Unidad I - RicardoNica
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CURSO DE EXCEL AVANZADO ÍNDICE Unidad I. Funciones............................................................................................................. Pág. 1 ¿Qué son las funciones? ................................................................................ Pág. 1 ¿Cómo se utilizan? ......................................................................................... Pág. 2 1.- Funciones Estadísticas. ....................................................................................... Pág. 3 Contar las celdas ........................................................................................... Pág. 3 Valores máximos y mínimos .......................................................................... Pág. 4 Promedio ........................................................................................................ Pág.5 Datos en grupos ............................................................................................. Pág.5 1.2.- Funciones Condicionales. ................................................................................ Pág. 7 Unidad II. Macros. .............................................................................................................. Pág. 9 1.- ¿Qué es una Macro? .......................................................................................... Pág. 9 ¿Cómo se hace una Macro? ......................................................................... Pág. 9 2.- Grabar una Macro ............................................................................................... Pág. 9 Primer paso: Iniciar la grabación de la macro. ............................................. Pág. 10 Segundo Paso: Grabar las instrucciones que formarán la Macro ................ Pág. 11 Tercer paso: Detener la grabación (finalizar). .............................................. Pág. 12 Cuarto paso: Probar la macro. ..................................................................... Pág. 13 3.- Asignar una Macro. ........................................................................................... Pág. 13 Asignar una Macro a una forma. ................................................................. Pág. 14 Asignar una macro a un icono de las barras de herramientas. .................... Pág. 15 4.- Uso de las Macros. ........................................................................................... Pág. 17 La seguridad de las macros ......................................................................... Pág. 17 Unidad III. Cambio de Moneda en una Macro. ................................................................. Pág. 20 1.- ¿Qué se pretende? ........................................................................................... Pág. 20 2.- Libro de la tasa de cambio. ............................................................................... Pág. 20 3.- Grabar la Macro. ............................................................................................... Pág. 20 Primer paso: Iniciar el proceso de grabación. .............................................. Pág. 20 Segundo paso: Insertar la Función – Grabar la Macro ............................... Pág. 21 Tercer paso: Detener la grabación de la macro ........................................... Pág. 23 4.- Probar y Asignar la macro. ................................................................................ Pág. 23 5.- El Editor de Macros (Visual Basic). ................................................................... Pág. 23 Uso de los colores en el Editor. ................................................................... Pág. 25 Inicio y fin de la Macro. ................................................................................ Pág. 26 Las referencias de las celdas en las Macros. .............................................. Pág. 26 Las instrucciones de Excel. ......................................................................... Pág. 26 RICARDO LÓPEZ Guardar los cambios. ...................................................................................Pág. 27 Cerrar el Editor de Visual Basic. ..................................................................Pág. 27 Unidad IV. Filtros. .............................................................................................................Pág. 28 1.- Excel como un gestor de base de datos. ..........................................................Pág. 28 2.- Validación de los datos. ....................................................................................Pág. 28 Mensaje entrante. ........................................................................................Pág. 28 Mensaje de error. .........................................................................................Pág. 29 Configuración. ..............................................................................................Pág. 29 Tipo de datos. ..............................................................................................Pág. 30 Tipo de validación (regla de validación) .......................................................Pág. 30 Valores límites. ............................................................................................Pág. 31 Celdas en blanco. ........................................................................................Pág. 32 Validaciones con Listas. ..............................................................................Pág. 32 3.- Ordenar los datos. .............................................................................................Pág. 33 4.- Filtrar los datos. .................................................................................................Pág. 34 Activar los filtros automáticos Autofiltro. ......................................................Pág. 34 Filtrar un valor determinado .........................................................................Pág. 35 Filtro personalizado. .....................................................................................Pág. 35 Los datos determinados................................................................................Pág. 38 Unidad V. Tablas y Gráficos Dinámicos. ...........................................................................Pág. 39 1.- Introducción. ......................................................................................................Pág. 39 2.- Elaboración de una tabla dinámica. ..................................................................Pág. 40 3.- Diseño de la tabla dinámica. .............................................................................Pág. 42 El orden de los campos. ..............................................................................Pág. 43 Los campos en Página. ...............................................................................Pág. 45 Filtrado de los datos, en columnas o filas. ...................................................Pág. 46 Las opciones de la tabla dinámica. ..............................................................Pág. 46 4.- Opciones de cálculo en las tablas dinámicas. ...................................................Pág. 47 Las operaciones. ..........................................................................................Pág. 48 Forma de mostrar los cálculos. ....................................................................Pág. 48 5.- Cambios de los campos desde la misma tabla dinámica. .................................Pág. 50 Elementos necesarios. .................................................................................Pág. 51 Agregar, añadir, un campo. ..........................................................................Pág. 52 Eliminar, borrar, un campo. ..........................................................................Pág. 52 6.- Gráficos dinámicos. ...........................................................................................Pág. 52 CURSO DE EXCEL AVANZADO UNIDAD I. FUNCIONES ¿Qué son las funciones? Las funciones en Excel son instrucciones, procedimientos, que ya tiene programadas Excel y que facilitan el trabajo. Excel tiene clasificadas las funciones en las siguientes categorías: • Financieras, Son las funciones que se utilizan en cálculos financieros, como por ejemplo cálculos de intereses, de valor presente, valor futuro, cuotas de pagos, número de pagos de una inversión o préstamo… • Fecha y hora, Son las funciones que permiten realizar cálculos entre fechas, tales como fecha y hora actual, el año, mes, día de mes, día de semana, hora, minuto, segundo,… • Matemáticas y trigonométricas, Son las funciones matemáticas y trigonométricas, todas las que puede tener una calculadora científica. • Estadísticas, Son las funciones que permiten realizar cálculos estadísticos sobre los datos que se han introducido en la hoja de cálculo, como por ejemplo el promedio, el valor máximo, la moda,… • Búsqueda y referencia, Son funciones que permiten buscar y utilizar un dato de una lista determinada, por ejemplo permiten buscar la tasa de cambio de una fecha determinada. • Base de datos, Aunque Excel es una hoja de cálculo, es decir que su máxima potencia y utilidad es la automatización de cálculos, también puede utilizarse como base de datos, y en esta categoría, clase, están las funciones de utilidad con las bases de datos. • Texto, Son funciones que permiten realizar algunas funciones con celdas que tienen formato de texto. Por ejemplo permiten unir el contenido de dos celdas de texto en una sola, o extraer una parte del texto de una celda. • Lógicas, Son las funciones que permiten comparaciones lógicas, básicamente el condicional y las uniones “Y” y “O”. Por ejemplo las funciones que permiten establecer diferentes cálculos o respuestas en función del valor de una o varias celdas. • Información, Son funciones que nos dan información sobre el contenido o formato de una celda, por ejemplo si está vacía, si es texto o número,… Ricardo López Pág. 1 UNIDAD I.- FUNCIONES • Definidas por el usuario. En esta categoría se ubican las funciones que ha diseñado el propio usuario, es decir, que por ustedes mismos o por algún otro programa que es compatible con Excel. ¿Cómo se utilizan? Para utilizar las funciones existen varias posibilidades, es decir varios caminos para llegar a ellas y utilizarlas. 1.- Desde los Menús. Tal y como muestra la imagen de la izquierda en el menú “Insertar”, encontramos la opción “Función”. Al seleccionarlo nos encontramos con la ventana que se mira a continuación, en la que se ha de seleccionar la categoría de función (la clase) y la función que se desea. 2.- Desde la propia celda. En la propia celda se puede escribir la sintaxis de la función. La sintaxis es la forma de escribir la función, tanto el nombre de la función como la forma de introducir las celdas que contienen los datos que se utilizaran en el cálculo. Por ejemplo: SUMA es la función que permite realizar la suma de los valores de las celdas () entre paréntesis se escriben los nombres de las celdas que se quieren calcular. A2:A4 los dos puntos entre los nombres de las celdas indican “desde … hasta …” Es decir desde la celda A2 hasta la celda A4. Ricardo López Pág. 2 CURSO DE EXCEL AVANZADO Aunque los paréntesis y dos puntos son de uso similar en todas las funciones, la sintaxis de cada función tiene algunas particularidades, algunas diferencias. 