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Colegio de Bachilleres del Estado de Quintana Roo
Dirección General
La valoración es la fase mas importante del
tratamiento archivístico para poder efectuar el
proceso de “Depuración Documental”, en la que
después de analizar los valores de los
documentos se decide si éstos deben transferirse
a otro archivo o si por el contrario deben
eliminarse o conservarse parcialmente, en cuyo
caso debemos aplicar técnicas de selección.
VALORACIÓN DOCUMENTAL
Es una fase del proceso de expurgo, destinada a descubrir y
apreciar los valores inherentes de la documentación; es el
análisis para determinar su utilidad (valor) a lo largo de su
ciclo de vida, así como para asignarle tiempo y espacio de
conservación o eliminación y selección cuyo objetivo es
establecer los plazos de transferencia, conservación y acceso
a las series documentales.
La valoración será por tanto la fase del tratamiento
archivístico en la que después de analizar los valores de los
documentos se decide si éstos deben transferirse a otro
archivo o si por el contrario deben eliminarse o conservarse
parcialmente, en cuyo caso debemos aplicar técnicas de
selección.
CICLO VITAL DE LA DOCUMENTACION
VALORES
PRIMARIOS
VALORES
SECUNDARIOS
CONSERVACIÓN
DEPURACION
A
ADMINISTRATIVO
L
LEGAL O JURÍDICO
F
FISCAL O CONTABLE
I
INFORMATIVO
T
TESTIMONIAL
E
EVIDENCIAL
P
PERMANENTE
V
VIGENCIA (AÑOS)
H
HISTORICO
D
DESCARTE
SERIES DOCUMENTALES
1.- LEGISLACIÓN
2.- ASUNTOS JURÍDICOS
3.- PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN
4.- RECURSOS HUMANOS
5.- RECURSOS FINANCIEROS
6.- RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA
7.- SERVICIOS GENERALES
8.- TECNOLOGÍA Y SERVICIOS DE INFORMACIÓN
9.- COMUNICACIÓN SOCIAL
10.- CONTROL Y AUDITORIA DE ACTIVIDADES PUBLICAS
11.- PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS
SERIE
1. LEGISLACIÓN
VALOR PRIMARIO
VALOR SECUNDARIO
FINALID
AD
A
L
F
I
T
E
Leyes
X
P
X
x
x
x
H
Decretos
X
V
X
x
x
x
H
Reglamentos
V
V
X
x
x
x
H
Actas
V
V
X
x
x
x
H
Instrumentos jurídicos consensuales (convenios, bases
de colaboración, acuerdos)
1
X
X
X
X
X
D
Registro y certificación de firmas
6
6
X
X
X
X
D
Normas oficiales
V
V
X
si
X
X
H
SERIE
2. ASUNTOS JURÍDICOS
Actuaciones y representaciones
VALOR PRIMARIO
A
L
x
x
F
VALOR SECUNDARIO
I
T
E
x
x
x
D
F
Asistencia, consultas y asesoría
Juicios de la dependencia
Desfalcos, peculados, fraudes y cohechos
Inconformidades y peticiones
SERIE
3. Programación organización y presupuestación
VALOR PRIMARIO
VALOR SECUNDARIO
D
A
L
F
I
T
E
F
Disposiciones en materia de Presupuestación
1
6
6
si
si
X
H
Análisis financiero y presupuestal
1
X
X
X
X
X
D
Evaluación y control del ejecicio presupuestal.
1
6
X
S
S
X
H
Austeridad y disciplina presupuestal
6
6
X
X
X
X
D
Disposiciónes en materia de programación
Registro programático de proyectos institucionales
Programas operativos anuales
Integración y Dictaminación de manuales, normas y
lineamientos de procesos y procedimientos
Certificación de calidad de procesos y servicios
administrativos
SERIE
VALOR PRIMARIO
VALOR SECUNDARIO
D
4. Recursos Humanos
A
L
F
I
T
E
F
Disposición en materia de recursos humanos
6
6
X
S
S
X
H
Expediente único de personal
30
X
X
si
si
X
H
Registro y control de puestos y plazas
6
X
X
S
S
X
H
Nomina de pago de personal
1
X
1
S
X
X
H
Filiaciones al ISSSTE
V
V
X
si
X
X
D
Control de prestaciones en materia económica
30
30
X
X
X
X
D
Jubilaciones y pensiones
1
1
X
si
X
S
H
Control de asistencia (vacaciones, descansos,
licencias, incapacidades etc.)
