Cómo participar en Ferias, Ruedas de Negocios y Misiones

Cómo participar en Ferias, Ruedas de Negocios y
Misiones Comerciales
Autor: Mauricio Molina
Actualización: Marvel Borbón Huérfano
Contenido resumen
Bogotá, D. C., diciembre de 2010
Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales.
Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010.
© Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma.
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Contenido
Introducción
Glosario
I. Ferias nacionales
A. ¿Qué son?
B. Objetivos de participación
C. Clasificación
D. ¿Cómo elegir la feria en la que quieres participar?
1. La feria
2. El mercado
3. El producto
4. La empresa
5. Análisis costo/ beneficio
E. Maneras de participar
1. Como visitante
a. Beneficios
b. ¿Cómo lograr el éxito en una feria como visitante?
c. Preparación
d. Desarrollo
e. Posferia
2. Como expositor
a. Beneficios
b. Preparación de la exhibición en la feria
El presupuesto
El stand
F. Representación de la empresa en la feria
1. Personal de promoción
2. Material de promoción
3. Muestras
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G. Logística de traslados y alojamiento
1. Transporte de mercancía
2. Alojamiento
H. Desarrollo
1. Apertura de la feria
2. Promociones en el stand
I. Posferia
II. Misiones comerciales
A. ¿Qué son?
B. Objetivos
C. Características
D. Clases
E. Criterios para participar
F. Cómo elegirla
G. Cómo participar
1. Preparación
2. Desarrollo
H. Pos-misión comercial
I. Compromisos de las empresas en una misión comercial
III. Ruedas de negocios
A. ¿Qué son?
B. Beneficios
C. Características
D. Criterios para participar
E. Cómo participar
1. Preparación
2. Desarrollo
F. Pos-rueda de negocios
IV. Citas de negocios especializadas
A. ¿Qué son?
B. Beneficios
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C. Características
V. Vitrinas comerciales
A. ¿Qué son?
B. Ventajas
C. Requisitos para exhibir
VI. Muro de oportunidades
A. ¿Qué es?
B. Características
VII. Conclusiones
Referencias
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Introducción
Cada día, las empresas conocen o son testigos de numerosos
cambios en los diferentes sectores de la economía, que las obligan a
buscar estrategias para enfrentar la competencia que las intenta
sacar del mercado, si no cumplen las exigencias de los clientes.
Por esta razón, la Cámara de Comercio de Bogotá (CCB) y la Alcaldía
Mayor de Bogotá,
a través del Centro de Emprendimiento Bogotá
Emprende, se propone apoyar a los emprendedores y empresarios a
identificar y aprovechar las oportunidades que ofrecen los mercados y
a fortalecer las entidades tanto públicas como privadas para el
desarrollo económico de la ciudad y el mejoramiento de la calidad de
vida de sus habitantes.
En esta cápsula de conocimiento se les informa a los participantes los
pasos que deben
seguir antes, durante y después de participar en
una feria, una rueda de negocios y/o una misión comercial nacional,
para lograr los objetivos de la empresa, además de constituirse en
una guía de consulta frecuente para participar con éxito en estas
estrategias comerciales.
Entonces, este documento pretende:
Proporcionarles a los empresarios y emprendedores información
práctica
que
les
permita
identificar
y
aprovechar
las
oportunidades que ofrece el mercado.
Dotar a los empresarios y emprendedores de herramientas que
les faciliten la toma de decisiones comerciales.
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Proveer una visión más clara sobre la importancia de ampliar
sus mercados a otras regiones del país y de los pasos que debe
seguir para realizar negociaciones exitosas.
Suministrarles
a
los
empresarios
y
emprendedores
los
conocimientos que les permitan evaluar si la empresa está
preparada
para
participar
en
ferias,
ruedas
y
misiones
nacionales.
A la vez, quiere proveerles a los empresarios y emprendedores los
conocimientos para participar eficazmente en eventos comerciales
que les permitan cumplir sus expectativas de mercadeo y ventas en
actividades masivas de alto impacto como ferias, ruedas de negocios
y misiones nacionales.
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Glosario
Acceso al Mercado: Capacidad de productores, proveedores y
comercializadores de bienes y servicios para ingresar al mercado
correspondiente de nuevos mercados ya sea locales, nacionales ó
internacionales.
Acuerdo Comercial: Es un entendimiento bilateral de intercambio
entre
oferentes
y
demandantes. Ponerse
de
acuerdo
para el
intercambio de productos y servicios.
Agenda: Programa de actividades, de trabajo o de citas en un
periodo de tiempo determinado.
Agente: Persona o firma, que a base de comisión, se encarga de
promover las ventas de productos o servicios.
Avería: Pérdida o daño que sufre la mercancía, durante su traslado
de un lugar a otro.
Beneficiario: Persona o empresa que tiene derecho a percibir ciertas
prestaciones económicas o al reconocimiento de ciertos derechos en
función de un contrato suscrito.
Bienes de Consumo: Bienes que son utilizados para satisfacer las
necesidades individuales de quienes los adquieren, es decir, cuya
utilidad está en satisfacer la demanda final de los consumidores.
Bienes de Producción: Son bienes que sirven para producir otros
bienes o dar servicios productivos.
Bienes Intangibles: Se denominan así a los servicios.
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Cámara de Comercio: Asociación o institución que
agrupa a los
comerciantes a fin de proteger sus intereses comunes.
Canal de Distribución: Medio mediante el cual los productos llegan
al consumidor final.
Carga: Mercancía para ser transportada por cualquier medio de
transporte mediante el pago de un precio.
Catálogo: Herramienta de promoción de una empresa. En ellos se
describe la empresa y los productos y servicios que esta ofrece.
Citas de Negocios: Actividades mediante las cuales se brinda apoyo
a las empresas en la búsqueda y selección de proveedores de los
productos y servicios que ella demanda, ofreciéndole alternativas de
calidad, precio y cantidades que mejor se adapten a las necesidades
de la organización.
Cliente: Persona que adquiere los productos y/o servicios que ofrece
una empresa.
Código de Barras: Sistema de codificación de bienes de consumo,
compuesto por líneas negras verticales, con una numeración en su
base. Esta información facilita la gestión de control en los puntos de
venta.
Comercialización: Procesos necesarios para llevar los bienes del
productor
al
consumidor.
Las
grandes
empresas
tienen
áreas
especializadas en la comercialización de sus productos y/o servicios.
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Comercio:
Actividad
negociación que
propia
hacen las
del
intercambio,
personas
representa
comprando, vendiendo
la
o
permutando toda clase de bienes.
Compañía: Contrato por el cual dos o más personas se asocian para
desarrollar actividades mercantiles contribuyendo cada una con la
propiedad o el uso de las cosas, o con su propio trabajo, a la
realización de un fin económico común.
Competencia: Rivalidad entre productores, comercializadores por un
determinado mercado.
Compra: Operación por la cual una persona o institución, adquiere
por un precio en dinero algún bien o servicio.
Consolidación: Combinación de varias cargas pequeñas en un
embarque unitario para beneficiarse de las tasas aplicables a
contenedores completos de carga.
