Apostilla y Legalización - Ministerio de Relaciones Exteriores
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Guía de Usuario: USO INTERNO Solicitud en Línea de Apostilla – Legalización Antecedentes Judiciales Última Actualización: 27/08/2015 Página 1 de 16 Apostilla y Legalización Guía de Usuario: Solicitud en Línea de Apostilla – Legalización Antecedentes Judiciales Fecha última actualización 27/08/2015 COPIA CONTROLADA La versión aprobada más reciente de este documento se encuentra publicada en: http://intranet.cancilleria.gov.co/Docaplicaciones/ Guía de Usuario: Solicitud en Línea de Apostilla – Legalización Antecedentes Judiciales USO INTERNO Última Actualización: 27/08/2015 Página 2 de 16 Contenido 1. Audiencia ..................................................................................................................................... 3 2. Ingreso al Sistema ....................................................................................................................... 3 3. Procedimiento General ............................................................................................................... 3 3.1 Opciones de pago Ubicación actual Colombia .................................................................... 7 3.2 Opciones de pago en ubicación actual en el exterior ......................................................... 7 3.3 Detalle De Opciones De Pago .............................................................................................. 8 SUCURSAL BANCO AGRARIO ....................................................................................................... 8 CONSULADO ................................................................................................................................ 9 3.4 Pago en Línea (a Través de PSE): ............................................................................................... 9 3.4 Sucursal Banco GNB Sudameris o Cajero Servibanca.............................................................. 12 3.5 Consulta................................................................................................................................... 13 COPIA CONTROLADA La versión aprobada más reciente de este documento se encuentra publicada en: http://intranet.cancilleria.gov.co/Docaplicaciones/ Guía de Usuario: Solicitud en Línea de Apostilla – Legalización Antecedentes Judiciales USO INTERNO Última Actualización: 27/08/2015 Página 3 de 16 1. Audiencia Este documento es para uso exclusivo de los funcionarios del Ministerios de Relaciones Exteriores. 2. Ingreso al Sistema Ingrese a la página del Ministerio de Relaciones Exteriores https://www.cancilleria.gov.co o al siguiente enlace https://tramites.cancilleria.gov.co/Ciudadano/Apostilla/solicitudTramite/inicio.aspx. Para ingresar a través de la página del Ministerio de Relaciones Exteriores realice los siguientes pasos: Del menú superior seleccione Trámites y Servicios, de la lista de trámites desplegados haga clic sobre Apostilla o legalización. Ilustración 1: Selección Trámites y Servicios Seleccione la opción Realice su trámite y seleccione la opción Certificado de Antecedentes Judiciales Ilustración 2: Selección Realice su trámite 3. Procedimiento General COPIA CONTROLADA La versión aprobada más reciente de este documento se encuentra publicada en: http://intranet.cancilleria.gov.co/Docaplicaciones/ Guía de Usuario: Solicitud en Línea de Apostilla – Legalización Antecedentes Judiciales USO INTERNO Última Actualización: 27/08/2015 Página 4 de 16 En el formulario de registro de la solicitud, de la lista Tipo de documento a apostillar o legalizar Seleccione Certificado de Antecedentes Judiciales y haga clic en el botón Siguiente Ilustración 3: Tipos de documento para apostilla / legalización Diligencie el número de cédula del solicitante, los datos de ubicación y trámite. Importante: en la lista “Su ubicación actual” indique si se encuentra en el exterior o en Colombia; de acuerdo a esta selección el sistema le presentará el listado de opciones para efectuar el pago. A la pregunta ¿Requiere y autoriza la consulta y expedición del CERTIFICADO DE ANTECEDENTES JUDICIALES con fines migratorios?, marque sí cuando requiera presentar el certificado de Antecedentes en el exterior. Registre los datos y haga clic en el botón Continuar. Ilustración 4: Formulario de solicitud En caso de no ser posible tramitar la solicitud, el sistema le presentará el siguiente mensaje de notificación: COPIA CONTROLADA La versión aprobada más reciente de este documento se encuentra publicada en: http://intranet.cancilleria.gov.co/Docaplicaciones/ Guía de Usuario: Solicitud en Línea de Apostilla – Legalización Antecedentes Judiciales USO INTERNO Última Actualización: 27/08/2015 Página 