LECCIÓN N° 05 CONTROL: PROCESO, PUNTOS CRÍTICOS

UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
LECCIÓN N° 05
CONTROL: PROCESO, PUNTOS CRÍTICOS, REQUISITOS
OBJETIVOS:
- Explicar y analizar los pasos del proceso básico del control.
- Determinar la importancia de establecer puntos críticos de control.
5. CONTROL
5.1 DEFINICIÓN.La función administrativa de control es la medición y corrección del desempeño a fin de
garantizar que se han cumplido los objetivos de la empresa y los planes ideados para
alcanzarlos.
5.2 EL PROCESO BÁSICO DE CONTROL
Las técnicas y sistemas de control son esencialmente las mismas trátese de dinero en
efectivo, procedimiento de oficina, moral de los empleados, calidad del producto o
cualquier otra cosa. Implica tres pasos:
o
Establecimiento de normas.- Debido a que los planes son el punto de referencia
para la creación de controles, el primer paso del proceso de control es lógicamente
establecer planes. Sin embargo, puesto que los planes varían en lo que se refiere a
su grado de detalle y complejidad, es preciso establecer normas especiales. Por
definición, las normas son sencillamente criterios de desempeño. Son los puntos
seleccionados en un programa de planeación en su totalidad en los cuales habrán
de tomarse medidas de desempeño para recibir señales de cómo marchan las
cosas a fin de no tener que vigilar cada paso de la ejecución de los planes.
o
Medición del desempeño.- Aunque no siempre practicable, la medición del
desempeño con base en normas debe realizarse idealmente con fundamento en la
previsión, a fin de que las desviaciones puedan detectarse antes de que ocurran y
evitarse mediante las acciones apropiadas. Si las normas son adecuadamente
trazadas y si se dispone de medios para determinar con toda precisión qué hacen
los subordinados, la evaluación del desempeño real o esperado se facilita
enormemente. Sin embargo, hay muchas actividades para las cuales resulta difícil
desarrollar normas exactas, además de lo cual hay muchas actividades difíciles de
medir. Es muy sencillo establecer normas en horas-hombre para la fabricación de un
objeto que se produce en serie, y puede ser igualmente simple medir el desempeño
con base en esas normas. Pero si el objeto se hace a la medida, la evaluación del
desempeño puede convertirse en una tarea descomunal, dada la dificultad de
establecer normas al respecto.
o
Corrección de Desviaciones.- Las normas deben reflejar los diversos puestos de
una estructura organizacional. Si el desempeño se mide en correspondencia con
ellas, es más fácil corregir desviaciones. La corrección de desviaciones es el punto
donde el control puede concebirse como parte del sistema total de administración y
ponerse en relación con las demás funciones administrativas. Se pueden corregir
desviaciones rediseñando los planes o modificando las metas.
5.3 PUNTOS CRÍTICOS DE CONTROL
Las normas son puntos de referencia para la medición del desempeño real o esperado.
Los puntos elegidos para efectos de control deben ser críticos, en el sentido ya sea de
constituir factores limitantes de las operaciones o de dar cuenta mejor que otros factores
de si los planes están dando resultados o no. El principio de control de puntos críticos, uno
de los principios de control más importantes, sostiene que para ser eficaz, el control
implica particular atención a los factores críticos para la evaluación del desempeño con
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base en los planes. Otro medio de control es la comparación del desempeño de la
compañía con el de otras empresas, lo que se conoce precisamente como benchmarking.
5.4. CONTROL CON CORRECCIÓN ANTICIPANTE
El rezago en el proceso de control administrativo demuestra que, para ser eficaz, el control
debe dirigirse al futuro. Ello ilustra el problema de emplear únicamente retroalimentación
procedente de la producción de un sistema y de medir esta producción como medio de
control. Demuestra asimismo la deficiencia de los datos históricos, como los recibidos de
los informes de contabilidad. Una de las dificultades implicadas por los datos históricos es
que les hacen saber en noviembre a los administradores de una empresa que perdieron
dinero en octubre (o incluso en septiembre) a causa de algo que se hizo en julio. Para una
fecha tan tardía, tal información no pasa de ser un dato histórico penosamente interesante.
5.5. REQUISITOS PARA CONTROLES EFICACES
Si en verdad se pretende que los controles funcionen, se les debe crear a la medida. En
pocas palabras, deben responder con toda exactitud a planes y puestos, a cada gerente
en lo individual con todo lo que implica su personalidad y a las necesidades de eficiencia y
eficacia.
- Ajuste de los controles a planes y puestos.- Todas las técnicas y sistemas de control
deben ser un reflejo de los planes para cuyo seguimiento se les diseñó. Cada plan, así
como cada tipo y fase de una operación, tienen características que les son propias. De
igual modo, los controles deben ajustarse a la medida de los puestos. Los controles deben
reflejar asimismo la estructura organizacional. Siendo, como es, el principal medio para la
aclaración de las funciones de cada individuo en una empresa, la estructura
organizacional revela quién es responsable de la ejecución de planes y de cualquier
desviación respecto de ellos.
AUTOEVALUACIÓN N° 05
1. ¿ Qué es el control?
2. ¿ Cuál es el primer paso del proceso de control?
3. ¿Qué son las normas?
4. ¿ En qué consiste la medición del desempeño?
5. ¿ Qué deben reflejar las normas?
6. ¿ Cómo se mide el desempeño?
7. ¿ Cómo se pueden corregir las desviaciones?
8. ¿ En qué consiste el principio de control de puntos críticos?
9. ¿Cómo se determina la responsabilidad de la ejecución de los planes?
10. ¿ A qué se denomina corrección de desviaciones?
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