Consumo: Utilización de productos y/o servicios para satisfacer
necesidades primarias y secundarias.
Contenedor: Embalaje metálico grande y recuperable, en el cual se
consolida la mercancía para ser transportada.
Costo-beneficio: Herramienta del análisis económico usada para
tomar una decisión comparando los beneficios con los costos
asociados con una acción determinada.
Cotización: Oferta de venta.
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Demanda: Cantidad de mercancía o servicio que se compra a un
precio determinado y en un tiempo dado.
Distribución Física: Movimiento y manejo de la mercancía desde el
punto de producción hasta el lugar de consumo.
Distribuidor: Persona o empresa que compra directamente al
productor para vender a mayoristas y minoristas.
Economía: Ciencia que investiga la producción de bienes y servicios,
asi como también la oferta y la demanda.
Embalaje: Objeto en el que se envuelve un producto o conjunto de
productos para protegerlo durante su manipulación desde que sale de
la fábrica hasta que llega al consumidor final.
Empaque: Caja de cartón, paca o tambor que se utiliza para
proteger y conservar la mercancía desde el punto de origen hasta el
destino final.
Envase: Recipiente en que se conservan y transportan ciertos
alimentos. Recipiente en el cual se presentan las mercancías.
Etiqueta: Elemento que hace parte del producto y suministra
información acerca de este y del fabricante. Sirve para orientar al
consumidor sobre su uso y consumo.
Exposición: Es una exhibición organizada donde las empresas,
asociaciones, gobiernos o alguna otra entidad prepara una muestra
de sus productos o servicios
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Expositor: Organismo, Industrial o comerciante que concurre a una
feria o exposición para exhibir y vender sus productos.
Feria Comercial: Es una exhibición organizada para hacer posible
que los industriales y proveedores den a conocer sus productos o
servicios a los compradores potenciales.
Feria
Comercial
Especializada:
Lugar
donde
concurren
los
productos y comerciantes a exponer productos similares, de un
mismo sector económico ó industrial: Ej. Alimentos, cueros, plásticos,
químicos, etcétera.
Feria Comercial General: Actividad en la que industriales y
comerciantes exponen toda la oferta de productos y servicios de
todos los sectores de la economía.
Franquicia: Licencia exclusiva de venta o fabricación bajo patente.
Sistema de cooperación entre empresas diferentes, pero ligadas
mediante un contrato, en virtud del cual una de ella otorga a otra el
derecho a explotar una marca o y/o formula comercial a cambio de
una contraprestación.
Fuerza Mayor: Cláusula que limita las responsabilidades de los
proveedores y transportistas bajo ciertas circunstancias.
Inscripción: Información que debe suministrar un expositor al
organizador o promotor de una feria, exposición, misión o rueda de
negocios.
Intercambio: Transferencia de una mercancía o servicio de una
persona a otra.
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Lista de Precios: Lista de artículos para la venta y sus precios.
Logística de Distribución: Proceso de abastecimiento de un
producto en el lugar y tiempo en que se requiere
Marca: Es un signo, un nombre, un término y/o un diseño especial
para la identificación de un producto o un servicio en el mercado. Una
marca diferencia un producto de sus competidores.
Marca Registrada: Es aquella marca que, de acuerdo con la ley, se
ha convertido en propiedad de quién la registra, por lo tanto está
protegida legalmente.
Materia Prima: Materia utilizada para la producción de un bien. Los
procesos productivos alteran su estructura original.
Mercado: Lugar público que se utiliza de manera permanente ó en
determinados días para vender y comprar mercancías.
Misiones Comerciales: Son actividades de negocios colectivas, en
las cuales un grupo de empresarios de un mismo sector o diferentes
sectores se desplazan a un mercado objetivo (región o ciudad), con el
fin de contactar empresarios locales o compradores potenciales para
los productos o servicios que la empresa participante ofrece.
Módulo: Estructura básica suministrada por el promotor de una feria
o exposición.
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Muestra
Comercial:
Artículo
representativo
de
una
categoría
determinada de mercancías que permite conocer las características y
la calidad del mismo.
Muro de Oportunidades: Es un espacio diseñado para dar a
conocer una necesidad específica del negocio o empresa, mediante la
publicación de un aviso o anuncio.
Negociación: Hacer propuestas y recibirlas para llegar a un acuerdo
sobre preciso, condiciones, plazos de entrega.
Oferta: Cantidad de bienes o servicios que se ofrecen al mercado a
un precio dado.
Pabellón: Espacio que hace parte de un conjunto. En este caso los
pabellones de una feria utilizados para la exhibición de sus productos.
Participantes:
Instituciones,
industriales
y
comerciantes
que
concurren a una feria a exponer sus productos y servicios.
Pedido: Es la solicitud de mercancía que el comprador formula al
vendedor. Contrato de compraventa de mercancías.
Plaza: Espacio público, amplio y descubierto, en el que confluye la
oferta y la demanda con el fin de lograr un intercambio comercial.
Precio: Valor que se da a un producto o servicio.
Presupuesto: Cálculo anticipado de ingresos y gastos de una
actividad económica durante un período de tiempo, por lo general
anual.
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Producto: Mercancías y servicios puestos a disposición de los
consumidores.
Promoción: Incentivos de corto plazo que la empresa realiza para
fomentar la venta de un producto o servicio.
Promotor: Persona que promueve o promociona profesionalmente
algo.
Proveedor: Persona ó empresa que se dedica a proveer o abastecer
a otra persona lo necesario o conveniente para un fin determinado.
Recinto Ferial: Espacio donde se realiza una feria.
Ruedas de Negocios: Son actividades para fomentar el intercambio
comercial, donde un comprador y un vendedor potencial con
intereses comunes se reúnen de acuerdo con un programa de citas
previamente establecidas.
Sala de Conferencias: Lugar disponible dentro del complejo ferial
para que los expositores, instituciones, fabricantes, comerciantes
puedan
dar
a
conocer
sus
productos,
mediante
charlas
o
conferencias.
Stand: Espacio donde cada expositor exhibe sus productos.
Tendencia: Orientación hacia una dirección determinada, precios,
consumo, moda.
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Transporte: Traslado de un lugar a otro de personas, mercancías o
bienes, fluidos.
Visitante: Son los industriales, comerciantes y cualquier persona que
visita un recinto ferial o una exposición.
Vitrinas:
Son
pequeños
espacios,
diseñados
para
facilitar
la
exhibición los productos y servicios.
Vitrinismo: Técnicas de montaje de vitrinas con el fin de obtener los
mejores resultados posibles en la exhibición de productos.
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I. Ferias nacionales
A. ¿Qué son?
Son actividades en las que los empresarios tienen la oportunidad de
exhibir, promocionar y vender sus productos o servicios y realizar
contactos comerciales con los diferentes actores de la cadena
productiva. Se constituyen en un punto de encuentro muy importante
entre productores y clientes.
B. Objetivos de participación
Una adecuada participación en una feria debe producir un incremento
en el ROI (retorno de inversión), por lo que la planeación para hacer
presencia
debe
tener
los
objetivos
precisos,
implementar
la
metodología que se sugiere y desarrollar los elementos diferenciales
que hacen de su empresa un negocio exitoso.
