conciliaciones - Universidad de El Salvador

UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR
UNIDAD FINANCIERA INSTITUCIONAL
UNIDAD DE CONCILIACIONES Y DEPURACIONES
BANCARIAS INSTITUCIONAL
MEMORIA DE LABORES 2010
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UNIDAD FINANCIERA INSTITUCIONAL
Unidad de Conciliaciones y Depuraciones Bancarias Institucional
Tel. 2511-2032 ext. 2032
1. PRINCIPALES ACTIVIDADES DESARROLLADAS DURANTE EL AÑO
2010
1.1
Elaboración y gestión de requerimientos de información bancaria y
contable para elaborar conciliaciones bancarias.
1.2
Elaboración de conciliaciones bancarias de cuentas bancarias
institucionales mediante actividades de carga de información
contable
y
bancaria
al
sistema
informático,
revisión
de
documentación física probatoria de transacciones de ingresos,
egresos, transferencias y ajustes para cotejarla posteriormente con
información digital contable y bancaria haciendo los respectivos
cruces de información para finalmente generar los respectivos
reportes de conciliaciones bancarias.
1.3
Revisión,
firma,
reproducción
y
distribución de
conciliaciones
bancarias para el debido seguimiento.
1.4
Elaboración y remisión de reportes e informes de inconsistencias
bancarias y contables detectadas con el propósito de que se
desvanezcan dichas inconsistencias.
1.5
Revisión y archivo de documentos bancarios anexos a estados de
cuenta mensuales (cheques, notas de cargo, notas de abono y
remesas)
1.6
Gestiones de consulta y rastreo de movimientos bancarios de
inmediato a través de la banca electrónica.
1.7
Requerimientos de información adicional al banco para preparar
informes que sirvan de soporte para actividades de depuración de
cuentas bancarias como documentación pendiente de registro de
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años anteriores o errores en aplicaciones bancarias.
1.8
Detectar posibles errores o irregularidades en el registro y manejo de
fondos.
1.9
Apoyo a la jefatura UFI en actividades afines al área financiera.
2. PRINCIPALES LOGROS
2.1
Avances sustanciales en los tiempos para conciliar cuentas bancarias,
producto de ello se han elaborado 590 conciliaciones bancarias de 49
cuentas bancarias en el año 2010.
2.2
Disminución considerable de diferencias entre saldos bancarios y
registros contables que datan de años anteriores, lo que se traduce
en progresos tangibles en los procesos de depuración de cuentas a
tal grado que al finalizar el ejercicio 2010 se depuraron diferencias en
registros en 9 cuentas inactivas que ascienden a un monto de
$ 96,542.35 de lo que parte de estos fondos se utilizó para cubrir
necesidades institucionales como pago de planilla de equipo CD UES.
Por otra parte se concretaron transferencias a nivel bancario y
contable de 13 cuentas de la Facultad de Ciencias Naturales inactivas
depuradas, las cuales ascienden a un monto total de $ 664,380.89. A
su vez existía 1 cuenta bancaria inactiva 590-056216-4 denominada
“Maestría en Gestión Hospitalaria”
con saldo bancario cero pero
pendiente su depuración contable, trabajo que se efectuó en su
oportunidad y se cerró posteriormente mediante el acuerdo del C.S.U.
respectivo.
2.3
Gestiones permanentes de procesos de depuración de cuentas
bancarias, tales como remisión de informes por aplicaciones
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contables erróneas por $ 1, 937,129.97, reportes de documentación
bancaria pendiente de registro por $ 808,074.73 y remisión de
reportes de cheques vencidos según art. 820 del Código de Comercio
por $ 29,757.48 para que se desvanezcan observaciones o malas
aplicaciones en el corto plazo.
3. LIMITACIONES.
3.1
Limitaciones de recurso humano.
Limitado apoyo informático para el mantenimiento y desarrollo de nuevas
aplicaciones para el software a la medida por no tener un informático de planta.
3.2
Limitaciones de recursos materiales y técnicos.
Equipo informático inadecuado a requerimientos técnicos que requiere el software
para gestionar conciliaciones bancarias, ya que se trabaja con un alto volumen de
información contable-bancaria que satura el equipo existente.
3.3
Limitaciones en espacio físico.
Se cuenta solamente con un espacio físico sumamente limitado de 5 mts.2, que se
utiliza para área de oficina y para albergar archivos de documentación permanente
(Conciliaciones bancarias, estados de cuenta, cheques, notas de cargo, notas de
abono, remesas, etc.) y documentación temporal (partidas contables del Subsistema
de Contabilidad de meses a conciliar) de todas las cuentas bancarias institucionales.
3.4
Limitaciones en políticas institucionales para la creación de cuentas
bancarias.
No se posee una política institucional para la creación de cuentas bancarias, por lo
que cada vez incrementa su número, lo que hace más complicado el trabajo de
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conciliación y depuración de cuentas, ya que por la gran cantidad de cuentas
existentes se hace mucho más posible aplicaciones erróneas en registros contables
y financieros. Respecto a este tema las NTCI-UES en su art. 73 menciona que la
institución “deberá limitarse el número de cuentas a las estrictamente necesarias”,
por lo que resulta conveniente tomar en consideración dicha normativa, a efectos
también de evitar ser observados por los entes contralores.
4. PRINCIPALES NECESIDADES.
4.1 Recursos Humanos
-
Programas de capacitación sobre áreas afines al cargo de colaboradores de
conciliaciones bancarias, principalmente se debe priorizar para que se imparta el
curso de contabilidad gubernamental al equipo técnico que aún no lo ha recibido, el
cual es impartido por el Ministerio de Hacienda.
-
Apoyo informático permanente para el mantenimiento y desarrollo de nuevas
aplicaciones para el software a la medida para avanzar mucho más ágilmente en los
procesos de conciliación y depuración de cuentas.
-
Idealmente un recurso humano a tiempo completo que se dedique única y
exclusivamente a la depuración de diferencias surgidas en cuentas bancarias de
años anteriores y a la vez darle un seguimiento oportuno a inconsistencias recientes
para que sean desvanecidas de inmediato en coordinación con técnicos de los
subsistemas involucrados.
4.2 Recursos Materiales y Técnicos.
-
2 computadores para colaboradores que sea adecuado a los requerimientos del
software para gestionar conciliaciones bancarias “CONCIBANK”, dado al gran
volumen de información con que se trabaja.
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4.3 Espacio Físico.
-
Se requiere de un espacio físico adecuado para oficina, así como un espacio
suficiente para archivar toda la documentación importante (archivo de conciliaciones
bancarias elaboradas y documentación bancaria: archivo de cheques, notas de
cargo, notas de abono, remesas, etc.), dado a que actualmente la unidad se
encuentra en una situación de hacinamiento.
4.4 Necesidad de modernizar Archivo Contable.
Para que exista un adecuado y ágil proceso de depuración de cuentas bancarias es
necesario que el archivo contable se ordene eficientemente en forma cronológica y
debidamente referenciado conforme lo establece art. 197 lit. e) del Reglamento de
la Ley AFI, ya que de ahí es donde se extrae y rastrea la documentación que sirve
de insumo en el proceso de depuración de cuentas. Dicha situación requiere
especial atención ya que hay observaciones de entes contralores al respecto, por lo
que se hace necesario fortalecer el archivo contable institucional con apoyo de
recursos materiales (estantería), reordenamiento de espacios físicos, recurso
humano
y
tecnológico
necesario
para
lograr
dicha
meta.
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ANEXO No. 1
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Reporte de Conciliaciones Bancarias elaboradas en año 2010