IV Contabilidad por áreas de responsabilidad y asignación del costo

IV
Área Contabilidad y Costos
IV
InformE especial
InformES especialES
Gestión de Costos
Contabilidad
por áreas
parade
la Competitividad
responsabilidad Empresarial
y asignación(Parte
del costo
final)
IV - 1
aplicación práctica
Aplicación
¿Es
correctopráctica
el Registro
artículo
de lasNºParticipaciones
66 del Códigode
Tributario
los Trabajadores de acuerdo a la
NIC
12?
Tratamiento
contable sugerido para los consorcios sin contabilidad independiente,
aplicando
el PCGE y la NIC 31
D...
IV - 5
IV
IV -- 38
IV - 5
GLOSARIO contable
Medición y reconocimiento de la revaluación de activos inmovilizados con aplicación IV - 8
T...
de
A... las NIIF y PCGE (Parte final)
IVIV-11
- 11
T...
IVIV-14
- 13
GLOSARIO contable
IV - 14
aplicación práctica
Contabilidad por áreas de responsabilidad y
asignación del costo
Ficha Técnica
Autor: C.P.C. Isidro Chambergo Guillermo
Título: Contabilidad por áreas de responsabilidad
y asignación del costo
Fuente: Actualidad Empresarial, Nº 228 - Primera
Quincena de Abril 2011
1. Definición
La contabilidad por áreas de responsabilidad es el sistema para recoger y
reportar informaciones de utilidades y
de costos por áreas de responsabilidad.
Este sistema funciona bajo la hipótesis de
los administradores son responsables de
sus gestión, del personal a su cargo y de
todas las responsabilidades de la jefatura
a su cargo.
La contabilidad por áreas de responsabilidad, también se llama contabilidad por
áreas de rentabilidad y contabilidad por
actividad, tiene las funciones siguientes:
a. Facilita la delegación de funciones.
b. Ayuda a la determinación de objetivos
estratégicos
c. Permite evaluar la gestión de cada
jefatura
d. Permite una evaluación de las desviaciones de los costos estándares y de
los presupuestos.
Para trabajar con este sistema de contabilidad, es necesario que la empresa tenga
en cuenta lo siguiente:
a. La estructura orgánica de la empresa
debe estar bien definida.
b. Los estándares de calidad en utilidades, costos e inversiones deben ser
apropiadamente bien determinados.
c. Los informes de la contabilidad por
áreas de responsabilidad deben
contener los elementos controlables
por las jefaturas además de mostrar
N° 228
Primera Quincena - Abril 2011
la información más relevante para su
análisis y toma de decisiones.
2. Centros de responsabilidad y
evaluación de la gestión
Un centro de responsabilidad se define
como la unidad administrativa orgánica
de la cual se tiene control sobre los costos, utilidades y los fondos de inversión.
Dentro de la estructura de la empresa los
centros de responsabilidad se pueden
clasificar de la manera siguiente:
a. Centro de costos. Es la unidad
dentro la organización de la empresa
responsable de los desembolsos
incurridos en su área, en el caso de
una empresa industrial será un centro
de responsabilidad el departamento
de producción y el departamento de
mantenimiento.
b. Análisis de variación, está basado
en el estudio del cumplimiento de los
estándares establecidos para la producción y de los presupuestos flexibles
formulados en el planeamiento de la
empresa correspondiente al área de
producción.
c. Centro de utilidad. Es la unidad
responsable de las utilidades obtenidas y de los costos incurridos en ese
centro de responsabilidad. Ejemplo, la
gestión del departamento de ventas
en la empresa industrial, un centro de
reparación de reparación de vehículos
en una compañía del ramo.
d. Centro de inversión. Es la unidad
responsable, de los costos, utilidades e
inversiones de la compañía efectuados
en ese centro de responsabilidad. Este
centro evalúa el retorno de la inversión
y la utilidad marginal. Las decisiones
de inversión de capital comprende en:
- Inversiones en activos fijos de largo
plazo.
- El desarrollo de nuevas líneas de
producción, investigación de mercados, la cancelación de deudas de
largo plazo, inversiones en sistemas
integrados de cómputo, etc.
Existen muchas razones por las cuales
la gerencia general debe desarrollar un
presupuesto de inversión de capital, así
tenemos:
Informe Especial
Contenido
• Permite planificar el desembolso de
capital.
• Coordinar los desembolsos de capital
en relación con:
a) La necesidad financiera en efectivo.
b) La Inversión comprometida con
las actividades operativas.
c) La proyección de las ventas de la
empresa.
d) La proyección de la rentabilidad
de la inversión
e) El retorno de la recuperación de
la inversión.
