Correspondencia Combinar correspondencia Procesando textos

Correspondencia
Es muy probable que a lo largo de tu vida laboral tengas que redactar cartas o
imprimir títulos. Y es casi seguro que una misma carta debas enviarla a distintos
destinatarios modificando por ejemplo, el nombre, el domicilio y posiblemente otros
datos como el teléfono, o el número de documento. Igual sucede con los títulos o
certificados en donde hay datos que deben personalizarse. Este proceso recibe el
nombre de mailing.
En forma manual podrás redactar un documento, imprimirlo y luego cambiar los
datos, pero resultaría muy tedioso hacerlo para los 250 alumnos de la escuela o
para todos los egresados del año.
Los procesadores de texto cuentan con una opción que automatiza este trabajo.
Requiere de una serie de definiciones iniciales y el resto será hacer clic para ver los
resultados.
Antes de avanzar, es necesario que tengamos en cuenta algunos conceptos previos
y terminología:
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Documento principal: Es el documento maestro, la carta modelo que
redactas, o el texto que deba tener el título. Este contiene los datos fijos y
también aquellos que deberán modificarse para cada destinatario.
Origen de datos: es otro documento en donde se encuentran almacenados
en forma de tabla, los datos que irán modificándose en el documento
principal o maestro. Quizás ya tengas almacenados los datos en un archivo
de otra aplicación (Planilla de cálculo, Administrador de Base de Datos,
Programa cliente de correo, etc) o bien puede ser creada por el procesador
de textos para ser usada en el documento maestro. El formato de esta lista
habitualmente es una tabla, en donde se llamará registro a las filas y
campo a las columnas. El conjunto formará la fuente de datos.
Combinar correspondencia
Mediante el combinar correspondencia se
pueden crear cartas modelo, etiquetas
postales, sobres o catálogos.
Combinar correspondencia es un proceso
automático, guiado por un asistente, que te
organizará los pasos a seguir para crear el
documento principal (1), el origen de datos (2)
y el documento final resultante de combinar los
datos con el documento (3).
Al documento final obtenido, podrás
imprimirlo, guardarlo o bien verlo por pantalla,
teniendo también la posibilidad de modificar "a
mano" algunos de los datos.
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Al redactar el documento maestro, deberás dejar señalados, aquellos datos que
irán variando, por ejemplo el nombre del destinatario, su domicilio, el número de
documento, la calificación obtenida, etc.
Tantos datos variables como necesites en el documento principal, deberán luego
definirse como campos en el origen de datos. Siguiendo el ejemplo anterior,
deberías tener una tabla con el nombre, el domicilio, el número de documento y la
calificación (cada rótulo como título de una columna) y por fila irás completando los
datos asociados. Si los datos ya están cargados en un archivo, entonces en el punto
2, sólo resta definir en donde se encuentra ubicado ese archivo, de lo contrario
tendrás la posibilidad de crear esa tabla de datos y completarla.
Habiendo definido ya los datos, deberás volver al documento principal y reemplazar
los datos que has dejado señalados por el nombre del campo que contiene ese
dato (el título de la columna), quedando registrado con el doble signo mayor y
menor y con un fondo gris, tal como lo muestro a continuación en el documento
principal <<nombre>>. Todos los campos así colocados, serán reemplazados por
el dato en sí, en el momento de combinar los datos. Lo ilustra la siguiente imagen:
El secreto de combinar correspondencia es el manejo de datos. Estos podrán ser
accedidos y actualizados en todo momento desde los comandos habilitados en el
documento principal.
El resto es imprimir.
Etiquetas y sobres
Una vez realizadas las cartas, seguramente necesitarás despacharlas por correo.
¡¡¡No estarás pensando en completar los 250 sobres a mano!!! Deberás usar ese
tiempo para otra cosa, porque así como pudiste realizar 250 cartas distintas con un
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clic, tendrás los 250 sobres o bien las 250 etiquetas autoadhesivas para pegar en el
sobre.
Tengo que destacar primero que antes de seguir con este tema, es fundamental
que conozcas cual es el formato que utilizarás o bien las medidas (o identificación
comercial) de los sobres o de las etiquetas. Seguramente podrás encontrarlos luego
en la gran lista de productos que ya viene incluida en el procesador de textos. Pone
especial atención en este punto, porque quedará descentrado o mal impreso si
elegis las medidas incorrectas.
El resto es similar a combinar correspondencia, deberás ir seleccionando los
campos desde el Origen de datos, colocándolos en la ubicación que desees, podrás
agregar texto fijo o bien colocar estilos de formato de texto.
Ya estas listo para comenzar con tu
primer mailing
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