5 de 16 Ilustración 5: Error solicitud no puede ser tramitada Sí no ha realizado trámites anteriormente se presenta el mensaje: Ilustración 6: Mensaje de Requerimiento de Inscripción Consular Diligencie la información que valida su identidad de acuerdo con los trámites que ha realizado anteriormente. Ilustración 7: Validación de Información COPIA CONTROLADA La versión aprobada más reciente de este documento se encuentra publicada en: http://intranet.cancilleria.gov.co/Docaplicaciones/ Guía de Usuario: Solicitud en Línea de Apostilla – Legalización Antecedentes Judiciales USO INTERNO Última Actualización: 27/08/2015 Página 6 de 16 Si la información no es correcta, el sistema le presentará el mensaje: Ilustración 8: Validación incorrecta de Información Si la información fue validada correctamente y corresponde con el registro de la Policía Nacional el sistema le presentará un formulario con los nombres y apellidos correspondientes a la cédula ingresada. En caso de que la validación no sea correcta se presenta el mensaje: Ilustración 9: Inconsistencia de Información En caso de que todo este correcto, diligencie los datos del formulario y seleccione de la lista Pago en la forma en la que realizará el pago del trámite. COPIA CONTROLADA La versión aprobada más reciente de este documento se encuentra publicada en: http://intranet.cancilleria.gov.co/Docaplicaciones/ Guía de Usuario: Solicitud en Línea de Apostilla – Legalización Antecedentes Judiciales USO INTERNO Última Actualización: 27/08/2015 Página 7 de 16 Ilustración 10: Verificación y registro de datos Certificado Judicial Las opciones de pago varían según la ubicación seleccionada al iniciar el trámite: 3.1 Opciones de pago Ubicación actual Colombia Podrá seleccionar: SUCURSAL BANCO AGRARIO SUCURSAL BANCO GNB SUDAMERIS O CAJERO SERVIBANCA PAGO EN LÍNEA (A TRAVÉS DE PSE) 3.2 Opciones de pago en ubicación actual en el exterior CONSULADO PAGO EN LÍNEA (A TRAVÉS DE PSE) COPIA CONTROLADA La versión aprobada más reciente de este documento se encuentra publicada en: http://intranet.cancilleria.gov.co/Docaplicaciones/ Guía de Usuario: Solicitud en Línea de Apostilla – Legalización Antecedentes Judiciales USO INTERNO Última Actualización: 27/08/2015 Página 8 de 16 3.3 Detalle De Opciones De Pago SUCURSAL BANCO AGRARIO: Para pago en cualquier ventanilla del Banco Agrario en Colombia, presentando el recibo de pago impreso. Ilustración 11: Formulario Forma de Pago Banco Agrario Diligencie el formulario que se presenta y haga clic en el botón Recibo Ilustración 12: Recibo de Pago Banco Agrario COPIA CONTROLADA La versión aprobada más reciente de este documento se encuentra publicada en: http://intranet.cancilleria.gov.co/Docaplicaciones/ Guía de Usuario: Solicitud en Línea de Apostilla – Legalización Antecedentes Judiciales USO INTERNO Última Actualización: 27/08/2015 Página 9 de 16 CONSULADO: Para pagar en el consulado de Colombia más cercano a su residencia, presentando el número de 15 dígitos correspondiente a su número de solicitud. Ilustración 13: Pago en Consulado "Continuar" Haga clic en el botón Continuar El sistema le presentará la información con el número de solicitud; por favor conserve este número y preséntese ante cualquier Consulado de Colombia a realizar el pago. Ilustración 14: Información del trámite - Consulado 3.4 Pago en Línea (a Través de PSE): Para pago electrónico, haciendo uso del Proveedor de Servicios Electrónicos PSE Importante: Para realizar su pago por PSE debe contar con una cuenta en Colombia con el servicio para pagos electrónicos habilitado por su respectiva entidad financiera. COPIA CONTROLADA La versión aprobada más reciente de este documento se encuentra publicada en: http://intranet.cancilleria.gov.co/Docaplicaciones/ Guía de Usuario: Solicitud en Línea de Apostilla – Legalización Antecedentes Judiciales USO INTERNO Última Actualización: 27/08/2015 Página 10 de 16 Ilustración 15: Opciones de pago en el exterior Cuando seleccione el medio de pago, haga clic en el botón Registrar solicitud: El sistema le presentará el costo del trámite y un formulario para ingresar los datos de quien realizará el pago del mismo. Importante: El trámite solamente será autorizado después de realizado el pago. Ilustración 16: Registrar solicitud COPIA CONTROLADA La versión aprobada más reciente de este documento se encuentra publicada en: http://intranet.cancilleria.gov.co/Docaplicaciones/ Guía de Usuario: Solicitud en Línea de Apostilla – Legalización Antecedentes Judiciales USO INTERNO Última Actualización: 27/08/2015 Página 11 de 16 Ilustración 17: Pago PSE “Continuar” Haga clic en el botón Continuar. El sistema le presentará una pantalla de información con el número del trámite; por favor conserve este número para realizar el pago a través del