Los objetivos de participar en una feria deben ser coherentes con los
recursos económicos, humanos y logísticos con los que cuenta tu
empresa. Deben cumplir las expectativas de la compañía por lo que
se debe evitar participar en ferias que no correspondan al mercado de
sus productos y/o servicios.
Igualmente, los objetivos condicionan la planeación y su ejecución y
al fijarlos es necesario tener presente que en una feria no solamente
se va a vender productos o servicios.
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Algunos objetivos de participar en una feria son:
Contactar nuevos clientes
Fidelizar los clientes actuales
Incursionar en nuevos mercados
Lanzar nuevos productos y relanzar los que están en el
mercado
Conocer nuevas tecnologías y tendencias
Posicionar una marca
Hacer inteligencia de mercados
Incrementar las ventas
Buscar agentes o distribuidores para nuevos mercados
C. Clasificación
Las ferias son canales de ingreso en nuevos mercados y hacer
presencia en los que ya cuenta la empresa. Son una forma eficiente
de contactar clientes potenciales de manera masiva, por
tanto, es
necesario seleccionar adecuadamente el evento en el cual va a
participar.
Para escoger la feria acorde con los intereses de la empresa, es
necesario tener en cuenta la clasificación que se consigna en
el
cuadro 1.1.
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Cuadro 1.1 Clases de ferias
CLASES DE FERIAS
FRECUENCIA
PÚBLICO
COBERTURA
SECTORES
ACTIVIDAD
Profesionales
Están
orientadas a un
determinado
sector o
actividad
específico.
Están abiertas
a un público
específico.
Los productos
se venden al
por mayor.
Abiertas a todo
público
No hay
restricción para
el ingreso y los
productos que
se exhiben
están a la
venta.
Locales
Están orientadas
a expositores y
visitantes de la
ciudad donde se
realizan.
Anuales
Se realizan
una vez por
año.
Generales o
multisectoriales
Están orientadas
a todos los
sectores y clases
de productos o
servicios.
Comercial
Nacionales
Confluyen
expositores y
compradores
procedentes de
diferentes
regiones del país.
Bienales
Se realizan
cada dos
años.
Industrial
Mixtas
Son
visitadas
por
profesionales y
público
en
general.
Internacionales
Participan
expositores
y
compradores
provenientes
de
distintos países.
Sectoriales o
especializadas
Dirigidas a
expositores de un
determinado
sector. Son
visitadas por
potenciales
compradores; por
tanto, son más
efectivas.
Monográficas
Son
aquellas
especializadas en
un solo producto
o en un subsector
específico de la
cadena.
Artesanal
Algunos ejemplos de clases de ferias son:
Sectoriales o especializadas: Feria del Libro, Alimentec, Feria del
Automóvil,
Agroexpo,
Artbo,
Expoconstrucción,
Leather
Show,
Expoartesanías.
Generales o multisectoriales: Jóvenes Emprendedores, Feria del
Hogar, Feria de las Colonias, Expoempresaria.
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Internacionales: Feria Internacional de Bogotá.
D. ¿Cómo elegir la feria en la que quieres participar?
Debes tener en cuenta algunos factores que permitan precisar cuál es
el evento que ofrece mayores posibilidades de alcanzar los objetivos
de tu empresa.
Algunos criterios sugeridos para la selección de la feria incluyen:
1.La feria
Clase de feria: la clasificación anterior te ayudará a precisar en
qué feria debes participar. Busca la promoción masiva de tus
productos o de contactos comerciales.
Lugar donde se realizará la feria.
Fecha de realización: fecha adecuada, si tienes producto
suficiente para exhibición y entrega de muestras, si es
necesario.
Visitantes:
origen
de
los
visitantes.
Los
visitantes
son
productores, distribuidores, proveedores y los sectores o
subsectores que representan.
Expositores:
¿los
expositores
son
productores
o
comercializadores?¿A qué sectores pertenecen?
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Frecuencia:¿cada cuánto se realiza la feria? ¿Cuántas veces se
ha realizado? ¿Cuántos visitantes y expositores han participado,
por lo menos en las dos últimas versiones?
Organizadores de la feria: ¿son organismos reconocidos, con
experiencia en la organización de este tipo de actividades?
¿Conoces su poder de convocatoria y los servicios que ofrece?
2. El mercado
¿Es el mercado apropiado para tus productos? ¿La feria coincide
con los productos que vas a ofrecer?
¿Tu producto tiene demanda en el mercado de tu interés?
¿Las condiciones de oferta precio, cantidad, calidad, tiempos de
entrega, etcétera,
que ofrece la competencia pueden ser
superadas por tu producto?
3. El producto
¿Cuenta con
los
requisitos
formales: etiquetado, registro
sanitario, contenido nutricional, cantidad, etcétera?
¿Cumple
los
requisitos
de
calidad
y
cantidad
para
comercializarlo a gran escala?
¿El producto forma parte de la imagen corporativa de tu
empresa?
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4. La empresa
¿Cuenta con los recursos financieros suficientes para cubrir los
gastos de participación en la feria (stand, producto, promoción,
publicidad, etcétera)?
¿Cuenta con el personal calificado que atenderá el stand?
5. Análisis costo/ beneficio
En este análisis se debe proyectar el nivel de inversión y la utilidad
esperada en un lapso de tiempo predeterminado para recuperarla.
Adicionalmente, hay otros beneficios intangibles como consecución de
clientes, posicionamiento de marca e imagen de la empresa
que
monetizados justificarán la inversión en la participación en las ferias.
E. Maneras de participar
Existen dos maneras de participar en una feria. Cada una requiere un
proceso de preparación antes, durante y después de la actividad,
para lograr los resultados esperados.
1. Como visitante
a. Beneficios
Libre movilidad con mínimo nivel de riesgo financiero.
Visión del mercado.
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Reunir la mayor cantidad y variedad de información a corto
plazo y en el mismo espacio, en torno del mercado.
Conocer las novedades del sector al asistir a demostraciones y
presentaciones de productos y servicios.
Conocer las tendencias del sector al participar en eventos
paralelos
(congresos,
degustaciones,
seminarios,
etcétera)
e
desfiles,
intercambiar
muestras,
información
con
expertos y otros agentes representantes del sector.
Examinar los productos antes de adquirirlos.
Analizar la oferta del sector, comparando precios, condiciones y
características técnicas de los productos y servicios.
Encontrar soluciones técnicas a problemas y necesidades
existentes.
Generar ideas para aplicarlas a nuestros productos.
Establecer contactos y redes de cooperación con otros agentes
del sector.
Conocer la competencia y compararse con ella.
Visitar
a
proveedores
actuales,
establecer
contactos
con
proveedores nuevos.
Buscar representaciones o distribuciones de productos
Examinar la posibilidad de participar como expositor en futuras
ferias.
b. ¿Cómo lograr el éxito en una feria como visitante?
