GGH-02 V. 00 AUXILIAR DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Código
GGH-02 v.01
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Guía para la Gestión del Talento Humano
ROL: Auxiliar de Gestión Documental
PROCEDIMIENTO EN QUE PARTICIPA: control documental
DEPENDENCIA JERÁRQUICA: Depende del Líder del Proceso de Gestión Documental
EDUCACIÓN
•
Titulo de secretariado ó •
auxiliar en archivística
•
•
FORMACIÓN
Conocimiento de las
Normas ISO 9001.
Manejo de Office.
Conocimiento de
Informática.
HABILIDADES
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Compromiso Institucional
•
Conocimiento del trabajo
Trabajo en Equipo
Disposición al servicio
Relaciones interpersonales.
Iniciativa
Responsabilidad
Adaptación al cambio
Gestión y utilización de
Recursos e información
Competencia lecto-escritura
Capacidad de transformar e
innovar.
EXPERIENCIA
Seis (6) Meses en el
área relacionada.
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RESPONSABILIDAD
•
Aplicar
y adaptar
herramientas
modernas para la organización, el
manejo y la conservación de los
archivos de la institución.
•
Establecer procedimientos para el
manejo de la correspondencia dentro y
fuera de la Institución.
•
Atender y tramitar los servicios
requeridos por los usuarios y sus
inquietudes al respecto.
•
Participar
en
la
planeación,
programación, organización, ejecución
y control de las actividades propias de
su cargo y de la dependencia.
•
Velar por la adecuada presentación de
la oficina, organizar el archivo
respectivo.
•
Participar en el cálculo y análisis de
los indicadores de Gestión del
proceso.
•
Participar
activamente
en
la
evaluación de la Medición de la
Satisfacción del Cliente incluyendo sus
quejas y reclamos y proponer
acciones de mejora.
AUTORIDAD
COMUNICACIÓN
Con el líder del proceso de Gestión
Documental, así:
•
•
•
•
•
•
Personalmente.
Correo electrónico.
Sametime.
Teléfono.
Reuniones.
Otros medios de de información
institucionales.
Con el Administrador del aplicativo
de Gestión Documental de las
siguientes formas:
•
•
•
•
•
•
Personalmente.
Correo electrónico.
Sametime.
Teléfono.
Reuniones.
Otros medios de de información
institucionales.
Con los mensajeros de la siguiente
manera:
•
•
•
Personalmente.
Correo electrónico.
Sametime.
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•
•
•
Teléfono.
Reuniones.
Otros medios de de información
institucionales.
•
Ejecutar las acciones correctivas y
preventivas del proceso en el que
participa.
•
Colaborar en la elaboración de los
planes de mejoramiento del proceso.
Con el Grupo de Mejoramiento de
Gestión Documental por medio de:
•
Participar
activamente
en
las
reuniones del Grupo de Mejoramiento.
•
Colaborar en la actualización del
centro interactivo del proceso y hacer
un uso efectivo de la información allí
disponible.
•
•
•
•
•
•
Participar proactivamente en el
desarrollo de las auditorias para el
mejoramiento continuo del proceso
•
Cumplir con las tareas asignadas por
el jefe inmediato y que estén
relacionadas con la naturaleza del
cargo.
OBSERVACIONES:
Correo electrónico.
Sametime.
Teléfono.
Reuniones.