CAPÍTULO 11: PAPEL DE LOS EMPLEADOS EN LA ENTREGA DEL SERVICIO TEMAS DEL CAPÍTULO • • • • • • • • • • La importancia crucial de los empleados del servicio Papeles que juegan los empleados de contacto –interno y externo Estrategias para el personal de servicios Contratar a las personas apropiadas Desarrollar a las personas para la entrega de calidad en el servicio Proporcionar los sistemas de soporte necesarios Retener a los mejores empleados Una cultura de servicio Perfil tecnológico: Cómo ayuda a los empleados la automatización de la oficina de atención al cliente Perspectiva global: ¿Qué tan bien se transfiere la cultura de servicio de una compañía? OBJETIVOS DEL CAPÍTULO 1. Ilustrar sobre la importancia crucial de los empleados del servicio para crear la satisfacción del cliente y la calidad en el servicio. 2. Demostrar los desafíos inherentes a los papeles del personal de contacto (interno y externo de la organización). 3. Proporcionar ejemplos de estrategias diseñadas para generar la entrega de servicios orientados al cliente, mediante la contratación del personal apropiado; el desarrollo de los empleados para la entrega de calidad en el servicio; el ofrecimiento de los sistemas de apoyo necesarios y, la retención de los mejores empleados para el servicio. 4. Mostrar la forma en que las estrategias pueden respaldar una cultura de servicio donde la entrega de servicios de excelencia tanto, a los clientes internos como a los externos, es una forma de vida. CONSEJOS Y AYUDAS PARA EXPONER EL TEMA 1. Una forma alternativa de incluir este material en el formato de exposición directa, sería invitar a los estudiantes a que ayuden en la entrega del servicio. La figura 11-5 contiene un excelente marco de referencia para esta actividad particular. Los alumnos pueden formar unos 12 grupos más o menos iguales (dos a cuatro estudiantes, dependiendo de su número total). El propósito es asignar a cada grupo una de las estrategias de recursos humanos que se describen en la figura 11-5. Por ejemplo, a un grupo se le puede encargar la estrategia de “delegar autoridad en los empleados (empowerment)”. Como parte del ejercicio, se solicitará a los miembros de dicho equipo que describan lo que queremos decir con empowerment, con el fin de analizar 71 cómo se teje esta idea entre las otras estrategias (en este caso “desarrollar a las personas para que entreguen calidad en el servicio”), y de que expongan algunos ejemplos de industrias en las cuales sepan que se está empleando esta estrategia. Lo anterior ayudará a romper la rutina de la clase y permitirá que todos los estudiantes se involucren en esta discusión general. 2. Los expositores invitados a menudo hacen valiosas contribuciones a lo que se comenta en clase. La figura 11-5 también puede servir para que el invitado estructure su exposición en torno a los temas de este capítulo. En particular, el profesor puede acercarse al expositor previamente. Por ejemplo, a un vicepresidente de marketing, o quizás al gerente de recursos humanos de una organización, invitarlo para que acuda a la discusión sobre el material de este capítulo. Muchos expositores invitados pueden impartir charlas de manera inteligente, sin preparación especial, sobre esta figura. En particular, muchos gerentes conocedores saben lo que sus compañías están planeando y haciendo acerca de muchas de las estrategias de recursos humanos que se plantean en la figura 11-5. Es decir, que un expositor invitado puede fácilmente hablar sobre qué están haciendo para delegar autoridad (empowerment) en los empleados, para entrenar las habilidades interactivas, o lo que están llevando a cabo para convertirse en patrones preferidos. Al proporcionar esta figura como marco de referencia, se benefician tanto el profesor como el expositor invitado. Al profesor le ayuda a mantener la exposición y la discusión en los temas relacionados con el material de la clase. Al expositor invitado, le proporcionará un marco de trabajo organizado sobre el cual basar su participación. Es posible que el invitado conozca bien la mayoría de las áreas que se tratan en la figura, la cual brinda un método sencillo para presentar las ideas y las estrategias que se emplean en la organización a la que pertenecen (sin tener que invertir mucho tiempo para desarrollar un marco específico para la exposición de esta clase particular). EJERCICIOS DE APRENDIZAJE ACTIVO 1. En grupos de cinco o seis, organice la “representación de papeles” respecto de algunas de las estrategias de recursos humanos para cerrar la brecha 3 (véase la figura 11-5). Cada grupo debe crear dos escenarios: uno en el cual estas estrategias no se utilicen y otros donde sí se estén aplicando con eficacia. Luego, cada grupo representará sus dos escenarios en clase. Los grupos deben comenzar por mostrar el escenario “ineficiente” y después pedir a los demás alumnos que critiquen lo que no funcionó antes de representar su versión sobre la estrategia “eficaz”. 