Manual para la Gestión del Coordinador / Personas de

Proveedores
Manual
Gestión del
Coordinador y
Personas de Contacto
Grupo Iberdrola
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INDICE
1. Designación del Coordinador y Gestión de Personas de Contacto........................... 3
1.1 Designación como Coordinador de la primera Persona de Contacto................... 4
1.2 Creación de múltiples Personas de Contacto y designación de Coordinador...... 6
1.3 Visualización y modificación de Personas de Contacto........................................ 10
1.4 Bloqueo / Desbloqueo de Personas de Contacto................................................. 11
2.
Gestiones del Coordinador........................................................................................ 14
2.1 Acciones dentro de SRM para modificaciones...................................................... 14
2.1.1 Modificar el código de seguridad.................................................................. 14
2.1.2 Asignar / Cambiar Coordinador.................................................................... 15
2.2 Acciones en la conexión a SRM para restablecimiento de claves......................... 15
2.2.1 Gestión usuario / clave................................................................................. 16
a) Desbloqueo de usuario................................................................................. 17
b) Rechazar petición......................................................................................... 18
c) Nueva clave................................................................................................... 19
2.2.2 Código de Seguridad (Coordinador).............................................................. 20
2.2.3 Cancelar........................................................................................................ 22
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1. DESIGNACIÓN DEL COORDINADOR Y GESTIÓN DE PERSONAS DE CONTACTO
La primera vez que acceda a la aplicación SRM, el propio sistema le mostrará por
defecto la ventana “Gest. Personas de Contacto” indicándole el siguiente mensaje que
le solicitará nombrar a un Coordinador del usuario y la contraseña para todas las
personas que en su empresa se conecten a SRM:
La función del Coordinador es principalmente la de actuar como el gestor
centralizado dentro de su empresa del usuario y la clave de acceso a SRM, siendo la
única persona con potestad para el reseteo de la clave en caso de bloqueo u olvido. El
Coordinador puede realizar en la herramienta las acciones reservadas a su figura
mediante la introducción de un código de seguridad que le será enviado por email en
el momento de su designación en el sistema. Con este código de seguridad el
Coordinador podrá:
a)
b)
c)
d)
e)
Desbloquear el usuario por demasiados intentos de acceso fallidos.
Tratar peticiones de nueva contraseña de otras personas en caso de olvido.
Nombrar a otro Coordinador que le sustituya.
Actualizar sus datos como Coordinador.
Modificar el código de seguridad.
La primera vez que se conecte a nuestra aplicación SRM, deberá designar al
Coordinador entre todas las Personas de Contacto que existan en la aplicación. La
persona que solicite el acceso a SRM y que haya recibido el usuario y la clave por
primera vez aparecerá ya creada como la primera Persona de Contacto en la
herramienta:
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[email protected]
Existen 2 opciones:
1.1 Designación como Coordinador de la primera Persona de Contacto: podrá seleccionar
a esa persona que ya está creada como Persona de Contacto y designarla como
Coordinador del usuario y la clave. Para ello, seleccione toda la línea pinchando en el
botón de la izquierda y a continuación pinche en “Asignar/Cambiar Coordinador”:
[email protected]
Aparecerá la siguiente ventana pidiéndole confirmar su elección. Pinche en “Ok” para
continuar:
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Recibirá el siguiente mensaje de confirmación y el Coordinador recién designado recibirá
un correo en la dirección de correo electrónico que haya proporcionado informándole de su
código de seguridad:
NOMBRE PROVEEDOR
XXXXXXXX
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1.2 Creación de múltiples Personas de Contacto y designación de Coordinador:
alternativamente usted podrá crear primero una o más personas de contacto
adicionales y seleccionar entre ellas quién quiere que actúe como Coordinador en su
empresa. Para ello pinche en la opción “Gest. Personas de Contacto”, en el apartado
“Proveedores”, donde visualizará los datos de su empresa:
XXXX
Nombre Proveedor
País
Región
XXXXX
Población
Calle
Seleccione la línea de su empresa pinchando en el botón de la izquierda y pinche en
“Crear persona de contacto con referencia”:
XXXX
Nombre Proveedor
País
Región
XXXXX
Población
Calle
Complete el formulario que se abrirá en una nueva ventana rellenando al menos los
campos obligatorios.
En la pestaña “Datos de persona de contacto”:
-
Título
Nombre de pila
Apellidos
Idioma
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En la pestaña “Dat.act.contacto”
-
Teléfono
País del teléfono
Estándar (únicamente marque este botón)
Dirección de correo electrónico. Tenga en cuenta que este correo electrónico será
utilizado para todas las notificaciones del sistema, como cambios de contraseña.