3.- Desde la barra de fórmulas. En la barra de fórmulas, que se encuentra sobre los nombres de las columnas, está un acceso directo a las funciones, tal y como se muestra en la imagen de la izquierda. Al accionarla aparece la misma ventana de las funciones mencionada anteriormente. 4.- Desde el icono de Insertar funciones. El icono y el funcionamiento es similar a la opción anterior Se ha de tener en cuenta que las dos últimas formas de introducir una función pueden no estar visibles en todas las computadoras, depende de la configuración particular de cada máquina. 1.1.- Funciones Estadísticas. En este punto se van a trabajar las funciones estadísticas que pueden ser útiles en muchas áreas de trabajo, como por ejemplo en áreas de contabilidad o administración. Pero no se van a trabajar las funciones estrictamente útiles para cálculos estadísticos. Se trabajan los siguientes aspectos: 1. Contar el número de celdas, de datos, que cumplen una condición determinada. 2. Los valores máximos y mínimos de un grupo de datos. 3. El promedio de un grupo de datos. 4. El valor más frecuente, la moda. 5. Dividir todos los datos en grupos por ejemplo la mitad, en cuartos o en determinado porcentaje. Contar las celdas Existen varias funciones que permiten contar las celdas que cumplen una determinada condición, todas tienen el nombre de CONTAR, ejemplos de utilidad: • Contar el número de facturas que han sido atendidas por determinado vendedor o vendedora • Contar el número de ventas o facturas que son mayores a un valor determinado Ricardo López Pág. 3 UNIDAD I.- FUNCIONES • Contar el número de celdas que están en blanco, que pueden ser las ausencias de un empleado o empleada. Contar con una condición La función se llama CONTAR.SI Rango: corresponde a las celdas que se han de contar Ejemplo A1: A8 de la celda A1 a la A8 Criterio: la condición que se impone para contar. Ejemplo que sea igual a 3. = CONTAR.SI ( A1:A8 ; 3 ) Que sea mayor que 3. = CONTAR.SI ( A1:A8 ; “>3” ) En el caso de una condición con texto = CONTAR.SI ( A1:A8 ; ”mayo” ) Cuando se utiliza el mayor o menor, o se escribe texto es necesario utilizar las comillas. No importa si es en mayúsculas o minúsculas. Contar en blanco La función se llama CONTAR.BLANCO Rango: corresponde a las celdas que se han de contar Ejemplo A1: A8 de la celda A1 a la A8 En este caso no se introduce la condición o criterio porque la criterio es que las celdas estén en blanco, vacías. En este caso no hay que confundir que tengan un valor cero con estar en blanco, no es lo mismo para Excel, el cero es un valor, es decir NO está en blanco. Valores máximos y mínimos Las funciones MAX y MIN nos permiten encontrar los valores máximos y mínimos de una serie de datos. La función MAX encuentra el valor máximo de una serie de datos, y las función MIN encuentra el valor mínimo de una serie de datos. Nos permiten encontrar por ejemplo la factura más pequeña, o el producto del que se tiene mayor cantidad que nos permite considerar la promoción más oportuna. Ricardo López Pág. 4 CURSO DE EXCEL AVANZADO Se pueden escribir todas celdas en un solo rango (Número1), como por ejemplo: A3:A8 O utilizando cada opción, Número1, Número2, Número3,… que van apareciendo en la ventana según se requieren. Sintaxis: = MAX ( A3:A8 ; C1) El mínimo tiene el mismo funcionamiento. = MIN ( A3:A8 ; C1) Promedio El promedio nos proporciona la media aritmética, esto significa sumar todos los datos y dividirlos entre el número de datos. La forma de trabajar con esta función es muy similar a las funciones de máximos y mínimos que se mostraron anteriormente. SINTAXIS = PROMEDIO ( D2:D17 ) Datos en grupos La mitad de los datos La función MEDIANA permite calcular en que punto se encuentra la mitad de los datos de la serie de valores. Dicho de otra manera nos permite decir que la mitad de los datos son menores (o mayores) a determinado valor. El funcionamiento es el mismo que para los valores máximos, mínimos o para el promedio. SINTAXIS = MEDIANA ( A3:A6 ) Ricardo López Pág. 5 UNIDAD I.- FUNCIONES Los datos divididos en cuartos La función CUARTIL nos permite dividir los datos en cuartos, es decir calcular hasta que valor alcanza el primer cuarto, el segundo o tercer cuarto de los datos. Una utilidad es poder determinar por ejemplo que la cuarta parte de las facturas de nuestra empresa, una de cada cuatro, son menores de determinado valor. Matriz: indicamos las celdas en las que se encuentran los datos, es lo que en las anteriores funciones se llama Rango o Número1 Cuartil: indica que cuarto se quiere calcular. 0 da el valor mínimo 1 da el primer cuarto 2 da la mitad, la mediana 3 da el tercer cuarto, el 75% 4 da el valor máximo. Datos por porcentaje La función PERCENTIL permite calcular en que valor se encuentra determinado porcentaje de los datos, por ejemplo hasta el valor que se encuentran el 60% de los datos. Se observa que el funcionamiento es muy similar a la función CUARTIL, las celdas se escriben en Matriz. K indica el porcentaje que se quiere calcular. El valor es entre 0 y 1, en tanto por uno. 0.2 es el 20% 0.03 es el 3% 0.85 es el 85% Los resultados se han de leer: el 20% (o el porcentaje seleccionado) de los datos tienen un valor menor al resultado de la función. Ricardo López Pág. 6 CURSO DE EXCEL AVANZADO 1.2.- Funciones Condicionales. En ocasiones se tiene un listado de datos pero solamente se quiere realizar un cálculo sobre unos registros determinados y no de todos, por ejemplo se tienen todas las facturas pero se quiere calcular la suma por municipio, por vendedor o vendedora, o por producto. Boaco C$ 1,200.00 En esta tabla se ha calculado el total de montos para cada Managua C$ 1,300.00 uno de los municipios. Jalapa C$ 800.00 Para realizar esto se puede utilizar la función SUMA.SI que Boaco C$ 450.00 permite sumar los datos que cumplen una determinada Managua C$ 325.00 condición, en este caso que sean de determinado municipio. Jalapa C$ 1,240.00 Boaco C$ 1,220.00 Managua C$ 543.00 Jalapa C$ 2,345.00 Boaco C$ 1,209.00 Managua C$ 895.00 Jalapa C$ 1,220.00 SUBTOTALES Managua C$ 3,063.00 Jalapa C$ 5,605.00 Boaco C$ 4,079.00 Rango: se indica las celdas que contienen los valores que se han de comparar, que han de cumplir la condición. En este caso el nombre del municipio. Criterio: se indica cual es la condición que han de cumplir las celdas que se han de sumar. El criterio, la condición, se puede escribir o asociarlo a otra celda. En el ejemplo se ha asociado al valor de la celda A17, pero se podría haber escrito directamente la condición, en este caso “Managua”. Rango_suma: se indican las celdas que contienen los datos que se han de sumar si cumplen la condición. SINTAXIS = SUMA.SI ( A4:A15 ; A17 ; B4:B15 ) Se suman las celdas desde la B4 hasta la B15 que cumplan que la celda A4 a la A15 sea igual a la celda A17 = SUMA.SI ( B4:B15 ; “<1000” ) Se suman las celdas desde la B4 hasta la B15 cuyos valores sean menores de 1,000. Existen otras posibilidades por ejemplo utilizar la función SUBTOTAL, que permite realizar sumas, productos, máximo, mínimo, contar, promedio,… pero que está relacionada con los FILTROS, por tanto se trabajan en el momento que se estudie la forma de filtrar los datos. Ricardo López Pág. 7 UNIDAD I.- FUNCIONES EJERCICIOS. MUNICIPIO Boaco Managua Jalapa Boaco Managua Jalapa Boaco Managua Jalapa Boaco Managua Jalapa Managua Managua Managua Jalapa Boaco Boaco Jalapa Managua Jalapa Managua Jalapa Boaco Boaco Boaco Boaco Managua Managua Ricardo López FECHA 01/12/2007 01/12/2007 02/12/2007 03/12/2007 04/12/2007 05/12/2007 06/12/2007 07/12/2007 08/12/2007 09/12/2007 10/12/2007 11/12/2007 12/12/2007 13/12/2007 14/12/2007 15/12/2007 16/12/2007 17/12/2007 18/12/2007 19/12/2007 20/12/2007 21/12/2007 22/12/2007 23/12/2007 24/12/2007 25/12/2007 26/12/2007 27/12/2007 28/12/2007 MONTO C$ 1,200.00 C$ 1,300.00 C$ 800.00 C$ 450.00 C$ 325.00 C$ 1,240.00 C$ 1,000.00 C$ 543.00 C$ 2,345.00 C$ 1,209.00 C$ 895.00 C$ 1,220.00 C$ 356.00 C$ 1,222.00 C$ 322.00 C$ 0.00 C$ 345.00 C$ 2,456.00 C$ 3,000.00 C$ 1,222.00 C$ 3,100.00 C$ 450.00 C$ 1,200.00 C$ 1,550.00 C$ 2,100.00 C$ 1,200.00 C$ 450.00 1) Escriban los datos que aparecen en la tabla contigua, iniciando en la celda A1 Utilizando las funciones de Excel realice los siguientes cálculos. 2) Cuenten el número de registros que no tienen monto 3) Cuenten el número de registros de Jalapa 4) Cuenten el número de registros de la primera quincena de diciembre 5) Encuentren el monto máximo 6) Encuentren el monto mínimo 7) Calculen el monto promedio 8) Calculen a que valor son mayores la mitad de los montos 9) Calculen a que valor son menores la cuarta parte de los montos 10) Calculen a que valor son menores el 60% de los montos 11) Sumen los montos del municipio de Jalapa 12) Sumen los montos del municipio de Boaco 13) Sumen los montos del municipio de Managua 14) Sumen los montos de la segunda quincena de diciembre 15) Sumen todos los registros que tengan un monto inferior a C$ 2,000 16) Sumen todos los registros que tengan un monto superior o igual a C$ 1,200 Pág. 8 CURSO DE EXCEL AVANZADO UNIDAD II. MACROS. 1.- ¿Qué es una Macro? Una MACRO es una serie de instrucciones, de operaciones, que se pueden realizar en Excel, realizadas de forma consecutiva. Las MACROS son pequeños programas elaborados en el lenguaje de programación denominado Visual Basic, aunque es importante recordar que no es necesario conocer este lenguaje de programación para elaborar y utilizar las MACROS. Se utilizan las MACROS cuando esta serie de instrucciones se utilizan con cierta frecuencia, y por tanto al poner estas instrucciones en una macro se automatiza, es decir se hacen de una forma más rápida y más sencilla. También son útiles las MACROS cuando automatizamos instrucciones para que sean utilizadas por personas que no dominan el uso de estas instrucciones, y las MACROS le facilitan el trabajo. ¿Cómo se hace una Macro? Existen varias formas para elaborar una MACRO, se pueden elaborar desde el editor del lenguaje de programación, es decir programando, o simplemente realizando las instrucciones que pretendemos que estén incluidas en dicha macro. En este curso no se pretende enseñar a programar Visual Basic, aunque si se harán referencias de la programación de una forma básica para mejorar la comprensión y el uso de las macros. La forma de elaborar las macros que se trabajan se denomina GRABAR UNA MACRO, que significa tal y como indica el nombre es muy similar al hecho de realizar una grabación como si fuera con una grabadora o una cámara de video. 2.- Grabar una Macro A continuación se desarrolla un ejemplo para explicar como se elabora una macro, se inicia con un ejemplo sencillo sobre el formato de las celdas. Objetivo: “Dar formato de moneda nacional a las celdas seleccionadas” Dar formato de moneda nacional a las celdas seleccionadas, significa que las celdas que estén seleccionadas al ejecutar, accionar, la macro tendrán el siguiente formato: • Formato de número con dos decimales y separador de miles. • Insertar el símbolo “C$” delante de los números, pero solamente en el formato, en la presentación, pero no en el valor de las celdas. Ricardo López Pág. 9 UNIDAD II.