Cómo administrar el tiempo en forma eficaz

Artículo publicado en INFOBAE Profesional.com – Octubre de 2004. Buenos Aires. Argentina. Cómo administrar el tiempo en forma eficaz Distracción en los empleados, exceso de información o ansiedad desmedida, son algunos de los problemas que entorpecen el buen funcionamiento de las organizaciones. Cuál es el rol de los gerentes y cuáles los recursos para administrar el tiempo en forma productiva. A pesar de ser el más democráticamente repartido de todos los bienes (cada ser humano tiene 24 horas por día), no todos lo aprovechan del mismo modo, ni utilizan las herramientas adecuadas para lograrlo. Las consecuencias indeseadas de los avances tecnológicos, la presiones extremas y y la cultura del “lo necesito para ayer” pueden ocasionar grandes pérdidas de tiempo ­es decir, de dinero­ en una empresa. Tecno­dependientes Estar las 24 horas del día “conectados” es una gran posibilidad que brindan los avances tecnológicos. Sin embargo “ante tanta información, quien no sabe administrarse se dispersa. Hay que saber manejar la ansiedad y no leer continuamente los mails sino hacerlo en un momento determinado del día. Lo mismo pasa con los llamados telefónicos a los celulares, se atienden durante reuniones dispersando el foco de las mismas. No se puede estar pasando de tema a tema”, explica Claudia Almanza, Jefe de Selección y Capacitación de GC Gestión Compartida. Sin embargo las organizaciones se hicieron tan dependientes de la tecnología que no hay vuelta atrás. El manejo del correo electrónico es muchas veces un factor de distracción para los empleados que se exceden en el uso personal de la herramienta y disminuyen el tiempo que dedican a su trabajo, aumentando las posibilidades de propagar virus. Otras amenazas son la excesiva cantidad de copias innecesarias que se envían ­muchas veces utilizada como una herramienta de presión­ y la llegada de mensajes basura no deseados que generan desconcentración en el usuario, le impiden distinguir de inmediato los mensajes realmente importantes y hacen perder información.
www.manueltessi.com En la Argentina, Cabase, la cámara que agrupa a las proveedoras de Internet en el país, reconoció que: § Anualmente se pierden $ 150 millones recepción de correo electrónico basura en las empresas. § Cada empleado que utiliza una computadora de una empresa en la Argentina debe dedicar quince minutos diarios para cumplir con la depuración de su correo. § A las pérdidas que sufren las empresas se les debe sumar un monto de 80 millones de pesos anuales, por la eliminación de correos legítimos y que nunca llegan a sus destinatarios. Soluciones encontradas Manuel Tessi, Profesor de la Maestría de Gestión de Comunicación de las Organizaciones de la Universidad Austral tiene una visión totalmente diferente del tema. Según el académico, la política de “restringir la tecnología” sólo pone parches al problema. “Cortar el uso de la tecnología es un paliativo pero no una solución. Hoy la vida es tecnológica y digital”. Por su parte, el consultor especializado en RR HH, Pedro Matheu destaca la necesidad de establecer “objetivos”. “La presión hacia el cumplimiento de los mismos obligará a un uso discrecional del tiempo” justifica. El rol de los cuadros gerenciales Para mejorar el valor agregado de la tecnología la empresa necesita un proceso de transformación, que tiene en el Directorio a su inspirador y guía, cuyo líder y responsable es el Gerente General (CEO), a quien acompaña como facilitador el Gerente de Informática (CIO) ­que debe ser idóneo en tecnología y en negocios­. El pilar del cambio que es el Gerente de RRHH, quien debe comprender las implicancias de cada aplicación desde una perspectiva humana y cuya misión será la de trabajar en conjunto con la tecnología y desarrollar las políticas que faciliten el conocimiento y el compromiso de la gente con los estándares de calidad, productividad y eficiencia de la organización. Sobre los líderes también recae la responsabilidad sobre los costos que genera la información duplicada. “Se duplican datos y esfuerzos porque no hay un buen conocimiento del parque tecnológico de la organización ni para qué se utiliza. Esto se evita con una planificación centralizada del trabajo”, agrega Marcelo Estayno, Decano del Depto. De Ingeniería de Software de la Universidad Nacional de La Matanza.
www.manueltessi.com Cada cosa a su tiempo Uno de los principales problemas de las empresas es que muchos proyectos no llegan a concretarse por falta de tiempo. Insertos en el día a día no realizan un manejo eficaz del tiempo. Van aquí algunos consejos del Lic. Norberto Eisemberg, Director de capacitación y desarrollo de la Consultora Hugo Grana 1 ­ Prevenir es ganar tiempo Si prevé las crisis y toma ciertas medidas para evitarlas o enfrentarse a ellas, estará invirtiendo sabiamente su tiempo. Las cosas muy rara vez evolucionan hasta el nivel de una crisis sin alguna advertencia previa. Un poco de previsión y de mantenimiento preventivo le asegurará que pasará su tiempo dedicado al logro de sus metas, en vez de pasarlo reaccionando a las crisis. 2 ­ No confundir buena administración del tiempo con apuro El apuro, aunque parezca lo contrario, no es muy práctico. “Voy despacio, pero así nunca desando lo andado”, decía Abraham Lincoln, quien justamente no se caracterizaba por llevar una vida ociosa. El apuro ansioso se origina en un deseo insaciable de lograr demasiado o de participar en demasiadas cosas en el tiempo disponible. 3 ­ Divide y vencerás Al concentrarnos en una sola tarea por vez, no sólo administramos bien el tiempo, sino que ganamos en eficiencia, las diversas tareas nunca se superponen y no producen confusión ni fatiga. La regla esencial para trabajar eficazmente es hacer cada cosa a su tiempo. Puntos importantes § En Argentina, las empresas pierden anualmente $ 150 millones en la recepción de correo basura. § Para que las implementaciones tecnológicas funcionen adecuadamente, es clave que el Gerente de Sistemas y el de Recursos Humanos trabajen sincronizadamente. § No hay que confundir aprovechar el tiempo con hacer las cosas con apuro. Lo primero es eficaz, lo segundo es improductivo.
www.manueltessi.com § Celulares apagados y e­mails sin chequear en períodos de trabajo que requieran concentración, pueden resultar medidas muy útiles. § La regla para administrar eficazmente el tiempo es, simplemente, hacer cada cosa a su tiempo.
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