• Permite el control de capital.
Los principales aspectos que debemos
tener en cuenta en la preparación de un
presupuesto de inversión de capital son
los siguientes:
1) La generación de propuestas en base
a la necesidad financiera.
2) La recopilación de la información de
cada proyecto de capital.
3) La evaluación de los proyectos de
inversión de capital.
4) La selección del proyecto de inversión.
5) El desarrollo de un presupuesto de
desembolso de capital.
6) El control interno del desembolso del
capital.
7) La auditoría externa de la gestión del
capital invertido en la empresa.
Actualidad Empresarial
IV-1
IV
Informe Especial
Métodos de evaluación de la inversión
Como parte de los mecanismos de la
evaluación de la inversión de capital en el
respectivo centro, existen diversos métodos, para el caso, trataremos los métodos
siguientes: (a) el valor presente neto y, (b)
la tasa interna de retorno.
a. Valor Presente Neto (VPN)
El valor presente neto es el exceso del
valor presente de los ingresos de caja generados por el proyecto sobre la inversión
inicial (I). Simplemente, VPN = VP – I. El
valor presente de los flujos de caja futuros
se calcula utilizando el costo de capital
como tasa de descuento.
Regla de decisión: si el VPN es positivo,
acepte el proyecto. De otra forma, rechácelo.
Caso Nº 1
S/.25,900
10 años
S/.6,000
12%
Valor Presente (VP) de los ingresos de caja:
S/.6,000 x VP de la anualidad de S/.1.00
por 10 años y 12% (ver tabla I, del cuadro
N° 1, muestra el factor 5.650 en la fila
del período 10 y en la intersección de la
columna que indica el 12%):
(S/.6,000 x (5.65)
Inversion inicial (I)
Valor presente neto
S/.33,900
S/.(25,900)
S/. 4,000
El valor presente neto de la inversión es
positivo (S/.4, 000), luego la inversión se
debería aceptar.
Cuadro Nº 01
Tabla I: valor presente de una anualidad S/.1
Período
6%
8%
10%
12%
1
0.943
0.926
0.909
0.893
8
6.210
5.747
5.335
4.968
9
6.802
6.247
5.759
5.328
10
7.360
6.710
6.145
5.650
b. Tasa interna de retorno
La tasa interna de retorno se define como
la tasa de interés que iguala a I (inversión
inicial) con el valor presente (VP) de los
futuros ingresos de caja. Es decir, con TIR,
I = VP, o VPN = 0
Regla de decisión: Se acepta la inversión
si la tasa interna de retorno (TIR) excede
del costo de capital, de otra forma no
conviene realizar la inversión.
IV-2
Instituto Pacífico
Caso Nº 2
1-
Tasa interna de retorno
Se plantea la siguiente ecuación: I = VP
S/.25,900 = S/.6,000 x Factor Del VP
Factor Del VP =S/.25,900
= 4.317
S/.6,000
El factor obtenido de 4.317 debe ser
ubicado en la tabla financiera del valor
presente de una anualidad, el cual se
ubica entre el 18% y 20% en la línea
de 10 años de la tabla financiera del
cuadro N° 02.
Como quiera que el factor 4.317 no se
encuentra en la tabla financiera N° 02,
entonces, se tiene que interpolar los factores que corresponden a los porcentajes del
18% y 20%, que es donde se encuentra
el factor que estamos buscando.