módulo de pagos electrónicos. Ilustración 18: Información del trámite PSE Haga clic en el botón Continuar COPIA CONTROLADA La versión aprobada más reciente de este documento se encuentra publicada en: http://intranet.cancilleria.gov.co/Docaplicaciones/ Guía de Usuario: Solicitud en Línea de Apostilla – Legalización Antecedentes Judiciales USO INTERNO Última Actualización: 27/08/2015 Página 12 de 16 Ilustración 19: ingreso del número del recibo en pago por PSE Ingrese el número de recibo/solicitud e ingresar a la plataforma de pago electrónico PSE. 3.4 Sucursal Banco GNB Sudameris o Cajero Servibanca Para pago en cualquier ventanilla del Banco GNB Sudameris en Colombia, presentando la referencia única de pago en cualquier cajero electrónico de la red Servibanca. Ilustración 20: Formulario Forma de Pago Banco Sudameris o Cajero Servibanca Diligencie el formulario que se presenta y haga clic en el botón Continuar El sistema le presentará la referencia única de pago. COPIA CONTROLADA La versión aprobada más reciente de este documento se encuentra publicada en: http://intranet.cancilleria.gov.co/Docaplicaciones/ Guía de Usuario: Solicitud en Línea de Apostilla – Legalización Antecedentes Judiciales USO INTERNO Última Actualización: 27/08/2015 Página 13 de 16 Ilustración 21: Referencia Única de Pago 3.5 Consulta La apostilla o legalización será enviada al correo electrónico registrado en la solicitud en el transcurso de las siguientes 24 horas después de realizado el pago; podrá consultar el estado de su solicitud en la página del Ministerio de Relaciones Exteriores a través de la opción Consulta estado de la solicitud apostilla/legalización en línea o accediendo directamente al enlace: http://tramites.cancilleria.gov.co/ciudadano/ConsultaEstado/consulta.aspx Seleccione en Tipo de documento de la solicitud la opción Certificado de Antecedentes Judiciales y haga clic en el botón Continuar Ilustración 23: Consulta solicitud apostilla/legalización Ingrese el número de su recibo/solicitud, el código de verificación que fue enviado al correo electrónico registrado en la solicitud y haga clic en el botón Consultar COPIA CONTROLADA La versión aprobada más reciente de este documento se encuentra publicada en: http://intranet.cancilleria.gov.co/Docaplicaciones/ Guía de Usuario: Solicitud en Línea de Apostilla – Legalización Antecedentes Judiciales USO INTERNO Última Actualización: 27/08/2015 Página 14 de 16 El sistema le presentará la información necesaria para consultar su apostilla o legalización, copie y guarde el código de apostilla/legalización junto con la fecha de expedición. Ilustración 24: Resultados consulta de código apostilla-legalización desde la página del Ministerio Una vez el estado de su trámite sea “AUTORIZADO” podrá verificar y descargar el documento; para lo cual ingrese a www.cancilleria.gov.co/apostilla o a www.cancilleria.gov.co/legalizaciones según sea el trámite solicitado, diligencie los campos Número de apostilla – legalización o constancia y Fecha de expedición y haga clic en el botón Buscar Ilustración 25: Consulta archivo apostilla – legalización El sistema le presentará una ventana para la descarga del documento, haga clic en el botón “Abrir” para visualizar el documento o “Guardar” si desea guardar una copia en su equipo Ilustración 27: Descarga del documento COPIA CONTROLADA La versión aprobada más reciente de este documento se encuentra publicada en: http://intranet.cancilleria.gov.co/Docaplicaciones/ Guía de Usuario: Solicitud en Línea de Apostilla – Legalización Antecedentes Judiciales USO INTERNO Última Actualización: 27/08/2015 Página 15 de 16 El archivo contiene la apostilla o legalización generada como resultado de su solicitud. La certificación de antecedentes judiciales expedida por la POLICÍA NACIONAL, se encuentra adjunta al documento, para visualizarla debe seleccionar el icono en forma de clip o gancho para papeles. Nota: se recomienda usar Adobe Reader para asegurar que pueda visualizar los adjuntos del documento Ilustración 28: Apostilla o legalización del certificado de antecedentes judiciales Se desplegará un panel que muestra el documento adjunto, debe hacer doble clic sobre el nombre del archivo para visualizarlo. Ilustración 29: Archivo adjunto de la apostilla o legalización. COPIA CONTROLADA La versión aprobada más reciente de este documento se encuentra publicada en: http://intranet.cancilleria.gov.co/Docaplicaciones/ Guía de Usuario: Solicitud en Línea de Apostilla – Legalización Antecedentes Judiciales USO INTERNO Última Actualización: 27/08/2015 Página 16 de 16 Ilustración 30: Certificado de antecedentes judiciales COPIA CONTROLADA La versión aprobada más reciente de este documento se encuentra publicada en: http://intranet.cancilleria.gov.co/Docaplicaciones/