Cuando los resultados obtenidos por el visitante son iguales o
mayores que los objetivos y expectativas, la participación se puede
calificar como exitosa. Ten en cuenta los siguientes aspectos:
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No improvises la participación en una feria. Fija objetivos
claros, concretos y planificar la visita con suficiente tiempo de
anticipación.
Los resultados de la participación en una feria no son
inmediatos, a mediano
y largo plazo también se aprecian los
beneficios de asistir a ella.
Prioriza las visitas de acuerdo con el nivel de interés.
Toma nota sobre los productos y sus características: precio,
forma de pago, garantías, asistencia técnica, etcétera para
clasificar y evaluar las propuestas una vez haya terminado la
feria.
Asiste a las actividades paralelas: seminarios, congresos,
presentación de nuevos productos para conocer las tendencias
y novedades del sector.
Evalúa la participación en la feria con base a todos los
beneficios que reporta su participación. Además de los pedidos
realizados, debes tener en cuenta valores agregados como las
ideas que se obtienen para aplicarlas en tu empresa, el
intercambio de opiniones, el contacto con otros profesionales
del sector, ver directamente los productos y conocer los nuevos
productos y tendencias.
c. Preparación
Es necesario planificar y preparar adecuadamente las actividades por
desarrollar. Se sugiere que elabores una lista de comprobación, como
herramienta de seguimiento a la programación establecida. Adquiere
un directorio ferial para apoyar la planeación del recorrido y la
elaboración de agendas.
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Tres o cuatro meses antes:
Define los objetivos de tu participación en la feria.
Infórmate sobre la feria. Solicítale al organizador datos
sobre los sectores representados, empresas expositoras,
actividades paralelas, etcétera.
Organiza el viaje. Medio de transporte, adquiere pasajes,
haz reservas de hospedaje, regístrate y solicita tarjeta de
visitante profesional.
Dos meses antes:
Traza un plan de actividades diario.
Define un programa de visitas a empresas expositoras.
Establece el tiempo que vas a dedicar a actividades
paralelas (recorrido de los diferentes pabellones para
encontrar nuevos productos, nuevos proveedores).
Prepara las entrevistas con los empresarios que vas a
contactar, con preguntas que respondan lo que desees
saber.
Organiza
encuentros
con
visitantes
conocidos
previamente para aprovechar el punto de encuentro en
negociaciones directas en campo neutral.
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Un mes antes:
Diseña la ficha comercial: nombre de la empresa, nombre de
contacto, ubicación en la feria (pabellón, stand, hora de la cita).
Deja un espacio para hacer las anotaciones de lo más
importante de la reunión, acuerdos y compromisos a los que
llegaste.
d. Desarrollo
Recopila y registra información para futuras participaciones
como visitante o como expositor.
Recolecta muestras de productos y materias primas.
Analiza
las
mejores
prácticas
de
exhibición,
muestreo,
vitrinismo, promotoras de ventas. Contacta estos expositores.
Afianza tus relaciones con clientes actuales.
e. Posferia
Contacta los nuevos clientes o proveedores de interés que
estableciste durante la feria.
Cumple los compromisos adquiridos.
Envía cartas de agradecimiento.
Analiza la información recopilada y compara las diferentes
alternativas que ofrecen los nuevos clientes y/o proveedores.
Evalúa los resultados obtenidos durante la actividad.
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2. Cómo expositor
a. Beneficios
El encuentro entre la oferta y la demanda en un mismo tiempo y
mismo lugar, hace más eficiente el intercambio comercial y genera
sinergias entre los diferentes actores de la cadena. La participación
en ferias constituye un ahorro importante para la compañía debido a
la facilidad de encontrar en un mismo lugar a compradores y
proveedores. Los beneficios que ofrecen las ferias son los siguientes:
Contactos comerciales: los contactos realizados en el marco de
una feria requieren menos tiempo, esfuerzos e inversión que los
que se realizan a través de otros medios.
Contacto personal: permite analizar la reacción del cliente al
apreciar el producto que tú ofreces.
Eficiencia
comercial:
las
ferias,
por
sus
características
especiales, se convierten en un instrumento de marketing que
favorece y acelera el proceso de venta.
Marketing:
actividades
la
participación
de:
publicidad,
en
ferias
conlleva
promoción,
muchas
comunicación,
relaciones públicas e investigación de mercados. Las ferias,
después de la publicidad, constituyen un medio importante de
promoción de la marca e imagen de las empresas.
Tendencias: son el lugar idóneo para enterarse de las últimas
tendencias y novedades de producción y de consumo.
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Nuevos productos: ideales para lanzar nuevos productos y
relanzar los que están en el mercado.
Competencia: excelente espacio para obtener información sobre
la competencia y realizar inteligencia de mercados.
b. Preparación de la exhibición en la feria
El logro de los objetivos planteados por la empresa, al participar en
una feria, depende de una adecuada preparación, labor que requiere
inicialmente un mínimo de cuatro (4) a seis (6) meses de anticipación
y gradualmente por la curva de aprendizaje no más de dos meses. Se
sugiere conformar un equipo de trabajo integrado por representantes
de áreas claves como: gerencia, financiera, producción, mercadeo y
ventas y logística, a fin de coordinar las actividades que conduzcan a
un excelente desempeño en la feria seleccionada. Los pasos por
seguir incluyen:
El presupuesto: elaborar el presupuesto de inversión con los rubros
más representativos, permite establecer el esfuerzo económico por
realizar y, a su vez, determinar las metas de corto y mediano plazo
que faciliten la toma de decisión de la conveniencia y beneficios de
participar en la feria.
En el cuadro 1.2 se presenta un modelo de presupuesto básico.
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Cuadro 1.2 Presupuesto básico para la participación en ferias
EMPRESA:
FERIA:
Lugar y fecha:
Stand
Servicios
Otros
Recurso humano
Promoción
Muestras
promocionales
Publicidad ferial
ÍTEM
Costo M2
Diseño montaje y desmontaje
Muebles y enseres (básicos y adicionales)
Total stand
Teléfono / fax
Internet
Agua
Luz
Aseo
Seguridad
Total servicios
Otros
Transporte y embalaje de mercancía
Total otros
Personal interno atención stand
Personal externo atención stand
Pasajes
Hospedaje
Manutención
Transporte local
Total recurso humano
Folletos y catálogos
Tarjetas de presentación
Invitación a clientes
Pendones, dumies
Total promoción
COSTO
ÍTEM
$
$
$
$
$
Producto
Rifas
Total promocionales $
Directorio de la feria
Revista
Total publicidad ferial $
Gastos de representación
$
Imprevistos 5%
$
TOTAL PRESUPUESTO
$
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El stand:
El stand es el espacio dentro de una feria en el que una empresa
expone sus productos o servicios ante los clientes y la competencia,
por lo que debe reflejar un ambiente agradable y atractivo. El tamaño
depende en gran medida del presupuesto asignado así como del tipo
de producto o servicio que se quiere exponer.
Inscripción a la feria y selección del stand:
La inscripción a la feria debe hacerse con bastante tiempo de
anticipación para lograr una buena ubicación del stand. El precio
depende de la ubicación, del tamaño y del momento de compra del
espacio. Se sugieren los stands ubicados sobre los corredores
laterales, pues son los más visitados.
