NCI-11 Norma de Control de Anticipos a Proveedores

NCI - 11
NORMAS DE CONTROL INTERNO
EMPRESAS ORSAN
FECHA: Marzo 2014
NORMA
CONTROL DE ANTICIPOS A PROVEEDORES
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Objetivo
Establecer las directrices bajo las cuales se orienta el control de los anticipos a
proveedores de Empresas ORSAN.
Alcance
Aplicable a todos los empleados de Empresas ORSAN.
La presente política aplicara en todas las Empresas del Holding ORSAN. Su aplicación
será inmediata y obligatoria a partir de la fecha de publicación de la misma, razón por
la cual los procedimientos existentes deberán ser revisados y ajustados a los
lineamientos dados en este documento.
Definiciones
Anticipos: Se define como el desembolso en efectivo a favor de un proveedor (bienes o
servicios), para cubrir el costo o gasto en cumplimiento de un contrato, convenio o
acuerdo establecido con la empresa.
CONTRATISTAS
PROVEEDORES
Servicios
Insumos
Suministros
Licencias
REQUISITOS
Contrataciones de obras civiles
Servicios de manteciones
Servicios de Transportes
Convenios
Entre otros
Contrato Generado por las partes
Ordenes de Compra
MONTO
Acuerdo contractual hasta un 30%
Acuerdo con el proveedor hasta un 30%
Contratos
Ordenes de compra
Cotización
Ordenes de compra
Factura
CONCEPTOS
SOPORTE DE RESPALDO
Cotización
Presupuesto
Ordenes de compra
REVISADO POR
Nombre: Emilio Arce
FIRMA:
APROBADO POR
Nombre: Jorge Arancibia
FIRMA:
DOCUMENTO
NCI - 11
VERSION: 1
NORMAS DE CONTROL INTERNO
EMPRESAS ORSAN
NCI - 11
FECHA: Marzo 2014
NORMA
CONTROL DE ANTICIPOS A PROVEEDORES
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Normativa
1. Previo a una solicitud de anticipo debe existir una solicitud formal del producto
y/o servicio que se requiere.
2. Se otorgaran anticipos, cuando la adquisición del producto o servicio a sido
decidida en cuanto a proveedor, cantidad y monto total, previa cotización o
presupuesto autorizado.
3. Todo Anticipo deberá tener asociada una orden de compra para el caso de los
productos y/o servicios esporádicos y adicionalmente un contrato de
prestación de servicios para aquellos proveedores de obras civiles, el cual
deberá estar validado por el área legal de la empresa.
4. Los anticipos no podrán ser superior al 30% del monto total de producto o
servicio adquirido.
5. Los anticipos deberán ser autorizados por la Gerencia de Administración y
Finanzas.
6. Los anticipos solo será otorgados mediante documento (cheque), el cual
deberá ser emitido de forma nominativo (tachando las palabras "a la orden de"
y "al portador") a nombre de la empresa o persona natural que suministrara el
producto o servicio.
7. Al momento de la emisión de la factura por el monto total del producto o
servicio, el proveedor debe indicar el valor del anticipo entregado y el saldo
pendiente por pagar.
8. La Contraloría del Holding, está facultada para realizar auditorías sobre la
suficiencia y razonabilidad de los soportes de los anticipos otorgados.
REVISADO POR
Nombre: Emilio Arce
FIRMA:
APROBADO POR
Nombre: Jorge Arancibia
FIRMA:
DOCUMENTO
NCI - 11
VERSION: 1