2. Solicite a los estudiantes que busquen cortes de películas conocidas en los que se puedan observar las relaciones internas del servicio, bien sean muy eficaces o muy ineficaces. Muestre los cortes en clase y realice un breve análisis sobre el material en lo que se refiere al capítulo 11. Los estudiantes con frecuencia presentan ideas asombrosas para este trabajo. Un ejemplo de lo anterior es aquel estudiante que mostró un corte sobre una película de James Bond donde “Q” y el personal de R & D para el Servicio Secreto de su Majestad muestran a Bond como el espía que habían desarrollado para apoyar sus peligrosas actividades. Después el estudiante mostró una escena de una de las películas de Guerra de las Galaxias que demostraba el deficiente servicio interno que recibía Darth Vadar de su organización. La parte final de su presentación 72 fue un breve análisis de los efectos cualitativos y cuantitativos del servicio interno en los empleados de primera línea de sus organizaciones (todos muy negativos para Darth Vadar y el Imperio del Mal, y muy positivos para James Bond y el Servicio Secreto de su Majestad). 3. El artículo “The Power of Internal Guarantees” [Christopher W. L. Hart (1995). “The Power of Internal Guarantees”; Harvard Business Review; enero-febrero, pp. 64-73] define las garantías internas como “la promesa o compromiso –que hace una parte de una organización a otra– de entregar sus productos o servicios de una forma específica y a completa satisfacción del cliente interno, o incurrir en una pena significativa, monetaria o de otro tipo” (p. 64). Elabore un resumen de los aspectos clave de este artículo y relaciónelos con el material relevante del capítulo 11. [Nota: Un excelente recurso para comprender en forma amena la influencia y el valor de los empleados de primera línea, puede encontrarse en The Real Heroes of Business and Not a CEO Among Them (de Bill Fromm y Len Schlesinger (1993). Nueva York, NY: Doubleday). Cada uno de los 14 capítulos del libro narra la historia de un trabajador de primera línea que presta al cliente un servicio extraordinario. También se calcula el valor que tiene a través del tiempo el empleado para la compañía –tema que se vincula de manera natural con el material que se abordó antes en este volumen, sobre el valor que tiene el cliente para la compañía a lo largo de su relación–. Un buen recurso para conseguir videos sobre del tema de la consolidación de relaciones con el cliente, es el “Segment 4: Managing for Quality and Productivity Improvements” de las series de video Achieving Breakthrough Service, de James Heskett, W. Earl Sasser y Leonard Schlesinger. La serie está disponible a través de la Harvard Business School Video Series, P.O. Box 1010, Boston, MA 02117, (800) 248-1878, FAX (617) 4968866.] 4. Una buena pregunta para estimular una discusión vivaz es: “¿Conviene siempre delegar autoridad en los empleados?” Quizás el profesor considere adecuado distribuir, antes de formular la pregunta, una copia del artículo “El programa de empleados del Ritz en KMC”, incluido en la siguiente página. En el artículo se analiza el programa para delegar autoridad en los empleados, que aplica el Kootenai Medical Center en Coeur d’Alene, Idaho. Se puede pedir a los estudiantes que analicen los beneficios potenciales del programa de empowerment en KMC y/o las desventajas potenciales. Es posible, incluso, dividir a los alumnos para que un equipo defienda los beneficios de dicho programa y otro las desventajas del empowerment. También pueden, al finalizar la discusión, pensar desde la perspectiva del “marketing de servicios”, con el fin de que opinen si consideran que el programa de KMC es una buena idea, y solicitarles que justifiquen su postura. Este planteamiento se ha empleado, con algunas adaptaciones, con éxito en