Diseño y decoración del stand:
Debe ser atractivo visualmente y funcional, para llamar la atención
del público. Se sugiere contratar expertos en el tema para su
decoración y la utilización de diferentes clases de materiales. En el
diseño deben sobresalir los productos y servicios, así como la imagen
corporativa de la empresa. Para ello, se recomienda colocar en una
zona alta y muy visible el logotipo y marca de la compañía en los
colores que identifican la organización.
F. Representación de la empresa en la feria
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El contacto directo con el cliente es muy importante para identificar
sus necesidades, ofrecerles soluciones y alternativas y mantener una
relación comercial permanente.
El empresario, emprendedor o representante de la empresa en una
feria debe contar con los siguientes aspectos:
Conocimiento
técnico
de
los
productos
y
servicios,
sus
características y el proceso de producción.
Poder de decisión y potestad para negociar en nombre de la
empresa
Habilidad en el trato con las personas, amabilidad, excelente
presentación.
Ser activo, tener iniciativa y demostrar entusiasmo.
Estar informado sobre el mercado donde se va a realizar la
feria, conocer el sector al cual pertenece la empresa que
representa, canales de distribución, productos competidores y/o
sustitutos; objetivos comerciales de la empresa en el mercado
de destino, diferenciación del producto de los demás.
Conocimiento de los precios y condiciones de pago, tiempos de
entrega, perfil de los visitantes a la feria, etcétera.
De otro lado, los representantes de la empresa deben conocer el
reglamento general del recinto ferial, en el que se establecen las
obligaciones y compromisos que debe cumplir la empresa, fechas de
montaje,
desmontaje,
horarios,
distribución
de
material
de
promoción, así como tener conocimiento sobre planes de seguridad
industrial y salud ocupacional, como rutas de evacuación, localización
de extintores, etcétera.
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La representación en la feria debe ser mínimo de dos personas, de
manera que una se dedique a atender al público mientras la otra
visita los clientes actuales, realiza inteligencia de mercados y
contacta
clientes
potenciales
y
proveedores
entre
los
demás
expositores.
1. Personal de promoción
El personal de promoción en una feria debe estar identificado con la
empresa y conocer los detalles técnicos del producto. Debe ser
amable y creativo y estar en capacidad de presentar el producto o
servicio que está promocionándose, ampliar información y aclarar
dudas; capaz de despertar el interés, tanto de los visitantes de paso
como de los clientes verdaderamente interesados. Suminístrale al
personal uniformes y carnés que facilite su identificación con la
empresa que está representando.
2. Material de promoción
La promoción es uno de los medios para llegarle al público objetivo,
para estimular o fomentar la compra o venta de un producto o
servicio, por tanto, se deben utilizar herramientas para describir
adecuadamente la empresa, la calidad y atractivos de los bienes que
ésta ofrece.
En general, para este tipo de eventos se utiliza material promocional
impreso:
Folletos: deben contener información breve y concisa que
describa el producto o servicio, el mercado objetivo y beneficios
que ofrece; datos de la empresa. Su diseño debe ser creativo,
atractivo y fácil de leer. Se sugiere utilizar colores que
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armonicen entre sí y la impresión debe ser de muy buena
calidad. Estos son distribuidos masivamente, por tanto, se
requiere imprimir una gran cantidad.
Catálogos: su tamaño puede ser un poco más grande que el de
un folleto. Aparte de las características y bondades del producto
debe contener fotografías y datos técnicos de los productos y
servicios, el papel y la impresión debe ser de la más alta
calidad. Su distribución es más restringida, se acostumbra
entregarlos a clientes con los cuales hayan probabilidades de
negocios.
Tarjetas de presentación: deben guardar coherencia con el
resto
del
material
promocional,
fáciles
de
leer,
diseño
agradable, impresas en papel de buena calidad. En ellas se
incluyen todos los datos de la empresa como: nombre y logo de
la empresa, nombre del representante, cargo, teléfono, fax,
(código de área) e-mail, dirección, ciudad y país y página web,
si tiene la empresa.
Otras herramientas promocionales son los volantes, avisos de
prensa, videos, etcétera.
3. Muestras
Las muestras en una feria son un factor fundamental; deben ser de la
misma calidad de los productos que se exhiben. Las muestras pueden
ser de exhibición y de consumo; si son de consumo se deben hacer
presentaciones más pequeñas sin variar las propiedades del producto
(calidad, sabor, olor, textura, etcétera). El empaque debe ser de las
mismas características del empaque original con la advertencia
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impresa
de
“muestra
no
comercial”,
“prohibida
su
venta”
u
“obsequio”.
G. Logística de traslados y alojamiento
1. Transporte de mercancía
La logística consiste en colocar los productos que se exhibirán en el
tiempo que se requiere y en el sitio donde se realizará la feria. A fin
de evitar percances a la hora del transportar la mercancía, se
recomienda contratar una agencia de transporte que le asegure que
la mercancía llegará en buen estado a su destino. Igualmente se
aconseja designar una persona responsable de esta actividad,
además de seguir y respetar las reglas establecidas por los
organizadores de la feria, entre las cuales se pueden citar:
Seguir la señalización de la feria.
Parquear los camiones para su descargue en el sitio establecido
para tal fin.
Tener la lista de la mercancía a la mano para su comprobación,
de modo que haya certeza de que lo que se cargó sea lo que
llegó, su estado (verificar que no esté roto o dañado).
Verificar que el sitio donde se descargará la mercancía esté en
buenas condiciones climáticas y de humedad.
2. Alojamiento
Adquiere pasajes y haz tu reservación hotelera con anticipación. Esto
te ahorra tiempo y dinero y te evita contratiempos.
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Consulta
y
benefíciate
de
las
tarifas
corporativas
y
precios
promocionales por grupo que ofrecen las aerolíneas y sitios de
hospedaje.
H. Desarrollo
El desarrollo de la feria es la etapa más corta de todo el proceso, la
más importante y representativa. En esta fase se refleja toda la
dedicación puesta en la organización, planeación y preparación.
1. En la apertura de la feria
El personal que va a atender el stand debe estar presente.
El stand debe estar montado en su totalidad.
El material promocional debe estar ubicado en el sitio destinado
para esto.
Las líneas telefónicas, fax, equipos informáticos e internet
deben estar debidamente instalados y conectados.
Los datáfonos y cajas registradoras deben estar habilitados.
Conocer
la
disponibilidad
de
inventarios
de
productos y
ubicación en bodegas.
2. Promociones en el stand
El material promocional está orientado a despertar verdadero interés
de compra actual o futura, por lo que debe ser de muy buena calidad,
divertidos,
de
fácil
portabilidad
y
recordación
para
mantener
conectado al cliente con la necesidad y el proveedor.
Las técnicas promocionales más comunes que tiene un empresario
para estructurar una campaña de promoción son:
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Cupones: otorgan a los compradores un ahorro cuando compran los
productos especificados.
Descuentos: son una reducción del precio sobre el valor normal del
producto.
