO :
Ejecutar los procesos de recaudo de los servicios facturados y los procesos de respuesta, conciliación a
objeciones de acuerdo a la normatividad vigente, con el fin de garantizar la contraprestación de los servicios
ofertados por la institución.
4. REQUISITOS DE FORMACIÓN Y EXPERIENCIA:
Secundaria
Nivel Académico
Requerido
Técnico
Tecnólogo
Tecnólogo en Administración Financiera o Estudiante de V
semestre en delante de Economía, Administración de Empresas o
Contaduría.
Profesional
Postgrado
JULIO DE 2013
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COORDINADORA DE GESTION HUMANA
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REVISADO POR:
COORDINADORA DE CARTERA
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DIRECTORA GENERAL
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Y COMPETENCIAS
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Conocimientos Básicos
Esenciales
Conocimientos intermedio de Herramientas de Ofimática (Excel, Word y
powerpoint).
Habilidades para negociación
Conocimientos del Sistema de Seguridad Social en Salud.
Conocimiento y manejo de Manuales Tarifarios ( ISS y SOAT )
Experiencia
Mínimo dos (2) años de experiencia específica en Instituciones del mismo nivel.
5. ENTORNO OPERATIVO
Interno: Facturación, Contabilidad, Tesorería, Sistemas, Contratación
Externo: Administradoras de
planes de beneficios de salud (EAPB), ARLS, Aseguradoras, Proveedores del
hospital (Outsourcing) Secretarías de Salud a nivel Nacional.
6. COMPETENCIAS ESPECÍFICAS
No.
FUNCIONES GENERALES
Velar porque
las empresas asignadas
estén al día en los pagos, de acuerdo con lo
pactado en los contratos, conciliaciones y
acuerdos de pago.
ACTIVIDADES O CONDUCTAS ASOCIADAS



1.




2.
Organizar los soportes documentales de las
diferentes actividades que se realizan.


Mantiene actualizado el estado de cartera de las
empresas que le son asignadas y lo envía a cada
una de las empresas
Realiza las conciliaciones financieras de acuerdo con
cronograma, dejando como constancia acta, en la cual
se debe evidenciar, acuerdos de pago, reconstrucción
de facturas, glosa pendiente por conciliar, facturas no
contabilizadas, etc.
Hace seguimiento a los compromisos acordados en
las conciliaciones que se llevan a cabo con los
diferentes pagadores.
Cumple con la cuota mínima mensual de recaudo de
acuerdo con la radicación de cuentas.
Tramita semestralmente
circular
de saldos
pendientes por cada una de las empresas.
Las demás definidas por su jefe inmediato de forma
verbal y no verbal que contribuyan al cumplimiento del
objetivo del cargo.
Organiza los documentos
que soportan
las
actividades asignadas
Registra en libro de ingresos bancarios, los recursos
efectivamente pagados por concepto de cobro de
cartera
Hace la consecución de los soportes de los pagos
efectuados por las empresas.
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No.
FUNCIONES GENERALES
ACTIVIDADES O CONDUCTAS ASOCIADAS


3.
Elaborar soportes contables
con el área de cartera.
relacionados



4.
Llevar control de los anticipos por concepto
de prestación de servicios de salud.

Elabora notas crédito por provisión de cartera,
autorizados por la Gerencia.
Elabora notas crédito y débito producto de las
conciliaciones financieras.
Aplica recibos de caja en el sistema, de acuerdo a
formas de recaudo discriminando las facturas a
afectar tanto de las empresas a cargo de la
Institución y de Optimizar Salud.
Realiza traslados de caja diariamente y entrega
oportunamente al cajero principal.
Lleva control de los giros realizados por el consorcio
SAYP.
Lleva control de los anticipos realizados por las
diferentes EAPB.
7. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES
COMPETENCIA
DEFINICION DE LA COMPETENCIA
CONDUCTAS ASOCIADAS

Servicio al cliente con
orientación a la calidad
Tener Calidez y sensibilidad por
comprender
y
satisfacer
las
necesidades o exigencias de nuestros
pacientes, demostrar el deseo de
ayudar y servir a sus familias.
Esforzarse por conocer y resolver los
problemas de los clientes internos y
externos
y todos aquellos
que
cooperen relación institución cliente.




Trabajo en equipo
Disposición para trabajar con otros, de
manera cooperada, asertiva
y
transparente en la consecución de
una meta común, anteponiendo los
intereses
del equipo
sobre los
propios.




Explora nuevas necesidades de los
clientes (usuarios) y busca la forma
de satisfacerlas.
Comprende las necesidades de las
personas y demuestra interés por
resolverlas.
Canaliza las necesidades de los
clientes
(usuarios)
hacia
las
instancias
que
puedan
solucionarlas.
Posee un trato cordial y amable con
el cliente (usuario) y se interesa por
él como persona.
Identifica claramente los objetivos
del equipo y orienta su trabajo.
Interactúa con los demás miembros
del equipo en términos de buen
trato, ayuda mutua y colaboración
favoreciendo un ambiente de trabajo
adecuado.
Realiza las actividades requeridas
para contribuir al logro de los
objetivos comunes.
Asume como propios los desaciertos
del equipo.
Reconoce y valora el aporte de los
demás.
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COMPETENCIA
DEFINICION DE LA COMPETENCIA
CONDUCTAS ASOCIADAS

Manejo de la Información
Organizar
adecuadamente
la
información y garantizar que esta sea
accesible solamente para aquellos
autorizados a tener acceso.