- MACROS Primer paso: Iniciar la grabación de la macro. En el menú HERRAMIENTAS se selecciona la opción MACRO y aparecen las siguientes opciones. Se selecciona la opción GRABAR NUEVA MACRO… y aparece la siguiente ventana. NOMBRE DE LA MACRO: En este recuadro se ha de poner un nombre a la macro, se recomienda que sea relativo a las instrucciones, al proceso, que va a realizar la macro, pero abreviado. En este caso puede ser Moneda. MÉTODO ABREVIADO: CTRL + Esta opción permite que la macro se pueda ejecutar desde el teclado. Aunque facilita la ejecución no es muy recomendable porque por defecto ya existen instrucciones de Excel que tienen asignadas combinaciones del teclado. Ejemplo: CTRL + P, al presionar las teclas “CTRL” y “P” simultáneamente se accede al menú de impresión. Es recomendable para las personas que no tienen mucha experiencia no introducir ninguna tecla en esta opción. GUARDAR MACRO EN: En esta opción se ha de establecer donde se va a guardar la macro, es decir en que archivos se tendrá acceso a la macro. Existen tres opciones: LIBRO NUEVO En esta opción la macro se guardará en un libro nuevo que se abrirá, es decir, no quedará en el libro en el que se está trabajando, pero se podrá ejecutar mientras no se cierre el libro nuevo que se ha generado. Ricardo López Pág. 10 CURSO DE EXCEL AVANZADO ESTE LIBRO En esta opción la macro se guardará en el libro que se está trabajando, esto implica que la macro solamente se podrá utilizar si se tiene abierto el libro. Esta opción es útil cuando la macro será utilizada solamente con el mismo libro, archivo, que se tiene abierto en este momento, independientemente de la computadora que se utilice. Esta es la mejor opción para utilizar cuando no se tiene mucha experiencia en la elaboración de macros. LIBRO DE MACROS PERSONAL Esta opción permite que la macro se guarde en los archivos propios del sistema de Excel y que se pueda ejecutar desde cualquier libro, tanto en los archivos nuevas que se abran en el futuro como en los que se grabaron anteriormente. Por supuesto que esta macro solamente se podrá utilizar en la computadora que se ha grabado la macro. Esta es la opción más útil cuando la macro se utilizará en cualquier libro, pero es recomendable utilizarla cuando se tenga experiencia. DESCRIPCIÓN: En esta opción se debe escribir una explicación de la utilidad de la macro, es decir, se explica lo que el nombre de la macro indica. Por defecto Excel pone la fecha en la que se grabó la macro y el nombre que tiene definido la copia de Excel, es decir el nombre que se puso a la copia de Excel cuando se instaló en la computadora. Al introducir todos los campos, las diferente acciones, seleccionamos la opción ACEPTAR que aparece en la esquina derecha de la ventana, y aparece la siguiente ventana sobre la hoja de cálculo. Puede suceder que esta ventana no esté visible, o que les cueste encontrarla, pero siempre a la izquierda de la esquina inferior aparece el texto GRABANDO, tal y como muestra la imagen de la derecha. Segundo Paso: Grabar las instrucciones que formarán la Macro ¡¡Cuidado!! A partir de este momento cualquier cosa que se haga quedará grabado en la macro. Por ejemplo, si se escribe en una celda o se selecciona alguna celda, la macro lo repetirá tal cual. Dado que la macro pretende modificar el formato de las celdas se selecciona en el menú FORMATO la opción CELDAS… tal y como se muestra en la imagen de la derecha. Ricardo López Pág. 11 UNIDAD II.- MACROS En la ventana que aparece se selecciona la pestaña (solapa) NÚMERO y la categoría PERSONALIZADA tal y como muestra imagen de la izquierda. En la opción TIPO: se escribe: C$ #,##0.00 C$ es el símbolo que aparecerá en la celda, pero no forma parte del contenido de la celda. #,## le indica al programa que se utilizará la coma como separador de miles. 0.00 le indica al programa que se mostrarán dos cifras decimales (aunque no tenga). Seleccionamos la opción ACEPTAR que aparece en la esquina derecha de la ventana. Tercer paso: Detener la grabación (finalizar). Seleccionamos (accionamos – apretamos) sobre el botón de color celeste que aparece remarcado en la imagen de la izquierda. En el caso que no se encuentre esta ventana se debe seleccionar en el menú HERRAMIENTAS la opción MACRO tal y como muestra la imagen de la derecha. Tal y como muestra la imagen que aparece sobre estas líneas se selecciona la opción DETENER GRABACIÓN. En este momento la macro ya está elaborada. Ricardo López Pág. 12 CURSO DE EXCEL AVANZADO ¡¡¡Cuidado!!! Si se ha seleccionado la opción de guardar la macro EN ESTE LIBRO, y no guardamos el libro (el archivo) después de elaborarla macro, esta se perderá. Si se ha seleccionado la opción de guardar la macro LIBRO DE MACROS PERSONAL la macro está almacenada independientemente que no se guarde el libro en el que se está trabajando. Cuarto paso: Probar la macro. Tal y como haríamos en la grabación de sonido o de imagen, al finalizar la escuchamos o miramos para ver si quedó como se pretendía, en la grabación de una macro es necesario probar su funcionamiento. 1er Paso: se seleccionan otras celdas diferentes a las seleccionadas mientras se grababa la macro. Si no se seleccionan otras celdas no se podrá observar si funciona debido a que realizará las instrucciones en celdas que ya se han realizado. Es decir, le aplicará el mismo formato que ya tienen las celdas. 2º Paso: En el menú HERRAMIENTAS y la opción MACRO seleccionamos MACROS… 3er Paso: 4º Paso: 5º Paso: Seleccionamos la macro a probar. Seleccionamos EJECUTAR Comprobamos el resultado Este procedimiento es una de las formas de ejecutar una macro. 3.- Asignar una Macro. Asignar una macro significa simplificar la forma de facilitar la ejecución de la macro. Es decir, consiste en establecer una forma de ejecutar una macro para no tener que acceder al menú HERRAMIENTAS tal y como se mostró en el punto anterior. Existen varias posibilidades de asignar las macros, por ejemplo: • asignarla a un dibujo o forma, por ejemplo a un cuadrado (botón). • asignarla a un icono en las barras de herramientas. Ricardo López Pág. 13 UNIDAD II.- MACROS Asignar una Macro a una forma. Las macros se pueden asignar a cualquier forma, objeto, imagen,.. en este ejemplo se utiliza una forma predefinida, seleccionando la opción AUTOFORMAS en la categoría IMAGEN del menú INSERTAR, tal y como se muestra en la imagen de la izquierda. Se selecciona la forma seleccionada en la imagen de la derecha, y se dibuja en la parte de la hoja que se considera oportuno. La forma se puede dotar del color que se prefiera e introducir texto que facilite la comprensión de la utilidad. 1º Se selecciona la forma a la que se asignará la macro. 2º Se aprieta el botón derecho del ratón, manteniendo el puntero del ratón sobre la forma. 3º En el menú contextual que aparece se selecciona la opción ASIGNAR MACRO, tal y como se muestra en la imagen a la izquierda de estas líneas. 4º Se selecciona el nombre de la macro que se pretende asignar. 5º Se selecciona el botón ACEPTAR que aparece en la esquina superior derecha de la ventana. 6º Se selecciona cualquier celda, es decir, se quita la selección de la forma. En este momento ya está asignada la macro a la forma, esto se observa al pasar el puntero del ratón sobre la forma, el puntero cambia de forma en lugar de la flecha aparece una mano con un dedo señalando la forma. Para ejecutar la macro: 1º Se seleccionan las celdas a las que se pretende aplicar la macro. 2º Se presiona sobre la forma. - Ricardo López Pág. 14 CURSO DE EXCEL AVANZADO Asignar una macro a un icono de las barras de herramientas. Las barras de herramientas son la serie de iconos, dibujos, que permiten acceder de forma directa a las funciones del sistema, por ejemplo el icono de disco para guardar un archivo (imagen derecha). 1º Se selecciona la flecha que aparece a la derecha de la barra de herramientas en la que se insertará el icono. 2º Se selecciona la opción AGREGAR O QUITAR BOTONES, (imagen izquierda). 3º Se selecciona la opción PERSONALIZAR… (imagen derecha). 1º Se selecciona la pestaña, solapa, COMANDOS 2º Se selecciona la categoría MACROS Si no está visible esta categoría presione sobre la flechita inferior para ver el resto de las opciones. La opción MACROS es una de las últimas. Se presentan dos opciones que funcionan igual, la única diferencia es que en una el icono es de texto y en la otra de imagen. PERSONALIZAR ELEMENTO DEL MENÚ permite introducir un icono en la barra de herramientas o en un menú que se mostrará como texto, es decir, sin dibujo. PERSONALIZAR BOTÓN permite introducir un icono en la barra de herramientas que se mostrará como una imagen, un dibujo. Una vez seleccionada la opción deseada se ha de arrastrar hasta el punto en el que se quiere ubicar el icono. 1º Se señala la opción deseada, colocando el puntero (flecha) del ratón sobre la opción deseada. 2º Arrastrar: apretar el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo se mueve el ratón hasta el punto en el que se pretende ubicar. 3º Se suelta el botón izquierdo del ratón cuando el puntero está sobre el punto deseado. En la imagen a la izquierda de estas líneas se observa el resultado tras arrastrar el icono (PERSONALIZAR BOTÓN), y a la derecha tras PERSONALIZAR ELEMENTO DEL MENÚ. En este momento se tiene el icono pero todavía no se le ha asignado la macro. Ricardo López Pág. 15 UNIDAD II.- MACROS 4º Con el puntero del ratón sobre el icono (imagen o texto) se presiona el botón derecho del ratón, accediendo al siguiente menú. En este menú contextual aparecen las diferentes opciones que presentan estos iconos. NOMBRE: Esta opción permite modificar el nombre del icono, y en el caso de trabajar con un icono de texto, es el texto que aparece en la barra de herramientas. CAMBIAR IMAGEN DEL BOTÓN Esta opción permite cambiar la imagen, el dibujo que aparece en la barra de herramientas. No se permite cualquier dibujo pero si algunos que tiene definido el propio Excel. ELIMINAR Permite eliminar el icono, útil en el caso que se ha cometido un error, por ejemplo cuando se ha ubicado en un punto que no se desea. ASIGNAR MACRO… Esta es la opción que permite asignar una macro a un icono, y al seleccionar aparece una ventana como la que se muestra a la izquierda de estas líneas. Se selecciona la macro que se desea asignar. Se presiona sobre el botón ACEPTAR que aparece en la parte superior derecha de la ventana. En este momento ya se ha ubicado el icono en la barra de tareas y se ha asignado la macro. Se cierra la ventana que permite insertar nuevos iconos en las barras de herramientas o en los menús. Se presiona sobre el botón CERRAR que se encuentra en la esquina inferior derecha de la ventana PERSONALIZAR. También se puede cerrar en la equina superior derecha, como cualquier otra ventana. Ricardo López Pág. 16 CURSO DE EXCEL AVANZADO 4.