Estándar (únicamente marque este botón)
Para seleccionar el país del teléfono, selecciónelo de la lista desplegable:
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Complete todos los campos obligatorios y pinche en “Grabar”:
Visualizará un mensaje de confirmación de que la Persona de Contacto ha sido creada
correctamente. Pinche en “Cerrar” para volver a la pantalla anterior:
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Para visualizar la Persona de Contacto que acaba de añadir en el apartado “Personas de
contacto” debe pinchar en el botón “Actualizar”:
Nombre Proveedor
Nombre Proveedor
Nombre Proveedor
Puede repetir este proceso para crear tantas Personas de Contacto como desee y a
continuación designar entre ellas al Coordinador tal y como hemos descrito anteriormente. En
el momento de la designación del Coordinador, además de recibir éste un correo con la clave
de seguridad, todas las demás Personas de Contacto recibirán un correo notificándoles quién
es el Coordinador en su empresa:
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NOMBRE PROVEEDOR
Si posteriormente a su primera conexión desear ir incorporando más Personas de
Contacto, deberá crearlas siguiendo este mismo procedimiento.
1.3 Visualización y modificación de Personas de Contacto: los datos de las personas de
contacto pueden ser visualizados y modificados en cualquier momento en el apartado “Gest.
Personas de Contacto”, seleccionando la línea que queremos visualizar / tratar y
seleccionando la opción correspondiente:
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En los casos en los que su empresa tenga acceso en SRM tanto a Licitaciones como a Mi
Información (y sólo en el caso de tener acceso a ambos), tendrá la opción de especificar si la
Persona de Contacto es de “MI Información”. Esto quiere decir que esa persona no interviene
en procesos de licitación y el uso que hace de la aplicación está enfocado a Mi Información.
1.4 Bloqueo / Desbloqueo de Personas de Contacto: además, las Personas de Contacto
pueden ser bloqueadas / desbloqueadas en caso de que vayan a dejar de usar la herramienta.
En este apartado usted podrá bloquear / desbloquear todas las Personas de Contacto a
excepción del Coordinador, que vendrá informado en la parte superior de la pantalla:
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[email protected]
[email protected]
Visualizará el siguiente mensaje de confirmación. Si desea bloquear a esa Persona de
Contacto, pinche en “Sí”:
Se muestra un mensaje confirmándole que la Persona de Contacto ha sido bloqueada
correctamente y aparece ahora como bloqueada:
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[email protected]
En cualquier momento puede ser desbloqueada pinchando en el botón “Desbloquear” y
confirmando la selección:
[email protected]
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2. GESTIONES DEL COORDINADOR
2.1 Acciones dentro de SRM para modificaciones
Si usted como Coordinador quiere acceder a las funciones a las que sólo está autorizado
como tal, pinche en el botón “Gest. Coordinador de Seguridad”:
Para acceder a esta sección deberá introducir el código de seguridad que se le notificó por
email al ser designado como Coordinador:
Una vez verificado el código de seguridad, el Coordinador tendrá acceso dentro de la
herramienta a:
2.1.1 Modificar el código de seguridad: puede introducir un nuevo código de seguridad
para sustituir la que se le ha asignado por defecto. En caso de olvido, le explicamos
más adelante cómo puede generar una nueva.
[email protected]
[email protected]
[email protected]
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Introduzca el nuevo código de seguridad con los requisitos indicados para garantizar que
es correcta y pinche en “Modificar código de seguridad”:
2.1.2 Asignar/Cambiar Coordinador: cada vez que se cambie el Coordinador se generará
un nuevo código de seguridad y se generarán las notificaciones correspondientes
para informar del cambio al nuevo Coordinador y a las demás Personas de Contacto
que figuren creadas en el sistema.
[email protected]
[email protected]
[email protected]
La designación de un nuevo Coordinador se realiza tal y como se ha descrito en el punto
1.1 de este manual.