La interpolación se realiza restando los factores que corresponden a las tasas del 18%
y 20% que figuran en el cuadro N° 02:
Valor presente neto
Inversión inicial
Vida estimada
Ingresos anuales de caja
Costo de capital
Valor presente de una anualidad de
S/.1.00 a la i% para n períodos:
Factor del Valor Presente (VP)
18%
4.494
4.494
TIR
4.317
20%
4.192
Diferencia
0.302
0.177
Para ilustrar el uso de esta fórmula, calcúlese el valor presente de una anualidad
de S/.1.00 para 4 años, suponiendo un
interés compuesto del 8% anual. Al sustituir i = 0.08 y n = 4, se tiene:
1
-
1
(1.08)4
0.08
= 3.3121
Cuadro Nº 02
Tabla II: Valor presente de la anualidad de S/.1
Período
14%
16%
18%
20%
1
0.877
0.862
0.847
0.833
2
1.647
1.605
1.566
1.528
9
4.946
4.607
4.303
4.031
10
5.216
4.833
4.494
4.192
Valor presente de una anualidad
Cuando el valor futuro de cada año de las
series es el mismo, las series se conocen
como anualidad. Para una anualidad no
es necesario calcular el valor presente
para cada año; puede utilizarse un procedimiento más corto y rápido. Hay tablas disponibles que suministran el valor
presente de una anualidad de S/.1.00 por
período, pero también hay una fórmula
general que puede utilizarse para calcular el valor presente de una anualidad
de S/.1.00. La fórmula es:
=
1 - 0.7350298
0.08
3. Costos estándares y análisis
de variaciones
El costo estándar es el procedimiento de
costeo que tiene como objetivo determinar lo que debería costar la fabricación
de un producto en condiciones normales,
es decir, es un costo predeterminado que
sirve de base para medir la gestión productiva de una empresa industrial. Este
procedimiento consiste en establecer los
costos unitarios de los productos que se
procesarán previamente a la fabricación,
basándolos en métodos más eficientes
de elaboración y relacionándolos con un
volumen dado de producción.
Por consiguiente, TIR= 18% + 0.177 (20% - 18%)
0.302
= 18% + 0.586 (2%)
= 18% + 1.17%
= 19.17%
La tasa interna de retorno (TIR) 19.17%
de la inversión es mayor que el costo de
capital (12%), luego la inversión debería
aceptarse1.
1
(1 + i)n
i
Caso Nº 3
La empresa manufacturera “La Perla SAC”
fábrica un solo producto en lotes de 100
unidades cada orden. Durante los seis
próximos meses se requiere producir 60
lotes ó 6,000 unidades. La hoja de costo
estándar para la producción de 100 unidades es como sigue:
Costo estándar unitario
200 kilos de material prima a
S/.5.00
S/.1,000.00
75 horas de mano de obra
directa a S/.1.80
135.00
75 horas de costos indirectos
a S/.1.00
75.00
Total de costo estándar de
100 unidades
S/.1,210.00
Operaciones del Período:
3,500 kilos a S/. 5.00
1.Compras
2.Costo de
Mano de
Obra Directa
1 Referencia Jae Shim. Contabilidad Administrativa, página 194.
N° 228
3,800 kilos a
4.80
4,000 kilos a
5.10
3,200 kilos a
5.25
2,000 horas a S/. 1.80
1,200 horas a
1.75
850 horas a
2.00
700 horas a
1.90
Primera Quincena - Abril 2011
IV
Área Contabilidad y Costos
3. Costos indirectos reales, S/.6,340.00
4. Materia Prima directa utilizada 13,200 kilos.
5. Costos Indirectos Presupuestados fueron S/.5,000.00 y se
presupuestan 5,000 horas de mano de obra directa de
trabajo en la fábrica.
6. No hay existencia de productos en proceso al comienzo ni
al final del período. Se terminaron 5,900 unidades.
7. Se vendieron 5,600 unidades al precio de S/.30.00 la unidad.
8. Los gastos de venta y administración ascendieron a
S/.22,400.00.
Se Solicita
Formular el estado de resultados.
Solución
Para el desarrollo del presente caso, es necesario como cuestión
previa, calcular las variaciones del costo estándar, con la finalidad
de determinar cuáles son las variaciones bajo y sobre el estándar
que formarán parte del estado de resultados, el cual servirá de
documento de gestión para tomar decisiones administrativas y
económicas.
Desviación de la Materia Prima
Bajo
Sobre el
estándar estándar
Precio = (precio estándar - precio real) x cantidad real
(5.00 – 5.00) 3,500
(5.00 – 4.80) 3,800
400.00
(5.00 – 5.25) 3,200
800.00
Cantidad = (cantidad estándar - cantidad real) x
precio estándar
Tarifa = (Tarifa estándar - Tarifa real) x horas reales
(1.80 – 1.80) 2,000
60.00
(1.80 – 2.00) 850
170.00
(1.80 – 1.90) 700
70.00
Eficiencia = (horas estándar - horas reales) tasa
estándar
585.00
59 lotes x 75 horas = 4.425 horas
Desviación de los Costos Indirectos
Eficiencias = (cantidad estándar - cantidad real) tasa
estándar
= (4,425 – 4,750) 1.00
59,000.00
7,965.00
4,425.00
71,390.00
Menos: Inventario final de productos terminados
Al costo estándar (300 x S/.12.10)
Costo de Ventas al estándar
Utilidad Bruta en Venta, al Estándar
Menos: Gastos de venta y Administración
Utilidad neta estándar
Más. Variaciones sobre el estándar:
3,650.00
(67,760.00)
100,240.00
(22,400.00)
77,840.00
7,000.00
440.00
180.00
585.00
325.00
1,340.00
250.00
Variación de cantidad materiales
Variación de precio de materiales
Variación de costo mano de obra
Variación de eficiencia mano de obra
Variación de eficiencia de costo indirecto
Variación presupuestaria costo indirecto
Variación de capacidad de costo indirecto
Total variaciones sobre el estándar
Utilidad neta del período
10,120.00
S/.67,720.00
El presupuesto flexible es una estimación que realiza la oficina de
planificación de las empresas e instituciones a diferentes niveles
de producción y venta con la finalidad de tomar decisiones a
nivel de varios escenarios.