exámenes. El programa de empleados del Ritz en KMC: El hospital autoriza que sus empleados gasten hasta 1,000 dólares al año, para mejorar la estancia de los pacientes por Craig Welch 73 COEUR d’ALENE –El Kootenai Medical Center planea otorgar a 1,000 de sus empleados el poder de gasto de la camarera de un hotel. Pero no a cualquier camarera –sino a una camarera del Ritz-Carlton Hotel–. A partir del 1 de noviembre, la plana mayor del KMC permitirá que todo trabajador del hospital gaste hasta 1,000 dólares al año en mejorar la estancia de los pacientes o de sus familiares, o en ayudar a resolver las reclamaciones del cliente. El aspecto del millón de dólares fue lo que hizo que todos pusieran su mirada en el programa que implantó un lujoso hotel, que autoriza a sus empleados a que gasten cierta cantidad sin necesidad de aprobación previa de la gerencia. La idea: mantiene contentos a los clientes. “Nosotros hacemos todo lo posible para nunca perder a un cliente”, afirmó Amber Vierra, el portavoz de Ritz en San Francisco. Joe Morris, director general del hospital, piensa que esta meta también vale la pena para el hospital. Morris se enteró de esta idea durante la conferencia que dictó su autor, el gurú de los negocios Tom Peters, en la Eastern Washington University apenas un mes antes. “Él nos platicó sobre Ross, la camarera del Ritz-Carlton encargada del segundo piso, a quien se había autorizado incurrir en un gasto de hasta varios miles de dólares para mantener contentos a los clientes”. Morris comenzó una lluvia de ideas. Comentó que con su nuevo programa, el radiólogo puede rebajar la factura del cliente al que juzga que se le está cobrando más de lo debido. Un conserje puede comprar pizza para los familiares que esperan a que su abuela salga de una cirugía. Una dietista puede pagar el taxi de una anciana que no encuentra quien la lleve al hospital. “A las personas les gusta sentir que pueden tener control”, agrega Morris. “Delegar en ellos la autoridad para gastar dinero es un símbolo de que se atienden las necesidades de los pacientes y sus familiares, y las personas captan como un buen mensaje.” En la actualidad, dijo, los pacientes con reclamaciones de facturación acuden a un departamento de facturación. Pueden pasar meses antes de que se resuelva la queja. Abundan los ejemplos. “Personas que vuelan desde otros estados para visitar a sus enfermos, se han regresado sin verlos, porque se les dijo que no estaban registrados cuando en realidad sí estaban en el hospital”, dijo Morris. Con el programa, afirmó la recepcionista, puede disculparse con el Tío Joe y, quizás, hasta pagar su estancia en un hotel. En el Ritz-Carlton de San Francisco, a menudo las recepcionistas eliminan el cargo de llamadas telefónicas si los clientes no recuerdan haber efectuado la llamada, comentó Vierra. “Si quien se hospeda en la habitación contigua hace mucho ruido, cambiamos al cliente de habitación” nos dijo ella. “Si no contamos con más habitaciones, les ofrecemos un día de estancia gratis.” El programa se denomina en el hotel de manera adecuada “pacificación instantánea del cliente”, agregó Vierra. Morris aún trabaja para afinar algunos de los detalles de su programa en el hospital. Él quiere que los empleados elaboren un reporte donde expliquen el gasto que hicieron para que el hospital pueda dar seguimiento a las reclamaciones –y rectificar las fallas. Aun cuando mil empleados autorizados para gastar $1,000 dólares cada uno puede costar al hospital 1 millón de dólares al año, Morris dice no estar preocupado. “No todos van a gastarse todo el dinero”, dijo. De todas formas, “los errores o problemas que ellos están corrigiendo, es 74 algo que nosotros deberíamos hacer”. Lo que más le preocupa es que los empleados no quieran gastar ese dinero. “Quizás yo mismo deba hacerlo para mostrarles que ES CORRECTO”, agregó riéndose. [Nota: este artículo se editó originalmente en The Idaho Spokesman-Review, 9 de octubre de 1997, pp. Al y A15.] Copyright 1997. Reimpreso con autorización de The Spokesman-Review. PREGUNTAS PARA DEBATE 1. ¿Por qué los empleados del servicio son cruciales para el éxito de cualquier organización de servicio? ¿Por qué se dedica un capítulo completo acerca de los empleados del servicio en este texto de marketing? Debido a que los servicios por lo general los entrega una persona a otra persona, los empleados que en realidad