FAQ: trámites de admisión.

Erasmus+ y Universidades Suizas
FAQ. Trámites para solicitar la admisión en la
Universidad de destino
1. ¿Dónde puedo encontrar la información sobre estos trámites?
La información general está en el apartado de Secretaría Virtual Información para tu
estancia_Trámites con las Universidades de destino
http://www.uc3m.es/ss/Satellite/SecretariaVirtual/es/TextoMixta/1371212944051/
2. ¿Qué es la nominación del estudiante?
La nominación es la comunicación oficial de la adjudicación de tu plaza que hace la UC3M a la
Universidad de destino. Este proceso se hace escalonadamente desde el SERIC según el plazo
límite de cada Universidad. Ten en cuenta que, hasta que la Universidad de destino no reciba
tu nominación, puede que no conteste a tus e-mails ni procese tus peticiones.
En general las Universidades contactan contigo por e-mail cuando reciben la nominación y te
indican el procedimiento a seguir para solicitar la admisión. Sin embargo hay Universidades
que no contactan con el estudiante, y esperan a que el estudiante envíe directamente los
documentos siguiendo la información que tienen publicada en sus páginas web.
En todo caso puedes consultar la información que tenemos en la web sobre Universidades
europeas:
https://portal.uc3m.es/portal/page/portal/seric_cg/universidades/europa
Ante la duda, te recomendamos consultar la página web de la Universidad de destino y
confirmar los procedimientos y sus plazos. Para la consulta puedes incluir en el buscador
alguna de las siguientes palabras:
University of…………….., erasmus students, incoming students, exchange students
Para la Universidad de destino serás considerado un estudiante incoming y para la UC3M
outgoing.
3. ¿Qué tengo que hacer para solicitar la admisión?
Tienes que seguir los trámites que establezca la Universidad de destino, ya que es tu
responsabilidad conocer y cumplir los requisitos y plazos del procedimiento de admisión. Si
realizas trámites fuera de plazo puede suponer la no aceptación de tu candidatura.
La mayoría de las Universidades tienen procedimientos de admisión online en aplicaciones
web e incluyen una solicitud de admisión (Application form) que hay que cumplimentar.
Si, por el contrario, la Universidad de destino exige el envío de la documentación en papel
por correo postal, debes encargarte de realizar tú mismo el envío.
4. ¿Cómo cumplimento el formulario de la solicitud de admisión/application form?
 Si en alguno de los campos a cumplimentar del formulario te piden datos que
desconoces, por ejemplo:
-Si tienes que rellenar Institutional Coordinator (Coordinador Erasmus Uc3m) debes poner
Silvia Gallart, e-mail: [email protected].
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-Si tienes que rellenar Departamental Coordinator/Academic Coordinator: debes incluir el
nombre de tu Tutor Académico Internacional (TAI)
-Código Erasmus de la UC3M: es EMADRID14.

Si el formulario de solicitud tiene que ir firmado y sellado, puedes pasar por la Oficina
Internacional con el documento impreso debidamente cumplimentado y nos
ocupamos de realizar este trámite.

Si te piden otra información acerca de la UC3M que te genere dudas o desconozcas,
puedes ponerte en contacto con la Oficina Internacional a través del formulario de
consultas: aplicaciones.uc3m.es/formulario/outgoing-contacto, o realizar la consulta
presencialmente.
5. ¿Voy a recibir una comunicación de la UC3M indicándome el día límite para enviar los
documentos a la Universidad de destino?
No, es tu responsabilidad conocer el plazo y cumplirlo. Debes buscar la información en la web
de la Universidad de destino. También puedes consultar la información que tenemos en la web
sobre Universidades europeas
https://portal.uc3m.es/portal/page/portal/seric_cg/universidades/europa
6. ¿Necesito enviar documentos adjuntos al application form/solicitud de admisión?
Sí, es muy común que necesites enviar otros documentos depende de cada Universidad, te
listamos los más comunes:
-DNI o pasaporte en vigor
-Credencial (que acredita que te han adjudicado la plaza y que te proporciona la Oficina
Internacional)
-Tu Título oficial de idioma/s en inglés o la Credencial de Idioma/s (que te facilita la Oficina
Internacional)
-Transcript of records que son tus notas de la UC3M en inglés (que te facilita la Oficina
Internacional)
-Fotografía tamaño carnet
-Carta de motivación (exponiendo las razones para realizar el intercambio, puedes hacerla en
Word y firmarla)
-Carta de recomendación (que normalmente tendrás que pedir a tus profesores de la UC3M,
pueden hacerla en Word y firmarla y sellarla en el Departamento UC3M correspodiente)
-Study plan/contrato de estudios/Learning Agreement de Erasmus+ BEFORE THE MOBILITY
-Seguro médico o de asistencia en viaje/Tarjeta Sanitaria Europea. Debes consultar la
información en Secretaría Virtual:
http://www.uc3m.es/ss/Satellite/SecretariaVirtual/es/TextoMixta/1371212949371/
Recuerda que si no puedes ser titular de la tarjeta sanitaria europea por razón de tu
nacionalidad o si tu destino es Turquía, obligatoriamente tendrás que contratar un seguro
privado.
-Curriculum Vitae
7. ¿Cómo cumplimento el application form/solicitud de admisión si contiene un apartado
sobre study plan/learning agreement/contrato de estudios?
En caso de que el application form incluya una propuesta de asignaturas a cursar en
destino(study plan) o el contrato de estudios(learning agreement), será requisito
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imprescindible para su firma y sellado en la UC3M que el contrato de estudios provisional esté
aprobado en sigma por el Tutor Académico Internacional (TAI).
En estos casos justificados, el TAI aprobará esta primera versión de “study plan” para que
puedas cumplir con los plazos de destino, independientemente de que se siga el proceso de
elaboración y aprobación del Contrato de Estudios conforme a lo establecido en Secretaría
Virtual.
 Learning Agreement apartado BEFORE THE MOBILITY (sólo para ERASMUS+)
Si la Universidad de destino te pide este documento lo podrás descargar de SIGMA firmado y
sellado por la UC3M cuando el contrato de estudios/learning agreement haya sido aprobado
por tu TAl. Este documento contiene la firma y el sello de la UC3M por lo que no requiere la
firma del TAI.
Si este learning agreement BEFORE THE MOBILITY no te lo piden durante el proceso de
solicitud de admisión, tendrás que enviarlo a la Universidad de destino para que lo revisen y
firmen antes de iniciar tu estancia. Los plazos para realizar este trámite puedes consultarlos en
el checklist.
8. ¿Qué hago si me piden la firma en cualquier otro documento a adjuntar?
En caso de que te soliciten la firma Uc3m en cualquier otro documento, deberás realizar la
consulta a la Oficina Internacional a través del formulario de consultas o presencialmente.
9. ¿Qué es la aceptación?
Cuando completes con éxito el proceso de la solicitud de admisión, normalmente recibirás la
carta de admisión en la Universidad de destino.
10. ¿Recibiré siempre confirmación de la aceptación en destino?
En general sí pero hay ocasiones en que no es así, por ello te recomendamos que si no recibes
la aceptación en un plazo razonable consultes con la Universidad de destino. Si la aceptación la
envían a la UC3M por e-mail o en papel te lo comunicaremos a tu e-mail personal del correo
@alumnos.uc3m.es
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