2.2 Acciones en la conexión a SRM para restablecimiento de claves
Adicionalmente, el Coordinador es el único con potestad para resetear la clave de acceso
a SRM. Cuando cualquier persona que se conecta a SRM (incluido el propio Coordinador) ha
bloqueado su usuario por demasiados intentos de conexión fallidos o simplemente no conoce
o no recuerda la contraseña, debe pinchar en la opción “Clave acceso olvidada”. El
Coordinador también puede usar esta opción si, a pesar de conocer la clave, desea generar
una nueva de todas formas:
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El sistema le solicitará primero que seleccione el idioma:
A continuación, tanto si usted como Coordinador desea cambiar la contraseña como si se
trata de otra Persona de Contacto que ha olvidado la clave o ha bloqueado su usuario por
demasiados intentos fallidos al introducir la clave, complete el siguiente formulario y envíe la
petición. En el campo “Información adicional” indique si ha llegado a bloquear su usuario o si
desea una nueva clave para facilitar la posterior gestión de la petición por parte del
Coordinador:
Se abrirá una nueva ventana con varias opciones:
2.2.1 Gestión usuario / Clave: seleccione esta opción si es usted una persona que usa la
aplicación (incluido el propio Coordinador) pero ha olvidado su clave o ha
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bloqueado su usuario. Recibirá un mensaje de confirmación y se enviará un email al
Coordinador para que trate la solicitud de nueva contraseña o desbloqueo de
usuario:
NOMBRE PROVEEDOR
Al recibir este email como Coordinador, pinche en el link para tramitar la petición y se le
solicitará su código de seguridad para continuar:
Después accederá a la gestión del usuario y la clave de SRM, con 3 posibilidades:
a) Desbloqueo de usuario: si el usuario ha sido bloqueado porque se ha introducido una
contraseña errónea en más de 5 ocasiones, el Coordinador puede proceder a
desbloquearlo de forma que se pueden realizar otros 5 intentos. En estos casos, el
Coordinador debería informar a la persona que ha bloqueado el usuario cuál es la
contraseña correcta. Para el desbloqueo pinche en “Desbloquear usuario”:
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NOMBRE PROVEEDOR
[email protected]
Y obtendrá un mensaje de que el usuario ha sido desbloqueado correctamente:
NOMBRE PROVEEDOR
[email protected]
La persona que había solicitado el desbloqueo recibirá a su vez una notificación por email
de que su petición ha sido resuelta:
b) Rechazar petición: si la persona que ha intentado conectarse desconoce o ha olvidado
la contraseña sin haber llegado a bloquear el usuario y el Coordinador no quiere
generar una nueva clave; o si considera que esa persona no debe ya tener acceso a la
aplicación, puede rechazar su petición de nueva clave:
NOMBRE PROVEEDOR
[email protected]
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Se abrirá una ventana en la que puede incluir un mensaje de respuesta que le llegará por
email a la persona de contacto que había hecho la petición de contraseña. El Coordinador
puede incluir aquí la contraseña vigente para hacérsela saber o el motivo por el cual está
rechazando proporcionársela.
Obtendrá un mensaje de que la petición ha sido descartada:
NOMBRE PROVEEDOR
[email protected]
La persona que había solicitado la nueva clave recibirá a su vez una notificación por email
de que su petición ha sido rechazada, pero incluyendo los comentarios indicados por el
Coordinador:
c) Nueva clave: si el Coordinador desea generar una nueva clave (tanto si la ha olvidado
alguna persona de contacto como si la ha olvidado el propio Coordinador). Se mostrará
el mensaje de que la nueva clave se ha generado correctamente:
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NOMBRE PROVEEDOR
[email protected]
El Coordinador recibe un email notificándole la nueva contraseña:
Y automáticamente todas las personas de contacto reciben un email informándoles de
que la contraseña se ha modificado y que deben contactar con su Coordinador para que se la
comunique:
2.2.2 Código de Seguridad (Coordinador): si el Coordinador ha olvidado su código de
seguridad para acceder a sus trámites como Coordinador, puede solicitar uno
nuevo pinchando en “Código de Seguridad (Coordinador)”:
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El sistema nos advierte de que se va a enviar un email al Coordinador para verificar que la
solicitud de una nueva clave de seguridad es correcta. Pinchamos en “Ok”:
Obtendrá un mensaje confirmando el envío de dicho email al Coordinador:
El Coordinador recibe este email, en el que se incluye un link que debe pinchar para
confirmar la generación del nuevo código de seguridad:
NOMBRE PROVEEDOR
Pinchando en el link, se abre una nueva ventana en la que debemos confirmar el envío del
nuevo código de seguridad al Coordinador. Pinche en “Ok”
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Automáticamente se genera el nuevo código y se muestra el siguiente mensaje:
El Coordinador recibe un email con su nuevo código de seguridad:
2.2.3 Cancelar: si desea cancelar el proceso de petición de nueva contraseña o clave de
seguridad, pinche en “Cancelar”:
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