- Uso de las Macros. El uso de las macros puede NO estar activo en todos las computadoras, esto se debe a que las macros son una vía de infección con virus. Es decir que algunos virus se esconden como una macro, y Excel tiene una opción de seguridad para inhabilitar las macros. Esto significa que impiden su funcionamiento. La seguridad de las macros Para modificar la seguridad de las macros se selecciona OPCIONES en el menú HERRAMIENTAS. Se presenta la siguiente ventana. Se selecciona la pestaña, solapa, SEGURIDAD que aparece en el extremo derecho superior. Se presiona sobre el botón SEGURIDAD DE MACROS… que aparece en la parte inferior izquierda de la ventana. Se selecciona la pestaña, solapa, NIVEL DE SEGURIDAD, que se encuentra en la parte superior izquierda, tal y como muestra la imagen a la derecha de estas líneas. Aparecen cuatro diferentes opciones sobre la seguridad respecto a las macros, de las cuales se ha de seleccionar una. MUY ALTO: solamente permite utilizar las macros que trae por defecto el propio Excel. ALTO: solamente permite utilizar las macros que trae el propio Excel y las elaboradas (firmadas) por sitios autorizados. MEDIO: pregunta cada vez que se abre un archivo con macros si se desean habilitar (que se puedan ejecutar) o impedir que se utilicen. Ricardo López Pág. 17 UNIDAD II.- MACROS BAJO: permite utilizar cualquier macro sin preguntar cuando se abre el archivo. La opción más recomendable cuando se trabaja con Macros es el NIVEL MEDIO de seguridad, debido a que el propio programa avisa cuando un archivo tiene macros. Si se utiliza la opción NIVEL MEDIO de seguridad para las macros, al abrir un archivo que contiene macros aparece la siguiente ventana. Esta ventana informa que el archivo que se pretende abrir contiene macros, y se presentan dos posibilidades. DESHABILITAR MACROS Esta opción abre el archivo e impide que se utilicen las macros que contiene. HABILITAR MACROS Esta opción abre el archivo permitiendo utilizar las macros que contenga. Ricardo López Pág. 18 CURSO DE EXCEL AVANZADO EJERCICIOS. 1) Elaborar una macro con las siguientes características: • Nombre de la macro: TAMAÑO • Guardar en: ESTE LIBRO • Cambiar el formato de texto a: tamaño 16pto, color verde, subrayado, y con alineación centrada. 2) Asignar la macro TAMAÑO, a un dibujo en forma de triángulo de color rojo y con texto el nombre de la macro. 3) Asignar la macro TAMAÑO, a un icono de texto en la barra de herramientas con texto el nombre de la macro. 4) Asignar la macro TAMAÑO, a un icono en la barra de herramientas con un dibujo en forma de campana. 5) Elaborar una macro con las siguientes características: • Nombre de la macro: OPCIONES • Guardar en: ESTE LIBRO • Cambiar las opciones de la ventana de Excel, de tal forma que no se miren las pestañas de las hojas, ni los nombres de filas y columnas. 6) Asignar la macro OPCIONES, a una imagen. 7) Asignar la macro OPCIONES, a un icono de texto en la barra de herramientas con texto el nombre de la macro. 8) Asignar la macro OPCIONES, a un icono en la barra de herramientas con un dibujo en forma de corazón. 9) Elaborar una macro con las siguientes características: • Nombre de la macro: ELIMINAR • Guardar en: ESTE LIBRO • Eliminar las filas o columnas seleccionadas. • Asignar la macro a un icono en la barra de herramientas. Ricardo López Pág. 19 UNIDAD III.- CAMBIO DE MONEDA EN UNA MACRO UNIDAD III. CAMBIO DE MONEDA EN UNA MACRO. 1.- ¿Qué se pretende? Se pretende elaborar una macro que permita automatizar el cambio de moneda, es decir, asignarle a un botón (icono de la barra de tareas) una macro que cambie un valor en córdobas a dólares según la fecha y el tipo de cambio oficial. De la misma forma se puede elaborar otra que realice la conversión de dólares a córdobas, o con otras monedas. Para realizar esta macro se realizar el siguiente procedimiento. 1. Elaborar el libro que contendrá la tasa de cambio. 2. Grabar la macro. 3. Probar el funcionamiento de la macro 4. Asignarla a un botón. 2.- Libro de la tasa de cambio. La tasa de cambio se puede obtener a través de un banco, por ejemplo del banco con el que trabaja la institución, o de la página web del Banco Central si se quiere utilizar la tasa de cambio oficial del país. Se ha de tener en cuenta que la tasa de cambio oficial no siempre coincide con la tasa de cambio con la que trabajan todas las instituciones financieras. A los datos de la tasa de cambio es necesario darles un formato uniforme, uno muy útil es en filas. Es decir trabajar con dos columnas, en la primera se ubica la fecha y en la segunda la tasa de cambio, el valor en córdobas de un dólar. Es necesario nombrar la hoja de cálculo en la que se ubican los datos, el nombre del archivo y la ubicación en la que se guarda el archivo, debido a que después serán utilizados en la macro. Los nombres pueden ser los de su preferencia, en este caso se ha optado por los siguientes: Nombre de la hoja: CAMBIO Nombre del archivo: CAMBIO Ubicación del archivo: en el directorio raíz, en el disco C 3.- Grabar la Macro. Primer paso: Iniciar el proceso de grabación. ¡¡¡Cuidado!!! Han de estar abiertos dos libros, el que contiene los datos de la tasa de cambio y uno en el que se elaborará la macro. Ricardo López Pág. 20 CURSO DE EXCEL AVANZADO Se ha de seleccionar una celda de la columna C en adelante y cualquier fila del libro en el que se elaborará la macro. Esto se debe a que las celdas de las dos primeras columnas se utilizarán para escribir fecha y monto a calcular. Se selecciona la opción GRABAR NUEVA MACRO… categoría MACRO en el menú HERRAMIENTAS. Como ya se estableció anteriormente, en la ventana de GRABAR MACRO, se ha de escribir el nombre y descripción de la macro, e indicar donde se guardará. En este ejemplo: Nombre: DOLARES Guardar en: ESTE LIBRO Descripción: CAMBIO DE… Se presiona el botón ACEPTAR. Segundo paso: de la Insertar la Función – Grabar la Macro Sin cambiar la celda que está seleccionada se escribe “=” y se selecciona la celda que se encuentra en la misma fila pero una columna a la izquierda de la seleccionada, la celda que contiene el monto. No se necesita escribir el nombre de la celda, es suficiente con moverse mediante las flechas del teclado hasta la celda que nos interesa. A continuación se escribe la barra de división, la fleca, y a continuación la función BUSCARV. Se selecciona la opción FUNCIÓN… del menú INSERTAR. La función que se utiliza para localizar la tasa de cambio correspondiente se llama BUSCARV que se encuentra en la categoría BÚSQUEDA Y REFERENCIA de las funciones, y como todas permite trabajar con datos de diferentes libros. Esta función permite buscar un dato de una lista a la que Excel llama rango o matriz. En este ejemplo se utiliza para buscar la tasa de cambio de un día determinado. Es decir, en una celda escribimos una fecha y esta función permite buscar la tasa de cambio que hubo o habrá ese día, obteniendo los datos del archivo de la tasa de cambio que se ha trabajado anteriormente. Aparece la ventana que se encuentra a la izquierda de estas líneas. Primero se va a comentar el significado de cada una de las opciones y posteriormente el procedimiento que se ha de realizar. Ricardo López Pág. 21 UNIDAD III.- CAMBIO DE MONEDA EN UNA MACRO VALOR_BUSCADO En esta opción se ha de ubicar la celda que contiene el valor que se buscará de la lista de datos. En este caso es la fecha del monto que se quiere cambiar. MATRIZ_BUSCAR_EN En esta opción se han de ubicar las celdas que contienen la lista de datos en los que se buscará la coincidencia. En la primera columna han de estar los datos que se han de buscar. En este caso serán las celdas (rango o matriz) que contienen la tasa de cambio, en este caso la primera columna es la fecha y la segunda la tasa de cambio de ese día. INDICADOR_COLUMNAS En esta opción se ha de indicar el número de la columna de la que se ha de devolver el resultado. El número de la columna no es el nombre, sino numerar las columnas del rango que se ha escrito en el inciso anterior. En el ejemplo que estamos utilizando la tasa de cambio es el dato que se quiere utilizar, y como está en la segunda columna se ha de indicar un 2. ORDENADO Esta opción nos permite especificar si se busca un dato exacto o uno similar. Se escribe 0 o se omite (en blanco) si se quiere la coincidencia similar o 1 si se quiere la coincidencia exacta. En nuestro ejemplo significa que se ha de indicar si se quiere que busque la fecha exacta o una aproximada. Como se utilizará la fecha exacta se ha de escribir 0. En el ejemplo. VALOR_BUSCADO La celda de la misma fila que la seleccionada, pero dos columnas a la izquierda. Para seleccionarla se presiona sobre el botón marcado en la imagen a la derecha de estas líneas, y la celda se selecciona con el ratón. MATRIZ_BUSCAR_EN Debido a que los datos de la tasa de cambio están en un archivo diferente al que se está utilizando es necesario escribir la ruta completa, es decir el disco, la carpeta y el nombre del archivo. En el ejemplo: ‘C:\[CAMBIO.XLS]CAMBIO’!A2:B65536 Las comillas simples indican que a continuación se escribe un nombre Se indica el disco en el que se encuentra el archivo C:\ En el caso de que el archivo esté en una carpeta (fólder) C:\nombre de la carpeta\[ Entre corchetes se escribe el nombre del archivo [cambio.xls] Tras el corchete el nombre de la hoja CAMBIO Se cierran las comillas sencillas El símbolo de admiración indica que a partir de ese punto se indican las celdas, es decir que finaliza el nombre de la hoja Por último las celdas en las que se encuentran los datos A2:B65536 Ricardo López Pág. 22 CURSO DE EXCEL AVANZADO ¡¡¡Atención!!! Se recomienda utilizar todas las filas (hasta la B65536) de la hoja aunque solamente se tengan los datos de un mes o un año. De esta forma la función está preparada para cuando se amplíen – actualicen los datos del cambio. INDICADOR_COLUMNAS Se escribirá un 2. ORDENADO Se escribe un 1. Se presiona sobre el botón ACEPTAR que se encuentra en la equina inferior derecha de la ventana. Tercer paso: Detener la grabación de la macro Tal y como se indico en el capitulo anterior se presiona sobre el botón de la barra de herramientas de macros o en el menú INSERTAR, y en la opción MACRO se selecciona la instrucción DETENER GRABACIÓN. 4.- Probar y Asignar la macro. Los procedimientos para probar el funcionamiento de la macro y para asignar la macro a un botón de la barra de herramientas se describieron en el capitulo anterior. 5.- El Editor de Macros (Visual Basic). Este manual no pretende ser un curso de Visual Basic, solamente se trabajan algunos aspectos introductorios. Para acceder al Editor de Visual Basic en el menú HERRAMIENTAS, en la opción MACRO hay dos opciones. • EDITOR DE VISUAL BASIC que accede directamente al editor de Visual Basic • MACROS… en la cual se selecciona la macro que se pretende editar. En este ejemplo se utiliza la segunda opción, para editar directamente la macro que se quiere editar, modificar. En esta ventana se ha de seleccionar la macro, en este caso PRUEBA, y posteriormente se presiona sobre el botón MODIFICAR. En el Editor de Visual Basic aparecen 4 áreas de trabajo, tal y como muestra en la imagen bajo estas líneas. Ricardo López Pág. 23 UNIDAD III.