creacion de cuentas

Universidad Católica Boliviana “San Pablo”
CREACION DE CUENTAS
Pasos del Procedimiento.
Paso 1 – Validación del Requerimiento.
Básicamente en el Sistema contable, se tienen 4 tipos de cuentas y subcuentas
(analíticos). Las cuales según el tipo que sean deben tener el visto bueno ya sea de las
autoridades regionales y/o nacionales. Los tipos de cuenta son:
§
Cuentas Patrimoniales.- Las cuales solo se deben crear con el conocimiento y
visto bueno del Vicerrectorado Financiero Administrativo Nacional puesto
que la incorporación de este tipo de cuentas modificaran los estados
financieros de la Universidad los cuales deben ser uniformes a nivel nacional.
§
Cuentas de Resultado.- Estas cuentas reflejan los Centros de Costo de cada
una de las regionales y se deben crear con la autorización del Director
Administrativo Financiero de la Regional, respetando el rango de numero en
el código definido para cada tipo de Centro de Costo.
§
Subcuentas Patrimoniales.- Este tipo de subcuentas se deberían crear en el
Departamento de Contabilidad, salvo en el mismo tengan algún problema en
su creación (codigo repetido, etc.). Este tipo de subcuenta basicamente
consiste en Personas y Entidades y algunas subcuentas auxiliares que
clasifiquen la transacción. La creación de estas subcuentas deben realizarse
con el visto bueno del Contador General o alguna autoridad superior.
§
Subcuentas de Resultado.- Estas subcuentas clasifican el ingreso o el gasto de
cada Centro de Costo en el Estado de Resultados. Estas cuentas solo se deben
crear con el conocimiento y visto bueno del Vicerrectorado Financiero
Administrativo Nacional puesto que la incorporación de este tipo de cuentas
modificaran los estados financieros de la Universidad los cuales deben ser
uniformes a nivel nacional.
GLlR
Creación de Cuentas
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Paso 2 – Validación de la Información.
Antes de crear la cuenta o subcuenta requerida, se debe validar que no exista la cuenta o
subcuenta a crear ya sea a través del sistema contable o a través de cualquier utilitario
que permita realizar la consulta a la base de datos. Si se encontrará alguna cuenta que
potencialmente podría ser la que se vaya a crear se debe hacer llegar la observación a la
autoridad que realizó el pedido para la creación de la cuenta o subcuenta.
Así mismo se deberá revisar si el código que se le vaya a asignar a la cuenta o subcuenta
este dentro de los rangos ya establecidos en el plan de cuentas o subcuentas ya
establecido (en el caso de que no sean subcuentas de Personas o Entidades).
Paso 3 – Creación de la Cuenta.
El tercer paso es la creación de la cuenta o subcuenta en cuestión. Esta operación se la
realiza ya sea a través del Sistema Contable y si es que tuviera ya alguna otra cuenta con
el mismo código se lo debe realizar a traves de algun utilitario que permita ejecutar
codigo SQL en la base de datos.
Paso 4 – Enlaces Adicionales.
El tercer paso es la creación de algunos indicadores y el enlace de la cuenta al grupo
sorrespondiente (este paso no se aplica si e trata de Personas o Entidades). Desde el
Sistema Contable en el ABM correspondiente, se buscara la cuenta o subcuenta ya
creada y se ingresará a la opción Niveles, en la cual se debe definir el nivel al que la
cuenta pertenece en los Estados Financieros y otros indicadores como la cuenta donde
se ajusta su actualización de tipo de cambio, el orden en el que sale en el balance, si es
una cuenta regularizadora, etc. Si se desea consultar cada uno de estos parámetros se
debe revisar la documentación del Sistema Contable. Cabe recordar que el no enlazar la
cuenta a su nivel correspondiente puede generar problemas tanto en el proceso de
actualización del tipo de cambio como problemas en la exposición de los Estados
Financieros.