importancia de las estrategias

CAPITULO III. IMPORTANCIA DE LAS ESTRATEGIAS
Toda empresa u organización necesita definir el modo bajo el cual regirá su plan
de trabajo, debe entablar una comunicación clara y directa con su personal para
lograr los objetivos deseados. Una de las formas en que se llega a esas metas es
a través de las estrategias las cuales son herramientas utilizadas por los directivos
para estimular a su personal en el crecimiento de su organización, siendo diferente
la manera como se aplican, en cada institución.
En este capitulo veremos el papel tan importante que juega la comunicación
dentro de una organización y su participación activa dentro del proceso de
socialización que es necesario que se de si queremos lograr una empresa
competente.
3.1.- ¿Qué es una estrategia?
“Una estrategia es el conjunto de acciones que deberán ser desarrolladas
para lograr los objetivos estratégicos, lo que implica definir y priorizar los
problemas a resolver, plantear soluciones, determinar los responsables para
realizarlas”.19
3.2. Estrategias de comunicación
Cuando en una Institución educativa, no se están cumpliendo las metas trazadas
por los directivos, es necesario hacer una planeación. Estos objetivos no
cumplidos se deben a múltiples factores entre ellos la de las malas
comunicaciones y que implican tanto las que se establecen entre el personal de la
escuela, como la de esta con sus diferentes públicos receptores como los
alumnos, los padres de familia y la comunidad en general entre otros.
19
.- Alfredo Acle Tomasini Planeación Estratégica y Control de Calidad. ED: Grijalbo. Pág. 84
El papel que juega la comunicación en las escuelas, deben dirigirse y
proyectarse bajo el modelo clásico de comunicación, en el que el proceso se inicia
por el emisor, pasando por el medio hasta llegar al receptor, donde se genera una
respuesta que después vuelve nuevamente al emisor para estimular respuestas y
de esta manera se esta dando una retroalimentación. Aplicando el modelo de
comunicación en las escuelas, se eleva al nivel de estratégicas porque contribuye
a lograr ventajas sustanciales y sostenibles, mediante la creación y fortalecimiento
de una identidad corporativa y por ende la diferenciación y posicionamiento de la
escuela.
Vista de esa manera, la comunicación adquiere el nivel de comunicación
estratégica que se convierte entonces en un sólido soporte de la planeación
estratégica para formar un binomio orientado a los alumnos, a partir de la cual se
inicia la conquista de posiciones competitivas. Es muy importante destacar el
hecho de que todos y cada uno de los integrantes de la institución deben sentirse
parte de la misma y esta es una de las responsabilidades del director, al buscar
las estrategias mas acordes y adecuadas que motiven al trabajador a luchar por
los objetivos de la institución, a reforzar los valores y la ética que cada empleado
tiene para hacerlos uno solo junto con la misión de la institución, pues a medida
que estos tengan clara la función del Director con la Institución Cam 45J, del
mismo modo será retribuida la calidad del trabajo de sus empleados.
Fuente: (Picazo Manríquez y Evadiste Lorenzana, 1993: 40)
Las organizaciones sean estas, educativas, culturales, políticas, etc., al estar
dentro de una sociedad necesitan orden y control para tener resultados
satisfactorios y objetivizar de esa manera su trabajo, sea este de servicios o
productos, y gran parte de esa responsabilidad la tiene el director quien de esta
manera esta determinado los “roles” que cada quien habrá de caracterizar en tal o
cual tarea que se le haya designado, pues los “roles representan el orden
institucional”20, que debe prevalecer al interior de cada organización. Los roles son
intercambiables, es decir, un individuo puede representar el rol que se le asignó
cuando entró a trabajar a una institución educativa, pero también puede
desempeñar otros roles según las necesidades de la escuela, pero siempre tendrá
de planta el rol que se le dio cuando entró a trabajar, sea este el de instructor de
taller, psicólogo, secretaria, trabajo social, etc, y es donde se hace necesario
internalizar ese rol, hacerlo suyo, al apropiarse de su rol los individuos que
participan dentro del mundo social que caracteriza la escuela, adquiere una
realidad subjetiva de la institución, y al realizar el rol participa del sentido objetivo
de la institución, junto con otros roles. Al cumplir cada quien con su rol, se legitima
la acción objetivadora de la escuela.
Por otra parte, no solo es necesario como ya decíamos, internalizar el rol,
sino legitimarlo al darle normas, valores, emociones, es decir no basta con cumplir
con la rutina de necesidad inmediata que marca el rol,
hay que darle al rol los
valores y las emociones que van implícitos directa o indirectamente. El director
tiene la función de planear, organizar, dirigir, controlar y administrar, todas y cada
una de estas funciones son importantes, pues al planear, el director esta
definiendo las metas de la organización, al organizar al personal esta
determinando que tareas se realizarán, quién las hará, cómo se agruparán las
labores y donde se tomarán las decisiones, también al dirigir y motivar a los
empleados, decir como se harán las cosas, utilizar los medios mas apropiados de
comunicación y resolver conflictos entre los miembros esta denotando su
liderazgo.
20
.- La Construcción Social de la realidad. Meter Berger y Thomas Luckmman. Buenos Aires.