se comunican y entregan el servicio al cliente son cruciales para el éxito de la organización. Como se afirmó al principio del capítulo: • Ellos son el servicio. • Ellos son la organización a los ojos del cliente. • Ellos son profesionales del marketing. Cada una de estas ideas se desarrolla en el texto. Además, existe una buena cantidad de investigaciones que sugieren que existe una correlación entre la satisfacción del empleado y la satisfacción del cliente. Las organizaciones que ignoran, o que tratan mal a sus empleados, tienden a tener clientes menos satisfechos que aquellas organizaciones que tratan bien a sus empleados. En el recuadro 11-1 se ilustran los vínculos entre la satisfacción del empleado y la satisfacción del cliente. Por último, las dimensiones de la calidad en el servicio suelen recibir la influencia de los comportamientos del empleado. Por consiguiente, la calidad del servicio depende en gran medida, de la contratación, entrenamiento y retención de los empleados que pueden entregar y entregarán un excelente servicio. 2. ¿Qué significa trabajo emocional? ¿Cómo puede diferenciarse del trabajo físico o del trabajo mental? El término “trabajo emocional” fue acuñado por Arlie Hochschild en su libro The Managed Heart (nota 14). Es el tipo de trabajo que va más allá de las habilidades físicas o mentales, en el que intervienen los sentimientos y las emociones de los empleados. Significa la entrega de una sonrisa, mirar directamente a los ojos, mostrar sincero interés por el cliente, y establecer conversaciones amigables con personas básicamente desconocidas. Con frecuencia, el trabajo emocional exige que los empleados supriman lo que en realidad están sintiendo en ese momento. Una buena forma de abundar en el tema, es pedir a los alumnos que piensen en algún trabajo que hayan desempeñado, y que descubran si la proporción de trabajo emocional 75 que implicaba era importante. El concepto se hará más concreto al estimular a los estudiantes para que expresen sus propios ejemplos. 3. Refleje su propio papel como proveedor de servicio de primera línea, bien sea en su trabajo actual o en cualquier otro que haya desarrollado antes como empleado de tiempo completo o de medio tiempo. ¿Ha experimentado los tipos de conflictos que se describen en la sección de los empleados de contacto (interno y externo) de este capítulo? Prepare algunos ejemplos para exponerlos durante el análisis del tema en clase. Este planteamiento permitirá que los estudiantes, al aplicar los conceptos, conciban de manera más concreta los tipos de conflicto que se analizan en pp. 355-356 del texto. Los estudiantes casi siempre proporcionan excelentes ejemplos. Las cuatro principales fuentes de conflictos son: • • • • Conflictos persona/función: los empleados sienten que deben reprimir su propia personalidad, orientación o valores, para desempeñar sus trabajos de manera eficaz. Conflictos organización/cliente: los empleados se enfrentan al conflicto entre las necesidades de la organización versus las del cliente; el conflicto se agrava en especial cuando el empleado considera que las políticas/normas de la organización son incorrectas y que el cliente tiene la razón y que, aún así, no puede hacer nada para responder a las solicitudes del cliente. Conflictos entre los clientes: estos conflictos surgen cuando el empleado atiende, al mismo tiempo, a varios clientes con necesidades incompatibles –satisfacer a un cliente puede significar el descontento de los otros clientes. Intercambios calidad/productividad: en muchos casos se pide a los empleados que entreguen tanto alta calidad/satisfacción al cliente, como que sean eficientes y productivos; estas metas no siempre son compatibles, en particular cuando se trata de la interacción individual entre empleado/cliente. 4. Seleccione a un proveedor de servicio (su dentista, médico, abogado o estilista del cabello) con el cual esté familiarizado y analice las formas en las que esta persona puede influir en forma positiva sobre las cinco dimensiones de las cinco dimensiones de la calidad en el servicio en el contexto en el que entrega sus servicios. ¿Realice esto mismo con respecto a usted mismo (si en la actualidad es usted un proveedor de servicio). Esta pregunta permite que los estudiantes observen la forma en que los empleados individuales refuerzan las dimensiones de la calidad en el servicio (confiabilidad, seguridad, tangibles, empatía y responsabilidad) en el propio encuentro del servicio. En muchas ocasiones los debates sobre las dimensiones tienden a ser abstractas o a permanecer en el nivel de la organización. Al enfocarlas en una persona determinada (o incluso en ellos), los estudiantes pueden percatarse de la forma en la cual los comportamientos de los empleados individuales son, en muchas circunstancias, lo que determina las percepciones de calidad. 