Bonificaciones: son artículos que se ofrecen gratuitamente o a costo
muy bajo como incentivo para comprar un producto.
Muestras gratuitas: se distribuyen cantidades pequeñas del producto
con el propósito de que un cliente potencial pruebe el producto.
Concursos o sorteos: son aquellas actividades mediante las cuales los
consumidores tienen la oportunidad de ganar algo, como dinero en
efectivo, viajes o mercancía.
Demostraciones del producto: son una manera de presentar al
público en general o clientes potenciales las bondades de un producto
(cómo funciona y la mejor manera de usarlo).
Degustaciones: muestra las características y beneficios del producto
mediante entregas masivas de una presentación reducida (muestras
gratis) o bien con degustaciones o demostraciones en el punto de
venta. Se recomienda en el lanzamiento de nuevos productos.
Programa de rifas, concursos y juegos: se utilizan para despertar el
interés y animar a que los clientes adquieran el nuevo producto o
nueva línea de productos o servicios que la empresa esté lanzando al
mercado.
Artículos publicitarios: son artículos que se obsequian a los
consumidores. Estos llevan impresos el nombre de la empresa. Los
más comunes: esferos, calendarios, llaveros, bolsas para compras,
camisetas, gorras, tazas para café, etcétera.
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I. Posferia
La feria no termina en el punto en que se cierra. De aquí en adelante
comienza una tarea esencial.
Cierra negocios: la venta y comercialización es la actividad
posferia; de lo contrario, todo el esfuerzo realizado sería inútil,
Hazles seguimiento a los contactos logrados durante la feria
inmediatamente termine la actividad; hazlo
en caliente. No
esperes a que transcurra el tiempo ni a que la contraparte te
contacte antes que tú.
Evalúa resultados frente a objetivos (retorno de la inversión):
esto solo se puede hacer unos meses después de finalizada la
feria.
Evalúa costo versus beneficio.
Envía información y cumple compromisos.
Invita a conocer tu empresa.
Construye base de datos con los contactos realizados durante la
actividad.
Envía mensajes de agradecimiento por la atención y el interés
manifestados en los productos.
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II. Misiones comerciales
A. ¿Qué son?
Son actividades de negocios colectivas, en las cuales un grupo de
empresarios de un mismo sector o diferentes sectores se desplazan a
un mercado objetivo (región o ciudad), con el fin de contactar
empresarios locales o compradores potenciales para los productos o
servicios que la empresa participante ofrece.
Los empresarios asistentes a una misión comercial cuentan con una
agenda de citas previamente elaboradas, con base en las necesidades
concretas de la empresa, el perfil de las empresas participantes y las
posibilidades de mercado para los productos ofrecidos.
La realización de una buena agenda de reuniones depende, en gran
medida, de la información que la empresa brinde sobre el producto o
servicio que ofrece y el perfil de las empresas que desee contactar.
B. Objetivos
Conocimiento
de
canales
de
distribución
en
el
mercado
objetivo.
Colocación de tus productos en nuevos mercados.
Posicionamiento de tus productos en el mercado de interés.
Conocimiento de las características de producción y distribución
en el mercado.
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C. Características
Las agendas se elaboran en función de las necesidades de las
empresas. De aquí la importancia de brindar información
precisa y detallada sobre la actividad de tu compañía, los
productos y servicios que ofrece/demanda y el tipo de relación
comercial que deseas en el mercado por visitar.
Se optimiza el tiempo. En tres (3) días puedes realizar hasta
dieciséis (16) contactos con clientes potenciales y recolectar
información sobre el mercado, que te servirá de base para
tomar la decisión de iniciar relaciones comerciales con la
contraparte.
Se concretan las citas de negocios de manera individual en las
instalaciones de las empresas o con clientes potenciales.
Asesoramiento en la organización y preparación del empresario,
por la entidad organizadora de la actividad, antes de salir a una
misión comercial.
Acompañamiento y apoyo de un asesor especializado durante el
desarrollo de la actividad.
D. Clases
1. Misiones receptivas
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Son aquellas en las cuales un grupo de empresarios oferentes, de una
determinada región, se desplaza a la ciudad de Bogotá para conocer
posibles clientes. En esta misión se busca que los empresarios que
viajan promuevan y den a conocer sus productos o servicios.
2. Misiones emitivas
En estas misiones los empresarios de Bogotá se desplazan a otras
regiones o ciudades para contactar clientes potenciales y presentar
sus productos o servicios.
3. Misiones comerciales exploratorias
No son de tipo comercial, son más bien un trabajo de campo, cuyo
objetivo principal es conocer nuevas tecnologías, tendencias de la
oferta y la demanda, probabilidades de negocios en el mercado
visitado.
4. Misiones comerciales de compradores
Facilita la identificación de productos y/o servicios de interés para la
empresa con el propósito de compras futuras.
E. Criterios para participar
Se debe tener en cuenta que las misiones comerciales:
Son una excelente estrategia comercial para ingresar a nuevos
mercados.
Son el escenario ideal para presentar nuestros productos y
servicios.
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Son el contacto directo con un gran número de empresas
interesado en tu producto.
Amplían las cuotas del mercado, fortalecen
los vínculos con
clientes actuales y captan potenciales compradores.
Proporcionan conocimiento de las costumbres del mercado
(hábitos de consumo, cómo compran en la región, tendencias
del mercado).
Facilitan la identificación de
las fortalezas y debilidades para
competir en otros mercados.
Facilitan la realización de inteligencia de mercados.
Dan experiencia empresarial y comercial.
F. Cómo elegirla
Para esto, considera los siguientes aspectos:
Objetivos.
Demanda de tu producto en el mercado objetivo.
¿Tus productos satisfacen las exigencias del mercado?
¿Tu empresa está en condiciones de atender la demanda en
cuanto a calidad, precio y cantidad permanentemente?
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Canales de distribución en el mercado de destino.
Revisa las visitas anteriores a ese mercado.
G. Cómo participar
1. Preparación
Fija los objetivos de tu participación en la actividad.
Genera ventas.
Obtén contactos de interés.
Promueve productos y servicios de tu empresa.
Contacta a tus clientes actuales y amplía la red de ventas.
Analiza el mercado de tu competencia.
Identifica fortalezas y debilidades para competir en el mercado
destino.
Busca información sobre las necesidades de tus clientes
potenciales y la empresa que visitarás; esto demostrará tu
interés en ella.
Organiza tu agenda o plan de visitas. El tiempo es limitado, por
tanto, una agenda de encuentros bien diseñada te permitirá
optimizar la visita al mercado objetivo.
Prepara la logística de muestras.
Cuenta con un mapa de la ciudad que visitarás.
Documéntate sobre aspectos que tienen que ver con tu
mercado.
Conoce tus competidores regionales, locales y/o nacionales.
Prepárate para la negociación.
Conoce la cultura de negocios, costumbres, y diferencias
culturales de la región o ciudad donde se va a realizar la misión
comercial, lo cual redundará en una imagen profesional seria en
beneficio de tu compañía.
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Prepara
folletos,
catálogos
de
la
empresa,
tarjetas
de
presentación y lista de precios.