Descuentos
Estímulos y recompensas
Relaciones laborales (sindicato)
Servicios sociales, culturales, de seguridad e higiene
en el trabajo
Expedición de constancias y credencialización
SERIE
5. Recursos Financieros
Disposiciones en materia de recursos financieros
Gastos o egresos por partida presupuestal
Ingresos
Registros contables (glosa)
Transferencias presupuestales
Ampliaciones presupuestales
Registro y control de pólizas de egresos
Pólizas de diario
Control de cheques
Estados financieros
Estado del ejercicio del presupuesto
VALOR PRIMARIO
A
L
F
VALOR SECUNDARIO
I
T
E
D
F
SERIE
6. Recursos Materiales y Obra Pública
VALOR PRIMARIO
VALOR SECUNDARIO
D
A
L
F
I
T
E
F
Inventario físico y control de bienes muebles
6
6
X
S
S
X
H
Almacenamiento, control y distribución de bienes muebles
1
X
X
X
X
X
D
Disposiciones en materia de recursos materiales, obra
pública, conservación y mantenimiento.
Programas y proyectos en materia de recursos materiales,
obra pública, conservación y mantenimento
Licitaciones
Adquisiciones
Seguros y fianzas
Calidad en materia de obras, conservación y
equipamiento
Conservación y mantenimiento de la infraestructura física
Registro de proveedores y contratista
Arrendamientos
Disposiciones de activo fijo
Control y seguimiento de obras y remodelaciones
Comité de adquisiciones, arrendamientos y servicios
Comité de de enajenación de bienes muebles e inmuebles
Comité de obra pública
SERIE
7. Servicios Generales
VALOR PRIMARIO
A
L
F
VALOR SECUNDARIO
I
T
E
D
F
Servicios básicos (energía eléctrica, agua, predial, etc)
Servicios de embalaje, fletes, y maniobras
Servicios de seguridad y vigilancia
Servicios de telefonía, telefonía celular y
radiolocalización
Mantenimietno, conservación e instalación de mobiliario
y equipo de oficina.
Mantenimiento del parque vehicular
Vales de combustibles
Conservación y mantenimiento de la infraestructura física
SERIE
8. Tecnologías y Servicios de la información
Programas y proyectos en materia de
telecomunicaciones
Desarrollo e infraestructura de telecomunicaciones
Desarrollo e infraestructura del portal de Intenert de la
dependencia
Administración y servicios de archivo y correspondencia
Administración y servicios de bibliotecas
Administración y preservación de acervos digitales
Procesos técnicos en los servicios de información
VALOR PRIMARIO
A
L
F
VALOR SECUNDARIO
I
T
E
D
F
SERIE
9. Comunicación Social
VALOR PRIMARIO
A
L
F
VALOR SECUNDARIO
I
T
E
D
F
Publicaciones e impresos institucionales
Boletines de prensa y entrevistas
Inserciones y anuncios en periódicos y revistas
Notas periodísticas
Invitaciones y felicitaciones
SERIE
10. Control y Auditoría de actividades públicas
VALOR PRIMARIO
A
L
F
VALOR SECUNDARIO
I
T
E
D
F
Disposiciones e materia de control y auditoría
Auditorías
Seguimiento a la aplicación de medidas y recomendaciones
Responsabilidades
Inhabilitaciones
Declaraciones patrimoniales
SERIE
11. Planeación, Información, Evaluación y Políticas
Programas y proyectos de información y evaluación
Sistemas de información estadísticas de la dependencia
Normas de elaboración y actualización de la información
estadística
Informe anual de labores
Indicadores de desempeño, calidad y productividad
Normas de evaluación
Modelos de organización
Asignación y optimización de recursos financieros
VALOR PRIMARIO
A
L
F
VALOR SECUNDARIO
I
T
E
D
F
DEPURACION DOCUMENTAL
FASE
USO
USUARIO
ARCHIVO
ACTIVA
PRIMARIO
Administrativo,
Fiscal o Contable,
Legal o Jurídico
Institucional
Frecuente
(consulta alta)
Institución
productora
TRAMITE
SEMIACTIVA
PRIMARIO
Administrativo
Fiscal o contable
Institucional
Ocasional
(consulta baja)
Institución
Productora
CONCENTRACIÓN
Social
Investigador,
Público en
general
HISTÓRICO
INACTIVA
VALOR
SECUNDARIO
Evidencial
Testimonial
Científico
DOCUMENTOS CON VALOR ADMINISTRATIVO
Son aquellos elaborados, recibidos y conservados, en
función de la organización, procedimientos, actividades o
acciones de la Dependencia en general, y que además no
tiene valor legal o contable.
