Ficha de Proceso de Contraloría

PROCESO
CONTRALORÍA
RESPONSABLE
GERENTE DE OPERACIONES
Procesos de Apoyo
PROPOSITO
Suministrar insumos necesarios para el apoyo del proceso de producción, seleccionando
los proveedores, asegurando precio competitivo, tiempo de entrega y calidad de los
insumos críticos para la operación.
CONTRALORÍA
Aprobación de orden de
compras.
Revisión de reembolsos.
Revisión de gastos.
COMPRAS
Solicitar aprobación de
compra de material
Cotizaciones (varios
Proveedores mínimas 3).
Llevar un seguimiento de las
cotizaciones para obtener
respuesta inmediata.
ACTIVIDADES
Confirmar envió de órdenes
compra.
Envió de órdenes a
proveedores.
Criterios: calidad, precio,
disponibilidad, distribuidor
de exclusivo, tiempo de
entrega.
Entradas
ENFOQUE DEL
PROCESO
ALMACÉN
Recepción de materiales
Verificar si el material llega
conforme se solicitó.
Recibo de documentación
Para su entrega se requiere
una requisa de entrega o
salida.
Recolección de material
solicitado.
Rebaja material de kartex o
tarjeta.
Rebaja material sistema de
inventario.
Entrega de material al
solicitante.
Selección, evaluación y
reevaluación de
proveedores, contratistas.
Manejo de devoluciones y
reclamos.
Proveedor
1. Solicitudes de compras
Todos los procesos
2. Órdenes de compra autorizada
Gerencia , administración, contraloría
3. Insumos comprados
Proveedores
4. Asignación de recursos
Gerencia/administración /Presidencia
5. Informe de auditoría interna SACs ,
SAPs.
Gestión de Calidad y Ambiente
Salidas
Cliente
1. Suministro de materiales.
Todos los procesos
2. Proveedores evaluados.
Contraloría (compras & almacén)
3.
Calidad de materiales de acuerdo a Todos los procesos
especificaciones Insumos comprados.
4. Indicadores medidos.
Gerencia/presidencia
5. Planes de acción ejecutados.
Gestión de calidad y ambiente.
Calidad
Procedimientos
Documentados del
proceso
Compras
Procedimiento de Gestión de compras y
Subcontrataciones.
Ambiente
Procedimiento de despacho de combustible
Procedimiento de almacenaje de productos
químicos(ambiente)
Procedimiento de gestión de compras y
suministros.
Procedimiento manejo para manejo de
devoluciones y reclamos.
Procedimiento para selección, evaluación
y reevaluación de proveedores críticos.
Almacén
Procedimiento para la recepción
(verificación) almacenamiento y
despacho de insumos.
Procedimiento verificación de insumos
comprados.
Calidad
Registros
Órdenes de compra
Análisis de cotizaciones
Cotizaciones
Requisas de salida de materiales
Registro de evaluación y reevaluación de
proveedores
Facturas de recibo de materiales
Ambiente
Registro de despacho combustible
MSDS de productos químicos
Documentos
Externos
Controlados
Catálogos de piezas y partes mecánicas
Catálogos de EPP
Hojas MSDS
ISO 9001
Puntos de Norma
que le aplican
4.1, 5.2, 6.1, 7.4.1,7.4.2,7.4.3, 7.5.1, 8.1,
8.2.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3
ISO 14001
4.1, 4.3.1,4.3.2, 4.4.1,4.4.2, 4.4.5,
4.4.3,4.4.6,4.4.7,4.5.3,4.5.4
Aspectos
Ambientales
Significativos
INDICADOR
META
FRECUENCIA DE MEDICION
variación no mayor al 7% de stock
en inventario critico (eléctrico y
mecánico)
trimestral
< 15 minutos
Mensual
Proveedor Local 2 días (3 hábiles
Colon)
Proveedor nacional 5 días 3hábiles
Importación 90 días calendario
trimestral
No superior a 15 en el mes
Mensual
RESPONSABLE
Almacén
Stock mínimo en
inventario
Tiempo de despacho
de materiales en
planta
(pendiente de
revisión)
Compras
Tiempos de entrega
una vez firmada la
solicitud recibida en
compras.
Compras de
emergencia
Encargada de
Compras