Gestión del conocimiento
Capacidad para reunir, emplear y
compartir el conocimiento
y la
experiencia. Coordinar, comunicar,
establecer metodologías y controlar el
conocimiento
que fluye en la
institución, tener amplio conocimiento
de los temas del área del cual se es
responsable; comprender la esencia
de los aspectos complejos para
transformarlos en soluciones prácticas
y operables para la institución.




Ética y valores
Sentir y obrar consecuentemente
con los valores morales, las buenas
costumbres y prácticas profesionales,
respetando las políticas institucionales.




Utiliza la información
de
que
dispone única y exclusivamente
para el ejercicio de sus funciones.
Utiliza todos los medios a su
alcance, para garantizar la más
estricta confidencialidad respecto de
la información de que dispone.
Advierte
del
deber
de
confidencialidad
y
secreto
a
cualquier persona que por su
relación con él, deba tener acceso a
la información.
Se abstiene
de reproducir,
modificar, hacer pública o divulgar a
terceros la información de que por el
ejercicio de sus funciones dispone
o conoce.
Genera y desarrolla ideas
que
promueven
una
transformación
funcional en su área.
Genera ideas que permitan mejorar
su ámbito de trabajo.
Comparte logros y experiencias y
se abre al conocimiento de los
otros, con el fin de alcanzar los
objetivos del área.
Promueve ideas que contribuyan a
mejorar el conocimiento
y
desempeño de sus colaboradores.
Respeta y hace respetar las
pautas de trabajo establecidas por el
hospital.
Desafía a otros a actuar de acuerdo
con valores y creencias.
Es abierto
y honesto en
lo
relacionado con su trabajo.
Reconoce los errores y asume la
responsabilidad.
Conoce y pone en práctica los
valores institucionales.
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8. COMPETENCIAS TRANSVERSALES
COMPETENCIA
DEFINICION DE LA COMPETENCIA
CONDUCTAS ASOCIADAS

Prever la ocurrencia de accidentes e
incidentes mediante prácticas seguras
de trabajo,
siguiendo todas las
directrices impartidas al respecto por
la Institución.

Trabajar con seguridad



Disciplina
Actuar ordenada y perseverantemente
para conseguir un bien. Exige un
orden y unos lineamientos para poder
lograr más rápidamente los objetivos
deseados, soportando las molestias
que esto ocasiona.




Adaptación al cambio
Autocontrol
Adaptarse y trabajar eficazmente en
diferentes y variadas situaciones y con
personas o grupos distintos. Supone
entender y valorar posturas o puntos
de vista diferentes, o bien adaptar el
propio enfoque a medida que la
situación lo requiera. También cambiar
o aceptar sin problemas los cambios
en la propia Organización o en las
responsabilidades del puesto de
trabajo.
Es la capacidad para controlar las
emociones personales y evitar las
reacciones
negativas
ante





Aplica
en el ejercicio de las
funciones
las
medidas
de
bioseguridad establecidas por la
Institución, para evitar accidentes
de
trabajo
y
enfermedades
profesionales.
Utiliza los elementos de protección
personal
establecidos
para
garantizar la seguridad en
el
trabajo.
Segrega
adecuadamente los
residuos de acuerdo con el código
de colores.
Participa y promueve las buenas
prácticas con respecto a normas de
bioseguridad y manejo de residuos.
Es riguroso en su trabajo y muestra
preocupación por no cometer
errores.
Acepta
y sigue instrucciones
aunque difiera de ellas.
Acepta la supervisión constante.
Cumple con las normas y directrices
impartidas por la institución.
Reacciona con flexibilidad y se
adapta a los "imprevistos" y
obstáculos que pueden llegar a
cambiar
significativamente
su
trabajo.
Se adapta a los cambios del
entorno.
Reconoce y comprende los puntos
de vista de otros.
Muestra una buena predisposición
para trabajar con diferentes áreas e
interlocutores.
Sigue funcionando bien a pesar del
estrés.
Piensa con claridad y no pierden la
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COMPETENCIA
DEFINICION DE LA COMPETENCIA
provocaciones, oposición u hostilidad
de los demás o cuando se trabaja en
condiciones de estrés.
CONDUCTAS ASOCIADAS


Relaciones interpersonales
Establecer y mantener relaciones de
trabajo
amistosas
y positivas,
basadas en la comunicación abierta y
fluida y en el respeto por los demás.


Iniciativa
Emprender
acciones,
crear
oportunidades y mejorar resultados sin
necesidad de un requerimiento externo
que lo empuje, apoyado en el auto
responsabilidad y la autodirección.
Incluye saber identificar un problema
obstáculo u oportunidad y llevar a
cabo acciones de contribuyan a su
solución.





concentración cuando está sometido
a presión.
Se mantiene compuesta, positiva e
imperturbable, aún en momentos
difíciles.
Escucha con interés a las personas
y
capta
las
preocupaciones,
intereses y necesidades
de los
demás.
Escucha, transmite eficazmente las
ideas, sentimientos e información,
impidiendo
con
ello
malos
entendidos o situaciones confusas
que puedan generar conflictos.
Aporta información
útil
para
resolver los problemas que se
puedan presentar en su puesto de
trabajo.
Aporta ideas encaminadas a mejorar
el trabajo diario.
Busca,
selecciona
y
propone
alternativas
realistas
ante
un
problema o conflicto.
Hace propuestas para mejorar su
entorno y se compromete con su
puesta en marcha.
Toma las decisiones que considera
adecuadas con criterio propio.
Asume los riesgos que conllevan las
decisiones tomadas.
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