Procedimiento Concurso de Meritos

Código: GC-PD-04
PROCESO GESTIÓN DE CONTRATACIÓN
PROCEDIMIENTO CONCURSO DE MÉRITOS
Versión: 2.0
Fecha: Mayo 13 de 2014
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1. Objetivo: Adquirir bienes y/o servicios requeridos para el cumplimiento de las funciones del Ministerio
del Trabajo, a través de modalidad de con
concurso de méritos.
2. Alcance: El procedimiento inicia con la identificación de la necesidad y termina con la comunicación de
la designación del supervisor.
3. Definiciones:
Certificación de Inexistencia o Insuficiencia de Personal:: Documento que se expide cuando no
existe personal de planta en el Ministerio, que pueda desarrollar la actividad para la cual se requiere
contratar la prestación del servicio, o cuando el desarrollo de la actividad requiere un grado de
especialización que implica la contratación del servicio o cuando aun ex
existiendo
istiendo personal en la planta,
éste no sea suficiente.
CDP:: Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
Concurso de Méritos: Por esta modalidad se contratan los servicios de consultoría referidos a los
estudios necesarios para:
•
•
•
•
•
•
•
•
La ejecución de proyectos de inversión.
Estudios
studios de diagnóstico.
Prefactibilidad
refactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos.
Asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.
Interventoría.
Asesoría.
Gerencia de obra o de proyectos.
Dirección,, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.
PRECALIFICACIÓN: La precalificación es la conformación de una lista limitada de oferentes para uno
o varios procesos de concurso de méritos. La precalificación que se haga para un sólo proceso de
concurso de méritos se denominará lista corta. La que se realice para varios concursos de méritos
determinados o determinables se denominará lista multiusos.
PTS: Propuesta Técnica Simplificada (PTS); para el concurso de méritos abierto, la entidad suministra
en los requerimientos técnicos la metodología exacta para la ejecución ddee la consultoría, así como el
plan y cargas de trabajo para la misma.
PTD: Propuesta técnica Detallada (PTD); cuando los servicios de consultoría señalados en los
requerimientos técnicos para el respectivo concurso de méritos puedan desarrollarse con diferentes
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enfoques o metodologías, se exigirá la presentación de una Propuesta Técnica Detallada (PTD). En
estos casos
asos sólo procede la selección por el sistema de precalificación con lista corta.
Estudios y Documentos Previos:
Previos Son los documentos que sirven de soporte para la elaboración del
contrato, de manera que se pueda valorar adecuadamente el alcance de lo requerido
requ
por la entidad,
así como la asignación de los riesgos que la entidad propone.
Plan Anual de Adquisiciones Es un instrumento de planeación contractual que las Entidades
Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los términos del presente decreto.
Clasificador de Bienes y Servicios es el sistema de codificación de las Naciones Unidas para
estandarizar productos y servicios, conocido por las siglas UNSPSC.
Portal Único de Contratación: Herramienta virtual diseñada por el Gobierno Nacional con el fin de
dar difusión a todas las etapas contractuales de todas las entidades del estado, es de obligatorio uso
por parte de las entidades públicas, correspondiente a: www.contratos.gov.co.
www.contratos.gov.co
GGC: Grupo de Gestión Contractual.
DT: Dirección Territorial.
RP: Registro Presupuestal.
4. Generalidades del procedimiento:
procedimiento
•
PRECALIFICACIÓN: El procedimiento de precalificación es anterior e independiente de los
procesos de concurso de méritos para los que se aplique.
•
ETAPA DE SELECCIÓN DE CONTRATISTA:
CONTRATISTA Ell proyecto de pliego de condiciones se publicará
en el SECOP por el término que defina la ley.. Durante este término los interesados podrán
formular observaciones al contenido del proyecto
proyecto de pliego de condiciones, la aceptación o
rechazo de tales observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la entidad agrupará
aquellas de naturaleza común.
•
CIERRE DEL PROCESO: Etapa en la cual los proponentes interesados en participar en el
proceso, presentan su oferta a la entidad, de acuerdo con el cronograma establecido previamente.
•
EVALUACIÓN TÉCNICA DE LAS PROPUESTAS - COMITÉ EVALUADOR Una vez se efectué la
diligencia de cierre del proceso el comité evaluador deberá realizar su labor de manera objetiva,
ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones y emitir una
calificación y recomendación.
recomendación
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•
TRASLADO
SLADO DEL INFORME DE EVALUACIÓN:
EVALUACIÓN Los
os oferentes podrán presentar las observaciones
o
que estimen convenientes al informe de evaluación por tres (3) días hábiles.