Planea tu viaje. Ten
en cuenta el desplazamiento, itinerario,
medios de transporte pr utilizar en la ciudad de destino, el
alojamiento e incluso el clima.
2. Desarrollo
*La negociación debe girar en torno a:
Captar el interés del potencial comprador.
Destacar las características más sobresalientes de tu empresa.
Resaltar las características más importantes de tu producto.
Enfatizar la capacidad de producción de tu empresa.
Acentuar la calificación de tu personal.
Protocolo: sé puntual. Procura
estar, mínimo cinco minutos
antes en el lugar de la cita. Si no alcanzas a llegar, llama,
ofrece disculpas y reprograma la cita.
*Escucha atentamente y toma nota de las observaciones que te
hace la contraparte sobre el producto o servicio que tu empresa
ofrece.
H. Posmisión
Una vez finalizada la misión comercial:
Cumple los compromisos adquiridos, envíos de muestras,
documentación, cotizaciones.
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Elabora un informe que te permita evaluar el cumplimiento de
los objetivos planteados. Recuerda que después de la misión
comercial se reflejan los resultados.
Evalúa tu producto y toma en cuenta los comentarios que
recibiste para realizar mejoras.
Elabora un plan post evento
Hazle seguimiento a los contactos realizados (vía e-mail,
teléfono), inmediatamente después de terminada la actividad.
Envía cartas de agradecimiento.
Evalúe tu gestión con los organizadores del evento.
I. Compromisos de las empresas en una misión comercial
Las empresas participantes en una misión comercial adquieren el
compromiso de cumplir los requisitos y las actividades que implica
participar en ella.
Diligenciar completamente el formulario de inscripción con
información clara, concreta y veraz de la empresa, producto y/o
servicio que ofrece y lo que busca en la misión comercial.
Asistir a las actividades de coordinación previas a la salida a la
misión.
Conocer y respetar los requisitos de participación en una misión
comercial.
Facilitar la información que se te solicite ya que esta es de
suma importancia para la elaboración de la agenda.
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Respetar los tiempos, responder con la celeridad que requiere
este tipo de actividad, los requerimientos que te formule el
organizador.
Asistir a las reuniones logísticas que cite el organizador con el
fin de conocer a los demás empresarios que participarán en la
misión y aclarar las inquietudes que tenga en relación con esta
actividad.
Mostrar una actitud positiva y abierta durante la actividad.
III. Ruedas de negocios
A. ¿Qué son?
Son actividades para fomentar el intercambio comercial, donde un
comprador y un vendedor potencial con intereses comunes se reúnen
de acuerdo con un programa de citas previamente establecidas.
B. Beneficios
Facilidad
para
ofrecer
sus
productos
a
una
demanda
previamente identificada.
Contactos y relaciones directas con empresarios de manera
rápida y eficiente.
Promoción de su portafolio de productos y/o servicios.
Oportunidad de conocer los productos de la competencia,
condiciones de oferta, calidad y tendencias del mercado.
Oportunidad para abrir espacio a nuevos negocios.
Ampliación de la información acerca del mercado.
Facilidad
de
negociaciones
directas
con
compradores,
inversionistas y distribuidores.
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Espacio para conocer la competencia y sus productos.
C. Características
Agenda: el empresario selecciona las empresas y prepara la agenda
con aquellas que le llama la atención reunirse, de acuerdo con las
necesidades de su propia compañía.
Duración: se realizan entre uno y dos días, por tanto, se maximiza el
tiempo en la aproximación con clientes potenciales.
Lugar: se realizan en un mismo recinto, dispuesto por el organizador
para tal fin.
Contactos: en un mismo lugar tiene la oportunidad de realizar
dieciséis (16) contactos, por agenda, y otros tantos esporádicos,
durante dos (2) días de actividad.
Propósito: el objetivo primordial de una rueda de negocios es hacer
contactos, por tanto, debe estar abierto a escuchar diferentes
propuestas de negocios. Esto quiere decir que un participante puede
actuar como oferente o demandante a la vez.
D. Criterios para participar
El evento: infórmate sobre la actividad en páginas web, catálogos,
revistas u otros medios.
Organizadores: averigua sobre la capacidad y experiencia de la
entidad que organiza el evento y el apoyo que ofrece a las empresas
participantes.
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El mercado: asegúrate de que el mercado sea de interés para tu
empresa.
Asistentes: deben ser los clientes con los que deseas hacer negocios
o alianzas.
Desarrollo de la actividad: organización logística, cuántas citas de
negocios te garantizan durante el desarrollo de la actividad.
E. Cómo participar
1. Preparación
Inscripción. Diligencia la ficha de inscripción con la información de la
empresa y los productos o servicios que ofreces. Esta información
debe ser clara, concisa y veraz, ya que es clave para la concertación
de citas y la elaboración de la agenda.
Selecciona las empresas con las que quieres reunirte. Para ello,
consulta el catálogo (software) de empresas participantes publicado
en la página web del organizador.
Prepárate para la actividad. Para eso es recomendable asistir a la
capacitación previa preparada por la empresa organizadora del
evento.
Conoce el mercado, clientes, competencia, productos y servicios,
procedimientos internos, legislación y factores que inciden en la
venta.
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Investiga las necesidades reales de las empresas con las que te
reunirás (cantidades, entregas, ficha técnica del producto, etcétera).
Elige los productos o servicios que consideres competitivos para
promover durante la actividad y lleva muestras de alta calidad.
Prepara el material promoción que entregarás en las citas de
negocios (tarjetas de presentación, folletos, catálogos, fotografías,
etcétera). Estos deben vender la imagen o marca de tu empresa.
Igualmente debes preparar la información técnica de los productos
y/o servicios.
Las listas de precios deben incluir el valor de los fletes y seguros.
Prepara papelería y sello de tu empresa para entrega de cotizaciones.
Cuenta con un computador portátil y las ayudas audiovisuales
necesarias para la presentación de tu empresa. Lleva una calculadora
de mano.
2. Desarrollo
Regístrate en el punto de información y reclama la carpeta que
contiene la agenda definitiva y la escarapela que te identificará como
participante en la rueda de negocios.
Si eres comprador, ubica la mesa asignada para atender las citas.
Esta está identificada con el nombre de la empresa y un número que
tú debes conocer previamente.
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Agenda de citas. Durante la jornada de encuentros debes cumplir el
horario, el orden establecido para citas y el tiempo destinado para
cada acercamiento que es de 20 minutos. Durante el desarrollo de la
actividad te pueden surgir citas de última hora.
No te apresures a hacer ventas pequeñas y de poco impacto a corto
plazo; es más valioso un negocio estable a mediano y largo plazo.
Entrega muestras sin valor comercial.
Registra los contactos y toma nota de los aspectos más relevantes de
cada reunión. Esta información es el insumo para el informe final y de
evaluación de la actividad.
Diligencia los formatos de registro y evaluación de citas, una vez
termines cada reunión, y el formato de evaluación de la actividad
entregados por el organizador antes de iniciarse el evento. Estos dos
formatos serán recogidos al finalizar la actividad.