- CAMBIO DE MONEDA EN UNA MACRO Primero se da una breve explicación de cada área y posteriormente se trabajará la sintaxis de la macro. Barra de menús Barra de Herramientas Ventana Explorador de Proyectos Ventana de Propiedades Ventana de Programación BARRA DE MENÚS y BARRA DE HERRAMIENTAS funcionan de la misma forma que en cualquier otro programa. La BARRA DE HERRAMIENTAS se puede ocultar y mostrar en el menú VER. EXPLORADOR DE PROYECTOS Esta ventana permite cambiar de módulos, hojas y proyectos de Visual Basic. Los PROYECTOS son los programas que están cargados en ese momento en Excel. Los MÓDULOS son los grupos de programas o macros. En cada sesión de trabajo (cada vez que se abre Excel) se genera un Módulo nuevo al elaborar una macro. Es decir que si se elaboran dos macros en la misma sesión se almacenan en el mismo módulo. Esta ventana permite cambiar de un módulo a otro, y por tanto de una macro a otra. Esta ventana se muestra en el menú VER mediante la opción EXPLORADOR DE PROYECTOS, tal y como se muestra en la imagen a la derecha de estas líneas. Ricardo López Pág. 24 CURSO DE EXCEL AVANZADO VENTANA DE PROPIEDADES Esta ventana muestra las propiedades del objeto que esté seleccionado en la ventana EXPLORADOR DE PROYECTOS. Esta ventana se muestra en el menú VER mediante la opción VENTANA PROPIEDADES, tal y como se muestra en la imagen a la derecha de estas líneas. VENTANA DE PROGRAMACIÓN. Esta es la ventana propiamente del editor de Visual Basic, es decir la ventana en la que se puede modificar la macro. ´ Uso de los colores en el Editor. En el editor se usan diferentes colores para diferenciar los tipos de instrucciones y su funcionamiento. Los colores utilizados son: Verde. En este color se escriben los comentarios, que son informaciones o comentarios que no se ejecutan. Al inicio de la línea se antepone un apóstrofe o comilla simple. Se puede escribir cualquier cosa que se quiera. Por defecto Excel escribe el nombre de la macro y la descripción que se escribió al iniciar la grabación de la macro. Azul. En este color se escriben las instrucciones (sentencias) de programación, es decir, la sintaxis que es propiamente del lenguaje de programación (Visual Basic). Cada sentencia la escribe con la primera letra en mayúsculas, y el resto en minúsculas. Esta sintaxis es similar en el funcionamiento, la estructura, que en cualquier otro lenguaje de programación. Negro En este color se escriben las instrucciones (funciones) propias de Excel y los nombres de variables que define el usuario. La diferencia de colores permite observar si el nombre de la variable que se utiliza es una sentencia de Visual Basic, porque no podemos utilizarla. Ricardo López Pág. 25 UNIDAD III.- CAMBIO DE MONEDA EN UNA MACRO Inicio y fin de la Macro. Se utiliza la sentencia Sub para indicar el inicio y fin de la macro. Inicio: Sub con el nombre de la macro a continuación y unos paréntesis al finalizar la línea. Fin: End Sub Las referencias de las celdas en las Macros. Referencias directas: ActiveCell permite trabajar en la celda que esté seleccionada en el momento de ejecutar la macro. ActiveSheet permite trabajar en la hoja que esté seleccionada en el momento de ejecutar la macro. ActiveSheet.Range("C6") permite trabajar en la celda C6 de la hoja activa. ActiveSheet.Range("C6:D9") permite trabajar en el rango de celdas C6:D9, es decir de la celda C6 a la celda D9 ambas incluidas. Referencias relativas. Se pueden utilizar referencias a partir de la celda activa, eso se realiza mediante las letras RC, la R para las filas y la C para las columnas. Después de la letra se escribe entre corchetes los movimientos que se realizan mediante el número de filas o columnas que se ha de mover. Los número positivos son movimientos a la derecha y los negativos a la izquierda de la celda activa. Ejemplos: RC[-1] se mueve una columna a la izquierda de la columna en la misma fila. R[3]C[-2] se mueve tres filas por debajo de la celda seleccionada y dos columnas a la izquierda. Las instrucciones de Excel. Pese a que la copia de Excel que está instalada en la computadora tenga las funciones en español, en las macros (en Visual Basic) todas las instrucciones están en inglés. Asignación de funciones (fórmulas) a una celda: ActiveCell.FormulaR1C1 = "=VLOOKUP(RC[-2],cambio.xls! R2C1:R65536C2,2,0)" 1º Indicar la celda: ActiveCell 2º Punto como separador de instrucciones 3º Indicador de tipo de asignación Formula para asignar fórmulas, funciones Value para asignar valores 4º Igual como indicador de asignación 5º Comillas al inicio y fin de la función. 6º La instrucción tal y como se escribe en la celda, con la función en inglés y las referencias de las celdas relativas o directas con el formato RC Ricardo López Pág. 26 CURSO DE EXCEL AVANZADO Guardar los cambios. En el editor no es necesario guardar los cambios, estos se almacenan automáticamente cuando se guarda el archivo de Excel que está abierto. Cerrar el Editor de Visual Basic. El editor de Visual Basic se cierra como cualquier otra ventana en la X que aparece en la esquina superior derecha o mediante la opción CERRAR Y VOLVER A MICROSOFT EXCEL en el menú ARCHIVO. EJERCICIO. Elabore una macro que permita cambiar el valor de un monto de dólares a córdobas según la tasa de cambio del día al que corresponde el monto y asigne la macro a un botón (icono) de la barra de herramientas. Ricardo López Pág. 27 UNIDAD IV.- FILTROS UNIDAD IV. FILTROS. 1.- Excel como un gestor de base de datos. Pese a que Excel es una hoja de cálculo tiene definidas algunas funciones que permiten trabajar como una sencilla base de datos. Se ha de considerar que los datos pueden ser tanto numéricos como de texto. Esto permite realizar funciones de bases de datos con datos numéricos, como por ejemplo el presupuesto de una institución o área, que son útiles en el análisis o búsqueda de información. Antes de iniciar con los filtros en las bases de datos se va a trabajar con la función de VALIDACIÓN de los datos, debido a que facilita el proceso de elaboración, digitación, de la base de datos, y la función ORDENAR. 2.- Validación de los datos. Excel tiene una función que permite validar los datos en el momento de ser introducidos a la celda, al ser digitados. Esta función es muy útil entre otras cosas para evitar los errores de digitación y disminuir el tiempo de digitación. La función VALIDACIÓN se encuentra en el menú DATOS, tal y como muestra sombreada la imagen a la izquierda de estas líneas. Al seleccionar esta función aparece una ventana como la imagen que se muestra a la derecha de estas líneas. En esta ventana se encuentran las siguientes tres pestañas, solapas. • Configuración • Mensaje entrante • Mensaje de error Mensaje entrante. Esta ventana permite introducir un texto, a modo de comentario, que se activa al seleccionar la celda y da información al usuario sobre el tipo de datos a introducir. Existen tres informaciones que se han de incluir en esta ventana Esta opción permite activar o desactivar el mensaje entrante. Ricardo López Pág. 28 CURSO DE EXCEL AVANZADO El título es el primer mensaje que aparece en el comentario, remarcado en negrita. Esta opción se utiliza para describir el tipo de datos que se han de introducir en la celda. Al finalizar de introducir el texto se presiona sobre el botón ACEPTAR, que aparece en la esquina inferior derecha. Ejemplo: La celda B3 tiene una validación con mensaje entrante activado. Título: Salario Mensaje de entrada: Introduzca el salario en córdobas. Mensaje de error. Esta opción permite establecer una mensaje al usuario en el caso que introduzca un valor no permitido. Esta opción permite activar o desactivar el mensaje de error. Las opciones TÍTULO y MENSAJE DE ERROR funcionan de forma similar a las expuestas anteriormente, pero en lugar de aparecer como comentario se muestran como ventana. Los mensajes de error presentan tres tipos de iconos diferentes, denominados ESTILO, tal y como se muestra a la derecha de estas líneas. Configuración. En esta ventana se señala el criterio de validación a utilizar en las celdas seleccionadas. Se ha de determinar el tipo de datos y los valores que se permitirán. Ricardo López Pág. 29 UNIDAD IV.- FILTROS Tipo de datos. La primera opción, PERMITIR, determina el tipo de datos que se van a permitir, y presenta las siguientes posibilidades. CUALQUIER VALOR Esta opción no genera ningún tipo de validación, es decir, que no restringe los datos que se introduzcan en la celda. Es la opción por defecto de todas las celdas de cada hoja. NÚMERO ENTERO Tal y como indica el nombre restringe a valor numéricos enteros, es decir, no permite digitar números con decimales, aunque si números positivos y negativos. DECIMAL Indica que los datos a digitar en las celdas seleccionadas son numéricos, y permiten introducir valores enteros o decimales. No restringe el número de decimales que se pueden utilizar. FECHA Indica que los datos a digitar tienen formato de fecha, aunque también permite introducir valores numéricos pero no de texto. HORA Indica que los datos son horas, con formato ##:##, no acepta valores numéricos ni de texto. LONGITUD DE TEXTO Esta categoría limita el número de caracteres que se pueden introducir en las celdas seleccionadas, independientemente de que sean texto o números. ¡¡¡Cuidado!!! Se cuentan los caracteres, y eso incluye tanto los puntos decimales en los números como las comas, signos de interrogación, exclamación… LISTA Esta opción permite restringir el valor de la celda a una serie de datos definidas por el usuario. Por ejemplo, se puede definir una lista con las diferentes áreas de la empresa o institución, o los nombres de los diferentes bancos con los que trabaja la institución. Tipo de validación (regla de validación) El tipo o regla de validación es la restricción al tipo de datos definidos anteriormente. Por ejemplo si se ha seleccionado valores de números enteros, ¿qué valores de números se permiten?. Todos los tipos de datos definidos anteriormente, a excepción de la LISTA, son valores numéricos lo que va a determinar la restricción. Las posibles reglas de validación son: Ricardo López Pág. 30 CURSO DE EXCEL AVANZADO ENTRE Permite definir un valor mínimo y otro máximo, entre los que han de estar los valores permitidos de las celdas seleccionadas. Es decir, los valores de las celdas han de ser mayores que un valor determinado y menores que otro valor determinado. Ejemplo: se puede utilizar para una celda en la que se ha de introducir el mes en valor numérico, que sea mayor que 0 y menor que 13, con tipo de datos NÚMERO ENTERO. NO ESTÁ ENTRE Permite definir un intervalo al cual no puede pertenecer el valor que se introduzca en la celda. Es decir es la opción opuesta a la anterior. IGUAL A Esta opción determina que el valor sea igual al seleccionada. Por ejemplo es útil para determinar un número exacto de caracteres que contenga la celda, por ejemplo un código o abreviatura para que todas tengan el mismo tamaño. NO IGUAL A Esta es la opción opuesta a la anterior, eso significa que la celda puede tener cualquier valor a excepción del determinado. MAYOR QUE Esta opción determina que los valores de las celdas seleccionadas han de tener valores mayores que el determinado. Ejemplo: para celdas con tipo de fecha, se puede determinar que no se puedan introducir fechas anteriores a una determinada. MAYOR O IGUAL QUE Es similar a la anterior, pero permite valores mayores o iguales que el determinado. Es decir permite el mismo valor o mayores que el. MENOR QUE Esta opción determina que los valores de las celdas seleccionadas han de tener valores menores que el determinado. Ejemplo: para celdas con tipo de hora, se puede determinar que no se puedan introducir horas posteriores a una determinada. MENOR O IGUAL QUE Es similar a la anterior, pero permite valores menores o iguales que el determinado. Es decir permite el mismo valor o más pequeños que el. Valores límites. Los valores límites se pueden escribir directamente o relacionarlos con el valor de una celda. Ricardo López Pág. 31 UNIDAD IV.