Amprrortu. Pág. 97
En la función del control el director debe estar atento con el rendimiento de la
organización, pues aunque se haya capacitado y motivado al personal, la dirección
debe asegurarse que todo esta marchando correctamente y si acaso hubiera
alguna desviación será su responsabilidad tomar las medidas oportunas para
volver al camino.
Es en la socialización secundaria (Berger y Luckmman, 2003: 172) donde se
internalizan los submundos institucionales, en los cuales su alcance y su carácter
son determinados por la complejidad de la división social del trabajo y la
distribución social del conocimiento, lo que implica el conocimiento específico de
los roles arraigados en la división del trabajo. El Director debe ser la persona y el
promotor mas entusiasta, pero no solo para ordenar y supervisar, sino también
debe estar involucrado en el proceso de cambio de la Institución Cam 45J, pues al
estar inmerso en una sociedad, identifica e internaliza esa realidad como suya, si
el no esta comprometido no habrá compromiso por parte de los demás, si el no
cree en la planeación estratégica, ésta no existirá, y será solo un esfuerzo aislado
que realiza un grupo dentro de la organización, al no haber planeación estratégica
tampoco habrá comunicación estratégica, porque no habrá quien la encabece.
“Administrar requiere de una gran dosis de comunicación”21. Esto no solo
significa dar ordenes e instrucciones y esperar a que se ejecuten al pie de la letra,
se trata más bien de comunicar los proyectos para estimular hacia los compañeros
una reacción positiva que se traduzca en un comportamiento, y que además se
agreguen nuevas ideas. El director debe transmitir sus ideas, impresiones y la
percepción que el tenga de las cosas, poner énfasis y sobre todo priorizar los
problemas, pero esto debe ser con cada uno de los que forman el grupo de trabajo
para que se sientan parte de la institución y se cree una cultura de trabajar en
equipo y sea éste uno de los valores de la escuela.
21
.- Planeación Estratégica y control de Calidad 1989. Alfredo Acle Tomasini Ed. Grijalbo Pág. 55
Otra forma de comunicación también muy significativa es aquella que procura el
trato cotidiano con los empleados, porque durante su vida el hombre tiene la
necesidad de interactuar con sus semejantes, logrando con ello la interacción
social que se da cuando los individuos se identifican unos a otros mediante la
comunicación, reflejando en sus semejantes sus ideas, conocimientos acerca de
la vida, del trabajo y todo lo que es importante para el, aun un ermitaño alejado de
todo y de todos necesita de los demás para subsistir, ya sea de la misma
naturaleza o de sus semejantes. En la escuela y su administración, el grupo de
personas que ahí laboran comparten un conocimiento de la realidad que los ocupa
como sociedad, estos conocimientos se entrelazan con los de los demás, pero no
basta con hacer contacto personal y comentar los proyectos o las noticias
relevantes de la institución, es necesario hacer efectiva esa comunicación,
convenciendo, involucrando, haciendo sentir que no son proyectos de la dirección,
sino de la Institución y que todos los empleados deben participar en ellos, lo cual
significará el éxito de todo el conjunto.
Todo ser humano hace de su actividad una habituación, esté dentro de
una
institución o no, pues todo proceso de habituación la antecede. “Seria imposible
comprender lo que es una institución sino se comprende el momento histórico en
que se produjo”22, puesto que toda institución implica historicidad y control, siendo
estos productos de la actividad humana. Al estar interactuando determinado grupo
de personas sus acciones se tipifican recíprocamente formando así la institución,
ya que las acciones habitualizadas que constituyen las instituciones se comparten
y son accesibles a todos los miembros de la institución, que por el hecho mismo
de existir, también controlan el comportamiento humano, estableciendo la manera
en qué y cómo habrán de actuar.
22
.- La construcción Social de la Realidad. Meter y Thomas Luckman. Buenos Aires Amorrortu.
Pág. 74
El mundo institucional tiene el carácter de realidad histórica y objetiva porque su
historia antecede al nacimiento del individuo, ya estaba ahí cuando el nació y no
las puede desaparecer a voluntad, es mas estas ejercen un poder de coerción
sobre el. La objetividad de la institución es una objetividad de producción y
construcción (Berger y Thomas Luckman, 2003: 74).
“El proceso por el que los productos externalizados de la actividad humana
alcanzan el carácter de objetividad se llama objetivación. El mundo institucional es
actividad humana objetivada, como lo es cada institución de por si.”23 Esto se
entiende que si la realidad objetiva de una institución escolar, es atender y formar
a los alumnos para su integración a la vida laboral, ya que estos alumnos salgan
de la escuela, estará objetivizada la realidad objetiva de la escuela. El éxito de
cualquier institución, sea esta educativa, cultural, política, etc., requiere de un
liderazgo efectivo en todos los niveles, pues no basta la autoridad jerárquica para
dirigir, por el contrario es preciso legitimarla a través de una sólida autoridad
moral, la cual no se confiere con el cargo, sino que se gana a diario, con detalles
de conducta personal y por supuesto con medidas que resulten exitosas y
reconfirmen al líder frente a su grupo, dándoles la certeza de que se avanza en el
sentido correcto. Los empleados pueden percibir la buena o mala marcha de una
escuela, evaluando desde su perspectiva la habilidad de quienes lo dirigen. El
mundo institucional requiere legitimación, modos con que explicarse y justificarse,
esta legitimación se da de generación en generación, a través de la realidad que
nos socializa.
