gestión de planeación oferta de servicios especializados y proyectos

GESTIÓN DE PLANEACIÓN
OFERTA DE SERVICIOS ESPECIALIZADOS Y PROYECTOS
CÓDIGO:
ES-PLA-GPE-PR-01
VERSIÓN:
1
VIGENCIA:
2014
Página
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1. OBJETIVO
Elaborar estudios y asesorías que permitan realizar un diagnóstico durante la prestación del servicio especializado a los sectores públicos, privados y/o
ONG.
2. ALCANCE
Inicia desde la solicitud de las partes interesadas y termina con el diagnóstico realizado.
3. LIDER DEL PROCEDIMIENTO
Coordinador GPIE
4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES
Ver Normograma
5. DEFINICIONES
GPIE: Grupo de proyectos institucionales especiales.
ESPECIALIZADO: Servicios especiales de ciencia, tecnología e innovación.
PORTAFOLIO DE SERVICIOS: Documento o presentación de servicios especializados que ofrece GPIE.
PROPUESTA: Idea que presenta GPIE al cliente para que lo acepte y dé su conformidad para dar continuidad con el servicio.
PROYECTO: Conjunto de las actividades, análisis y cálculos que desarrolla la Universidad Surcolombiana para alcanzar el objetivo del cliente.
La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través del sitio web Institucional www.usco.edu.co, link Sistema Gestión de Calidad. La copia o
impresión diferente a la publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es de responsabilidad de la Universidad Surcolombiana
GESTIÓN DE PLANEACIÓN
OFERTA DE SERVICIOS ESPECIALIZADOS Y PROYECTOS
CÓDIGO:
ES-PLA-GPE-PR-01
VERSIÓN:
1
VIGENCIA:
2014
6. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
6.1. OFERTA DE SERVICIOS ESPECIALIZADOS
NRO
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
1.
Solicitud del servicio
El cliente solicita mediante correo electrónico, vía telefónica uCliente
oficio el servicio especializado que requiera.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Realizar análisis inicial del
requerimiento.
De acuerdo a la solicitud del cliente se estudia o analiza
la solicitud del cliente para formulación de la propuesta.
Si se necesita más información se continúa con la
actividad 3, si no se pasa a la actividad 4.
Realizar visita de ampliaciónEl
y asesor GPIE visita al cliente para solicitar información
profundización.
que permita consolidar el análisis.
Presentación de la propuestaEl asesor GPIE presenta al cliente la propuesta de su
al cliente.
requerimiento.
Aceptación de la propuesta. El cliente toma la decisión si acepta la propuesta dada por
GPIE, de no ser así se revisa para ajustes y posterior
negociación.
Firmar y legalizar.
1) Oficina jurídica realiza el convenio o contrato del
servicio especializado a prestar. 2) Firman las partes
interesadas.
Prestación del Servicio.
GPIE ejecuta el servicio especializado de acuerdo a lo
definido en la propuesta, convenio o contrato.
Seguimiento a ejecución El Coordinador del GPIE realiza en forma periódica el
del Convenio o contrato.
seguimiento a la ejecución del convenio o contrato
registrándolo en el acta.
Evaluación
de
la En la vigencia del convenio o contrato se evalúa la
satisfacción del cliente.
satisfacción del cliente.
GPIE
Liquidación y terminación.
Oficina jurídica.
Supervisor delegado por
el cliente.
Se revisa la parte contractual y el cumplimiento del
convenio o contrato para su liquidación y terminación.
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REGISTRO
ES-PLA-GPE-FO-01 Control
de llamadas para servicios.
Correo electrónico.
ES-PLA-GPE-FO-02 Formato de
requerimiento.
GPIE
ES-PLA-GPE-FO-03 Acta.
GPIE
Propuesta
CLIENTE
Correo electrónico.
OFICINA JURÍDICA.
ES-PLA-FO-06 Acta.
Convenio o contrato.
CLIENTE.
GPIE
ES-PLA-FO-06 Acta.
COORDINADOR DEL
GPIE
ES-PLA-FO-06 Acta.
ASESOR GPIE
EV-CAL-FO-19 Encuesta de
evaluación de la gestión del
servicio prestado.