Su conservación en Archivos de Trámite o su transferencia
al Archivo de Concentración depende del desahogo de
asuntos o del uso y consulta en la unidad administrativa.
Los documentos con valor administrativo se clasificaran, en
los siguientes tipos:
a).- Estudios de proyectos
b).- Informes de labores o reportes de actividades
c).- Actas de reuniones
d).- Invitaciones a reuniones y eventos
e).- Actas Administrativas y Circunstanciales.
Se debe establecer un período máximo de 7 años (ActivoSemiactivo) para la conservación de expedientes con Valor
Administrativo; de 2 a 3 años en Archivo de Trámite y el resto en el
Archivo de Concentración.
DOCUMENTOS CON VALOR LEGAL.
Se clasificarán como documentos con valor legal, aquellos
que en función de sus atribuciones se generan, reciben y/o
conservan el ejercicio de derechos y obligaciones, regulados
por el derecho en la materia, dando testimonios ante la Ley.
Los documentos con valor legal, se conservarán en el
Archivo de Trámite (activo) durante la vigencia ó hasta la
resolución de los mismos, una vez concluida su vigencia,
deberá conservarse por un máximo de 10 años en el Archivo
de Concentración, llevándose a cabo su valoración histórica
antes de su baja.
Cuando las Dependencias conserven documentos
Legales, deberán mantenerse activos durante su
vigencia.
Al momento de ser transferidos al Archivo de
Concentración por la Dependencia, según lo
requieran las necesidades del área, deberán indicar
en el inventario quién conserva los originales.
Los documentos con valor fiscal o contable se
clasificaran, en los siguientes tipos:
a).-Libros de Contabilidad: Documentos en los que se asientan las
operaciones financieras (ingresos y egresos)
b).-Registros Contables: Documentos que comprueban las
actividades cuantificables en dinero relativo a deudores,
acreedores, proveedores, bancos y erogaciones por recuperar
presupuestalmente
c).-Documentación comprobatoria y justificativa de Ingresos al
Gasto Público: Es la documentación que comprueba las
operaciones financieras del libro de contabilidad
d).-Nóminas
e).-Documentos que se refieren a asuntos presupuestales.
Los documentos comprobatorios son todos
aquellos que generan o amparan registros en la
contabilidad que comprueban lo siguiente:
a).- Se recibieron o proporcionaron bienes y servicios que
dan origen (Ejemplo; facturas, notas, recibo de honorarios
etc.); y,
b).- Se recibieron y/o se entregaron efectivo a títulos de
créditos (Ejemplo; cheques, pólizas, contra-recibos,
nóminas).
Para la conservación de expedientes con valor contable, se
deberá establecer que los documentos contables podrán
conservarse en un término de 12 años.
En el Archivo de Trámite (activo) 6 años y por otros 6 años en
el Archivo de Concentración.