23
.- La Construcción Social de la Realidad. Meter Thomas Luckmman. Buenos Aires Amorrortu.
Pág. 81
Otra situación no menos importante que está estrechamente vinculada al buen
funcionamiento de la Institución, son los valores tanto del director como de sus
colaboradores que tiene como meta sacar adelante los objetivos de la institución
escolar, que es donde laboran. Las instituciones suponen la cohesión de sus
integrantes por medio de la socialización, por lo que los individuos dentro de la
institución asumen su rol como tal y son capaces de compartir sus conocimientos
con sus semejantes, por lo que estarán haciendo que la realidad objetiva de la
institución sea más fácil objetivarla.
Los valores y las actitudes, aunque no son lo mismo, tienen influencia directa en el
comportamiento y la satisfacción del empleado en su relación con el trabajo
(Robbins stephen: 1999: 132).
Es en la socialización primaria donde adquirimos muchos de los valores que
tenemos pues estos fueron establecidos en nuestra infancia, ya sea por parte de
los padres, hermanos, maestros y amigos, a ellos se deben las primeras ideas
tempranas que se tienen de lo que es bueno o malo, correcto o incorrecto.
Socialización.- “Puede definirse como la inducción amplia y coherente de un
individuo en el mundo objetivo de una sociedad o en un sector de el” (Berger y
Luckman, 2003: 164)
Valores.-“Las convicciones básicas de que un modo especifico de conducta o
estado final de existencia es personal o socialmente preferible a un modo de
conducta o estado final de existencia opuesto”. (Robbins Sthephen, 1999: 132)
A los niños se les inculca por ej; que no deben tomar cosas que no son suyas
porque no es bueno, que no deben de decir mentiras ni groserías, que no debe
pelear ni con sus hermanas ni con los demás niños, de esta manera se establecen
en la niñez valores como la honestidad, respeto, obediencia, entre otros, por lo
que existe una jerarquía de valores en cada persona y que cada quien forma su
sistema de valores de acuerdo a la importancia relativa que le de a cada uno.
La importancia de los valores se pone de manifiesto en los individuos, pues
son la base para el entendimiento de las actitudes y motivaciones porque
influencian nuestras percepciones, cada persona entra a laborar a una Institución
con ideas preconcebidas de lo que “debe” hacerse y de lo que “no debe” hacerse,
estas nociones no están libres de valor, por el contrario tienen interpretaciones de
lo correcto e incorrecto, además de que implican ciertos comportamientos sobre
otros, los valores cubren la objetividad y la racionalidad.
Los valores y las actitudes como ya decíamos generalmente influyen en el
comportamiento. Pongamos un ej; si una persona entra a trabajar a una escuela
con la idea de desempeñar lo mejor que pueda su trabajo para ganar más, ¿cómo
reaccionaría si se da cuenta que la Institución recompensa la antigüedad y no el
desempeño? Seguramente se decepcionará y esto lo puede llevarlo a una
insatisfacción en el trabajo y tomará la decisión de no ejercer un alto nivel de
esfuerzo, pues de cualquier modo, no podrá obtener más paga. ¿Serían diferentes
sus actitudes si sus valores se emparejaran con las políticas de paga de la
escuela?
Las actitudes son expresiones cargadas de evaluación ya sea favorable o
desfavorable, con respecto a los objetos, a la gente o los eventos, reflejan las
emociones de las personas acerca de algo, Cuando digo, me gusta mi trabajo,
estoy expresando mi actitud acerca del trabajo.
Actitud y valores no son lo mismo pero están interrelacionados, la actitud
(Robbins Sthephen, citar 1999: 140) se compone de tres elementos: el
cognoscitivo, el afectivo y el de comportamiento. Cuando se expresa algo como “la
discriminación es mala”, es un enunciado cargado de valor, y es el componente
cognoscitivo de una actitud, y establece la base mas crítica de una actitud, - el
componente afectivo-. El afecto es la parte sentimental de una actitud, el cual se
pone de manifiesto en el enunciado “no me cae bien Juan porque discrimina a las
minorías”, este afecto implícito puede llevar a resultados en el comportamiento, en
donde se estaría reflejando el componente del comportamiento de una actitud
hacia alguien o algo, por ejemplo, podría escoger evitar a Juan debido a mi
sentimiento hacia el.
Las actitudes al igual que los valores se adquieren de los padres, hermanos,
maestros, etc, y es en la infancia cuando se empieza a moldear las actitudes de
acuerdo con aquellas personas que admiramos, respetamos, no importa si es
nuestro familiar o no, basta con que lo admiremos para imitar sus actitudes. Si lo
“correcto” es que las personas visiten “X” lugar, es probable que los demás imiten
esa actitud. (Robbins Sthephen, citar 1999: 141)
A diferencia de los valores las actitudes no son tan estables y estas pueden
ser tan cambiantes como un buen anuncio de publicidad lo quiera, por ejemplo, si
una compañía de refrescos o de comida rápida hace una buena promoción
publicitaria de su producto, le va a convenir que las personas tengan una buena
actitud hacia estos porque podrían comprarlos.