Vencido el término indicado, los proponentes no podrán hacer nuevas observaciones, completar
las realizadas durante el período concedido en el pliego
plieg de condiciones y tampoco dará derecho a
quienes se abstuvieron de hacerlo para presentar observaciones al citado informe.
•
AUDIENCIA DE APERTURA DE LA PROPUESTA ECONÓMICA DEL PRIMER ELEGIBLE Y DE
ADJUDICACIÓN:
La entidad celebrará la audiencia de apertura de la propuesta económica del primer elegible
elegible. Dicha
audiencia deberán asistir: Los miembros del Comité Evaluador,, en representación de la Entidad y
los proponentes o sus representantes debidamente autorizados.
5. Descripción de las actividades:
actividades
Nro.
1.
2.
3.
4.
5.
Actividad
Responsable
Registro
/documento
Identifica la necesidad del bien o servicio a adquirir de Dependencia
acuerdo con lo estipulado en el Plan Anual de solicitante
Adquisiciones.
Se requiere hacer un estudio del
de sector juicioso y
diligente, para determinar el valor estimado del bien o el
servicio a contratar; de conformidad con los manuales
establecidos por Colombia Compra Eficiente
Determina si el bien o servicio a adquirir se encuentra
incluido en el PAA.
Definir de acuerdo a la necesidad y a la complejidad la
modalidad del concurso de méritos.
Elabora estudios previos para la realización de la
solicitud.
Dependencia
solicitante
Dependencia
solicitante
Personal
asignado
dependencia
Los estudios previos se elaboran diligenciando el solicitante
Formato Estudios Previos para Concurso de Méritos
aplicable a esta modalidad de contratación y de
conformidad con la normativa vigente.
vigente
Solicita la expedición del CDP (De acuerdo al estudio del
de
sector realizado previamente)
Responsable
dependencia
Formato Estudios
Previos
que
superen el 10% de
la menor cuantía.
Solicitud
Expedición
de
de
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solicitante
Certificado
de
Disponibilidad
Presupuestal.
Director / Jefe o Memorando
Coordinador (a)
del
Área
solicitante.
Secretaria Grupo Lista de Chequeo
Gestión
Contractual.
Coordinador de
Grupo Gestión
Contractual
6.
Realiza la solicitud de contratación al Grupo de Gestión
Contractual.
7.
Recibe la solicitud de contratación con todos los
documentos requeridos, e incluye lista de chequeo de
documentos.
Asigna al Profesional responsable para que revise los
documentos y determine el cumplimiento de los
requisitos jurídicos y que los documentos estén
completos para iniciar el proceso.
Revisa la carpeta con la solicitud de contratación a fin de Profesional
garantizar que se encuentren los documentos asignado
requeridos: Se verifica contra la lista de chequeo.
GGC.
8.
9.
10.
11.
12.
En caso de que la carpeta no incluya todos los
documentos requeridos y se requieran ajustes a los
estudios y documentos previos se devuelve al ár
área
solicitante, ir a actividad 44.
Si el presupuesto oficial supera los 1.000
1
SMLMV es
necesario presentar el tema en el Comité Asesor de
Contratación para recibir la aprobación de iniciar el
proceso de selección.
Documento
de
del observaciones
dirigido al área
solicitante.
Responsable
Acta de Comité
dependencia
solicitante,
Coordinador (a)
del G.G.C y
Si el Comité tiene observaciones, devuélvase a la Profesional
actividad 4.
asignado
del
GGC.
Si el Comité no tiene observaciones, continúe con la
actividad 11.
Si está completa la carpeta con todos los documentos y Profesional
Proyecto de Pliego
los estudios previos no requieren ajustes, se procede a asignado
del de Condiciones o
la elaboración del Proyecto de Pliego de Condiciones o G.G.C.
Convocatoria
Convocatoria Pública de acuerdo a la modalidad del
Pública
y
la
concurso de méritos,, así como la Resolución que
Resolución
que
conforma el Comité Evaluador.
conforma el Comité
Evaluador.
Revisado lo anterior se procede a la aprobación por Coordinador
Publicación
del
parte del Coordinador del Grupo de Gestión Contractual. Grupo Gestión
ión Proyecto de pliego
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Si se deben realizar ajustes se devuelve al Profesional Contractual.
de condiciones o
responsable.
Profesional
Convocatoria
asignado
del Pública
en
el
G.G.C.
SECOP.
13.
14.
15.
16.
17.
Si se trata de un concurso de méritos con precalificación Profesional
siga los pasos del 13 al 15, de lo contrario continúe con asignado
el paso 16.