Los costos y gastos deben identificarse en sus componentes
fijos y variables, los mismos deben estar relacionados con la
producción o actividad productiva. La producción o actividad
productiva debe medirse en forma segura y formularse en
períodos específicos de tiempo, o para una escala determinada
de la producción.
Desviación de la Mano de Obra
(4,425 – 4,750) 1.80
S/. S/.168,000.00
La aplicación de este concepto significa que:
7,000.00
59 lotes x 200 kilos = 11,800 kilos estándar
(1.80 – 1.75) 1,200
Ventas (5,600 x S/. 30.00)
Costo de Ventas, al estándar:
Costo de Materia Prima (59 lotes a S/.1,000.00)
Costo de Mano de Obra (59 lotes a S/.135.00)
Costo Indirecto (59 lotes a S/.75.00)
Total
4. Presupuestos flexibles e informe de gestión
760.00
(5.00 – 5.10) 4,000
(11,800 -13,200) x 5.00
Compañía manufacturera “La Perla SAC”
Estado de Resultados
Presente Ejercicio
Para efecto de control el presupuesto flexible, se estructura
por cada tipo de costo o gasto2. El presupuesto flexible es una
herramienta extremadamente útil en el control del costo y el
gasto, caracterizándose por lo siguiente:
- Está enfocado hacia un rango de actividad antes que a un
solo nivel de actividad.
- Es dinámico en naturaleza antes que estático. Utilizando la
fórmula costo- volumen se puede desarrollar fácilmente una
serie de presupuestos para varios niveles de actividad3.
325.00
Caso Nº 4
59 lotes x 75 horas = 4,425
Presupuesto
=(monto presupuestado - monto ejecutado
= (6,340 - 5,000)
La empresa “el Rosas S.A.” tiene tres divisiones: mercadeo,
producción y personal. Hay un administrador a cargo de cada
división. Los presupuestos flexibles para cada división siguen a
continuación:
1,340
Capacidad
= (horas presupuestadas - Horas reales) tasa estándar
=(5,000 – 4,750) 1.00
250.00
Puede observarse que la capacidad representa un costo oculto
en razón de que tenemos 5,000 horas de capacidad y sólo
hemos trabajado 4,750 horas, es decir ha existido capacidad
ociosa de 250 horas y teniendo en cuenta que cada hora se
ha calculado en un S/.1.00, entonces tenemos un mayor costo
de S/.250.00 más.
N° 228
Primera Quincena - Abril 2011
Detalle
Material directo
Mano obra directa
Salarios
Suministros
Mantenimiento
Total
Mercadeo
80,000
20,000
2,000
S/.102,000
Producción
20,000
50,000
6,000
4,000
S/.80,000
Personal
70,000
4,000
2,000
S/.76,000
2 Referencia WELSCH Glenn Presupuestos, página 364.
3 Referencia CASHIM James, Contabilidad Administrativa, página 134.
Actualidad Empresarial
IV-3
IV
Informe Especial
Los costos reales por división fueron:
Materiales directos
Mano obra directa
Salarios
Suministros
Mantenimiento
Total
102,000
1,600
400
104,000
24,000
48,000
4,000
3,000
79,000
y = S/.194,000 + 0.47x
68,000
3,000
1,000
72000
A continuación se prepara y evalúa un informe de gestión para el
administrador de producción, y también un informe de gestión
para el presidente del directorio. Los costos para esta área son
presupuestados: S/.70,000 y real S/.68,800.
Solución
Informe de gestión para el administrador de producción
Detalle
Materiales directos
Mano obra directa
Suministros
Mantenimiento
Total
Costo
presupuesto
flexible
S/.
20,000
50,000
6,000
4,000
S/.80,000
Costo real
Variaciones
S/.