La sociedad se concibe en términos de un proceso dialéctico compuesto de
tres momentos: externalizacion, objetivación e internalizacion. Así mismo un
individuo al estar dentro de la sociedad participa en su dialéctica. Sin embargo los
seres humanos no nacemos miembros de una sociedad, pero si con una
predisposición a la socialización. En la internalizacion el individuo asume el mundo
en el que viven otros, entonces ese mundo se vuelve mío y se establece un
vínculo entre estos individuos de tal forma que existe una continua identificación
mutua, cuando el individuo llega a este grado de internalizacion se puede decir
que es miembro de la sociedad y a este proceso se le llama socialización. La
socialización primaria (Berger y Luckman,
2003: 164) es la mas importante
porque los individuos encargados de su socialización se preocupan por
seleccionar lo que le será presentado como su realidad objetiva con una fuerte
carga emocional, por lo que el niño se identifica con los otros significantes y esta
internalizando los roles y actitudes de los demás y se apropia de ellos. La
dialéctica que se da es que el individuo se identifica con sus otros significantes, al
recibir esta identidad implica adjudicarnos un lugar en el mundo. Esta socialización
crea en el niño una conciencia progresiva que va de los roles y actitudes de otros
específicos, a los roles y actitudes en general, esto señala un paso importante en
la socialización. El individuo subjetiviza en el proceso de internalizacion, la
sociedad, la identidad y la realidad. En la socialización primaria se construye el
primer mundo del niño, el tiene que aceptar lo que los demás le digan o impongan
sean estos sus padres, hermanos, tíos, etc. (Berger y Luckman, 2003: 164).
En la socialización secundaria, es la internalizacion de submundos
institucionales, es donde se adquiere el conocimiento especifico de roles, estén o
no dentro de la división del trabajo. En esta socialización no es necesaria la carga
emocional, puede prescindir de esta identificación. En la socialización secundaria
los roles se definen como actos confirmados, es en esta socialización donde el
individuo marca la diferencia del aprendizaje después de la familia.
En la Institución educativa las actitudes son importantes porque afectan el
comportamiento en el trabajo. Si los trabajadores creen que el director los quiere
hacer trabajar mas o que no los quiere ver sin hacer nada, entonces hay que
saber porque se originaron esas actitudes, y como es la relación con el
comportamiento actual en el trabajo y como podrían cambiarse.
Las actitudes que mas nos interesa tomar en cuenta, por la relación que
tienen con el comportamiento en el trabajo, son aquellas que revelan las
evaluaciones negativas o positivas que un empleado pueda tener acerca de todo
lo que rodea a su trabajo y las mas sobresalientes son: la satisfacción en el
trabajo, el compromiso con el trabajo y el compromiso organizacional. (Robbins
Sthephen, 1999: 142).
Estas tres actitudes están muy relacionadas por el vínculo que tiene el trabajador
con el objeto en cuestión que es su trabajo.
Un empleado que es convencido por su director acerca de la misión y los
objetivos que pretende alcanzar la Institución educativa, será un empleado
satisfecho con su trabajo, si la escuela tiene una identidad educativa fuerte, creará
en los trabajadores el compromiso con el trabajo y que se identifique
psicológicamente con su quehacer, sea este el que sea, secretaria, intendente,
trabajo social, etc, pues considerará el nivel de su desempeño importante para
valorarse a si mismo. Una persona altamente identificada con su escuela tendrá
un compromiso organizacional y estará en sintonía con sus metas, para seguir
formando parte de ella.
Según Maslow para que un individuo se sienta motivado y con un
desempeño laboral favorable debe satisfacer ciertas necesidades como la
autorrealización, reconocimiento, pertenencia, como se indica en la siguiente
figura.
AUTOREALIZACION
RECONOCIMIENTO
SEGURIDAD
PERTENENCIA
FISIOLOGICAS
ESCALA DE NECESIDADES
( A. MASLOW ) 23
Fuente : Acle Tomasini Alfredo 1989. Pág. 205.
23
.- Planeación Estratégica y Control Total de Calidad. Alfredo Acle Tomasen ED. Grijalbo. Pág
No basta solamente con asegurar el bienestar físico y social del empleado
para asegurar su rendimiento en la institución, también es necesario establecer
estrategias de entrenamiento de acuerdo al rol desempeñado por el trabajador, y
poner de manifiesto sus habilidades para identificar las necesidades de
capacitación o entrenamiento a ser cubiertas.
Las escuelas como instituciones educativas, emanadas de una sociedad,
también necesitan, orden y control, pero algo que es muy importante dentro de
esta situación es el modelo de comunicación a seguir, es de suma prioridad
manejar las relaciones interpersonales e intergrupales al interior de la escuela,
para desarrollar un trabajo en conjunto de calidad, pues de esto dependerá que
los mensajes emitidos por el director tanto a los alumnos, al personal, a los padres
de familia y a la sociedad en general nos reditúen los beneficios que queremos en
bien de la comunidad, y de nuestra institución.