G.G.C.
Acta de diligencia
del de cierre.
Recepción de Manifestación de expresiones de interés
para la precalificación con la documentación que soporte
el cumplimiento dee los requisitos habilitantes del
interesado.
Verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes, y Comité
valorar la información allegada con la expresión de
Evaluador
interés.
Audiencia pública de precalificación.
Profesional
asignado GGC /
Coordinador
GGC.
Dependencia
solicitante.
Comité
Evaluador.
Subdirector
Técnico
y
Administrativo.
Ordenador del
Gasto.
Se reciben observaciones al proyecto de pliego de Profesional
condiciones por parte de los interesados en participar.
asignado GGC /
Traslado de las observaciones
vaciones y/o preguntas al comité Coordinador
evaluador para su análisis.
álisis.
GGC.
Respuesta a las observaciones presentadas y decisión Dependencia
de la pertinencia de incluirlas o no el pliego de solicitante.
condiciones definitivo, si aplica.
a
Publicación en el SECOP del documento de respuestas
a las observaciones presentadas.
Modificación al proyecto de pliego de condiciones pasa a Profesional
ser pliego de condiciones definitivo, si hay lugar a ello, asignado GGC y
en razón a las observaciones recibidas por parte de los Responsable
Informe
Evaluación.
de
Resolución
que
conforma la lista.
Acta de audiencia.
Correo electrónico
y Documento de
respuestas.
Pliego de
condiciones
definitivo.
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interesados en participar en el proceso.
18.
Elaborar pliego de condiciones definitivo y acto
administrativo de apertura.
a.
19.
Revisión del pliego de condiciones definitivo y acto
administrativo de apertura,
a, se procede a la aprobación
por parte del (la) Coordinador (a) del Grupo de Gestión
Contractual mediante vistos buenos. Si se deben
realizar ajustes se devuelve al profesional asignado del
G.G.C.
20.
Publicación de los documentos en el SECOP.
21.
Recibir y analizar las obse
servaciones y/o preguntas por
los interesados en el térm
rmino establecido en el pliego de
condiciones.
Trasladar las observaciones
vaciones y/o preguntas
p
al comité
evaluador para su análisis,
álisis, respuesta y decisión de la
pertinencia de modificar
ificar el pliego de condiciones
definitivo.
dependencia
solicitante.
Profesional
asignado G.G.C.
Pliego de
Condiciones y
Resolución de
Apertura.
Coordinador (a) Resolución de
Grupo Gestión Apertura.
Contractual.
Profesional
asignado
del
G.G.C.
Subdirector
Administrativo,
Ordenador del
Gasto.
Profesional
Publicación.
asignado GGC
Grupo Gestión Correo electrónico
Contractual/
y Documento de
Responsable
respuestas.
dependencia
solicitante
y Adenda.
Comité
Evaluador.
Elaborar formulario de respuestas con el comité
evaluador.
Proyectar adenda(s) (si applica).
22.
Suscripción de la Adenda si aplica por parte del
Ordenador del Gasto, previa revisión del Coordinador del
Grupo
de
Gestión
Contractual,
Subdirector
Administrativo y Financiero y Ordenador del Gasto.
23.
Recibir ofertas. Elaborar acta de cierre del proceso.
Elaborar memorando reemitiendo ofertas a Comité
Coordinador de Adenda.
Contratos/
Subdirector
Administrativo y
Financiero/
ordenador
del
Gasto /
Grupo Gestión Acta de cierre.
Contractual
Memorando
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Evaluador.
24.
25.
Realizar la verificación
ión y evalua
evaluación de la (s) oferta (s)
de requisitos habilitantes de carácter técnico, jurídico y
financiero y la calificación de las propuestas y
determinar si es procedeente solicitar aclaraciones al o
los oferente(s).
Recibir documentos subsanables y dar traslado de los
mismos a los miembros del comité evaluador.
Consolidar informe y publicar en el SECOP. (traslado
otorgado por ley a los proponentes).
26.
Presentar en Comité Asesor de contratación el informe
de evaluación y la recomendación proferida por el
Comité Evaluador. (si aplica)
27.
Celebrar audiencia pública
blica para
p
dar a conocer el orden
de calificación técnica.
cnica. Efectuar la apertura de la
propuesta económica deel primer elegible en presencia
de éste, verificar quee la ppropuesta económica no supera
la disponibilidad presupuest
estal, y verificar la consistencia
de la propuesta económica
ica respecto de las actividades
descritas en la propuesta
sta técnica.
téc
Celebrar audiencia pública
blica que
q decide el proceso de
selección (adjudicando o declarándolo
d
desierto).
