FSE.07 Acciones

PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL
Código: FSE.07
ACCIONES PREVENTIVAS/CORRECTIVAS
Versión: 03
Cuadro 1. Diligenciar por el Líder del Proceso/Subproceso, Director de Laboratorio y/o Grupo Primario la no conformidad. Marque con una X (equis) el tipo de acción.
N°
MM
DD
FECHA
AP: Acción
AC: Acción
Preventiva
Correctiva
AA
PROCESO/SUBPROCESO/LABORATORIO AL QUE SE
LE IDENTIFICA LA N.C:
REGISTRADO POR:
ORIGEN DE LA ACCIÓN PREVENTIVA / CORRECTIVA
(Se marca con una x el origen de la no conformidad)
Evaluación
Indicadores HSEQ
Revisión
de
la
satisfacción
del
beneficiario
por
la
Auditorías Internas
Proveedores
Dirección
- SYSO
otros que adopte la
institución
Queja o Reclamo
N.C.
AxM.
OBS.
Monitoreos
Ambientales
Auditorías Externas
Reporte de Accidentes /Incidentes
Requisitos legales y
Producto No Conforme
Reporte de Inspección
Reporte de Accidentes -
Reporte de Condiciones Inseguras de
AMBIENTAL
Trabajo
Otros
DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD POTENCIAL/REAL
Cuadro 2. Diligenciar por el Líder del Proceso/Subproceso, Director de Laboratorio y/o Grupo Primario el cuadro de análisis de causas.
ANÁLISIS DE CAUSAS
Aplica
VARIABLE
Si
1. Talento Humano:
Fallas
presentadas
funcionarios,
por
estudiantes,
el
personal
contratistas,
involucrado:
visitantes
y
comunidad en general. Ej.: desconocimiento, desempeño,
falta de toma de conciencia.
2. Servicios y suministros:
Incumplimiento
de
especificaciones
de
los
insumos,
productos y/o servicios solicitados para el desarrollo de las
actividades
información.
en
la
Universidad.
Ej.:
Materia
prima,
No
1. ¿Por qué?
2. ¿Por qué?
3. ¿Por qué?
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Versión: 03
3. Medición:
Fallas en los mecanismos de control establecidos en el
proceso o subproceso. Ej.: Indicadores HSEQ, registros,
encuestas,
comités,
grupos
primarios,
Monitoreos
ambientales, mediciones en seguridad y salud ocupacional.
4. Metodología:
Fallas que se presentan en la documentación, los controles
operacionales, respuesta a emergencias, investigación de
incidentes
entre
otros;
en
cuanto
a
su
nivel
de
cumplimiento y conformidad con los requisitos de la
organización, legales y de las normas.
5. Infraestructura/Equipos:
Fallas
respecto a la adecuación de infraestructura,
desempeño de los equipos que se utilizan durante la
realización del producto o la prestación del servicio. Ej.:
Cumplimiento del mantenimiento preventivo, correctivo.
6. Factores Externos:
Hace referencia a todos los agentes generadores del medio
que inciden directamente en la conformidad de los
requisitos establecidos en el S.G.I.
Ej: Hechos de la naturaleza, actos o ausencia de actos del
gobierno, actos de desorden civil, leyes.
El resultado de este análisis le permitirá establecer un Plan de Acción (Cuadro 3), que se constituye en una herramienta para el mejoramiento continuo en su Proceso,
Subproceso o Laboratorio.
Cuadro 3. Diligenciar la Corrección y/o el Plan de acción respectivo de acuerdo con el análisis de causas (cuadro 2). La casilla verificación es diligenciada por el Líder del
proceso, subproceso, Director de Laboratorio o facilitador, al igual que la casilla de fecha reprogramada.
CORRECCIÓN
VERIFICACIÓN
FECHA
Nº
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
FECHA LÍMITE
REPROGRAMADA
FECHA REAL
(SI APLICA)
FINALIZACIÓN
EVIDENCIA / OBSERVACIONES
1.
PLAN DE ACCIÓN
Nota: La última actividad del Plan de Acción debe corresponder al seguimiento de la eficacia de la AP/AC.
VERIFICACIÓN
FECHA
Nº
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
FECHA LÍMITE
REPROGRAMADA
FECHA REAL
(SI APLICA)
FINALIZACIÓN
EVIDENCIA / OBSERVACIONES
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Versión: 03
1.
2.
3.
4.
ANALISIS DE RIESGO EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL (Si en el Plan de Acción propuesto se identifican peligros nuevos o que han cambiado, o la necesidad de
controles nuevos o modificados, realice la valoración del riesgo antes de su implementación.)
RESPONSABLE DE VERIFICACIÓN:
Líder del Proceso/Subproceso/Director de Laboratorio
Cuadro 4. Para las actividades planteadas que no fueron cumplidas, diligenciar las razones por las cuales no se llevaron a cabo o se reprogramaron.
Nº
JUSTIFICACIÓN
Fecha de Justificación
Cuadro 5. Este cuadro debe ser diligenciado únicamente por el equipo auditor, como evidencia del seguimiento a las acciones correctivas resultado de Auditorías de los
Sistemas de Gestión.
SEGUIMIENTO
N°
FECHA
OBSERVACIONES
VoBo Proceso SE
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Cuadro 6. Cierre de la Acción. Diligenciar por el líder del proceso o Director de Laboratorio. Para el caso de acciones correctivas resultado de Auditorías internas, lo debe
diligenciar el AUDITOR INTERNO que identificó la No conformidad. Si la acción correctiva fue resultado de auditoría externa, el responsable de cerrarla es el Líder del
Proceso Seguimiento Institucional.
¿El Plan de Acción fue Eficaz?
SI
NO
FECHA
CIERRE
OBSERVACIONES: (Justifique el Cierre de la Acción)
DD
MM
AA
Firma:
(Firma de quien realiza el cierre de la Acción)
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
02
FECHA DE
APROBACIÓN
Abril 15 de 2009
DESCRIPCIÓN DE LOS CAMBIOS REALIZADOS
Inclusión del control de cambios y modificación en el origen de las No
Conformidades: auditorías internas y externas.
Modificación en el origen de las No Conformidades por auditorías
internas incluyendo la identificación de NC, Aspecto por Mejorar
(AxM) u observaciones (OBS) e inclusión de Requisitos legales y otros
que adopte la institución, Reporte de Accidentes /Incidentes en SYSO
y Reporte de Accidentes en Ambiental, Reporte de Inspección, Reporte
de Condiciones Inseguras de Trabajo y Monitoreos Ambientales.
03
Junio 08 de 2011
Ajustes en la casilla de proceso al que se le identifica la NC incluyendo
subproceso y ajustes en las definiciones de las variables del análisis
de causas, inclusión de la casilla para la corrección, inclusión de las
casillas fecha reprogramada y fecha real finalización en el plan de
acción, ajustes en la casilla verificación, inclusión de la casilla fecha
de justificación en el cuadro 4, inclusión de observaciones en la casilla
evidencia, inclusión del cuadro 5 seguimiento. Ajustes en el cuadro 6
sobre los responsables de cerrar las acciones correctivas.