Fuente: (Picazo Manríquez, Evadiste Lorenzana, 1993: 19)
Las instituciones educativas, como cualquier organización utilizan recursos
humanos, materiales, financieros y tecnológicos para la producción de bienes y
servicios, es por ello que cada vez las empresas requieren cada vez mas de
personal calificado y motivado para poder adaptarse al ritmo de trabajo y a los
cambios del entorno. Dentro de las estrategias de comunicación que estamos
abordando para que una institución escolar, funcione adecuadamente con
respecto al desempeño de sus recursos humanos, se encuentra el entrenamiento,
el cual se define de la siguiente manera:
3.3 ENTRENAMIENTO
Amaro (1990), “El procedimiento mediante el cual la empresa estimula al
trabajador a incrementar sus conocimientos, habilidades y destrezas para
aumentar la eficiencia de la ejecución de las tareas y así contribuir a su propio
bienestar y al de la institución”19
Es necesario saber que tipo de entrenamiento o reconocimiento vamos a
aplicar en la institución para lograr los resultados que queremos. En nuestra
investigación hablaremos sobre el análisis de necesidades de entrenamiento
basadas en el modelo de competencias, este se refiere a conocer y a fortalecer,
aquellas habilidades, destrezas, motivaciones y rasgos de carácter que estén
directamente relacionadas con la función que realice el empleado.
19.- www.monografias.com
El entrenamiento y el reconocimiento como estrategias constituyen un
sistema de gran importancia para el logro de la misión y objetivos de cualquier
organización, pues el crecimiento de las instituciones y la demanda creciente de
los alumnos hace que los trabajadores de la educación dentro de las escuelas,
estén sometidos a procesos de aprendizaje que los lleven a estar actualizados o
prepararse para un futuro a corto, mediano y largo plazo. El entrenamiento
constituye un aprendizaje guiado, mediante el cual se logra la adquisición de
cambios de actitudes, por una nueva actitud deseada, ara crear un clima más
satisfactorio, así como el mejorar su nivel de competencia y capacidad para el
desempeño de sus actuales funciones y otras para las cuales las personas
pueden ser consideradas.
Otros de los beneficios que ofrece el entrenamiento son los siguientes:
Mejorar los sistemas y métodos de trabajo
Mejorar el proceso de comunicación en la empresa
Existen diferentes Métodos y Técnicas de Entrenamiento, “según Sikula y
McKenna, (1992), los mas comunes son los siguientes.”
Adiestramiento en el puesto de trabajo: El trabajador adquiere las habilidades y
destrezas en su propio lugar de trabajo y con su equipo.
Escuela vestibular: El objetivo es enseñar rápidamente la forma en que va a
trabajar el empleado. Sirve para capacitar a muchos empleados que van a hacer
lo mismo.
Demostración y Ejemplo. El supervisor muestra la forma en como se harán las
cosas y porque.
La Simulación. Esta técnica es demostrada en condiciones similares a las del
trabajo, pero no se realiza ahí porque puede haber algún riesgo o derroche de
material o lesionar algún equipo de trabajo.
El Aprendizaje: Consiste en formar trabajadores especializados.
Métodos en Salones de clases: es uno de los métodos mas utilizados hoy en
día, y consiste en la instrucción en lugares similares a los salones de clases o
auditorios, es usado cuando se van a impartir conceptos, teorías y habilidades
para resolver problemas, los métodos mas comunes son; la conferencia y la mesa
redonda, entre otros.
Para que el entrenamiento sea un instrumento eficaz, tiene que ser un sistema
ordenado aplicado a la solución de problemas organizacionales, el cual tiene que
observar que cumpla con la detección de necesidades de la empresa y es
importante señalar que una necesidad de entrenamiento, es la diferencia entre el
nivel de eficiencia actual y el deseado.
A continuación se presenta los cuadros comparativos entre los objetivos y las
ventajas que se obtienen de la necesidad del entrenamiento.
www.Monografías.com
3.3.1 Cuadro #2
OBJETIVOS QUE DEBE CUMPLIR LA DETECCIÓN DE NECESIDADES DE ENTRENAMIENTO
•
Determinar las situaciones problemáticas de una empresa
•
Definir y describir quienes necesitan entrenamiento en que áreas y cuando
•
Determinar el potencial de recursos humanos
•
Determinar la situación en la que la institución y sus colaboradores
realmente cumplen
•
Determinar si las necesidades de los recursos humanos pueden
satisfacerse con actividades de entrenamiento
3.3.2 Cuadro #3
VENTAJAS DE LA DETECCIÓN DE NECESIDADES DEL ENTRENAMIENTO
•
Descubrir problemas en los procedimientos administrativos
que estén afectando el funcionamiento de la institución
•
Propicia el descubrimiento de las fallas del personal y
sienta las bases para evitar el problema de falta de
empleados aptos para los puestos de trabajo.
•
Genera una actitud favorable en todo el personal de la
empresa hacia las actividades de entrenamiento, porque
estas van a resolver problemas reales y concretos
Según las teorías de comunicación, para que exista una buena comunicación
debe de haber un emisor, un mensaje y un receptor como mínimo
para que
funcione el proceso de la comunicación y si alguno de estos no cumple su función
entonces se puede deber a varias causas que pueden estar en alguno de los
componentes, este trabajo de investigación nos llevará a saber cual de esos tres
conceptos esta fallando. Para ellos nos valdremos de las teorías en comunicación
organizacional.