Si la Dependencia lo considera necesario podrán
conservarlos en activo por más de 6 años y el resto hasta
cumplir los 12 años en el Archivo de Concentración.
DE LOS DOCUMENTOS CON VALOR HISTÓRICO
Los documentos cuyo valor jurídico, administrativo, fiscal ó
contable cuyos valores primarios han prescrito, deberán de ser
valorados técnica e históricamente pudiendo darse de baja y ser
transferidos al Archivo Histórico.
Una vez que los documentos son transferidos al archivo histórico
adquieren valores secundarios (testimoniales, informativos o
evidénciales) siendo de carácter social, o fuentes de información
para investigadores.
Se considerarán documentos con posible valor histórico
para el inventario de transferencia, los siguientes:
a).- Manuales de Organización y Procedimientos, Guías Técnicas,
Disposiciones ó Lineamientos Generales de Operación
b).- Documentos don información sobre antecedentes de las
Dependencias (orígenes o cambios estructurales o de organización)
c).- Legislación y asuntos jurídicos: Leyes, Reglamentos, Decretos;
d).-Actas de Entrega-Recepción de áreas a nivel directivo, con
anexos
e).-Documentos relacionados con el desarrollo de programas
f), Informe de actividades de áreas a nivel directivo (Dirección
General)
Para determinar los tiempos de conservación
documental se establecerá un período durante el
cual los expedientes deben ser conservados en los
Archivos de Trámite (activos) ó Archivos de
Concentración (semiactivos) si requieren de
valoración histórica antes del trámite de baja o
Descarte.
PROCEDIMIENTOS DE DEPURACIÓN
Para el adecuado manejo y conservación de los documentos en
las Dependencias, se realizará la depuración y en su caso la
transferencia de documentos al Archivo General
En la Dirección General se integrará un Comité Técnico Interno
de Valoración Documental, quien tendrá las facultades para
efectuar la selección de documentos y dictaminar el destino
final, o bien, promover la transferencia o baja de los mismos.
El Comité Técnico clasificará de acuerdo a estos lineamientos y
a las técnicas de valoración.
Para la baja definitiva de documentos de las Dependencias se
requiere de la intervención de las instancias correspondientes
de la Contraloría Interna y el Archivo General del Estado, a
efecto de autorizar, operar y vigilar la baja de los documentos.
Siempre que se realice la depuración de documentos por alguna
Dependencia, esta solicitará autorización al Comité Técnico
mediante un listado de depuración, describiendo detalladamente
el conjunto documental a depurar, así como las técnicas a
aplicar, levantarán el acta
correspondiente y turnando la
solicitud.
Se deberá llevar un registro preciso del inventario de los
documentos que hayan sido dados de baja, eliminados o
transferidos al Archivo Histórico
PROCEDIMIENTOS DE
ORGANIZACIÓN PARA LA
APERTURA DE LA
INFORMACIÓN
GUBERNAMENTAL
LA LEY DE TRANSPARENCIA ESTABLECE TRES
FECHAS IMPORTANTES
• LA INSTALACIÓN DE LA UNIDAD DE VINCULACIÓN A MAS
TARDAR EL 31 DE ENERO DEL 2005 ( CUMPLIDO)
• HACER PUBLICA LA INFORMACIÓN OBLIGATORIA A MAS
TARDAR EL 31 DE MARZO DE 2005(CUMPLIDO)
• LA APERTURA TOTAL DE LA INFORMACIÓN A LOS CIUDADANOS
QUINTANARROENSES A PARTIR DEL 31 DE JULIO DEL 2005 (EN
PROCESO DE ORGANIZACIÓN)
PARA LA APERTURA DE LA INFORMACIÓN
GUBERNAMENTAL
A
LOS
CIUDADANOS
QUINTANARROENSES SE REQUIERE DE LOS
INSTRUMENTOS BÁSICOS SIGUIENTES:
•
UN CUADRO DE CLASIFICACIÓN ÚNICA
•
FORMATOS DE INVENTARIO DOCUMENTAL
•
CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
CUADRO DE CLASIFICACIÓN ÚNICA
Es un instrumento archivístico que consiste en
establecer un sistema de códigos basados en una
estructura orgánica (cifras, letras o mixto), de tal
modo que cada documento o expediente tenga una
clave única que lo individualice y lo identifique
• Facilita la localización conceptual, es decir de la información
contenida en el acervo
• Proporciona una estructura lógica de cada fondo documental
• Facilita la localización física de cada documento
expediente, para facilitar a su vez su control y manejo
o
FORMATOS DE INVENTARIO DOCUMENTAL
• INVENTARIO DE ARCHIVO DE TRAMITE
• INVENTARIO DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
• INVENTARIO DE ARCHIVO DE BAJA
INVENTARIO DE ARCHIVO DE TRÁMITE
Nombre de la Unidad Administrativa:
Fecha de Elaboración:
Clave del
Nombre o Descripción del Expediente
No. Prog.