5. Describa los cuatro temas básicos de una estrategia de recursos humanos, y el porqué cada uno juega un papel importante para consolidar una organización orientada al cliente. 76 Los cuatro temas básicos se muestran en la figura 11-5, y cada uno de ellos se analiza con más detalle en las pp. 357-364. Es importante destacar que al centro de la figura 11-5 se encuentra el propósito para en desarrollo de los cuatro temas estratégicos: entrega del servicio orientado al cliente. Los cuatro temas estratégicos son: contratar a las personas correctas; desarrollar a las personas para que entreguen calidad en el servicio; proporcionar los sistemas de apoyo necesarios; y retener a las mejores personas. El primer párrafo del desarrollo de cada uno de los temas estratégicos, se dedica a expresar el razonamiento de la estrategia y la forma en que se vincula con la meta principal de la entrega de servicios orientados al cliente. Este planteamiento puede derivar en un análisis más detallado sobre cualquiera o todas las estrategias específicas que se comprenden en los cuatro temas básicos. Asimismo, puede ser una buena forma de introducir al debate de los casos (A) y (C) de AT&T. 6. ¿Cuáles son las diferencias entre las habilidades técnicas y las interactivas en el servicio? Brinde ejemplos (de preferencia de su propio contexto de trabajo o de algún otro contexto con el cual esté familiarizado). ¿Por qué los empleados del servicio deben recibir ambos tipos de capacitación? Habilidades técnicas son los conocimientos básicos, habilidades físicas o mentales y capacidades necesarias para el desempeño de un trabajo específico. Por ejemplo (en el texto se presentan otros ejemplos): • la cajera de un banco debe estar preparada para manejar el sistema computarizado de información del banco para tratar a los clientes, así como contar con habilidades matemáticas y el conocimiento de las políticas y los procedimientos de la institución. • un médico debe contar con el diploma de estudios profesionales de una escuela de medicina certificada, haber pasado ciertos exámenes, y conocer las políticas y los procedimientos relacionados con los hospitales, compañías aseguradoras, etcétera. • un técnico en aspectos sanitarios (recolección de basura), debe estar preparado para manejar y operar un tipo particular de equipo y de vehículo de recolección, tener la fuerza física necesaria para desempeñar el trabajo, así como conocer las políticas y los procedimientos de la compañía. Además de las habilidades técnicas necesarias para realizar el trabajo, los empleados del servicio también necesitan contar con aquellas habilidades interactivas que les permitan prestar sus servicios con cortesía, cuidado, responsabilidad y empatía. Deben ser entrenados para escuchar, resolver problemas, comunicarse y desarrollar otras habilidades interpersonales. Muchas veces es la capacidad para destacar en las habilidades interactivas lo que puede darle a un proveedor o compañía la ventaja competitiva que necesita. A menudo, los clientes asumen que las habilidades técnicas simplemente están ahí, y a la empresa que cuenta con habilidades técnicas de buen nivel no le conceden ningún “crédito extra”. Sin embargo, la excelencia en las habilidades interactivas a menudo sorprende a los clientes y puede, incluso, dar como resultado el “superar sus expectativas”. Después del debate sobre estas dos series de habilidades y de que los estudiantes expongan algunos ejemplos personales al respecto, resulta útil preguntar 77 cuántos de ellos han recibido el entrenamiento de alguno o de ambos tipos de habilidades en sus trabajos. En la mayoría de los casos, los estudiantes habrán recibido el entrenamiento de sus habilidades técnicas, y muy pocas veces el de las habilidades interactivas. 