3.4 CULTURA Y COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
Al hablar de comunicación organizacional, también estamos hablando de
cultura organizacional, pero, ¿Qué es? Y ¿Cómo se entiende la cultura
organizacional? Como podemos reconocer la cultura organizacional en una
institución y como podemos saber en que momento se vinculan los conceptos de
cultura y comunicación organizacional.
Una organización que desempeña una actividad sea esta educativa,
política, cultural o empresarial, será reconocida por sus públicos receptores como
una organización fuerte o débil, según el grado de identidad que estos tengan con
la institución, pues al igual que en los individuos la identidad se va adquiriendo
poco a poco a través de los acontecimientos diarios de la vida.
En las instituciones la identidad es el resultado de la integración de los
miembros que forman la institución, el grado de identidad entre los mismos, un
clima organizacional positivo, la cultura organizacional de la institución y la
comunicación interna y externa que refleja la organización, son elementos que
externalizan la identidad de la institución, pero si alguno de los componentes antes
mencionado no se encuentran dentro de la estructura de la organización, entonces
será difícil que la institución refleje una identidad institucional y personalidad
propia, pues no basta con decir lo que se es y lo que se hace, es necesario
demostrarlo comenzando por sus integrantes para que estos sean los principales
portavoces de la institución hacia el resto de los públicos.
Estas cualidades o elementos en una organización nos dicen porque
elegimos lugares, ropa o perfumes u otros productos más en función de su
prestigio y marca que por su precio. Si elegimos comprar en Liverpool en lugar de
otro lugar, será por la atención brindada al cliente al momento de entrar a la tienda
y durante su permanencia en ella.
Una organización con una cultura organizacional bien definida es
aquella en la cual la comunicación fluye como debe de ser tanto con sus actores
externos como con sus actores internos.
Una buena comunicación interna permitirá una mayor eficacia en las
tareas, agilizará los procesos internos, creará sentimientos de pertenencia y
motivación (esto según el grado de identificación que se tenga con la organización
de la cual formamos parte), por ende esto permitirá que se mejore el clima
organizacional.
Una mala comunicación entonces, afectará el trabajo, se demorará, se
duplicará o perderá calidad en las tareas, bajará la productividad y habrá
desmotivación e incertidumbre. Esta óptima o deficiente comunicación esta ligada
preponderantemente al nivel de identificación con la organización y por ende con
el rol que cada uno de los empleados tengan con su función, desde la figura
directiva hasta el intendente.
Si la organización no esta basada en una adecuada comunicación
como base, habrá una contradicción entre lo que la institución es, lo que se dice
que es y lo que los actores internos y externos cree que es. Dado que las
instituciones están inmersas en una sociedad por demás cambiante, una identidad
sólida hará que enfrente cualquier situación problemática que se presente. Una
cultura organizacional traerá consigo la preferencia de los públicos, puesto que
tendrán mayor credibilidad las instituciones así como sus productos o los servicios
que estas presten.
La identidad de una institución se debe tanto a su realidad objetiva,
como a su realidad histórica, desde el mismo momento que nace una institución
se da la socialización entre los actores que tipificaran las acciones dentro de la
institución, logrando con ello la cohesión entre sus miembros, a través de la
relevancia de conocimientos entre los actores, dándole una personalidad propia
que se refleja en la comunidad, formando un vínculo con la sociedad, mediante el
cual legitimará sus acciones de generación en generación. (Berger y Luckman,
2003: 214)
Una identidad decreciente por su parte no permitirá la socialización
entre los miembros de la organización y por ende la cohesión, así mismo una mala
comunicación dentro de la institución afectará la ejecución correcta de las tareas
asignadas.
Una comunicación positiva propiciara el manejo de las relaciones
interpersonales entre los miembros de la institución, y resolviendo las propuestas
siendo resueltas a favor o en contra según las necesidades de cualquier institución
como: escuelas, empresas, partidos políticos, etc.
Para que la cultura organizacional de una institución sea exitosa debe
tener como requisito indispensable una comunicación eficiente que fluya
Fuente: Picazo Manríquez, Evadiste Lorenzana, 1993:57
Correctamente en diferentes direcciones, por lo que la comunicación se
clasifica en diferentes órdenes según el canal que han seguido en la institución.
Los flujos de la comunicación se dividen en. Comunicación
descendente, ascendente, lateral o cruzada, así como viajar a través de redes
formales o informales, que tienen como objetivo estudiar la forma en que se da el
fenómeno de la comunicación dentro de las organizaciones y entre estas y su
medio.
3.5- Flujos de la comunicación
COMUNICACION DESCENDENTE: Este tipo de comunicación es la que
fluye de los niveles jerárquicos altos hacia otros que ocupan posiciones mas bajas
en la jerarquía de la institución y existe prioritariamente en aquellas
organizaciones con ambiente autoritario. La comunicación oral descendente utiliza
las órdenes, discurso, reuniones, el teléfono, por su parte la comunicación
descendente escrita, se compone de memoramdums, cartas, manuales, folletos,
tableros o periódicos murales.
En ocasiones sucede que lamentablemente la información se pierde o se
distorsiona al descender por la cadena de autoridad, sobre todo en la
comunicación oral, porque no se asegura la comunicación, por lo que muchas de
las órdenes, no se comprenden y algunas ni siquiera se leen en el caso de la
comunicación escrita. El siguiente ejemplo nos da una idea clara de la
comunicación descendente oral distorsionada.