Mes o Año del
Expediente
Observaciones
Expediente
Entrega
Nombre y Firma
Recibe
Nombre y Firma
Clasificación de la información reservada o confidencial
INVENTARIO DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
Fecha de Elaboración : ____________________________________________________________________________
Fecha de Transferencia _____________________________________________________________________________
Nombre de la Unidad Administrativa: _________________________________________________________________
Clave del
No.
Prog
.
Nombre o Descripción del Expediente
Expediente
Entrega
Nombre y Firma
Periodo
Tiempo de
Conservació
n
Recibe
Nombre y Firma
No. De
Legajos
No de
Hojas
Preservación
Ubicación
Topográfica
Responsable de la Custodia
Nombre y Firma
No de
Caja
CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL O DE CADUCIDADES
Es un documento normativo en el que se establecen la validez y
vigencia de los documentos, se incluye el valor administrativo, legal
o fiscal de los mismos, así como el tiempo de conservación en los
archivos de tramite y concentración
La información incluida en este catalogo será el punto de partida
para los procesos ordenamiento, clasificación, expurgo,
transferencia y depuración
“CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL”
EJEMPLO
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
ÁREA
DIRECCION ADMINISTRATIVA
SERIE
DOCUMENTAL
TIPOS DE DOCUMENTOS
QUE
LO INTEGRAN
CARÁCTER
DOCUMEN
TAL
CONSERVACIÓN DE
ARCHIVO DE:
TRÁMITE
CONCENT.
LEGISLACIÓN
VIGENTE
HISTÓRI
CO
DIRECCION
ADMINISTRATIVA
SERVICIOS
GENERALES
RECIBOS DE AGUA
FISCAL
2
8
D.O.F. 25AGO-98
DIRECCION
ADMINISTRATIVA
RECURSOS
FINANCIEROS
VALES DE GASOLINA
FISCAL
1
3
A
CRITERIO
DIRECCION
ADMINISTRATIVA
RECURSOS
FINANCIEROS
COMPROBACIÓN DE
GASTOS
FISCAL
2
8
D.O.F. 25AGO-98
DIRECCION
ADMINISTRATIVA
RECURSOS
MATERIALES
INVENTARIO DE
MOBILIARIO Y EQUIPO
ADMTIVO
2
6
H
A
CRITERIO
DIRECCION
ADMINISTRATIVA
RECURSOS
MATERIALES
CERTIFICADO DE
GARANTIA
LEGAL
V
6
H
D.O.F. 25AGO-98
DIRECCION
ADMINISTRATIVA
RECURSOS
MATERIALES
EXPEDIENTE
VEHICULAR
ADMTIVO
V
3
DIRECCION
ADMINISTRATIVA
RECURSOS
HUMANOS
CATALOGO DE
PUESTOS
ADMTIVO
V
6
NOMBRE Y FIRMA
TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
OBSERVACI
ONES
A
CRITERIO
H
A
CRITERIO
NOMBRE Y FIRMA
TITULAR DE LA DEPENDENCIA
ART.
TERCERO
ART.
TERCERO
ART.
TERCERO