28.
Realizar la minuta del contrato.
29
Revisión de la minuta del contrato por parte del
Coordinador del Grupo de Gestión Contractual/
Subdirector Administrativo y Financiero y Ordenador del
Gasto.
Comité
Evaluador
Grupo Gestión
Contractual/
Responsable
dependencia
solicitante.
Coordinador
Grupo Gestión
Contractual/
Profesional
asignado G.G.C.
y Responsable
dependencia
solicitante/Comité
Evaluador/
Coordinador de
Grupo Gestión
Contractual/
Profesional
asignado GGC y
Responsable
dependencia
solicitante/
Subdirector
Administrativo/
ordenador
del
Gasto.
Profesional
asignado GGC
Coordinador
Grupo Gestión
Contractual/
Subdirector
Administrativo/
remisión
propuestas.
Publicación en el
SECOP.
Correo electrónico.
Informe
y
Publicación en el
SECOP.
Acta del Comité
Asesor
de
Contratación.
Acta. / Resolución
de Adjudicación o
Declaratorio
Desierta
del
Proceso.
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30.
31.
Ordenador del
Gasto.
Firma del contrato por parte del contratista.
Proveedor,
Contrato
Contratista
o
Representante
Legal
del
Proveedor
o
Contratista
Realiza la numeración y/o asignación de fecha al Secretaria Grupo Contrato
con
contrato.
de
Gestión número y fecha.
Contractual
Los contratos se enumeran de manera secuencial
ascendente independiente de su modalidad y por
períodos anuales, lo incluye en la base de datos vigente.
32.
Solicita el Registro Presupuestal.
33.
Solicita al contratista las garantías respectivas.
Secretaria Grupo Registro
de
Gestión Presupuestal.
Contractual
Profesional
asignado GGC
El tipo y cubrimiento de las garantías depende de la
naturaleza del proceso y su complejidad.
34.
Recibe, revisa y aprueba la (s) garantía(s) solicitadas.
Profesional
Acta de aprobación
asignado
del de Garantía.
Revisa la garantía recibida a fin de verificar que la G.G.C. /
información allí contenida se ajuste a lo solicitado en el Coordinador
contrato, en caso contrario, se debe requerir al G.G.C.
Contratista para que de manera inmediata adelante el
trámite de modificación de la garantía ante la respectiva
Aseguradora.
Si se cumplen los requisitos, se aprueba la póliza
suscribiendo el acta de aprobación de garantías.
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35.
36.
Comunica al contratista la aprobación de la garantía.
Profesional
Comunicación
asignado
del
G.G.C.
/
Coordinador
Grupo de Gestión
Contractual
Comunica al supervisor la designación para ejercer Profesional
Memorando
supervisión o Interventoria al contrato.
asignado
del
G.G.C.
/
Coordinador
Grupo de Gestión
Contractual
Fin
6. Requerimientos Técnicos (puntos de control)
Actividad 7. Se revisa que la solicitud de contratación contenga los documentos establecidos en la lista
de chequeo que para el efecto ha definido el Grupo Gestión Contractual.
Actividad 9. Se revisa la carpeta con la solicitud de contratación a fin de garantizar que se encuentren
los documentos requeridos según la lista de chequeo.
Actividad 12. Se revisa documento del proyecto de pliego de condiciones del proceso licitatorio con
base en los estudios y documentos previos y en la normativa que regula la Contratación de la
Administración Pública.
Actividad 19. Se revisa el documento de pliego de condiciones
condiciones definitivo del proceso de concurso de
méritos,, teniendo en cuenta si se presentaron observaciones al proyecto de pliego de condiciones y si
éstas dieron lugar a ser incluidas en el mismo, e igualmente se debe revisar la resolución de apertura
dell proceso, verificando la información contenida en los estudios y documentos previos y el pliego
definitivo del proceso.
Actividad 22. Se revisa el documento de adenda que dará lugar a la modificación del pliego de
condiciones definitivo del proceso conc
concurso
urso de méritos; para lo cual se tendrá en cuenta el formulario de
respuestas elaborado por los miembros del Comité Evaluador del proceso, a las observaciones
presentadas por los posibles proponentes durante el período de observaciones a los pliegos defini
definitivos
del proceso.
Actividad 34. Se revisa que la garantía única del contrato, se encuentre suscrita en los términos del
mismo, en particular se revisa:
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Información de la aseguradora que expide la garantía
Datos del contratista
Datos del contratante
Datos del contrato
Fechas de cobertura
Porcentajes de la cobertura.
Firmas
7. Anexos: N/A