1. OBJETIVO: Establecer los pasos necesarios para realizar en

SICME
Código: PT-S-240-02
MACROPROCESO: ESTRATÉGICO
Versión: Vr.3
Fecha de Aprobación:
Diciembre 20 de 2013
PROCESO: DIRECCIÓN
Nombre del Procedimiento: Manejo de
Correspondencia
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1. OBJETIVO: Establecer los pasos necesarios para realizar en forma apropiada el manejo de
la correspondencia que llega al Fondo de Bienestar Social de la Contraloría.
2. ALCANCE: Este procedimiento comprende desde la recepción de la documentación hasta
su distribución al interior de las dependencias del Fondo de Bienestar Social de la Contraloría.
3. RESPONSABLES:
Auxiliar Administrativo Grupo de Atención al Usuario: Persona encargada de recepcionar la
documentación que llegue a la Entidad, ya sea en forma verbal, escrita, e-mail, página web,
buzones y correo electrónico institucional.
Responsables de grupos de trabajo: Encargados de recibir la documentación de entrada y
distribuirla a los responsables del trámite y de respuesta a los radicados.
Técnico Administrativo del Grupo Atención al Usuario encargado de enviar los documentos
de salida a los diferentes lugares de destino.
4. DEFINICIONES:
4.1. Radicar:
Asignación de un número consecutivo a un documento recepcionado por la entidad, para su
posterior identificación y trazabilidad.
4.2. Registrar:
Asignación de un número consecutivo a un documento de salida o documento interno, para su
posterior identificación y trazabilidad.
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Procedimiento de Peticiones, Quejas, reclamos y Denuncias PT-S-240-01
Instructivo Medios y normas de envío por tipo de documento I-S-200-03
6. DESARROLLO:
DOCUMENTOS DE ENTRADA (RADICADO)
No.
1
ACTIVIDADES
Realizar la recepción de
documentos que llegan a la
entidad
RESPONSABLE
Auxiliar
Administrativo Grupo
de Atención al
Usuario
DOCUMENTO
GENERADO
PUNTO DE
CONTROL
SICME
Código: PT-S-240-02
MACROPROCESO: ESTRATÉGICO
Versión: Vr.3
Fecha de Aprobación:
Diciembre 20 de 2013
PROCESO: DIRECCIÓN
Nombre del Procedimiento: Manejo de
Correspondencia
2
Radicar en el sistema de
correspondencia los
documentos
Auxiliar
Administrativo Grupo
de Atención al
Usuario
3
Entregar los documentos a
los responsables del área,
con copia a la respectiva
Dirección, según
corresponda
Auxiliar
Administrativo Grupo
de Atención al
Usuario
4
Entregar los documentos al
responsable del trámite en
cada área
Técnico
Administrativo
Grupo de Atención al
Usuario
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Sello, número de
radicado arrojado
por el sistema de
correspondencia,
escáner de los
documentos
Planilla de
entrega del
sistema de
correspondencia
Consultas sistema
de correspondencia
DOCUMENTOS DE SALIDA (REGISTRO)
No.
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
DOCUMENTO
GENERADO
PUNTO DE
CONTROL
1
Recibir de cada área los
documentos para enviar
Auxiliar
Administrativo Grupo
de Atención al
Usuario
2
Registrar los documentos en
el sistema de
correspondencia
Auxiliar
Administrativo Grupo
de Atención al
Usuario
Número de radicado
arrojado por el
sistema de gestión
documental, escáner
de los documentos
3
Enviar los documentos a los
diferentes lugares de
destino.
Técnico
Administrativo Grupo
de Atención al
Usuario
Número de guía de
la empresa de
mensajería
DOCUMENTOS INTERNOS
No.
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
1
Realizar la recepción de
documentos interno
Auxiliar
Administrativo Grupo
de Atención al
Usuario
2
Registrar los documentos en
el sistema de
correspondencia
Auxiliar
Administrativo
Grupo de Atención al
Usuario
DOCUMENTO
GENERADO
PUNTO DE
CONTROL
Número de registro
arrojado por el
sistema de gestión
documental, escáner
de los documentos
SICME
Código: PT-S-240-02
MACROPROCESO: ESTRATÉGICO
Versión: Vr.3
Fecha de Aprobación:
Diciembre 20 de 2013
PROCESO: DIRECCIÓN
Nombre del Procedimiento: Manejo de
Correspondencia
3
Enviar los documentos a las
diferentes dependencias,
según el destino.
Auxiliar
Administrativo Grupo
de Atención al
Usuario
4
Entregar las copias de los
documentos registrados al
área productora de la
comunicación
Auxiliar
Administrativo Grupo
de Atención al
Usuario
Planilla de
entrega del
sistema de
gestión
documental
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Sistema de Gestión
Documental
7. REGISTROS:
Planilla de control de registro de correspondencia generada por el aplicativo de
correspondencia.
8. NORMATIVIDAD:
9. ANEXOS:
10. CONTROL DE CAMBIOS:
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA: Diciembre 19 de 2013
CAMBIO:
Se pasa del proceso de Apoyo –
Gestión Documental al proceso
de Dirección
Responsables, documentos de
referencia
VERSION: 3