F. Posrueda de negocios
Cumple los compromisos adquiridos, envía la información solicitada,
cotizaciones, muestras, fichas técnicas; despacha a tiempo los
pedidos.
Hazle seguimiento a los contactos realizados una vez termine el
evento.
Envía cartas de agradecimiento.
Elabora un informe de resultados para evaluar el cumplimiento de los
objetivos (número y calidad de los contactos, número de negocios
realizados, expectativas de negocios).
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IV. Citas de negocios especializadas
A. ¿Qué son?
Son actividades mediante las cuales se brinda apoyo a las empresas
en la búsqueda y selección de proveedores de los productos y
servicios que ella demanda, ofreciéndole alternativas de calidad,
precio y cantidades que mejor se adapten a las necesidades de la
organización.
B. Beneficios
Dinamizar y optimizar la búsqueda de proveedores para la
gestión o el desarrollo de tu empresa o proyecto.
Generación de nuevos contactos.
Intercambio comercial a costos favorables para la organización.
Reducción de gastos.
Descubrimiento de novedades que ofrece el mercado.
C. Características
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La
promoción,
consecución
de
las
empresas
oferentes,
elaboración de las agendas y la organización logística está a
cargo de la Cámara de Comercio de Bogotá (CCB), mediante las
siguientes actividades:
La empresa anfitriona entrega a la CCB el perfil de empresarios
con los cuales desea reunirse.
Recepción de las inscripciones y evaluación conjunta con la
empresa demandante.
Preparación de la agenda. No se incluirán empresas que ya
tengan relación comercial con la empresa anfitriona.
Acompañamiento durante la actividad.
Preparación y capacitación de los empresarios para que las
entrevistas sean más productivas.
Evaluación de los resultados obtenidos tanto por la empresa
anfitriona como por las empresas oferentes.
Servicio sin costo para ninguna de las empresas participantes
(demandantes y oferentes).
V. Vitrinas comerciales
“…. Espacios pequeños negocios grandes”
A. ¿Qué son?
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Son
pequeños
espacios,
diseñados
para
facilitar
la
exhibición
multisectorial, itinerante, de la mejor pieza, proceso y/o acabado de
los productos y servicios de emprendedores y empresarios vinculados
a Bogotá Emprende.
Las vitrinas comerciales hacen visibles los productos y/o servicios a
los visitantes del Centro de Emprendimiento Sedes Chapinero y
Kennedy.
Participantes Sede Chapinero: mínimo 16 empresas.
Participantes Sede Kennedy: mínimo 44 empresas.
Duración: un (1) mes.
B. Ventajas
A través de la participación en este servicio, el emprendedor y/o
empresario
podrá
desarrollar
competencias
de
decoración
y
exhibición, ya que es el mismo expositor quien decora el nicho
asignado, con los elementos necesarios para el manejo adecuado de
la imagen corporativa de la empresa.
Intercambio de conocimiento y experiencias.
Se conocen y establecen alianzas estratégicas con los demás
expositores y visitantes del Centro de Emprendimiento, y así mismo
se hacen contactos; se consiguen clientes potenciales y nuevos
proveedores.
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C. Requisitos para exhibir
• Estar vinculado al Programa Bogotá Emprende.
• Acudir a la Sesión de Selección en la cual se verifica que el
producto/servicio que se va a exhibir, cumpla los requisitos de
presentación y calidad que exige el servicio.
• Asistir a la reunión logística y asesoría grupal sobre vitrinismo.
• Firmar la carta de compromiso de la utilización del espacio.
• Los cupos son limitados, por tanto, las personas que no
alcanzaron a clasificar quedan seleccionadas para el mes
siguiente.
• Hacer el montaje
en la
fecha
y
hora establecidas, los
participantes deben llevar las muestras de los productos a
exhibir y los materiales que requieran para la decoración del
espacio asignado. Los espacios se agrupan por sectores
económicos.
• Recoger las muestras en la fecha y hora fijadas para el
desmontaje. El no retiro de la mercancía se entiende como
abandono
de
responsabiliza
la
por
mercancía
pérdida,
y
Bogotá
daños
Emprende
y
no
se
almacenamiento.
Igualmente se comprometen a dejar los nichos en las mismas
condiciones en que fueron recibidos.
• Utilizar material publicitario para promocionar el producto.
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VI. Muro de oportunidades
A. ¿Qué es?
Es
un
espacio
empresarios
diseñado
vinculados
al
para
que
Centro
tanto
de
emprendedores
Emprendimiento
y/o
Bogotá
Emprende den a conocer una necesidad específica del negocio o
empresa, mediante la publicación de un aviso o anuncio.
El muro de oportunidades es un complemento a las actividades de
negocios y de contacto de Bogotá Emprende.
También se concientiza a los emprendedores y empresarios sobre la
importancia de aprovechar los espacios comerciales que le brinda el
Centro de Emprendimiento Bogotá Emprende.
B. Características
Los empresarios y/o emprendedores vinculados a Bogotá Emprende
colocarán sus avisos de ofertas o demandas en el muro y revisarán
los que sean de su interés para hacer los contactos.
El tiempo de permanencia de las ofertas y/o demandas es de
quince (15) días calendario; al finalizar cada quincena en el
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mes se quitan los avisos para darle espacio a nuevas ofertas y
demandas.
En tamaño de cada anuncio será máximo media hoja carta por
empresa participante.
Bogotá Emprende, la Cámara de Comercio de Bogotá y la
Alcaldía Mayor de Bogotá no se hacen responsables por la
información
y/o
contenidos
exhibidos,
mostrados
y/o
presentados en el muro de las oportunidades de Kennedy y
Chapinero.
No está permitido el anuncio de oferta o demanda de interés
personal; por ejemplo: arriendos, ventas de vehículos, casas,
permutas, entre otros, así como anuncios que utilicen niños
como medio de explotación, entre otros.
No se permite dejar material promocional extra al publicado ya
en el muro (material puesto en los bordes del muro).
VII. Conclusiones
Las ruedas, ferias y misiones nacionales constituyen una excelente
herramienta para la promoción de los productos y/o servicios que las
empresas productoras ofrecen.
Estas estrategias son la puerta de entrada a diversos mercados
regionales y/o nacionales.
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Un adecuado conocimiento de los factores que inciden directamente
en la realización de cada una de estas actividades se reflejará gen el
resultado de las mismas.
Los objetivos que se plantee la empresa al participar en estas
actividades inciden en su planeación y preparación.
Estas actividades comerciales brindan la oportunidad de conocer,
analizar, comparar y mejorar el trabajo de la empresa y los productos
y/o servicios que ofrece.
Referencias
Departamento Administrativo Nacional de Estadística
www.dane.gov.co
Cámara de Comercio de Bogotá, www.ccb.org.co
Proexport, www.proexport.com.co
Ministerio de Comercio, Industria y Turismo
www.mincomercio.gov.co
Organización de Naciones Unidas- International Trade Center
www.intracen.org
Expodatabase www.expodatabase.com
Red de expositores www.redexpo.at
Corferias www.corferias.com.co
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