TITULO DEL CARGO: ADMINISTRADOR JEFE CÓDIGO: 08044

TITULO DEL CARGO: ADMINISTRADOR JEFE
CÓDIGO: 08044
NIVEL: 8
DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES
OBJETIVO GENERAL
Controlar las actividades técnicas y administrativas de las áreas de presupuesto, contabilidad, mantenimiento, proveeduría y
demás unidades administrativas, de los servicios y los recursos materiales y financieros asignados a una dependencia,
planificando, coordinando y ejecutando los sistemas y procedimientos contables y financieros, a fin de satisfacer las
necesidades de ésta y administrar efectivamente sus recursos.
FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS
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Diseña, programa y dirige los sistemas y procedimientos contables, administrativos y/o financieros.
Analiza, maneja y controla partidas presupuestarias.
Autoriza los movimientos relacionados con el área.
Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad.
Procesa y tramita puntos de cuentas relacionados con pagos, contratación de servicios y otros.
Informa a la autoridad competente sobre la situación financiera y administrativa de la dependencia.
Participa en la elaboración del presupuesto anual de la unidad.
Suple a la autoridad competente en reuniones referentes al área administrativa.
Elabora los manuales de Políticas, Normas y Procedimientos administrativos de la dependencia.
Representa a la unidad ante el Comité de Compras.
Realiza seguimiento de las diferentes tramitaciones, en cuanto a solicitud de equipos y materiales.
Participa en los actos de licitaciones privadas y públicas y en el control y apertura de cotizaciones.
Administra y controla el fondo fijo especial asignado a la unidad.
Verifica los trámites por solicitudes de compra de divisas.
Controla el movimiento financiero que se llevan en los bancos.
Ordena y verifica los trámites de los asuntos del régimen tributario, que sean necesarios efectuar por la dependencia.
Revisa y aprueba facturas, órdenes de pago, cheques, órdenes de compra y otros.
Maneja partidas presupuestarias, autorizando erogaciones que sean necesarias para cubrir gastos de funcionamiento
interno.
Administra los recursos económicos y materiales de la unidad.
Revisa y coordina la preparación de los estados de la Ejecución Financiera.
Coordina y controla los inventarios de los bienes nacionales.
Vela por la custodia y preservación de la documentación, relacionada con la unidad.
Representa a la Institución en el área de su competencia.
Administra, a través de cuentas bancarias, los adelantos que hace la Institución.
Rinde cuentas al supervisor inmediato sobre la gestión administrativa.
Maneja, contrata y supervisa cotizaciones requeridas por la unidad.
Mantiene contacto permanente con los proveedores y vela por el cumplimiento de los procedimientos administrativos
exigidos por la Institución.
Elabora y envía a la unidad responsable los estados de ganancias y pérdidas balances, rendición de cuentas, gastos de
operación, retenciones, aportes, entre otros.
Revisa y analiza libros de contabilidad diario, mayor, proveedores y auxiliares de retención.
Asiste y participa en reuniones de la unidad.
Realiza arqueos de caja y los verifica con los registros contables.
Supervisa, controla y distribuye las actividades del personal a su cargo.
Solicita traslado de fondo entre las diferentes partidas.
Redacta informes, correspondencias, actas, circulares y demás comunicaciones de la unidad.
Opera un microcomputador para accesar información.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
1.- ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN:
RESPONSABILIDAD:
MATERIALES:
Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa y maneja periódicamente
equipos y materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad indirecta.
DINERO:
Es responsable directo de dinero en efectivo, título y valores, contratos, custodia de materiales y ejecución de presupuesto
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:
Maneja en forma directa un grado de confidencialidad medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en políticas específicas, en procedimientos definidos para lograr objetivos
específicos, mejorar métodos o establecer técnicas y estándares, a nivel de departamento.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera directa y periódica y ejerce una supervisión específica, de manera directa y
constante.
RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:
RELACIONES INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con unidades de Administración, a fin de ejecutar y/o controlar y/o aprobar lo relativo
al área y frecuentes con unidades de Compras y Suministros, Planificación y Programación Presupuestaria, a fin de ejecutar
lo relativo al área, exigiéndose para ello una buena habilidad para obtener cooperación.
RELACIONES EXTERNAS:
El cargo mantiene relaciones frecuentes con entidades bancarias, proveedores de bienes y servicios, y ocasionales con
algunas entidades gubernamentales, a fin de apoyar y/o coordinar y/o controlar lo relativo al área, exigiéndose para ello una
buena habilidad para obtener cooperación.
2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO:
AMBIENTE DE TRABAJO:
El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene contacto con agentes contaminantes.
RIESGO:
El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.
ESFUERZO:
El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y requiere de un grado de precisión manual bajo y
un grado de precisión visual medio.
3.- PERFIL DEL CARGO:
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:
A) EDUCACIÓN:
Licenciado en Administración Comercial o el equivalente.
EXPERIENCIA:
Cinco (5) años de experiencia progresiva de carácter operativo, supervisorio y estratégico en el área de Administración.
B) EDUCACIÓN:
Licenciado en Contaduría Pública.
EXPERIENCIA:
Seis (6) años de experiencia progresiva de carácter operativo, supervisorio y estratégico en el área de Administración.
CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:
CONOCIMIENTOS EN:
Principios administrativos públicos.
Leyes, normas y reglamentos que rigen los procesos administrativos.
Procesador de palabras.
Sistemas operativos.
Hojas de cálculos.
Computación básica.
HABILIDAD PARA:
Desarrollar métodos y procedimientos de trabajo.
Redactar y analizar informes técnicos.
Realizar cálculos numéricos.
Analizar problemas presupuestarios.
Expresarse verbalmente de manera clara.
Supervisar personal.
Mantener relaciones personales.
DESTREZAS EN:
El manejo de calculadoras.
El manejo de un microcomputador.
ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:
Técnicas de supervisión y control.
Dirección de reuniones.
Actualización de técnicas contables.
Relaciones humanas.
Entrenamiento en el sistema de su unidad.