- FILTROS Celdas en blanco. La opción OMITIR BLANCOS permite que las celdas en blanco, es decir vacías, no se consideren en la validación. Por defecto está activada. Validaciones con Listas. La categoría de LISTA en el tipo de datos es la única que permite determinar que tipo de texto o números determinados se pueden introducir. Esta opción es útil cuando se conocen los valores a introducir, son unos valores determinados. Se va a exponer mediante el ejemplo anteriormente mencionado, el nombre de un Banco. 1º Elaborar la lista. La lista de los posibles datos que se van a utilizar se ha de elaborar antes de validar las celdas, y la lista ha de estar en la misma hoja que las celdas que se pretenden validar. ¡¡¡Cuidado!!! La lista se puede escribir en la última columna de la hoja, la columna IV, de forma que interfiera (moleste) al contenido de la hoja que se utiliza. Ejemplo. 2º Selección de las celdas que se validarán. Antes de validar las celdas se han de seleccionar las celdas en las que se pretende restringir el valor que se puede digitar. 3º Validar las celdas. Se selecciona la opción VALIDACIÓN… en el menú DATOS. Se selecciona la categoría LISTA de las opciones PERMITIR. Esta opción permite que al seleccionar la celda se despliegue una lista con los valores permitidos. Esto permite que no sea necesario escribir el valor y se seleccione con el ratón. Ricardo López Pág. 32 CURSO DE EXCEL AVANZADO En esta opción se han de indicar las celdas en las que se encuentra la lista de datos permitidos. Se pueden escribir (=IV1:IV6) o seleccionarlas con el ratón. ¡¡¡Cuidado!!! Es conveniente seleccionar alguna celda más de las que contienen datos, porque esto permitirá incluir en el futuro nuevos valores permitidos, por ejemplo un nuevo banco con el inicia a trabajar la empresa, sin tener que modificar la validación. Al utilizarse el resultado sería el siguiente al seleccionar la celda validada. 3.- Ordenar los datos. En ocasiones interesa ordenar los datos, tanto si son numéricos como de texto, lo primero es seleccionar las celdas que se pretenden ordenar. ¡¡¡Cuidado!!! Se han de seleccionar las filas y no solamente las celdas, debido que al mover las celdas para ordenarlas se perdería la continuidad de la fila. Por ejemplo si ordenamos una lista de nombres y no seleccionamos la siguiente columna (que contiene las edades) le cambiaríamos la edad a las personas de la lista. Se selecciona en el menú DATOS la opción ORDENAR… encontrando la ventana de la derecha. Permite ordenar según tres criterios diferentes, y determinar si el orden es ascendente o descendente. Ricardo López Pág. 33 UNIDAD IV.- FILTROS En esta opción se ha de indicar si la selección contiene una fila de títulos (encabezamiento), es decir con el nombre del tipo de datos de la columna. SI al seleccionar el criterio de ordenación aparecen los títulos, nombres de los datos. NO al seleccionar el criterio de ordenación aparecen los nombres de las columnas (A, B, C,…) Criterios de ordenación. En esta opción se selecciona la columna de las seleccionadas que será ordenada, es decir, en que columna están los datos que se van a ordenar. Tipo de ordenación. Ascendente de menor a mayor en los datos numéricos, y de la A a la Z en datos de texto. Descendente de mayor a menor en los datos numéricos, y de la A a la Z en datos de texto. Segundo y tercer criterio de ordenación (LUEGO POR). El segundo criterio de ordenación se tiene en cuenta cuando dos celdas coinciden en el primer criterio de ordenación. Ejemplo: se ordena por nombre y luego por edad. Cuando el programa encuentra dos registros, dos celdas, con el mismo nombre los ordenará según la edad. En el caso de diferentes nombres no tiene en cuenta la edad. 4.- Filtrar los datos. La opción de filtrar los datos consiste en hacer visibles solamente un tipo de datos, por ejemplo de una base de datos en la que se encuentran los pagos de los clientes de la empresa se pueden hacer visibles solamente los que están pendientes de pago. Realmente lo que realiza el programa es ocultar (y no borrar) las filas que no cumplen las condiciones o criterios seleccionados. Activar los filtros automáticos Autofiltro. 1º Seleccionar la base de datos. Se presentan dos opciones para seleccionar los datos, una seleccionando la fila que contiene los nombres de los campos (los títulos de los datos), o seleccionando los datos. Al seleccionar solamente la fila que contiene los nombres de los campos se puede presentar un problema si entre los datos hay filas en blanco (vacías), ya que no se filtrarán las filas posteriores a la que esté en blanco. Ricardo López Pág. 34 CURSO DE EXCEL AVANZADO En caso de duda es mejor seleccionar todas las celdas que contienen los datos, incluida la de títulos. 2º Activar los filtros automáticos. Se selecciona la opción AUTOFILTRO, de la categoría FILTRO en el menú DATOS. Al seleccionarlos se observa una flecha de lista desplegable junto a cada nombre de campo, tal y como se muestra bajo estas líneas. Filtrar un valor determinado La primera forma de filtrar los datos es seleccionar un dato concreto de los que contiene la base de datos, es decir, ocultar todas las filas que no contienen el valor seleccionado. Se presiona sobre la flecha que aparece a la derecha de la celda. Se selecciona el valor de la lista que aparece. Las filas cuyos datos en esa columna no coinciden con ese valor se ocultan. ¡¡¡Cuidado!!! Si los números de las filas están de color azul significa que hay filas ocultas, que está filtrada. La flecha de la columna que ha filtrado los datos está de color azul. La opción (TODAS) permite quitar el filtro, es decir, que todas las filas vuelvan a ser visibles. Filtro personalizado. Los filtros automáticos personalizados permiten realizar un filtro de más de un valor, permiten seleccionar los datos que cumplan determinados criterios. Los filtros automáticos personalizados permiten conjugar dos criterios y tiene criterios para trabajar con datos numéricos y de texto. En la opción izquierda se selecciona el criterio (o función) y a la derecha el valor. Los criterios numéricos son similares a los revisados en la validación. Ricardo López Pág. 35 UNIDAD IV.- FILTROS Criterios con datos numéricos y de texto. ES IGUAL A Determina que el contenido de las celdas sea igual a un valor determinado. Esta opción sirve tanto para datos numéricos como de texto. NO ES IGUAL A Determina que el contenido de las celdas ha de ser diferente a un valor determinado, es el criterio inverso al anterior. Esta opción sirve tanto para datos numéricos como de texto. Criterios con datos numéricos. ES MAYOR QUE Determina que el valor de las celdas sea más grande que un valor determinado. ES MAYOR O IGUAL QUE Determina que las celdas tengan el mismo valor o mayor que un valor determinado. ES MENOR QUE Determina que el valor de las celdas sea más pequeño que un valor determinado. ES MENOR O IGUAL QUE Determina que las celdas tengan el mismo valor o más pequeño que un valor determinado. Criterios con datos de texto. COMIENZA POR Determina que el valor de las celdas tenga los mismos caracteres iniciales que los determinados. Ejemplo: “los nombres que inicien por R” NO COMIENZA POR Determina que el valor de las celdas NO tenga los mismos caracteres iniciales que los determinados. Es el criterio inverso al anterior. Ejemplo: “los nombres que NO inicien por R” TERMINA CON Determina que el valor de las celdas tenga los mismos caracteres finales que los determinados. Ejemplo: “los nombres que finalizan con A” NO TERMINA CON Determina que el valor de las celdas NO tenga los mismos caracteres finales que los determinados. Es el criterio inverso al anterior. Ejemplo: “los nombres que NO finalizan con A” CONTIENE Determina que el valor de las celdas contenga los caracteres determinados, sin importar la ubicación (no importa si están al inicio, en medio o al final). Ricardo López Pág. 36 CURSO DE EXCEL AVANZADO NO CONTIENE Determina que el valor de las celdas NO contenga los caracteres determinados, sin importar la ubicación (que no están en ningún lugar). Es el criterio inverso al anterior. Conjugación (unión) de dos criterios. Excel permite unir dos criterios mediante don tipos de unión, una denominada Y, otra denominada O. Y, significa que se han de cumplir los dos criterios. O, significa que se ha de cumplir uno de los dos criterios (sin importar cual) o los dos. Para que quede más claro se relatan algunos ejemplos. A) Filtrar los registros contables de dos bancos. En este caso se ha de utilizar O, debido a que nos sirven los registros de ambos bancos, sin importar cual de los dos. Consideren que si utilizamos el Y, no se obtendría ningún dato, porque no hay ningún registro contable (por ejemplo un cheque) que sea de dos bancos a la vez. B) Filtrar los registros contables que sean menores de C$ 10,000 y mayores de C$ 2,000 En este caso se ha de utilizar el Y, debido a que se buscan los datos que cumplan ambos criterios. Consideren que si se utiliza el O, se obtendrían todos los registros (no se filtraría) porque cualquier registro es mayor de C$ 2,000 o es menor que C$ 10,000. Por ejemplo: • un registro contable de C$ 314 es menor de C$ 10,000, por tanto cumple uno de los criterios y estaría visible (no se ocultaría). • un registro contable de C$ 20,500 es mayor que C$ 2,000, por tanto cumple uno de los criterios y estaría visible (no se ocultaría). Ricardo López Pág. 37 UNIDAD IV.- FILTROS Los datos determinados. Al igual que en las validaciones, los valores determinados se pueden escribir, tal y como se observa en los ejemplos de la página anterior, o seleccionando un valor de la lista, mediante la flecha de lista desplegable que aparece a la derecha. EJERCICIOS. 1) Desde la celda A2 hasta la A8 realice la siguiente validación: a. Números sin decimales del 0 al 10. b. Texto de entrada: “Calificación de 0 a 10” c. Mensaje de error: “Ha de ser un número de 0 a 10 sin decimales”, en estilo información. 2) Valide las celdas B2 hasta B8 para que solamente acepten fechas del mes de enero del año 2008. 3) Valide las celdas C2 hasta C8 para que solamente acepte los siguientes valores, “Mujer”, “Hombre” y “Sin información”. 4) En una base de datos1 con los siguientes campos: Nombre, Apellidos, Edad y Municipio, ordene los registros de mayor a menor y en el caso que tengan la misma edad se ordenan por municipio en orden alfabético. 