“El siguiente mensaje fue enviado por un coronel a un mayor: “Mañana a
alas nueve de La mañana se producirá un eclipse de sol, algo que no ocurre cada
día. Alinee a los hombres en sus trajes de faena para que puedan ver tan raro
fenómeno, y así tendré oportunidad de explicárselos. Ahora bien en caso de lluvia,
no podremos ver nada, por lo que les sugiero que lleve a los hombres al
gimnasio”. (Goldhaber Gerald, 1994:26)
El mayor le envió el mensaje al capitán: “Por orden del coronel, mañana a
las nueve de la mañana habrá un eclipse de sol. Si llueve, no podrán verlo, por lo
que en traje de faena, el eclipse de sol tendrá lugar en el gimnasio, lo cual no
ocurre cada día”.
El capitán le dijo al teniente: “Por orden del coronel, mañana en traje de
faena, a las nueve de la mañana, se efectuara en el gimnasio la inauguración de
un eclipse de sol. El coronel dará la orden si llueve, lo cual no ocurre cada día”.
El teniente le comunico al sargento: “Mañana a las nueve, el coronel, en traje
de faena, eclipsara al sol en el gimnasio como ocurre cada día que hace buen día.
Si llueve se celebrara afuera.”.
Y el sargento le dijo al cabo: “Mañana a las nueve, el eclipse del coronel en
traje de faena, tendrá lugar debido al sol. Si llueve en el gimnasio, lo cual no
ocurre cada día, se alinearan afuera”.
Y finalmente, un cabo le dijo a otro cabo. “Mañana, si llueve, parece que el
sol eclipsara al coronel en el gimnasio. Es una lastima que no ocurra cada día”.25
En este ejemplo vemos como la comunicación descendente se distorsiona al
bajar por los diferentes niveles jerárquicos que pueden existir en una institución.
25
.- Gerald M. Goldhaber, Comunicación Organizacional. ED. Diana. Pág. 26, 27
COMUNICACIÓN ASCENDENTE: Es aquella que viaja del nivel de jerarquía mas
bajo al nivel mas alto. Se utiliza para informar a los del nivel más alto, acerca del
progreso hacia las metas y darles a conocer problemas actuales, por lo general
este tipo de comunicación se encuentra en ambientes participativos y
democráticos. (Goldhaber Gerald, 1994:134)
Este tipo de comunicación se puede observar sobre todo en instituciones
sindicalizadas, en donde es necesario utilizar la democracia en reuniones de
cambios de dirigentes., por ejemplo, en escuelas, hospitales, entre otras.
COMUNICACIÓN LATERAL O CRUZADA: Es aquella donde la información
fluye horizontalmente entre personas de un mismo nivel jerárquico o similar y el
flujo diagonal que es cuando se da una comunicación entre personal de niveles
diferentes que no tienen una relación de dependencia entre si. Esta clase de
comunicación se usa para agilizar la información y coordinar esfuerzos para el
logro de los objetivos de la organización. Es muy común que la comunicación
atraviesa la cadena de mando. (Robbins Sthephen, 1999: 141)
Las instituciones educativas propician muchas oportunidades para la
comunicación verbal. Estas van desde las reuniones informales organizadas en
fechas festivas como: el día de las madres, el día del maestro, o las reuniones
formales como consejo técnico o reuniones sindicales.
También se da este tipo de comunicación cuando personal de diferentes
departamentos se agrupan en equipos de trabajo o proyecto, a través de los
periódicos o revista de la escuela se mantiene informada al personal sobre la
institución.
La comunicación utiliza diferentes redes para viajar, dentro de esta
clasificación se encuentran las redes formales e informales.
REDES FORMALES: Son típicamente verticales y siguen la cadena de
autoridad y están limitadas a las informaciones relacionadas con las tareas o
función de cada quien en la empresa. (Robbins Sthephen, 1999: 316)
REDES INFORMALES: Este tipo de redes son usualmente conocidas como
rumor, se mueve libremente en cualquier dirección, ir de un nivel a otro, saltando
niveles de autoridad y probablemente satisface necesidades sociales entre los
miembros de un grupo para facilitar sus logros de tarea
La cultura organizacional es la base del funcionamiento de una organización,
cumple con la función de generar un sentido de identidad entre sus miembros,
facilitando el compromiso y manteniendo la estabilidad y unidad de la
organización, define las pautas y las normas que han de guiar y controlar el
comportamiento de las personas que participan en una institución.
Una cultura organizacional define la forma de hacer las cosas en la
organización. Comprende los valores y las actitudes que usan las personas para
guiar sus acciones y decisiones, y cumple con varias funciones importantes al:
“Transmitir un sentimiento de identidad a los miembros de la institución
Facilitar el compromiso con algo mayor que el yo mismo
Reforzar la estabilidad del sistema social” (Robbins Sthephen, 1999: 601)
Dado que la cultura organizacional cumple con funciones tan importantes
es necesario decir que un elemento clave dentro de esta disciplina es la
socialización, pues esta comienza desde la selección, la cual permite que la
persona pueda internalizar hábitos, rituales y el lenguaje propia de la organización,
otros elementos que deben de estar presentes son la visión, misión, valores,
servicios, cada uno de estos elementos cumplen una función definida que se
entrelazan para formar una cultura, la cual enarbolara la organización.