7. ¿Considera que el empowerment siempre es el enfoque más apropiado para lograr que la entrega del servicio sea eficaz? ¿Por qué el empowerment es tan controvertido? Trabajar en torno a este planteamiento puede dar como resultado un significativo y prolongado debate, puesto que el empowerment es un concepto a la vez bien empleado como poco comprendido. Si el profesor se propone utilizar esta pregunta para discutirla largamente, el artículo de Bowen y Lawler (nota 39) le brindará un magnifico antecedente y material adicional para incorporar a este debate. El empowerment puede no ser siempre la mejor aproximación a una entrega del servicio eficaz, como se señala en el texto. En el año 1992, la Sloan Management Review publicó un artículo de Bowen y Lawler que proporciona un marco de referencia sobre las contingencias que surgen cuando la delegación de autoridad es más eficaz versus el enfoque de la línea de producción en el servicio (nota 39). Las bases del marco se muestran en la tabla 11-1. Sugieren que el enfoque de la delegación de autoridad es mejor cuando: • • • • • la estrategia del negocio es de diferenciación y personalización se han sostenido relaciones por largo plazo con los clientes la tecnología no es rutinaria ni compleja el entorno comercial es impredecible administradores y empleados tienen una gran necesidad social y de crecimiento y fuertes habilidades interpersonales El enfoque de la línea de producción es más apropiado cuando se presentan las condiciones opuestas. La controversia sobre la delegación de autoridad en el empleado se funda en diversas razones: • a menudo no se entiende a cabalidad • el diseño deficiente de las estrategias de empowerment produce pocos resultados • amenaza en particular a los gerentes de mandos intermedios, quienes lo interpretan como reducción de su autoridad y ámbito de control • existen verdaderos beneficios, costos e intercambios (véase el recuadro 11-4) • no siempre es una estrategia adecuada (como ya se ha señalado) 8. Defina la cultura de servicio. ¿Considera que una empresa de productos manufacturados puede tener una cultura de servicio? ¿Por qué sí o por qué no? Como lo define Christian Gronroos y se cita en el texto, una cultura de servicio “es una cultura de aprecio por el buen servicio, en la cual prestar un buen servicio a los clientes internos y a los clientes finales o externos, se considera una forma de vida y una de las normas más importantes para todos”. La riqueza de esta definición y la dificultad de alcanzar este propósito se analizan en el texto (pp. 379-382). Casi todas las organizaciones con fuerte cultura de servicio (por ejemplo, FedEx, Nordstrom, Disney) han practicado este tipo de cultura durante 78 años, quizás incluso, desde su establecimiento. La viabilidad del cambio de una ausencia de cultura de servicio a una cultura de servicio depende de un proceso largo y desafiante. Dada la definición de la cultura de servicio, una compañía de manufactura puede, ciertamente, practicar una cultura de servicio. De hecho, muchas han comenzado a reconocer que deben esforzarse por alcanzar una cultura de servicio. SUGERENCIAS DE SITIOS WEB PARA EL CAPÍTULO 11 Compañía Dirección Allegiance Healthcare Corporation www.allegiance.com Chik-fil-A www.Chick-fil-A.com Clarify www.clarify.com Fidelity Brokerage Services www.fidelity.com McDonalds Hamburger University www.mcdonalds.com/careers/hambuniv/ SAS Institute www.sas.com Southwest Airlines www.southwest.com Trilogy Software www.trilogy.com Vantive Corporation www.vantive.com CASOS APROPIADOS PARA EL CAPÍTULO 11 Libro de texto de Zeithaml y Bitner (2000) Marketing de servicios: • EuroDisney: Los primeros cien días - Caso 2 • AT&T (A): Enfocando a la fuerza de ventas en el cliente - Caso 4 • AT&T (C): Los empleados como clientes - Caso 5 De otras fuentes: • Chartered Bank of Canada [incluido en este Manual del instructor y en la primera edición de este texto: Zeithaml y Bitner, Services Marketing, Nueva York, NY; McGraw-Hill Companies, 1996] 79 • Shouldice Hospital Ltd. [Harvard Business School; Caso 9; pp. 683-068, 1983; también reimpreso en la primera edición de este texto: Zeithaml y Bitner, Services Marketing, Nueva York, NY; McGraw-Hill Companies, 1996] • PeopleSoft (1996), disponible a través de ITSMA [Information Technology Services Marketing Association, One Militia Drive, Suite 4, Lexington, MA; (781) 862-8500] • El Ritz-Carlton: Using Information Systems to Better Serve the Customer [Harvard Business School Press; Caso 9; 1995; pp. 395-064] 80