24,000
48,000
4,000
3,000
S/.79,000
S/.
4,000 D
2,000 F
2,000 F
1,000 F
S/.1,000 F
Podemos observar que el costo de la materia prima ha aumentado
y muchas pueden ser las posibles causales, entre ellas por ejemplo
maquinaria que desperdicia materiales o la falta de un buen control
interno. La mano de obra disminuyó y una de las causales es que
se utiliza mano de obra no calificada. Asimismo, los suministros y el
mantenimiento han disminuido, entre las muchas causales que podrán haber puede ser error humano en el cálculo del presupuesto.
Dónde y = son los gastos de venta estimados.
x = el monto de las ventas.
5. Información por segmentos y asignación del
costo con el enfoque del margen de contribución
La información por segmentos es el proceso de reportar actividades de varios centros de responsabilidad de una empresa, tales
como divisiones, líneas de productos, territorios de venta, etc.
El enfoque de contribución es valioso para la información por
segmentos porque enfatiza en el comportamiento y control del
costo es útil para la evaluación de la gestión y toma de decisiones.
Respecto al comportamiento del costo podemos tener en cuenta
lo siguiente:
a. Los costos fijos son más difíciles que controlar que los costos
variables.
b. Los costos fijos directos son aquellos que se pueden identificar directamente con un segmento, mientras que los costos
fijos comunes son aquellos que no se pueden identificar
directamente con un segmento en particular.
c. Los costos fijos comunes se deben identificar claramente
como no asignados en el estado de resultados de contribución por segmento.
Caso Nº 6
Informe de gestión para el presidente del directorio
Centros
Mercadeo
Producción
Personal
Otros costos
Totales
Presupuestado
S/.102,000
80,000
76,000
70,000
328,000
Ejecutado
S/.104,000
79,600
72,000
68,800
323,800
Variación
S/.2,000D
1,000F
4,000F
1,200F
4,200F
Caso Nº 5
En un esfuerzo para controlar los gastos de venta, la empresa
“La Luna SAC”, está desarrollando una fórmula relacionada con
el costo-volumen a fin de poder aplicarla a dicho gasto. Para
tal efecto, se ha obtenido la siguiente información de gastos
proporcionados por la empresa:
Detalle
Comisiones de venta
Propaganda
Viajes y entrenamiento
Salarios de ventas
Depreciación de ventas
Costo fijo
0.00
S/.100,000
60,000
24,000
10,000
Costo variable
40% de las ventas
0.00
7% de las ventas
0.00
0.00
Con los datos anteriores el departamento de planificación y
desarrollo se determinará el tope de costos y gastos para un
volumen de producción o gestión determinada.
Para el efecto, se debe utilizar la fórmula de costo-volumen,
como se indica a continuación:
y=a+bx
Costos fijos = S/.100,000 + S/.60,000 + S/.24,000 + S/.10,000
= S/.194,000
Consecuentemente para generalizar la fórmula de costo-volumen
o ecuación de la recta, la empresa tendrá que utilizar la siguiente
igualdad:
IV-4
Instituto Pacífico
Con los siguientes datos, se prepara un estado de resultados por
segmentos para la compañía “El Ranchito SAC” para el primer
trimestre del 2011
Concepto
Total
Ventas
Costos fijos:
Controlables por la administración
Controlables por otros
Costo variables:
De fabricación
De venta y administración
Costos fijos no asignados:
De fabricación
De venta y administración
División
A
División
B
S/.1’000,000 S/.400,000 S/.600,000
250,000
120,000
120,000
50,000
130,000
70,000
420,000
140,000
200,000
70,000
220,000
70,000
40,000
20,000
Compañía “El Ranchito SAC”
Estado de resultados por segmentos
Concepto
Total
División
A
División
B
Ventas
S/.1’000,000 S/.400,000 S/.600,000
Costos variables:
420,000
200,000 220,000
De fabricación
De venta y administración
140,000
70,000
70,000
Total costos variables
560,000
270,000 290,000
Margen de contribución
440,000
130,000 310,000
Menos: costos fijos controlables por
250,000
120,000 130,000
la división
Contribución controlada por la
190,000
10,000 180,000
división
Menos: costos fijos controlados por
120,000
50,000
70,000
otros
Margen por segmento divisional
70,000 (40,000) 110,000
Menos costos comunes no asignados:
De fabricación
40,000
De venta
20,000
Total
60,000
Utilidad neta
10,000
4 JAE, Shim k. Contabilidad Administrativa.
N° 228
Primera Quincena - Abril 2011