Acta de Liquidación.
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GESTIÓN DE PLANEACIÓN
OFERTA DE SERVICIOS ESPECIALIZADOS Y PROYECTOS
CÓDIGO:
ES-PLA-GPE-PR-01
6.2. DISEÑO PROYECTOS
NRO
ACTIVIDAD
1.
Solicitud de asesoría.
2.
Realizar análisis inicial de
la idea.
3.
Realizar
visita
profundización.
Diagnóstico.
4.
5.
de
Ejecución de proyectos
de investigación.
6.
Seguimiento
de
la
ejecución del proyecto.
7.
Presentar proyecto.
VERSIÓN:
1
VIGENCIA:
2014
Página
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DESCRIPCIÓN
El cliente solicita mediante correo electrónico, vía
telefónica u oficio o personalmente asesoría para la
estructuración de su idea.
RESPONSABLE
CLIENTE
De acuerdo a la solicitud del cliente se estudia o analiza
la idea del cliente para formulación de la propuesta.
Si se necesita más información se continúa con la
actividad 3, si no se pasa a la actividad 4.
Se realiza visita para profundizar y ampliar la idea
solicitada según necesidad.
Con base en el análisis de la información obtenida por el
cliente, se envía diagnóstico de viabilidad de la idea a los
Grupos de investigación y facultades al que más le
aplique la propuesta.
El grupo de investigación al que se le asignó el proyecto
debe cumplir con los procedimientos de la vicerrectoría de
investigación y proyección social; para realizar esta
actividad el Grupo de investigación cuenta con un tiempo
máximo de 10 días calendario a partir del envío del
diagnóstico.
Se verifica el cumplimiento de la actividad 5 que venga
acompañada con los documentos correspondientes.
GPIE
REGISTRO
ES-PLA-GPE-FO-01 Control
de llamadas para servicios.
Correo electrónico.
ES-PLA-GPE-FO-02 Formato
de requerimiento.
ES-PLA-GPE-FO-03 Acta.
GPIE
ES-PLA-GPE-FO-03 Acta.
GPIE
Marco lógico del proyecto vía
E-mail.
GRUPOS DE
INVESTIGACION.
MI-INV-FO-10 Formato para la
presentación de proyectos de
investigación.
Se realiza la presentación del proyecto a las entidades
correspondientes y al órgano de financiación teniendo en
cuenta la proveniencia del proyecto:
INTERNO: USCO. Inversión- Planeación- Vicerrectoría
administrativa.
EXTERNO: COCEIN, COLCIENCIAS, OCAD. Fuente
municipal regional, nacional, sectores públicos y privados
FACULTADES USCO.
GRUPOS DE
INVESTIGACION
GPIE
GPIE
ES-PLA-GPE-FO-03 Acta.
Proyecto.
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OFERTA DE SERVICIOS ESPECIALIZADOS Y PROYECTOS
CÓDIGO:
NRO
8.
9.
ES-PLA-GPE-PR-01
ACTIVIDAD
Aprobación proyecto.
Seguimiento ejecución.
VERSIÓN:
1
VIGENCIA:
DESCRIPCIÓN
Se determina la aprobación del proyecto por la entidad
financiadora.
No- Ajuste (Volver actividad 5).
SI- Ejecución.
El GPIE verificara el cumplimiento de los plazos de
ejecución del proyecto.
2014
Página
RESPONSABLE
ENTIDAD
FINANCIADORA.
GPIE
4 de 4
REGISTRO
Acta de aprobación.
ES-PLA-GPE-FO-03 Acta.
7. OBSERVACIONES
8. CONTROL DE CAMBIOS
VERSION
01
ELABORO
LUIS ANTONIO MEDINA ARIAS
Coordinador GPIE
DOCUMENTO Y FEHCA DE APROBACIÓN
EV-CAL-FO-17 16 de Diciembre de 2014
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS
Creación de documentos
REVISO
APROBÓ
CARLOS ALBERTO GALINDO REYES
Coordinador SGC
CARLOS JAVIER MARTINEZ GONZALEZ
Representante de la Dirección
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