5) Sobre la misma base de datos del ejercicio anterior realice los siguientes filtros: a. Filtre los registros de personas mayores de 5 años. b. Filtre los registros de personas residentes en dos municipios diferentes. c. Filtre los registros de personas cuyo apellido finaliza en “ez”. d. Filtre los registros de personas mayores de 5 años y menores de 18 años. 1 Puede elaborar una base de datos con 10 registros diferentes en cada campo (columna), recuerde de escribir en la primera fila los nombres de los campos. Ricardo López Pág. 38 CURSO DE EXCEL AVANZADO UNIDAD V. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS. 1.- Introducción. ¿Qué es una tabla dinámica? Una tabla dinámica es un resumen de datos, es decir es un informe de una base de datos que ya existe. Se denomina dinámica por dos grandes razones: • permite actualizar los datos, es decir, que permite modificar los datos en la base de datos y que estos cambios se presenten en la tabla dinámica. • también permite modificar los campos que integran la tabla, es decir, modificar los resultados que se pueden obtener en la tabla dinámica. ¿Para qué sirven las tablas dinámicas? Las tablas dinámicas permiten presentar un resumen de los datos, tanto de datos numéricos como de texto, por ejemplo: a) con datos numéricos: • los consolidados (la suma) de ventas por sucursal o vendedor • el promedio de clientes atendido al día, semana,… • sumar el número de subsidios por empleado, por mes, por área,… b) con datos de textos • contar los registros que cumplen determinada condición, por ejemplo la cantidad de empleados que no han estado de subsidio • comparar porcentajes de ventas por sexo, por sucursal,… ¿Qué son los gráficos dinámicos? Los gráficos dinámicos son las representaciones gráficas de las tablas dinámicas, que tienen las mismas características de modificación y actualización que las tablas. Por supuesto que para elaborar un gráfico dinámico se ha de elaborar una tabla dinámica. ¿Para qué sirven los gráficos dinámicos? Permite presentar gráficamente el resumen – informe de datos, y como cualquier gráfica facilita la comprensión de los datos. Algunas de las utilidades son: • en la computadora facilitan el proceso de análisis de los datos porque facilita la observación de diferentes aspectos de un mismo hecho, por ejemplo analizar la variación de los datos según las diferentes variables. • elaborar presentaciones tanto digitales (en la computadora) como físicas (en papel) sin la necesidad de elaborar un gráfico para cada variable. Ricardo López Pág. 39 UNIDAD V.- TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS 2.- Elaboración de una tabla dinámica. Tal y como se estableció anteriormente es necesario tener una base de datos a partir de la cual se elaborará la tabla dinámica. 1º Se selecciona la base de datos. Se selecciona cualquier celda de la base de datos, de la tabla, no es necesaria que sea una de las celdas de los nombres de los campos (primera fila), ni seleccionar toda la base de datos. Si la base de datos contiene algún registro en blanco (una fila vacía) será necesario seleccionar todas las celdas que contienen la base de datos. Esto se puede realizar en este momento o durante la definición de la tabla dinámica. ¡¡¡Cuidado!!! Los títulos de la base de datos, los nombres de los campos, han de estar en una sola celda, es decir no se puede elaborar una tabla de datos a partir de una base de datos (tabla) con celdas combinadas (unidas). Cada columna ha de tener un nombre, un título. 2º Se define la tabla dinámica. En el menú DATOS se selecciona la opción INFORME DE TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS… A continuación se determina el origen de los datos y el objeto que se quiere elaborar. ¿Datos de origen? En esta parte de la ventana se ha de seleccionar el origen de los datos a analizar, es decir de donde se obtienen los datos. LISTA O BASE DE DATOS DE EXCEL Cuando los datos se encuentran en una hoja de cálculo de Excel. FUENTE DE DATOS EXTERNA Cuando los datos no están en el archivo en el que se está trabajando. Puede ser a partir de un archivo de Excel no abierto, una base de datos de Acces o una consulta de una base de datos. RANGOS DE CONSOLIDACIÓN MÚLTIPLE Cuando los datos se encuentran en más de una hoja de cálculo. Ricardo López Pág. 40 CURSO DE EXCEL AVANZADO OTRO INFORME DE TABLA DINÁMICA O DE GRÁFICO DINÁMICO Cuando los datos son parte una tabla o gráfico dinámico ya elaborado. Esta opción es útil cuando se diseña más de una tabla dinámica a partir de la misma base de datos, porque ahorra espacio en la memoria de la computadora (importante cuando la base de datos es grande). ¿Tipo de informe? En esta parte se ha de seleccionar el tipo de informe, es decir si se pretende elaborar una tabla o un gráfico dinámico. Aunque se ha de tener en cuenta que al elaborar un gráfico también se elabora la tabla dinámica asociada, y que al elaborar una tabla dinámica posteriormente se puede elaborar el gráfico dinámico. Selección de los datos. Excel por defecto selecciona la base de datos formada por las celdas contiguas a la celda seleccionada hasta encontrar una fila en blanco (vacía). Si la selección por defecto no es correcta se escribe el nombre de las celdas o se utiliza las opciones EXAMINAR o el botón de la derecha del rango (de la misma forma que en las funciones). Cuando la selección es la correcta se presiona sobre el botón SIGUIENTE, en la esquina inferior derecha. 3º Ubicación de la tabla dinámica. En esta ventana se ha de definir el lugar donde se ubicará la tabla dinámica. Se presentan dos posibilidades. HOJA DE CÁLCULO NUEVA En el mismo archivo pero se genera una hoja de cálculo nueva. HOJA DE CÁLCULO EXISTENTE En una hoja que ya existe se selecciona la primera celda en la que se ubicará la tabla. Ricardo López Pág. 41 UNIDAD V.- TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS 3.- Diseño de la tabla dinámica. Presionando sobre el botón DISEÑO… en la esquina inferior izquierda de la ventana anterior, se accede a la ventana en la que se diseña la tabla dinámica, es decir la ventana en la que se decide que campos de la base de datos formarán la tabla. Columna Campos en columnas Lista de Campos de la Base de Datos Datos Campos sobre los que se hacen cálculos Fila Los Campos que se ubicarán en las filas Página Los Campos que se ubicarán en 3ª dimensión Lista de Campos de la Base de Datos. En esta parte de la ventana aparecen los campos de la base de datos para seleccionarlos y ubicarlos en la zona de la tabla dinámica que se considere. Si el número de campos es grande y no alcanzan todos en la ventana, aparece una barra de desplazamiento bajo los campos, que permite visualizar el resto de los campos. Remarcada en la imagen a la izquierda de estas líneas. Columna En esta zona se ubican los campos que aparecerán en las columnas de la tabla dinámica. El orden en el que se ubican los campos en la columna determina la presentación de los datos. Ricardo López Pág. 42 CURSO DE EXCEL AVANZADO Fila En esta zona se ubican los campos que aparecerán en las filas de la tabla dinámica. El orden en el que se ubican los campos en la fila determina la presentación de los datos. ¡¡¡Cuidado!!! Se ha de tener en cuenta que el número de columnas (256) es mucho menor que el número de filas (65,546). Este hecho condiciona, debido a que si el número de valores de los campos que se ubican en las columnas es mayor a 256 no se mostrarán todos los campos. Página En esta zona se ubican los campos que aparecerán en la zona de página la tabla dinámica. Excel denomina está área como tercera dimensión. Realmente estos campos sirven para filtrar los datos que aparecen en la tabla dinámica. Esta área es opcional, no es obligatorio ubicar campos en ella. Datos En esta zona se ubican los campos sobre los que se realizarán los cálculos en la tabla dinámica, Es decir, son los campos se sumarán, calcularán porcentajes,,,, la operación que se defina. Los datos sobre los que se quiere obtener el resumen. Para ubicar un campo se selecciona y arrastra (sin soltar el botón del ratón) hasta ubicarlo en el área deseada, de la misma forma se pueden eliminar campos de cualquier área. El orden de los campos. Tal y como se expresaba anteriormente el orden en el que se ubican los campos en las columnas o filas determina la presentación de los datos en la tabla dinámica, a continuación se presentan unos ejemplos para clarificarlo. En las COLUMNAS se ha ubicado primero el campo “SABE LEER” y después “ESTUDIA”. En las FILAS se ha ubicado primero el campo “EDAD” y después “SEXO”. Ricardo López Pág. 43 UNIDAD V.- TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS El resultado es el siguiente. En las columnas primero muestra los resultados del primer campo, “Sabe leer”, tal y como se observa el la fila número 4, y para cada valor del primer campo muestra los resultados del segundo campo, “Estudia”, tal y como se observa en la fila número 5. En las filas se muestra primero los resultados del primer campo, “Edad”, en la columna A, y para cada edad se muestra el resultado del segundo campo, “Sexo”, en la columna B. Esto se lee: • de 7 años hay un niño que lee y está estudiando. • de 7 años hay 5 niñas y 3 niñas que leen y escriben y todos ellos estudian. Observen a continuación el resultado de la ubicación inversa de los campos, en las columnas primero “Estudia” y después ”Sabe leer”, en las filas en el orden “Sexo”, “Edad”. Esto se lee: • de 6 años hay 11 niñas, todas ellas están estudiando, 4 leen y escriben y 7 no saben leer. • De 7 años hay 13 niñas, o 2 no están estudiando y no saben leer, o 11 están estudiando, de ellas 5 saben leer y escribir y 6 no saben. Ricardo López Pág. 44 CURSO DE EXCEL AVANZADO Los campos en Página. Los campos ubicados en esta posición permiten filtrar los datos que se muestran – calculan. En este caso se pueden filtrar los datos según los valores del campo TRABAJA. Una fila por encima de la tabla dinámica se muestra el campo denominado PÁGINA. A la derecha del nombre del campo aparece una celda que muestra el filtro seleccionado. En el imagen a la izquierda de estas líneas se muestra un ejemplo en el que no se ha realizado ningún filtro, por eso aparece TODAS. Al presionar sobre la flecha que aparece a la derecha se despliega una lista que muestra los diferentes valores del campo. Por defecto está seleccionada la opción TODAS, es decir sin filtro. Si se selecciona el valor NO y se presiona sobre el botón ACEPTAR en la parte inferior, se obtiene: Se realizan los cálculos solamente sobre los datos que cumplen la condición seleccionada. En este caso solo se contabilizan los casos que NO trabajan. Ricardo López Pág. 45 UNIDAD V.- TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS Filtrado de los datos, en columnas o filas. De la misma forma que se ha filtrado respecto al campo de PÁGINA se puede realizar en cualquiera de los campos que se encuentran en las filas y las columnas, La ventana desplegable aparece en la flecha que se presenta a la derecha del nombre del campo. En el ejemplo a la derecha de estas líneas se observa una utilidad, no mostrar ni contabilizar los registros en blanco o los que no se tiene información (NS/NR en este caso). Las opciones de la tabla dinámica. En el botón OPCIONES se accede a la ventana que permite modificar algunas opciones generales de las tablas dinámicas. NOMBRE: Permite nombrar la tabla dinámica, por defecto las numera de la misma forma que los libros o las hojas. TOTALES GENERALES DE … Las dos opciones de totales activan o desactivan la opción que se sumen los valores de las columnas y las filas. REPETIR RÓTULOS DE ELEMENTOS EN CADA PÁGINA IMPRESA Activa la opción que en el momento de imprimir la tabla se repiten los títulos de las columnas en el caso de requerir más de una hoja. Ricardo López Pág. 46 CURSO DE EXCEL AVANZADO A la derecha se muestran dos opciones que permiten definir el valor que se mostrarán cuando los valores sean erróneos o las celdas están vacías (en blanco). 4.- Opciones de cálculo en las tablas dinámicas. Para modificar las opciones de cálculo en la tabla dinámica, se selecciona cualquiera de las celdas de resultados, datos, y se presiona sobre el botón derecho del ratón para acceder al menú desplegable. En el menú contextual se selecciona la opción CONFIGURACIÓN DE CAMPO… Las tablas dinámicas permiten definir los cálculos a realizar con los datos, tanto la operación, la forma de realizar con esa operación, como el formato de las celdas de resultados. Las operaciones se seleccionan en RESUMIR POR: en la parte superior de la ventana. La forma de mostrar los cálculos se selecciona en MOSTRAR DATOS COMO, en la parte inferior de la ventana. Esta parte puede no estar visible, se visualiza en el botón OPCIONES >> en la zona derecha de la ventana. En el botón NÚMERO… que aparece en la parte derecha de la ventana se puede modificar el formato de las celdas de resultados de la tabla dinámica. Esta opción permite acceder a todas las opciones del formato de número de las celdas. Ricardo López Pág. 47 UNIDAD V.- TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS Las operaciones. Las tablas dinámicas permiten realizar los siguientes cálculos con los datos mediante las siguientes operaciones. SUMA Suma el contenido de las celdas que se han ubicado en la región DATOS. Ejemplos de utilidad, sumar el número de personas; sumar el monto de las facturas por sucursal, por vendedora o vendedor; sumar la cantidad de días de subsidio o vacaciones por empleado o emplead; sumar el número de días de préstamo por libro o cliente. CUENTA Cuenta las celdas que se han ubicado en la región DATOS. Ejemplos de utilidad, contabilizar el número de ventas por sucursal, por vendedor o vendedora; el número de cuotas pendientes de cada cliente; el número de préstamos por libro o cliente; el número de subsidios por persona o área. PROMEDIO Calcula el promedio del valor de las celdas para cada valor de los campos en las filas y columnas. Ejemplos de utilidad, promediar los montos de las ventas por sucursal, por vendedor o vendedora; promediar el número de subsidios o el número de días subsidiados por área, por empleado o empleada. MÁXIMO o MÍNIMO Estas operaciones regresan el valor máximo o mínimo del valor de las celdas para cada valor de los campos en las filas y columnas. Ejemplos de utilidad, monto mayor o menor de las ventas por sucursal, por vendedor o vendedora; número de subsidios o número de días subsidiados mayor o menor por área, por empleado o empleada. MÁXIMO o MÍNIMO Estas operaciones regresan el valor máximo o mínimo del valor de las celdas para cada valor de los campos en las filas y columnas. Ejemplos de utilidad, monto mayor o menor de las ventas por sucursal, por vendedor o vendedora; número de subsidios o número de días subsidiados mayor o menor por área, por empleado o empleada. OTRAS OPERACIONES • PRODUCTO, multiplica los valores de las celdas • OPERACIONES ESTADÍSTICAS, permite realizar cálculos estadísticos como la varianza y la desviación estándar. Forma de mostrar los cálculos. Las formas más útiles que las tablas dinámicas permiten mostrar los cálculos son las siguientes: NORMAL Muestra el resultado de la operación seleccionada, es decir no realiza ningún cambio al resultado de la operación. Ricardo López Pág. 48 CURSO DE EXCEL AVANZADO DIFERENCIA DE Permite mostrar en la tabla dinámica la diferencia del resultado, es decir en lugar del resultado de la operación se muestra una comparación directa con otro resultado. Ejemplo: si la operación utilizada es la suma, muestra la diferencia, es decir el incremento o retroceso con otro resultado. Esto puede ser útil al mostrar los montos de ventas por vendedor o vendedora, ya que el informe nos daría cuanto ha incrementado o disminuido las ventas de un vendedor a otro (cuánto ha vendido más). Las siguientes opciones son las de todas las opciones de comparación DIFERENCIA RESPECTO A Permite seleccionar respecto a que valor se calcula la diferencia, y presenta las siguientes opciones: • ANTERIOR, compara el valor con el de la fila anterior. • SIGUIENTE, compara el valor con el de la fila siguiente. • UN VALOR DETERMINADO, compara todos los valores con un valor determinado. En la comparación de las ventas por vendedora o vendedor, puede ser útil comparar con el mínimo o máximo de ventas o con la meta considerada (siempre que sea uno de los valores obtenidos). Aunque permite realizar la comparación con cualquier campo de la baso de datos hay que tener en cuenta que solamente se mostrarán resultados si seleccionamos un campo que se encuentre en la tabla dinámica. Se ha de tener en cuenta que si no está en la tabla de datos no se han calculado las operaciones, y por tanto no se puede realizar la comparación. % DE Esta opción muestra el tanto por ciento del resultado respecto al resultado de uno de los valores que existen en la tabla dinámica. % DE DIFERENCIA Esta opción muestra el % de la diferencia entre el resultado de la celda y el valor seleccionado de la tabla dinámica. TOTAL EN Muestra los resultados de forma acumulativa, es decir va sumando los resultados por filas o columnas, según el campo seleccionado. Por ejemplo si se selecciona un campo de las columnas, en el segundo valor del campo columna muestra la suma de los resultados del primer y segundo valor, en el tercer valor muestra la sumas de los tres primeros y así consecutivamente, hasta que el último valor muestra el total en lugar de sus resultados únicamente. Esta opción podría ser útil por ejemplo cuando analizamos un campo de valoración ordenado de menos a más. Si los resultados son Insatisfecho, satisfecho y muy satisfecho, el acumulativo en la columna de satisfechos muestra la cantidad de insatisfechos y satisfechos. % DE LA FILA Esta opción muestra el % de los resultados por fila, útil por ejemplo para el análisis de las ventas por sucursal si las sucursales se han ubicado en las filas. Ricardo López Pág. 49 UNIDAD V.- TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS % DE LA COLUMNA Esta opción muestra el % de los resultados por columna, útil por ejemplo para el análisis de las ventas en el tiempo si en las columnas se ha ubicado un campo de tiempo (semanas, meses, años). % DEL TOTAL Esta opción muestra el % del resultado en cada fila respecto al total de las operaciones, útil por ejemplo si se pretende analizar que proporción (porcentaje) aporta cada sucursal y vendedor a las ventas de la cadena. En el siguiente ejemplo se ha utilizado la operación CUENTA, y en los resultados la opción % DE LA FILA. El informe proporciona los porcentajes por sexo (fila) de cada categoría de lectura, es decir, el porcentaje de niñas (y niños) que saben leer, que leen y escriben, que no saben leer, y el de las que no se tiene información (NS/NR). 5.- Cambios de los campos desde la misma tabla dinámica. Desde la misma tabla dinámica se pueden realizar cambios de los campos en las filas, columnas, datos y página. Debido a que el procedimiento es el mismo en las cuatro áreas, solamente se expone un ejemplo. Ricardo López Pág. 50 CURSO DE EXCEL AVANZADO Elementos necesarios. Los elementos, herramientas, útiles para realizar modificaciones en la tabla dinámica son la barra de herramientas de tablas dinámicas y la lista de campos. La barra de herramientas se activa, visualiza, en el menú VER, categoría BARRA DE HERRAMIENTAS. El último botón de la derecha permite visualizar, activar la ventana de LISTA DE CAMPOS DE LA TABLA DINÁMICA. El botón en forma de signo de exclamación permite actualizar los datos, es decir, vuelve a realizar todos los cálculos, útil cuando se han realizado modificaciones en la base de datos. En la ventana de la lista de campos de la tabla dinámica se muestran todos los campos de la base de datos. Los campos que están siendo utilizados en la tabla dinámica se muestran resaltados con un color más intenso y mayor grosor del nombre (en negrita). En la parte inferior de la ventana se muestra la opción para AGREGAR A, añadir un campo, a una determinada área. El área se puede modificar mediante la flecha desplegable en la esquina inferior derecha. Ricardo López Pág. 51 UNIDAD V.- TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS Agregar, añadir, un campo. Los campos se pueden agregar utilizando la opción AGREGAR A de la ventana de lista de campos, aunque tiene el problema que esta opción no permite seleccionar el orden, es decir, por defecto el campo se añade a continuación de los existentes. Otro método para agregar campos es seleccionar el campo de la lista y arrastrarlo al área que se desee. Esta opción permite decidir el orden de los campos, es decir, añadir el campo antes o después de los campos existentes. Eliminar, borrar, un campo. Para eliminar uno de los campos de la tabla dinámica se selecciona el campo y se arrastra fuera de la tabla dinámica. 6.- Gráficos dinámicos. Tal y como se planteó al inicio de esta unidad un gráfico dinámico requiere de una base de datos y de una tabla dinámica elaborada a partir de dicha base de datos. El gráfico dinámico se puede elaborar presionando sobre el botón de GRÁFICO que se encuentra en la barra de herramientas de la tabla dinámica. También se pueden elaborar a partir del menú contextual de la tabla, del botón de gráficos o del menú INSERTAR, manteniendo seleccionada una celda cualquiera de la tabla dinámica. El gráfico dinámico se elabora en una nueva hoja que denomina gráfico y los numera de la misma forma que las hojas de cálculo. Sabe leer (Todas) 16 Suma de Cant 14 12 10 Estudia SI NO 8 6 4 2 6 7 8 9 10 11 Masculino Femenino Masculino Femenino Masculino Femenino Masculino Femenino Masculino Femenino Masculino Femenino Femenino Masculino 0 12 Edad Sexo Ricardo López Pág. 52 CURSO DE EXCEL AVANZADO Los gráficos dinámicos permiten modificar su formato de la misma forma que cualquier gráfico de Excel, a partir de los menús contextuales y doble clic. Los gráficos dinámicos permiten filtrar los datos que se muestran en el gráfico, de la misma forma que las tablas, en los campos de filas, columnas y página. Por ejemplo este gráfico se puede filtrar para mostrar solamente los datos de niñas o niños en el menú desplegable que aparece junto al nombre del campo (sexo) en la parte inferior central del gráfico. Ricardo López Pág. 53