Cuando una institución educativa logra conjugar estos elementos es que
tiene conciencia de la identidad de la institución tanto con sus actores internos
como externos, porque asume la responsabilidad que tienen como entidad
educativa, de formar generaciones de jóvenes íntegros que sean capaces de
respetarse a si mismos y a la sociedad que los rodea.
Fuente: Picazo Manriquez, Evadista Lorenzana, 1993:175
3.6 Comunicación organizacional
La comunicación es el sistema vital para una organización, pues de ella
depende que la información llegue a todas y cada una de las partes que integran
una institución, influyendo en las personas, modificando sus actitudes y
promoviendo la participación. Si la comunicación no esta cumpliendo con esta
función, entonces se puede decir que hay problemas en la organización.
Al ser la institución un sistema, este reflejará las fallas que exista en alguno
de sus componentes.
Si la comunicación no es manejada adecuadamente por la autoridad
principal, entonces se vera reflejada en la construcción de su identidad, en el clima
organizacional y por ende en la productividad, la persona encargada de dirigir una
institución necesita proyectar e instrumentar, objetivos, planes y procedimientos a
través de la comunicación con sus compañeros, necesita comunicar la misión de
la organización y los objetivos de la misma. Si las personas que conforman una
organización no saben hacia donde se dirigen y lo que quieren lograr, entonces
¿cómo vamos a lograr los objetivos?.
No solo es importante hacer participe a los miembros de la institución en la
toma de decisiones o los acuerdos, también es necesario saber comunicar las
necesidades de la organización para contribuir a que impere un clima
organizacional armónico y que haya una plena identificación con la institución.
Un buen clima organizacional traerá consigo varias ventajas, tanto para la
organización como para su personal, pues al estar desempeñando su trabajo en
una empresa con la cual esta plenamente identificado su disposición será mayor y
mejor para cumplir con las tareas asignadas y con la organización en general, por
ende al haber mejor disposición habrá un alta calidad en los bienes y servicios
ofrecidos por la institución, pues no solamente están esperando la oportunidad
para dar su opinión y puntos de vista sobre tal o cual situación si no que existe la
confianza suficiente para proponer ideas o cambios en la organización, de esta
manera habrá un mayor compromiso del personal por la realización de los
objetivos de la institución.
La comunicación tiene como propósito llevar a cabo el cambio, influir sobre
la acción en beneficio de la institución, es esencial para el funcionamiento interno
de la organización, porque de ella depende la integración de las funciones
administrativas que harán que la institución camine en el sentido correcto.
La comunicación no solo facilita las funciones administrativas, también
relaciona a la institución con el medio ambiente que la rodea, desde las
necesidades de sus sujetos, la disponibilidad de la comunidad y las
preocupaciones de esta, hasta las regulaciones gubernamentales. Pero cuando
esa comunicación interna es deficiente, sale a la luz, hacia fuera, los problemas de
desorganización que vienen desde dentro, no nos permitirá establecer estrategias
optimas de difusión de los servicios educativos.
Uno de los errores en la mayoría de las organizaciones es que tienden a
asumir que su personal sabe comunicarse y por lo tanto no le dedican la atención
que merece, esto ha llevado a que las organizaciones concentren sus recursos
humanos y económicos en aspectos como finanzas o asuntos técnicos.
Son muy pocas las organizaciones que han podido valorar el impacto que la
comunicación tiene en la satisfacción con el trabajo, en el compromiso
organizacional y en la eficiencia y productividad de la misma.
La comunicación permite el control organizacional, gracias a ella es posible
la motivación, la expresión emocional y la transmisión de la información que
permite la interacción y la coordinación dentro y fuera de la organización,
facilitando el desempeño y la adaptación al entorno.
En cada organización prevalece un clima organizacional diferente que se
origina de acuerdo a su cultura, son cuatro sistemas organizacionales y cada uno
de ellos tiene un clima específico, estos son: Likert (Citado en Rodríguez,
1999:162)
SISTEMA I.-
AUTORITARIO: El clima en este tipo de sistema es de
desconfianza, temor e inseguridad generalizados. Las decisiones son adoptadas
en la cumbre de la organización.
SISTEMA II,- PATERNALISTA: Este sistema se basa en relaciones de
confianza condescendiente desde la cumbre hacia la base y la dependencia desde
la base hacia la cúspide jerárquica.
SISTEMA III.- CONSULTIVO: En este caso se mantiene un caso jerárquico,
pero las decisiones son tomadas por escalones medios e inferiores. El clima es de
confianza y hay altos niveles de responsabilidad.
SISTEMA IV.- PARTICIPATIVO: El clima de este tipo de organizaciones es
de confianza y se logran altos niveles de compromiso de los trabajadores con la
organización y sus objetivos.
Los cuatro sistemas citados anteriormente definen el clima organizacional que
impera en cada organización, es por ello que a través de la entrevistas en el
siguiente capitulo nos daremos cuenta en que sistema encaja la Institución cam
45J, lo cual nos servirá de guía para posteriormente en el capitulo V hacer nuestra
propuesta.